У разі смерті працівника оформлення припинення трудових відносин відбувається після фактичного їх припинення. Наказ (розпорядження) керівника підприємства про виключення з особового складу підприємства померлого працівника видають на підставі копії свідоцтва про смерть, в якому зазначена дата смерті працівника.
Датою припинення трудових відносин буде дата смерті працівника, яка, як правило, не збігається з датою наказу (розпорядження).
На підставі такого наказу роботодавець зобов’язаний обчислити та нарахувати всі належні померлому працівнику суми, у тому числі й компенсацію за невикористані дні щорічних відпусток і додаткових відпусток на дітей.
Урахуйте, якщо такому працівнику була надана відпустка за невідпрацьований час, відрахування з його заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки не здійснюється. Це прямо зазначено в ч. 3 ст. 22 Закону про відпустки.
Суму компенсації за невикористану відпустку, нараховану померлому працівнику, обкладаєте ПДФО і ВЗ у загальному порядку. Також з неї потрібно буде утримати і на неї нарахувати ЄСВ.
У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ і в звіті з ЄСВ зарплату та компенсацію за невикористані дні відпусток, нараховані померлому працівнику, відображайте з його реєстраційним номером облікової картки платника податку. Якщо цей номер на дату подання звітності вже буде вилучено з Держреєстру фізосіб — платників податків (податківці повідомлять підприємство про наявність помилки), надайте податківцям письмове пояснення. У ньому зазначте, що дохід нарахований померлому працівникові за період, коли він перебував у трудових відносинах, дату смерті працівника і фактичного отримувача доходу.
