6. Інвентаризуємо касу

редактор Наталія Вороная, податкові експерти Наталя Білова і Наталія Чернишова
Податки & бухоблік Листопад, 2015/№ 93
В обраному У обране
Друк
Інвентаризація каси — важливий і відповідальний захід. Її проводять з метою контролю за збереженням готівкових коштів на підприємстві. Тому тут дуже важливо нічого не упустити і все правильно зафіксувати. Як це зробити, ви зараз дізнаєтеся.

6.1. Порядок проведення інвентаризації

Давайте спершу з’ясуємо, що являє собою каса. Каса — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів (п. 1.2 Положення № 637).

З наведеного визначення випливає, що якщо підприємство використовує при розрахунках з покупцями реєстратори розрахункових операцій (далі — РРО) або розрахункові книжки (далі — РК), то

інвентаризацію потрібно проводити не тільки безпосередньо в касі, а й у місцях здійснення готівкових розрахунків, тобто в місцях застосування РРО та/або РК

Зверніть увагу: порядок проведення інвентаризації каси підприємств установлює не тільки Положення № 879, а ще й окремі норми Положення № 637.

Інвентаризація каси ставить перед собою низку завдань — див. рис. 6.1 на с. 52.

Обов’язкову щорічну інвентаризацію каси потрібно проводити в період 2 місяців до дати балансу (п. 10 розд. І Положення № 879).

Інвентаризацію краще приурочити до початку або кінця робочого дня, коли в касовій книзі касир підбив підсумки за день і вивів залишок готівки на початок наступного дня. Але зробити так виходить не завжди. Часто буває, що інвентаризаційна комісія дістається до каси в середині дня, а до цього моменту касир може ще не встигнути відобразити в касовій книзі прибуткові та видаткові документи, виписані в день інвентаризації, і скласти звіт касира. Адже для цього, виходячи з п. 4.3 Положення № 637, у нього є час аж до кінця дня. Тож перейматися через нескладений звіт касиру, на наш погляд, не варто. Головне, щоб на кожну операцію з готівкою у нього був підтвердний касовий документ.

Інвентаризацію каси проводять шляхом повного перерахунку всієї готівки грошових коштів, цінних паперів, чекових книжок тощо

Зверніть увагу: інвентаризаційна комісія здійснює покупюрний перерахунок готівки (п. 4.10 Положення № 637).

Залишок готівки в касі звіряють з даними обліку за касовою книгою. Якщо підприємство застосовує РРО, суму готівки, що є на місці проведення розрахунків, звіряють із сумою, яка зазначена в Х-звіті РРО (у РК і КОРО).

Запам’ятаєте: жодні документи або розписки в залишок готівки не включають. Так само не беруть до уваги заяви касира про наявність у касі грошових коштів та інших цінностей, що не належать підприємству. Такі вказівки можна побачити в п. 37 Положення № 158. І хоча цей документ перш за все призначений для державних підприємств і організацій, радимо не нехтувати зазначеною нормою і госпрозрахунковим підприємствам*.

* Інструкція № 69, яка діяла раніше, прямо вказувала на те, що госпрозрахункові підприємства при проведенні інвентаризації зобов’язані керуватися вимогами Положення № 158.

Крім того, подібний висновок випливає і з п. 4.10 Положення № 637. Так, готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами**, вважається надлишком. Якщо ж виявляється, що готівкових коштів у касі менше, ніж за даними обліку, маємо нестачу.

** Касові документи — це документи, за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції (касові ордери, відомості на виплату грошей тощо), звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів і книги обліку (п. 1.2 Положень № 637).

При виявленні під час інвентаризації надлишку чи нестачі готівки з’ясовують обставини їх виникнення

І що далі? Далі надлишок прибуткують у касі та зараховують до доходу підприємства. Для оприбутковування готівки на суму надлишку виписують прибутковий касовий ордер. А ось доля нестачі не настільки райдужна. Принаймні, з точки зору матеріально відповідальної особи. Адже саме з неї стягнуть суму нестачі. Детальніше про матеріальну відповідальність читайте на с. 94.

Тепер про інвентаризацію грошових коштів, що перебувають у дорозі, грошових сумах, унесених до кас банків чи поштових відділень для подальшого їх зарахування на поточні або інші рахунки підприємства. Як бути з ними? Інвентаризують ці кошти таким чином: суми, що значаться на субрахунках 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» та/або 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті», звіряють з даними квитанцій установ банку, пош­тового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку (п.п. 6.2 розд. ІІІ Положення № 879).

Грошові документи перевіряють у тому самому порядку, що й готівку: їх кількість повинна збігатися з даними обліку.

До акта інвентаризації грошових документів вносять дані про назву, номер, серію та номінальну вартість проінвентаризованих документів (п.п. 6.1 розд. ІІІ Положення № 879).

При інвентаризації цінних паперів у документарній формі встановлюють (п.п. 6.4 розд. ІІІ Положення № 879):

— наявність цінних паперів шляхом перерахунку поштучно;

— правильність оформлення і реальність їх вартості, відображеної в балансі підприємства;

— повноту і своєчасність відображення в бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.

Інвентаризацію цінних паперів проводять за окремими емітентами із зазначенням в акті інвентаризації назви, серії, номера, номінальної та балансової вартості, строків їх погашення

До речі, інвентаризацію цінних паперів у бездокументній формі, переданих підприємством на зберігання депозитарним установам, проводять шляхом звірки залишків, відображених на відповідних рахунках бухгалтерського обліку підприємства, з даними виписок з рахунків у цінних паперах підприємства, виданих депозитарними установами (п.п. 6.5 розд. ІІІ Положення № 879).

У цілях перевірки дотримання умов і порядку зберігання грошових коштів інвентаризаційна комісія може перевірити правомірність оприбуткування та видачі готівки з каси і правильність документального оформлення операцій з готівковими коштами. Для цього вона інспектує такі касові документи:

— прибуткові та видаткові касові ордери (типові форми № КО-1 і № КО-2), відомості на виплату грошей;

— журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3 або № КО-3а);

— реєстри депонованої заробітної плати;

— книгу обліку виданих і прийнятих старшим касиром грошей (типова форма № КО-5);

— касову книгу (типова форма № КО-4).

Якщо касову книгу підприємство веде в електронній формі, то перевіряють правильність роботи програмних засобів обробки касових документів.

Принагідно зауважимо: інвентаризувати підприємству потрібно не тільки готівкові грошові кошти, але й кошти, що перебувають на розрахункових, поточних, валютних, реєстраційних та інших рахунках і на акредитивах. У такому разі інвентаризацію проводять шляхом звірки залишків сум за даними бухгалтерського обліку підприємства з даними виписок банків. Результати такої інвентаризації відображають в окремому акті інвентаризації (наприклад, в Акті про результати інвентаризації грошових коштів за формою, затвердженою наказом № 572).

6.2. Документальне оформлення

Робота комісії з інвентаризації каси завершується складанням Акта про результати інвентаризації наявних коштів, форму якого наведено в додатку 7 до Положення № 637.

Цей Акт оформляють у двох примірниках. Його підписують усі члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа. Один примірник Акта передають до бухгалтерії підприємства, а другий залишається в матеріально відповідальної особи.

При зміні матеріально відповідальних осіб Акт складають у трьох примірниках. Тоді один примірник передають до бухгалтерії, другий вручають матеріально відповідальній особі, яка здала цінності, а третій — матеріально відповідальній особі, що прийняла такі цінності.

В Акті зазначають дані про фактичний залишок грошових коштів та інших цінностей у касі підприємства, а також їх залишок за даними бухгалтерського обліку і визначають результат інвентаризації.

Готівку в інвалюті записують до Акта із зазначенням (п.п. 6.1 розд. ІІІ Положення № 879):

— назви і суми іноземної валюти;

— курсу НБУ, що діє на день інвентаризації;

— суми іноземної валюти в перерахунку у грошову одиницю України.

Цей запис може бути, наприклад, такий: «Залишок іноземної валюти в касі становить 100 (сто) доларів США, що за курсом НБУ (21,8551 грн. за 1 долар США) на день складання Акта відповідає 2185 грн. 51 коп.».

Наведемо зразок заповнення Акта про результати інвентаризації наявних коштів.


висновки

  • Інвентаризацію готівкових грошових коштів потрібно проводити не тільки безпосередньо в касі, а й у місцях застосування РРО та/або РК.

  • Обов’язкову щорічну інвентаризацію каси проводять у період 2 місяців до дати балансу.

  • При інвентаризації каси комісія здійснює покупюрний перерахунок усієї готівки грошових коштів і перевірку інших цінностей, що зберігаються в касі.

  • Інвентаризацію цінних паперів проводять за окремими емітентами.

  • Для відображення результатів інвентаризації каси використовують Акт про результати інвентаризації наявних коштів за формою, наведеною в додатку 7 до Положення № 637.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд