Комунальні послуги включають централізоване постачання холодної та гарячої води, водовідведення, газо- і електропостачання, централізоване опалювання, а також вивезення побутових відходів (п. 1 ч. 1 ст. 13 Закону № 1875). З кожним постачальником комунальних послуг у підприємства має бути укладено договір. Перелік споживаних комунальних послуг залежить від рівня благоустрою відповідної споруди. Офіс якраз і є споживачем практично всіх перелічених вище комунальних послуг.
Комунальні послуги надаються постачальниками безперервно (ч. 2 ст. 16 Закону № 1875), тобто постійно день за днем.
Плата за комунальні послуги нараховується щомісячно згідно з умовами договору
Це прямо зазначено в ч. 1 ст. 32 Закону № 1875. А отже, і документи, що свідчать про їх виконання/споживання/надання, постачальники складають щомісяця. Склад документів, які вкажуть на реальність отриманих комунальних послуг, особливих питань не викликає. Ними служать договори з комунальниками, рахунки і рахунки-фактури від цих організацій, акти приймання-передавання товарів / наданих послуг / виконаних робіт, а також платіжні документи, що підтверджують їх оплату. А це важливо для відображення таких витрат в обліку.
Податок на прибуток
При визначенні об’єкта обкладення податком на прибуток як малодохідні платники (з доходом за календарний рік не вище 20 млн грн.), так і високодохідні (з доходом за календарний рік вище 20 млн грн.) орієнтуватимуться тільки на бухгалтерський фінрезультат ( п.п. 134.1.1 ПКУ). При споживанні комунальних послуг окремий податковий облік не ведеться і додаткові різниці у високодохідних платників не виникають. Тому для платника податку на прибуток головне — правильно відобразити ці витрати в бухгалтерському обліку.
Коли ставимо витрати в бухобліку
Витрати, які неможливо прямо пов’язати з доходом певного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені (абз. 2 п. 7 П(С)БО 16).
Вартість комунальних послуг відноситься на витрати не раніше місяця фактичного їх отримання, тобто місяця складання актів приймання-передавання. На дату перерахування авансу за комунальні послуги витрати не збільшуються (п. 9.2 П(С)БО 16). Відображення витрат здійснюється на підставі складених на підтвердження здійснення госпоперацій первинних документів (п. 1.2 Положення № 88).
«Первинку» на комунальні послуги постачальник зазвичай датує останнім днем періоду їх надання (наприклад, у разі щомісячного оформлення — останнім числом місяця, навіть якщо такий день є неробочим).
Це пов’язано з виконанням базових принципів бухгалтерського обліку, одним з яких є відповідність доходів і витрат ( ст. 4 Закону про бухоблік), а саме: для визначення фінансового результату необхідно порівняти доходи звітного періоду з витратами, які було здійснено для отримання цих доходів. Крім того, п. 5 ст. 9 Закону про бухоблік (ср. ) вимагає відображати господарські операції в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому їх було здійснено.
Якщо послуга була надана виконавцем і спожита замовником у травні, то відобразити її в бухобліку споживачу потрібно саме у травні
Якщо у вас споживання і документальне підтвердження комунальних послуг іде місяць у місяць — ви щасливець: повністю виконуєте бухгалтерський «статут» при відображенні витрат на отримані послуги.
Навіть якщо ви отримаєте цей документ у наступному періоді, витрати все одно ставимо на дату складання такого акта.
Але є й інша реальність: запізнення зі складанням первинних документів від постачальника комунальних послуг є досить поширеним на практиці.
Якщо акт складено в іншому місяці
Якщо за комунальні послуги поточного місяця акт виконаних послуг складено та отримано в наступному місяці, виникає запитання: коли визнавати витрати за комунальними послугами — у періоді складення/отримання акта виконаних послуг або ж ставити витрати в періоді споживання послуги?
Тут так само орієнтуємося на основний бухгалтерський постулат: госпоперації мають бути відображені в облікових регістрах у тому періоді, в якому їх було здійснено ( ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Відповідно показати витрати на комунальні послуги підприємство повинне в місяці їх отримання/споживання.
Але як же первинний документ — акт, адже він складений та отриманий уже в іншому (наступному) місяці? Відповідь знаходимо в ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік: первинні документи дозволяється складати не тільки під час господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Майте на увазі: датою складання первинного документа Мінфін вважає дату його підписання (див. лист Мінфіну від 15.01.2015 р. № 31-11410-08-10/871).
До того ж перенесення інформації з первинних документів в облікові регістри потрібно здійснювати в міру їх надходження до місця обробки (бухгалтерія, обчислювальна установка), проте не пізніше строку, що забезпечує своєчасне складання бухгалтерської та статистичної звітності, декларацій і розрахунків (п. 3.5 Положення № 88).
Відповідно якщо акт за спожиті вами комунальні послуги від енерго-, тепло- або водопостачальної організації складений і потрапив до вас у наступному місяці, але до закінчення строків подання звітності за період споживання послуг, то в обліку проводимо його періодом споживання комунальних послуг.
Витрати за комунальними послугами відображаємо в періоді їх споживання
Якщо ж акт потрапив до вас із великим запізненням і звітність за період отримання комунальних послуг уже складено та подано, то тут маємо справу з помилкою: господарська операція була (комунальні послуги отримані/спожиті), але в обліку та звітності не відображена. Отже, доведеться виправляти помилку. Як її виправити, детальніше див. «Виявили бухгалтерську помилку? Виправляємо без проблем» // «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 42, с. 26.
ПДВ
А ось для ПДВ-обліку ця проблема серйозніша. Комунальні послуги — це оподатковувані ПДВ операції, тому постачальник, будучи платником ПДВ, зобов’язаний нараховувати податкові зобов’язання та складати податкові накладні. Податкові зобов’язання з ПДВ за послугами нараховують за датою першої з подій ( п. 187.1 ПКУ): (1) або за датою оплати; (2) або за датою відвантаження товарів / оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг.
Тобто постачальник комунальних послуг повинен скласти податкову накладну на дату отримання передоплати або на дату складання відповідного відвантажувального документа і зареєструвати її в ЄРПН протягом 15 днів. Можливий варіант складання податкової накладної за підсумками дня (якщо податкова накладна не складалася) у разі виписки рахунків, що виставляються платнику податку за товари/послуги, вартість яких визначається показниками приладів обліку (п. 13 Порядку № 957).
Виняток: постачальники електроенергії — вони складають у передоплатному варіанті податкові накладні подекадно (про це піде мова далі).
Хочемо попередити, що податківці рішуче проти ситуації, коли підписали акт не в поточному, а в наступному місяці, тоді ж нарахували і зобов’язання з ПДВ (якщо раніше не було передоплати). На їх переконання, складання акта наданих послуг у місяці, що настає за місяцем, в якому відбулося фактичне постачання послуг, є порушенням правил ведення бухгалтерського та податкового обліку (див. лист ДПАУ від 20.05.2010 р. № 9895/7/16-1517-08, № 5766/5/16-1518). Тому ви як отримувач товарів/послуг можете зіткнутися з проблемою відображення податкового кредиту за «несвоєчасно» складеною податковою накладною. Щоб уникнути проблем, рекомендуємо в такій ситуації вимагати акт і податкову накладну, датовані останнім днем місяця.
Коли відображаємо ПК
За своєчасно зареєстрованими податковими накладними суми ПДВ потраплять до податкового кредиту отримувача вже в періоді складання таких податкових накладних.
А ось за податковими накладними, з якими вийшов конфуз із реєстрацією (постачальник прострочив 15-денний строк реєстрації в ЄРПН), податковий кредит відображається в періоді реєстрації таких податкових накладних ( п. 198.6 ПКУ).
Якщо з отриманням податкової накладної справа взагалі не склалася, то відобразити податковий кредит за комунальними послугами, вартість яких визначається за показаннями приладів обліку, можна й на підставі отриманого рахунка ( п. 201.11 ПКУ). Головне, щоб такий рахунок:
— містив загальну суму платежу, суму ПДВ і податковий номер продавця;
— відповідав останнім вимогам первинного документа (п. 2.4 Положення № 88);
— був своєчасно складений (складений за поточний місяць і датований останнім днем місяця). Питання може бути з рахунком, в якому відображаються постачання минулого місяця (наприклад, за травень), а дата складання самого рахунка припадає на поточний місяць (наприклад, 5 червня). Краще цього уникати.
Утім, у ПКУ можна знайти доказ збільшення податкового кредиту у попередньому місяці. Так, згідно з останнім абзацом п. 198.2 цього Кодексу для товарів/послуг, постачання (придбання) яких контролюється приладами обліку, факт постачання (придбання) таких товарів/послуг засвідчується даними обліку. Зверніть увагу: ідеться не про кількість спожитого або його вартість, а саме про факт придбання. Звідси можна зробити висновок: найбільше значення надається не даті оформлення рахунка, а даним приладів. А вони свідчитимуть про придбання товарів/послуг у попередньому місяці. Більше того, такий підхід дозволить синхронізувати податкові зобов’язання постачальника і податковий кредит покупця (постачальник відображає податкові зобов’язання у попередньому місяці, лист Міндоходів від 06.12.2013 р. № 26567/7/99-99-15-01-04-17).
Не забудьте отриманий рахунок внести до реєстру документів — замінників податкових накладних ( п. 201.111 ПКУ). Нагадаємо: ведуть цей реєстр з 01.01.2015 р., орієнтуючись на форму «старого» реєстру виданих та отриманих податкових накладних (див. підкатегорію 101.19 БЗ).
Якщо ПН на електроенергію оформлено не подекадно
З 01.01.2015 р. платники ПДВ, що поставляють електричну енергію на умовах передоплати, повинні складати податкові накладні подекадно. Податківці зазначили, що ця норма поширюється на всіх платників ПДВ, які поставляють електроенергію, і на всі етапи її постачання до кінцевого споживача (див. підкатегорію 101.19 БЗ).
У декадній ПН постачальники електроенергії зазначають усю суму грошових коштів, що надійшли в рахунок оплати за таку електроенергію на поточні рахунки протягом відповідної декади. А в останній день місяця складають ПН/РК за результатами остаточного розрахунку споживання електроенергії з урахуванням поставленої електроенергії та отриманих коштів протягом такого місяця. Детальніше про порядок оформлення енергопостачальниками таких ПН див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 42, с. 37.
Виписувати податкові накладні на передоплатне постачання електроенергії в іншому, неподекадному порядку не можна
Нормативні документи не дозволяють складати ПН на постачання електроенергії в іншому форматі (тобто за датою надходження передоплати). Тому, на жаль, податкові накладні, складені не подекадно (не в останній день декади), вважатимуться оформленими з порушенням. Отже, в отримувача можуть виникнути проблеми з відображенням податкового кредиту, навіть якщо постачальник зареєстрував їх в ЄРПН.
Чи можна платнику — отримувачу електроенергії в такій ситуації якось спробувати зберегти податковий кредит? Скористатися п. 201.11 ПКУ і відобразити ПДВ на підставі рахунка за електроенергію не вийде. По-перше, рахунок повинен містити всі обов’язкові реквізити, по-друге, заважає інша умова — податкова накладна має бути не отримана. У нашому випадку ПН отримана, але, на жаль, складена з помилкою (складена не на останню дату декади).
Тут можна попросити постачальника обнулити таку ПН через РК і скласти нову ПН на правильну дату. Детальніше про те, як виправити ситуацію і зберегти податковий кредит, якщо постачальник помилився в даті виписки податкової накладної, див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 30, с. 5.
Причому сюди не варто приписувати заборону податківців на виписку РК до безпідставно складених ПН, коли ані факту постачання товарів/послуг, ані дати оплати не було (див. підкатегорію 101.07 БЗ). У нашому випадку підстави для виписки податкової накладної були — постачальник виписав ПН на дату надходження оплати.
У вас неоподатковувані операції? Розподіляємо ПДВ
Якщо в офісі під одним дахом курируються як оподатковувані так і неоподатковувані ПДВ операції, то від розподілу «вхідного» ПДВ (уключаючи й перерахунок за підсумками року) нарахованого/сплаченого у складі вартості комунальних послуг з офісного приміщення, платнику не відкрутитися. Він повинен дотримуватися правил ст. 199 ПКУ.
Тобто у складі податкового кредиту можна відобразити тільки суми ПДВ, що дорівнюють частці використання (ЧВ) таких послуг в оподатковуваних операціях:
— ЧВ, розрахованій на початок року, — якщо минулого року була оподатковувана і неоподатковувана діяльність;
— ЧВ, розрахованій за результатами першого звітного періоду, якщо неоподатковувану діяльність платник підключив тільки в поточному році.
При купівлі «подвійних» комунальних послуг «вхідний» ПДВ розподіляють у періоді складання податкової накладної, зареєстрованої в ЄРПН (у періоді реєстрації ПН в ЄРПН, якщо ПН зареєстрована із запізненням).
Тоді в декларації з ПДВ комунальні послуги з офісу проходитимуть через ряд. 15.1 і 15.2
Причому врахуйте, що з 01.07.2015 р. у частині розподілу ПДВ усе зміниться з точністю до навпаки. До складу податкового кредиту потрібно буде включати всю «вхідну» суму ПДВ за «подвійними» придбаннями/отриманнями. Проте платник повинен буде нарахувати податкові зобов’язання, скласти ПН і зареєструвати її в ЄРПН на частину сплаченого (нарахованого) ПДВ, що відповідає частині використання комунальних послуг у неоподатковуваних операціях ( п. 199.1 ПКУ).
Скласти таку ПН, як того вимагає п.п. «б» п. 198.5 ПКУ, потрібно буде не пізніше останнього дня звітного періоду, в якому куплені товари/послуги з сумою ПДВ, відображеною у складі податкового кредиту, використовуватимуться в операціях, звільнених від ПДВ.
Важлива деталь! Для нарахування ПЗ доведеться застосовувати не ту ЧВ, розраховану на поточний рік і зазначену в ряд. 1 або 2 таблиці 1 Додатка Д7, а її протилежність — неоподатковувану частку. Зазначимо, що будь-яких змін і пояснень про розрахунок неоподаткованого ЧВ для таких цілей у пп. 199.2 і 199.3 ПКУ немає. Там значиться тільки старий порядок визначення ЧВ в оподатковуваних операціях. Утім, визначити ЧВ за неоподатковуваними операціями не складно. Достатньо від 100 відсотків відняти вже відому «оподатковувану» ЧВ. Проте чекаємо з нетерпінням пояснень від податківців.
висновки
-
Якщо акт за комунальні послуги минулого місяця датовано початком наступного місяця, відображаємо витрати в місяці отримання послуг.
-
При датуванні актів надання щомісячних комунальних послуг останнім календарним днем звітного місяця дотримуються бухоблікові правила і не виникають проблеми з боку ПДВ-обліку.
-
Неподекадна виписка ПН постачальником електроенергії може поставити під загрозу податковий кредит у споживача.
-
Якщо платник одночасно здійснює оподатковувані та неоподатковувані операції, то сума «вхідного» ПДВ за комунальні послуги з офісу потрапить під розподіл. Причому з червня чекайте новий порядок.