Колективний договір. 6. Робота і відпочинок: документальне оформлення (частина 2)

Нормальна тривалість робочого часу не повинна перевищувати 40 годин на тиждень. Це прямо прописано в ч. 1 ст. 50 КЗпП. Проте нерідко на підприємстві в цілому або для окремих його працівників установлюють режим неповного робочого часу.

Неповний робочий час може бути встановлений за угодою між працівником і роботодавцем, або з ініціативи роботодавця шляхом:

— зменшення тривалості щоденної роботи (неповний робочий день);

— зменшення кількості днів роботи (неповний робочий тиждень);

— одночасного зменшення кількості годин роботи протягом робочого дня і кількості днів роботи (поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня).

Його встановлюють на визначений строк або без обмеження строку, при прийнятті на роботу або під час роботи на підприємстві.

Припустимо, що режим неповного робочого часу встановлюють одразу при прийнятті на роботу. У такій ситуації про своє бажання працювати менше нормальної тривалості робочого часу фізична особа зазначає в заяві про прийняття на роботу. Роботодавець, у свою чергу, визначає такі умови роботи шляхом проставляння відмітки в рядку «тривалість робочого дня (тижня) при роботі з неповним робочим часом» наказу (розпорядження) про прийняття на роботу типової форми № П-1. Також ці умови можна зазначити в наказі про прийняття на роботу, складеному в довільній формі.

Наведемо приклад заяви на встановлення неповного робочого часу при прийнятті на роботу і наказу про прийняття на роботу на неповний робочий день, складеного у довільній формі.

Неповний робочий час можна встановити працівнику і в процесі його трудової діяльності. Якщо це відбувається з ініціативи працівника, то він подає роботодавцю відповідну заяву в довільній формі. На підставі такої заяви роботодавець видасть наказ (розпорядження) про встановлення неповного робочого часу. Наведемо його зразок.

Ініціатором установлення режиму неповного робочого часу може виступати і роботодавець. Це право надане йому ч. 3 ст. 32 КЗпП. Яких правил має дотримуватися роботодавець, установлюючи неповний робочий час працівникам зі своєї ініціативи, ми розповідали у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 77, с. 48. Тому повторюватися не будемо, а перейдемо безпосередньо до документального оформлення встановлення режиму неповного робочого часу з ініціативи роботодавця.

Так, роботодавцю, який вирішив скористатися положеннями ч. 3 ст. 32 КЗпП, необхідно:

1) погодити рішення про встановлення неповного робочого часу з виборним органом первинної профспілкової організації, що діє на підприємстві (п. 4 ч. 1 ст. 247 КЗпП);

2) видати наказ про встановлення неповного робочого часу у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці. Отримувати згоду працівника для встановлення йому неповного робочого часу на підставі ч. 3 ст. 32 КЗпП не потрібно;

3) попередити працівників не пізніше ніж за 2 місяці про майбутні зміни (ст. 32 і 103 КЗпП). Наприклад, вручити кожному працівнику під підпис повідомлення про зміну істотних умов праці, складене в довільній формі. Якщо працівник відмовляється отримувати таке повідомлення або ставити підпис, складають відповідний акт;

4) внести відповідні зміни до колективного договору, Правил внутрішнього трудового розпорядку або інших нормативних актів роботодавця, що регулюють питання тривалості робочого часу працівників;

5) напередодні встановлення неповного робочого часу:

— отримати від працівників згоду* або відмову від продовження роботи в нових умовах праці. Для цього підійде, наприклад, розписка або письмова заява працівника про згоду/відмову від продовження роботи у зв’язку зі змінами істотних умов праці;

— видати наказ про встановлення неповного робочого часу працівникам, які погодилися на роботу в нових умовах. З наказом ознайомити працівників під підпис;

— видати наказ про припинення трудових договорів на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП з працівниками, які відмовилися продовжувати роботу в нових умовах праці. З наказом ознайомити працівників під підпис.

Наведемо примірні форми таких документів:

— наказу про встановлення неповного робочого часу у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці;

— повідомлення працівника про встановлення режиму неповного робочого часу (див. с. 80);

— заяви про відмову від продовження роботи у зв’язку зі зміною істотних умов праці (див. с. 80).

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на визначений строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Як ви знаєте, чинна Інструкція № 59 регулює правила відряджання тільки для працівників органів державної влади і підприємств, установ та організацій, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. У зв’язку з цим госпрозрахунковим підприємствам слід розробити власне Положення про службові відрядження, в якому врегулювати всі відрядні питання. Причому за основу можна взяти «бюджетну» Інструкцію № 59. Детальніше про це ви можете дізнатися з журналу «Податки та бухгалтерський облік», 2013, спецвипуск № 5, с. 35. Тут же ми розглянемо, як оформити направлення працівників у відрядження.

Необхідність направити працівника у відрядження обґрунтовує в доповідній записці керівник відповідного структурного підрозділу. Рішення про направлення працівника у відрядження, прийняте керівником підприємства, оформляють наказом (розпорядженням) з особового складу.

У наказі (розпорядженні) зазначають:

— прізвище, ім’я та по батькові особи, яка відряджається, її професію (посаду), структурний підрозділ;

— місце призначення (країна, місто, підприємство, куди відряджається працівник);

— строк відрядження (дата його початку та закінчення);

— мета відрядження та підстава (службове завдання або інший документ);

— іншу необхідну інформацію (наприклад, додаткові обмеження за сумами коштів, що видаються працівнику (у межах установлених норм), який відряджається, і цілей їх використання, про відряджання для роботи у святкові та неробочі дні або до місцевості, звідки він має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, тощо).

Після оформлення наказу (розпорядження) інформацію, що міститься в ньому, доводять до відома працівника під підпис.

І ще один важливий момент.

Оформивши наказ, не забудьте видати його копію працівнику підприємства, який направляється у відрядження

У такому разі копія наказу про відрядження буде підставою для того, щоб у рахунок за проживання в готелі за місцем відряджання не було включено туристичний збір.

Деякі підприємства здійснюють реєстрацію осіб, які відряджаються, в Журналі реєстрації відряджень. Форму такого Журналу наведено в додатку до Інструкції № 59. В обов’язковому порядку його ведуть тільки органи державної влади, а також підприємства, установи та організації, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Проте, ураховуючи, що Журнал реєстрації відряджень допомагає систематизувати дані, пов’язані з відрядженнями працівників, госпрозрахункові підприємства ним теж користуються.

Інші документи, такі як кошторис витрат, завдання на відрядження, для госпрозрахункових підприємств також не є обов’язковими. Складати їх чи ні — добровільна справа кожного конкретного підприємства. Проте в будь-якому разі при направленні працівника у відрядження необхідно розрахувати суму відряджень (наприклад, скласти кошторис витрат на відрядження).

Наведемо приклади наказів про відрядження працівника та керівника підприємства на с. 82.

Нерідко через якісь форс-мажорні обставини (тривалі переговори, додаткові завдання, видані працівнику, хворобу, відсутність квитків на потрібний рейс тощо) працівник змушений затриматися у відрядженні.

У такій ситуації на підставі доповідної записки працівника, який повернувся з відрядження, або його безпосереднього начальника керівник підприємства може прийняти рішення про продовження відрядження. Це рішення оформляють наказом (розпорядженням), в якому серед іншого зазначають причини такого продовження.

Наведемо приклади доповідної записки та наказу про продовження строку відрядження.