Перше запитання, що виникає в бухгалтера, який повинен виплатити зарплату за першу половину місяця: в які строки це зробити, щоб не порушити закон? Без зволікання відповімо на нього.
Виплачуємо аванс своєчасно
Роботодавець зобов’язаний виплачувати зарплату регулярно в робочі дні у строки, установлені колективним договором, але не рідше двох разів на місяць. При цьому проміжок між виплатами не повинен перевищувати 16 календарних днів, а розрахуватися з працівниками за зарплатою за місяць слід не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюють виплату ( ст. 115 КЗпП, ст. 24 Закону про оплату праці).
Перша половина місяця — це перші 15 календарних днів. Таким чином, аванс виплачуйте в період з 16 по 22 число, а зарплату — з 1 по 7 число. Точну дату має бути встановлено в колективному договорі або нормативному акті роботодавця, погодженому з профкомом (за його відсутності — з представником трудового колективу).
Важливо! Якщо день виплати зарплати (у тому числі за першу половину місяця) збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, виплата здійснюється напередодні.
Досить часто бюджетні установи виплачують зарплату «місяць у місяць». Роблять це, щоб уникнути кредиторської заборгованості. У цьому випадку строки виплати зарплати будуть такими:
— за першу половину місяця (аванс) — 15 число;
— за другу половину місяця — останній календарний день місяця, за який нараховується зарплата, тобто 30 (31 або 28, 29) число.
Зауважте, такі строки виплати зарплати не будуть порушенням трудового законодавства. Адже КЗпП установлює граничні строки виплати, але не забороняє виплачувати її раніше. Головне при цьому — не порушувати інші вимоги щодо строків виплати зарплати. Саме такий підхід висловив фахівець Мінсоцполітики у своїй консультації (див. «Праця і зарплата», 2011, № 9, с. 17).
Тепер потрібно з’ясувати, скільки необхідно виплатити працівникам в аванс. Що ж, почнемо.
Визначаємося з розміром авансу
Розмір зарплати за першу половину місяця має бути встановлено в колдоговорі або нормативному акті роботодавця, погодженому з профкомом (за його відсутності — з представником трудового колективу). При цьому він становить не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника ( ст. 115 КЗпП, ст. 24 Закону про оплату праці).
Тобто розрахунок мінімальної суми авансу здійснюють виходячи з окладу працівника, але з урахуванням відпрацьованого ним часу за період з 1 по 15 число (див. лист Мінпраці від 09.12.2010 р. № 912/13/155-10). Відрядникам суму авансу розраховуйте виходячи з фактичного обсягу виробленої ними продукції (робіт, послуг) за першу половину місяця і відрядних розцінок (див. лист Мінпраці від 22.11.2010 р. № 964/13/84-10).
Як бачите, законодавчо встановлено мінімальний розмір авансу. Роботодавець має право встановити розмір зарплати за першу половину місяця і в більшому обсязі.
Зверніть увагу! При розрахунку суми авансу премії, доплати, надбавки, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, як правило, не враховують. Їх нараховують наприкінці місяця, а виплачують відповідно у строки, установлені для виплати зарплати за другу половину місяця.
Хоча до деяких бюджетних установ це твердження можна не застосовувати. Наприклад, у держслужбовців, педагогів, медиків зарплата складається не тільки з окладу, а й інших постійних виплат (надбавок за вислугу, ранги тощо). Таким працівникам можна встановити розмір авансу у процентному співвідношенні залежно від постійних виплат. Урахуйте: цей нюанс треба закріпити в колективному договорі.
Таким чином, у загальному випадку для розрахунку розміру авансу слід брати «голий» посадовий оклад (ставку). Для працівників з погодинною системою оплати розмір авансу в загальному випадку має бути не менше 50 % тарифної ставки (посадового окладу) з урахуванням фактично відпрацьованого ними часу. При цьому в різні місяці через співвідношення робочих днів у першій і другій половині місяця мінімальний процент авансу може коливатися. Тому аванс можна встановити в розмірі 55 — 60 % окладу (ставки). Це полегшить роботу бухгалтерів, і перераховувати щоразу суму авансу для кожного працівника не доведеться. При цьому мінімальні законодавчі вимоги про розмір авансу будуть дотримані. Проте пам’ятайте, що при визначенні розміру авансу потрібно враховувати фактично відпрацьований працівником час. Тобто до розрахунку не беремо дні відпустки, хвороби та інший невідпрацьований час.
Приклад 1. У бюджетній установі встановлено, що зарплата за першу половину місяця становить 60 % посадового окладу. При розрахунку суми авансу необхідно враховувати фактичну зайнятість працівника. Посадовий оклад працівника становить 1800 грн. З 30.03.2015 р. по 08.04.2015 р. він перебував у відпустці (відпускні виплачено в березні 2015 року). Виплата зарплати за першу половину місяця здійснюється 15 числа щомісяця.
Оскільки частину першої половини квітня працівник не працював, визначимо належну суму авансу. Сума зарплати за повністю відпрацьовану першу половину місяця становить:
1800 х 60 % = 1080 грн.
Розмір зарплати за першу половину квітня 2015 року з урахуванням фактичної зайнятості становитиме:
1080 : 10 х 4 = 432 (грн.),
де 10 — кількість робочих днів, що припадають на першу половину квітня 2015 року (з 1 по 15 число);
4 — кількість робочих днів, фактично відпрацьованих працівником за першу половину квітня 2015 року.
Сплачуємо податки, внески, збори
При виплаті авансу вам необхідно сплатити ПДФО, ВЗ і ЄСВ у частині нарахування (див. п.п. 168.1.2, п. 1.4 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ і ч. 8 ст. 9 Закону № 2464 відповідно). ЄСВ у частині утримань бухгалтер має право перерахувати до бюджету при виплаті зарплати за другу половину місяця, але не пізніше 20 числа наступного місяця. Якщо виплачуєте аванс готівкою з виручки, що перебуває в касі, то ПДФО і ВЗ можна перерахувати до бюджету протягом банківського дня, наступного за днем виплати (нарахування).
А зараз зупинимося на окремих нюансах визначення розміру обов’язкових платежів, що підлягають перерахуванню до бюджету при виплаті авансу.
Перш за все зазначимо, що зарплату за першу половину місяця в бухгалтерському обліку, як правило, не нараховують, оскільки на момент видачі авансу відсутні необхідні для цього дані. У зв’язку з цим виникає запитання: з якої суми слід обчислювати ПДФО, ЄСВ і ВЗ?
Якщо аванс установлюється в розмірі, що підлягає видачі на руки, «чиста» сума авансу приводиться до суми, яка має бути нарахована. Так, якщо при виплаті авансу ви сплачуєте ПДФО, ВЗ і ЄСВ у частині утримань, то до «чистої» суми авансу потрібно застосувати коефіцієнт 1,251564. Якщо з утримань перераховуєте тільки ПДФО і ВЗ, то застосовуйте коефіцієнт 1,197605.
У вас установлений аванс вважається «грязною» сумою? У такому разі розрахунок обов’язкових платежів здійснюється виходячи з установленого авансу. На руки працівник отримає суму, зменшену на здійснені утримання.
Важливо! Зменшувати суму авансу на ПСП (якщо працівник має право на її застосування) і суму ЄСВ у частині утримань (якщо ви утримуєте ЄСВ з авансу) не можна!
Відповідні роз’яснення ДФСУ наведено в категоріях 103.07 і 103.08.04 ЗІР.
Річ у тім, що порядок визначення бази оподаткування, наведений у п. 164.6 ПКУ для зарплати, діє тільки тоді, коли роботодавець нараховує зарплату за відповідний місяць. А аванс ми виплачуємо без нарахування в бухобліку, і він є лише частиною загального місячного доходу працівника у вигляді заробітної плати.
Навіть якщо роботодавець заздалегідь знає, що в деяких працівників установи база оподаткування місячної заробітної плати буде менша або дорівнюватиме сумі застосовуваної до неї ПСП, тобто наприкінці місяця сума ПДФО дорівнюватиме нулю, при виплаті авансу слід перерахувати податок на доходи без урахування ПСП.
Наприкінці місяця при нарахуванні заробітної плати розраховується сума ПДФО за кожним працівником з урахуванням ПСП (за наявності права на неї). При виплаті заробітної плати за другу половину місяця до бюджету перераховується різниця між загальною сумою податку на доходи, утриманого з місячної заробітної плати працівників, і сумою податку на доходи, перерахованого в аванс. Таким чином, ПДФО, сплачений в аванс за працівників, які мають право на ПСП, ураховується при визначенні загальної суми податку на доходи, належної до сплати за підсумками місяця.
Як бути з працівником, якому при виплаті авансу ПСП не застосовували, якщо після її застосування при нарахуванні зарплати виявилось, що сума перерахованого ПДФО перевищує розмір утриманого? З таким працівником нічого поганого не станеться. Він отримає на руки ту суму зарплати, яка належить йому при застосуванні ПСП.
Увага! При виплаті авансу не можна застосовувати понижуючий коефіцієнт до ставки ЄСВ. Причина в тому, що для визначення права на такий коефіцієнт і безпосередньо його розміру необхідно знати базу нарахування ЄСВ за звітний місяць. А на момент виплати авансу ця величина невідома.
Ще один важливий момент, який потрібно врахувати при сплаті ЄСВ із зарплати за першу половину місяця. Вимоги про сплату ЄСВ з мінзарплати при виплаті авансу можна не дотримуватися. Для того щоб її виконати, потрібно знати розмір бази нарахування за працівниками за місяць. Отже, стежити за цим доведеться при нарахуванні зарплати за місяць.
Приклад 2. В установі визначено, що розмір авансу становить 60 % посадового окладу. Припустимо, що працює всього три співробітники. Посадовий оклад однієї з працівниць — 1800 грн., другої — 2000 грн., третьої — 1300 грн. Третя працівниця користується ПСП на двох дітей (609 грн. х 2 дитини). Працівники відпрацювали всі дні.
Визначимо суму зарплати за першу половину квітня 2015 року:
— працівниця 1: 1800 грн. х 60 % = 1080 грн.;
— працівниця 2: 2000 грн. х 60 % = 1200 грн.;
— працівниця 3: 1300 грн. х 60 % = 780 грн.
Установлена сума авансу — це сума, що підлягає виплаті на руки. Тобто загальна сума авансу до виплати: 3060 грн. Розрахуємо суму обов’язкових платежів, які необхідно сплатити при виплаті авансу. Для цього визначимо «грязну» суму авансу: 3060 грн. х 1,251564 = 3829,79 грн. Сума обов’язкових платежів, що підлягають сплаті при виплаті авансу, становитиме:
— ПДФО: 574,47 грн. (3829,79 грн. х 15 %);
— ВЗ: 57,45 грн. (3829,79 грн. х 1,5 %);
— ЄСВ у частині утримань*: 137,87 грн. (3829,79 грн. х 3,6 %);
* За умови, що установа вирішила ЄСВ у частині утримань перераховувати щоразу під час виплати доходу.
— ЄСВ у частині нарахувань: 1390,21 грн. (3829,79 грн. х 36,3 %).
Під час нарахування зарплати за другу половину місяця розрахуємо суму утриманих податків і внесків за кожним працівником окремо (див. таблицю).
(грн.)
Працівники | Нараховано за місяць | Утримано за місяць | До видачі зарплата за другу половину місяця | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Працівниця 1 | Посадовий оклад | 1800,00 | Аванс | 1080,00 | 367,92 |
ЄСВ | 64,80 | ||||
ПДФО | 260,28 | ||||
ВЗ | 27,00 | ||||
Разом нараховано за місяць | 1800,00 | Разом утримано за місяць | 1432,08 | ||
Працівниця 2 | Посадовий оклад | 2000,00 | Аванс | 1200,00 | 408,80 |
ЄСВ | 72,00 | ||||
ПДФО | 289,20 | ||||
ВЗ | 30,00 | ||||
Разом нараховано за місяць | 2000,00 | Разом утримано за місяць | 1591,20 | ||
Працівниця 3 | Посадовий оклад | 1300,00 | Аванс | 780,00 | 448,42 |
ЄСВ | 46,80 | ||||
ПДФО | 5,28 | ||||
ВЗ | 19,50 | ||||
Разом нараховано за місяць | 1300,00 | Разом утримано за місяць | 851,58 | ||
Всього | 5100,00 | 3874,86 | 1225,14 | ||
Декілька слів скажемо про суму ПДФО, яку необхідно перерахувати при виплаті зарплати за другу половину місяця. Загальний розмір утриманого ПДФО за квітень 2015 року склав 554,76 грн. (260,28 + 289,20 + 5,28), а при виплаті авансу установа перерахувала ПДФО в сумі 574,47 грн. Наявна переплата з ПДФО в розмірі 19,71 грн. (554,76 - 574,47). Цю переплату необхідно буде врахувати при виплаті зарплати за першу половину травня 2015 року, тобто на її суму зменшити розрахований ПДФО.
Відображаємо виплату у бухобліку
У бухгалтерському обліку операції з виплати авансу відображають проводкою Дт 661 — Кт 321, зі сплати обов’язкових платежів до бюджету Дт 641/ПДФО, Дт 641/військовий збір, Дт 651 — Кт 321. Як наголошувалося вище, нарахування авансу в бухобліку не провадиться, зарплату нараховуємо раз на місяць.
Використовуючи умови наведеного вище прикладу, покажемо, як відобразити в бухобліку виплату зарплати за першу і другу половини квітня (див. таблицю).
№ з/п | Господарська операція | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | КЕКВ | |
дебет | кредит | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
15 квітня 2015 року | |||||
1 | Перераховано ПДФО | 641/ПДФО | 321 | 574,47 | 2111 |
2 | Перераховано ВЗ | 641/військовий збір | 321 | 57,45 | 2111 |
3 | Перераховано ЄСВ у частині утримань | 651 | 321 | 137,87 | 2111 |
4 | Перераховано ЄСВ у частині нарахувань | 651 | 321 | 1390,21 | 2120 |
5 | Виплачено зарплату за першу половину квітня | 661 | 321 | 3060,00 | 2111 |
30 квітня 2015 року | |||||
6 | Нараховано працівникам зарплату за березень 2015 року | 801 | 661 | 5100,00 | 2111 |
7 | Нараховано ЄСВ (5100 грн. х 36,3 %) | 801 | 651 | 1851,30 | 2120 |
8 | Утримано ПДФО | 661 | 641/ПДФО | 554,76 | 2111 |
9 | Утримано ВЗ | 661 | 641/військовий збір | 76,50 | 2111 |
10 | Утримано ЄСВ | 661 | 651 | 183,60 | 2111 |
11 | Перераховано нарахований ЄСВ (1851,30 грн. - 1390,21 грн.) | 651 | 321 | 461,09 | 2120 |
12 | Перераховано утриманий ЄСВ (183,60 - 137,87) | 651 | 321 | 45,73 | 2111 |
13 | Перераховано ВЗ (76,50 - 57,45) | 641/військовий збір | 321 | 19,05 | 2111 |
14 | Виплачено зарплату за другу половину квітня (5100,00 - 554,76 - 76,50 - 183,60 - 3060,00) | 661 | 321 | 1225,14 | 2111 |
Сподіваємося, наша консультація допомогла бухгалтерам: новачки отримали корисну інформацію, а досвідчені освіжили в пам’яті свої знання.
Висновки:
— Роботодавець зобов’язаний виплачувати зарплату 2 рази на місяць.
— У бухобліку нарахування авансу не провадять, зарплату за весь місяць нараховують наприкінці місяця.
— При виплаті авансу треба перерахувати ПДФО, ВЗ та ЄСВ у частині нарахувань.
— Визначаючи суму ПДФО, що підлягає сплаті в бюджет при виплаті авансу, її не можна зменшувати на суму ЄСВ у частині утримань та ПСП (за наявності останньої).
— При виплаті авансу не застосовують понижуючий коефіцієнт до ставки ЄСВ, а також не виконують вимогу про сплату ЄСВ з мінзарплати.
Використані документи І скорочення
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VIII.
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон про оплату праці — Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.
Закон № 2464 — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
ПСП — податкова соціальна пільга.
ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.
ВЗ — військовий збір.
Джерело статті: журнал «Оплата праці», № 8, 2015
