Роботодавець зобов’язаний забезпечити працівника, який відряджається, добовими за дні перебування у відрядженні. Причому їх розмір і порядок видачі мають бути встановлені законом (див. ч. 2 ст. 121 КЗпП). Але в нашому випадку «мають бути встановлені» ≠ «встановлені».
На рівні законодавчих актів розмір добових установлено тільки для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів і членів екіпажів суден, інших транспортних засобів (див. Інструкцію № 59, постанову № 98, постанову КМУ «Про граничні норми добових витрат для відрядження членів екіпажів суден, інших транспортних засобів та суми, що спрямовуються на їх харчування замість добових витрат» від 02.02.2011 р. № 73).
А як же бути госпрозрахунковим підприємствам?! Орієнтуватися на здоровий глузд і враховувати положення п.п. 170.9.1 ПКУ. Тепер про все по черзі.
Документ для добових
Розмір добових або порядок його визначення має бути встановлено певним актом загальної дії роботодавця, зміст якого заздалегідь відомий працівнику, але ніяк не наказом керівника.
Важливо!
Установлювати розмір добових на власний розсуд і довільно змінювати їх розмір керівник не може
На нашу думку, для госпрозрахункових підприємств оптимальним варіантом буде розробка та затвердження після попереднього узгодження з трудовим колективом внутрішнього положення про відрядження. У ньому слід застерегти всі найбільш істотні питання, що виникають при направленні співробітників у службові поїздки. Один з розділів такого положення якраз може бути присвячено нормам добових, що виплачуються при відрядженні.
Не знаєте, що прописати в цьому положенні? Тут вам орієнтиром можуть бути бюджетні Інструкція № 59 та постанова № 98. Погодьтеся, навіщо заново винаходити велосипед, якщо є звідки списати ☺.
Визначаємо розмір
Спершу визначимося, що є добовими. Добові витрати — це витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб працівника у відрядженні, які він несе у зв’язку з перебуванням поза місцем свого проживання, що не потребують документального підтвердження.
Звичайно, що витрати на харчування можуть дуже відрізнятися як залежно від гастрономічних вподобань працівників, які відряджаються, так і місця відрядження. Як бути? Тут є два варіанти:
— перший — розглядати добові як деяку усереднену величину, яка є своєрідною соціальною гарантією для працівника у відрядженні;
— другий варіант — установити різний розмір добових, наприклад, залежно від регіону, куди відряджають працівника, сезону (якщо відрядження до курортного міста). За такого підходу обґрунтувати різний розмір добових допоможуть дані органів Держкомстату.
Крім того, у положенні про відрядження можна прописати свій розмір добових для дня від’їзду у відрядження та повернення з нього, якщо більшу половину такого дня працівник перебуватиме у своєму населеному пункті. Наприклад, для ситуацій, коли працівники виїжджають у відрядження після 14:00, а повертаються з нього до 14:00, застерегти, що працівнику виплачуються добові в розмірі 50 відсотків від установленого загального розміру.
А ось з різним розміром добових залежно від посади трохи важче. Чому? Добові покликані компенсувати витрати працівника для задоволення тих потреб, які у всіх людей однакові, незалежно від посади, яку він обіймає в організації. Отже, не варто ставити розмір добових у залежність від посади працівника, який відряджається.
При визначенні розміру добових рекомендуємо як мінімальний орієнтир використовувати розмір, установлений для бюджетників постановою № 98. Для відряджень у межах України це 30 грн.
А що з верхньою межею? Для госпрозрахункових підприємств вона не визначена на законодавчому рівні. Проте щоб уникнути «надмірного» податкового навантаження, урахуйте положення п.п. 170.9.1 ПКУ. У ньому законодавець виключив з оподатковуваних доходів суми добових у розмірі, що не перевищує:
— 0,2 розміру МЗП* (у 2015 році — не більше 243,60 грн.), з розрахунку на кожен календарний день відрядження в межах території України;
* Мінімальна заробітна плата, установлена законом на 1 січня податкового (звітного) року.
— 0,75 розміру МЗП (у 2015 році — не більше 913,50 грн.), з розрахунку на кожен календарний день «закордонного» відрядження.
Усе, що перевищуватиме ці суми, доведеться обкласти ПДФО і ВЗ як додаткове благо. ЄСВ добові не обкладають незалежно від їх розміру.
Тож, думайте самі, вирішуйте самі ☺...
Погоджений з профспілкою розмір добових уключіть у положення про відрядження, розроблене на підприємстві.
Розмір добових, якщо в рахунок включено…
Добові перш за все призначені для компенсації витрат на харчування у відрядженні. Але в багатьох готелях до вартості проживання включено вартість харчування (наприклад, сніданок). Як бути в цьому випадку?
У положенні про відрядження можна передбачити зменшення розміру добових залежно від того, буде включено харчування до готельного рахунка чи ні
Наприклад, зазначити, що розмір добових зменшується на вартість харчування і становить 80 % при одноразовому харчуванні, 55 % — при дворазовому, 35 % — при триразовому харчуванні.
Якщо подібної норми про зменшення розміру добових у положенні про відрядження немає, вважаємо, що добові мають бути виплачені в повному розмірі. І хвилюватися, що при перевірці податківці «витягнуть» із суми добових, виданих працівникові, який відряджається, суму витрат на харчування, уключену до оплати вартості харчування в готелі, не варто. Підстава для такого оптимістичного твердження — абзац другий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. З його положень випливає, що госпрозрахункові підприємства мають право виключити зі складу оподатковуваного доходу фізособи суму добових, не зменшуючи її на вартість харчування або побутових послуг (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), уключених до рахунку на проживання.
Із сумами добових за день визначилися. Давайте поговоримо про те, як підрахувати суму добових за період відрядження.
Рахуємо «Усього»
Розрахунок добових здійснюєте окремо за кожен день перебування у відрядженні, уключаючи день приїзду та день від’їзду, вихідні, святкові та неробочі дні і час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками).
Кількість днів відрядження обчислюєте з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні
Якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття в наступне відрядження збігаються (є одним днем), добові виплачуйте за один день (див. листи Мінфіну від 29.12.2005 р. № 31-18030-07-25/28711, від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854). За яким з відряджень (першим чи другим) відобразити в цьому випадку відшкодування добових, підприємство має право вирішити самостійно. Проте якщо буде вирішено оплатити цей день як день прибуття з першого відрядження, то для цілей розрахунку добових за другим відрядженням його тривалість слід зменшити на 1 день.
Суму добових визначаєте для відрядження:
— по Україні та до країн, на територію яких можна в’їхати без візи* (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами. Що ще за первинні документи? Це документи, що підтверджують перебування працівника в місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання працівника, який відряджається, тощо;
* Перелік країн та режими в’їзду (візовий/безвізовий) у них громадян України наведено на офіційному сайті Міністерства закордонних справ (www.mfa.gov.ua).
— до країн, на територію яких в’їхати можна тільки за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками Держприкордонслужби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює. Майте на увазі: за загальним правилом відмітки про перетин державного кордону не проставляються в паспортних документах громадян України, за винятком випадків їх особистого звернення з метою проставляння такої відмітки. Попередьте свого працівника про необхідність отримати таку відмітку!
Увага! Якщо відсутні відповідні підтвердні документи, наказ або відмітки Держприкордонслужби в паспорті (документі, що його замінює), сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податків. На це прямо вказує п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.
Але як бути, якщо працівник в «українському» відрядженні не здійснював жодних витрат, пов’язаних з таким відрядженням, і, як наслідок, у нього немає зазначених первинних документів? Мінфін вважає, що в цьому випадку суму добових слід визначати тільки на підставі наказу про відрядження (див. лист Мінфіну від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433). Податківці дотримуються іншої думки. У такій ситуації вони хочуть бачити первинні документи, що засвідчують наміри та фактичне здійснення відрядження (див. лист ДПСУ від 18.06.2011 р. № 11327/6/15-0516). Тут підійдуть будь-які документи, що підтверджують зв’язок службової поїздки з господарською діяльністю підприємства. Наприклад, це можуть бути запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, яке здійснює відрядження, укладений договір або контракт, документи, що засвідчують участь особи, яка відряджається, в заходах, що проводяться з тематики, яка збігається з діяльністю підприємства, що відряджає працівника, тощо.
Отже, будь-який неправильний крок (відсутність наказу про відрядження або відміток про перетин кордону в закордонному паспорті), і добові стануть оподатковуваним доходом працівника. І тоді доведеться сплатити з суми добових з урахуванням натурального коефіцієнта ПДФО і ВЗ, як з додаткового блага. Тож з документальним оформленням відрядження краще не жартувати.
Якщо відрядження за кордон
За загальним правилом працівникам, які відряджаються, добові відшкодовують:
— за нормами, установленими для відрядження по Україні, — за час проїзду територією України;
— за нормами, установленими для відряджень за кордон, — за час проїзду і перебування на території іншої країни.
Аванс на закордонне відрядження видається працівнику в національній валюті країни відряджання або у вільно конвертованій валюті. Тому добові за «закордонні» дні відрядження перерахуйте у валюту, в якій видаєте аванс, якщо валюта, в якій затверджено добові, і валюта авансу не збігаються. Причому, якщо норми добових для закордонних відряджень установлено:
— у гривнях, вам слід визначити офіційно встановлений НБУ курс гривні до необхідної валюти на дату виплати авансу. Потім норму добових у гривнях діліть на курс та множте на кількість «закордонних» днів відрядження;
— в одній валюті, припустимо, в доларах США, а аванс необхідно видати в іншій валюті, дійте так. На дату виплати авансу визначайте крос-курс валют як відношення встановленого на цю дату курсу гривні до долара США до курсу гривні до необхідної валюти. Далі норму добових витрат у доларах США множте на заздалегідь розрахований крос-курс і на кількість «закордонних» днів відрядження.
З розміром добових визначилися? Переходимо до розрахунку загальної суми авансу (див. попередню статтю).
висновки
Госпрозрахункові підприємства визначають розмір добових самостійно і фіксують його в нормативному акті роботодавця, погодженому з профкомом, наприклад, у положенні про відрядження.
Суми добових у розмірі, встановленому роботодавцем у положенні про відрядження, не включаються до оподатковуваного доходу працівника, який відряджається, якщо за цими сумами одночасно виконано три такі умови:
1) у 2015 році їх розмір не перевищує 243,60 грн. з розрахунку на кожен календарний день відрядження в межах території України і 913,50 грн. з розрахунку на кожен календарний день «закордонного» відрядження;
2) є документи, що підтверджують перебування працівника в місці відрядження, наказ про відрядження, відмітки Держприкордонслужби в закордонному паспорті (для «закордонного» відрядження до «візових» країн);
3) відрядження пов’язане з господарською діяльністю роботодавця.
