Чи може ФОП відправити себе у відрядження
Ви знаєте, що відрядження працівника — це поїздка на визначений строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення. Чому важливо його правильно оформити? По-перше, щоб не порушити вимоги ст. 121 КЗпП, яка захищає інтереси працівників, тобто вимагає видати їм кошти на відрядження, оплатити проживання, проїзд тощо. По-друге, щоб правильно відобразити ці витрати в податковому обліку.
А чи потрібно ФОП оформляти наказ, виділяти собі аванс із каси чи з рахунка, звітувати тощо у разі відправлення самого себе у відрядження?
Вважаємо, що ні. Підприємницька діяльність КЗпП не регулюється, а, отже, подібні організаційні питання ФОП вирішує на власний розсуд і, крім того, розпоряджається власними коштами. Отже,
оформлення відрядних документів, подання авансового звіту (про використання грошових коштів) тощо передбачено тільки для найманих працівників
Цей нюанс, упевнені, вас порадував, але виникає запитання: як ФОП на загальній системі бути з відображенням витрат? Адже все ж таки він їде не для втіхи чи розваг, а по роботі, відповідно, за логікою, має право облікувати такі витрати. Чи так це з точки зору ПКУ, розглянемо далі.
Право на витрати, понесені у відрядженні ФОП
Нагадаємо: загальносистемники можуть відобразити в обліку витрати, якщо вони пов’язані з господарською діяльністю, фактично понесені, документально підтверджені та перелічені в переліку п. 177.4 ПКУ. Що ж, у випадку з діловою поїздкою ФОП може довести її зв’язок з госпдіяльністю, але його явно підвів перелік п. 177.4 ПКУ.
На жаль, у ньому зазначені тільки витрати на відрядження працівників (при документальному підтвердженні). Водночас про витрати ФОП на власні ділові поїздки/відрядження — жодного слова. Податківці також «хапаються» за цей пропуск і говорять, що права на витрати у ФОП на загальній системі за сумами коштів, витраченими в особистому відрядженні, немає (консультація в підкатегорії 104.05 БЗ).
Але не засмучуйтеся — у цій непростій ситуації вихід є. Ви дійсно не можете списати поголовно всі витрачені у відрядженні суми, але є види витрат, які підійдуть під інші норми.
Витрати на проїзд
Тут усе залежить від того, у який спосіб ви добираєтеся до місця відрядження та назад. Припустимо, ви віддали перевагу поїздці на будь-якому виді пасажирського транспорту (повітряному, залізничному, автомобільному транспорті загального користування тощо) Якщо ви придбаваєте квитки у стороннього перевізника, то про відображення в обліку витрат забудьте — вони оформлені на звичайну фізособу (не найманого працівника). Те ж саме стосується ваших витрат на перевезення багажу, користування постільною білизною в поїздах, бронювання транспортних квитків тощо. Сюди ж — витрати на проїзд міським транспортом загального користування, таксі тощо.
А що, якщо ФОП їде у відрядження на власному або орендованому автомобілі (вантажному чи службовому легковому, який використовується в підприємницькій діяльності)? Тут можна скористатися дозволом на відображення витрат на ремонт та експлуатацію майна. До них можна віднести вартість придбаних ПММ. Але ваше завдання — обґрунтувати, що у відрядженні ви здійснювали господарську діяльність: займалися просуванням продукції, закупівлею товарів, надавали послуги тощо.
Інші витрати
Оплата ваших сніданків, обідів, вечері не потрапить до витрат, як і інші особисті витрати. Водночас п.п. 177.4.4 ПКУ дозволяє облікувати послуги зв’язку, тобто мобільний зв’язок та Інтернет. Це означає, що оплата ваших телефонних розмов і користування Інтернетом за час відрядження знайде відображення у витратах.
Також зазначимо, що у ФОП є право відобразити витрати на рекламу. Незалежно від місця перебування сміливо замовляйте та роздавайте рекламні проспекти, оплачуйте послуги рекламістів в іншому місті, це не заборонено.
Крім того, якщо у відрядженні ви купили товар (сировину, матеріали), то у вас є право облікувати їх вартість. Зауважимо, купівельну вартість товарів ви записуєте у Книзі ОДВ після їх реалізації та отримання доходу. Це ж правило стосується і вартості послуг, прямо пов’язаних з продажем товарів (робіт, послуг).
Відрядження працівників ФОП
Парадоксально, але для відрядження працівника ФОП п.п. 177.4.4 ПКУ, як уже зазначалося, дозволяє відобразити у витратах і добові, і вартість проживання та проїзду будь-яким видом транспорту. Фактично ФОП стоїть перед вибором: довіритися працівнику чи пожертвувати правом на витрати.
Якщо ви підете за першим варіантом, то не забудьте оформити відрядження працівника наказом (розпорядженням). Застережіть у ньому розмір добових (коштів на особисті потреби за кожен день), правила відшкодування витрат на відрядження, подання авансового звіту, оформлення документів тощо (детальніше див. с. 4).
Урахуйте: перед відрядженням роботодавець зобов’язаний видати працівнику кошти у вигляді авансу для здійснення поточних витрат. Після повернення потрібно обов’язково подати роботодавцю авансовий звіт і документи, що підтверджують витрати на проїзд, проживання тощо.
Зауважимо, ви можете встановити добові в будь-якому розмірі, уся сума увійде до витрат. Але частину добових, що перевищить 243,60 грн. (для України) і 913,50 грн. (за кордоном), доведеться включити до оподатковуваного доходу працівника і обкласти ПДФО і ВЗ, як допблаго (детальніше див. с. 10).
висновки
- ФОП, який вирушає в ділову поїздку, не оформляє своє відрядження. Усі витрати він здійснює на власний розсуд.
- ФОП на загальній системі не зможе відобразити у витратах вартість проїзду пасажирським транспортом, проживання, харчування, інших потреб. Водночас є шанс відстояти витрати на ПММ при поїздці на власному автомобілі та деякі інші витрати.
- Тим часом щодо відрядження працівників ФОП-загальносистемника можна відображати документально підтверджені витрати та добові.
