Відпустка до 3 років у звіті з ЄСВ*
Чи потрібно зазначати у звіті з ЄСВ працівниць, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до 3 років?
Вікторія, Lana
* Відповіді на запитання вебінару з ПДВ, податку на прибуток, єдиного податку тощо див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 95.
Почнемо зі вступної частини таблиці 1 звіту за формою № Д4.
Працівниць, які відсутні на роботі, оскільки перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, при розрахунку показника:
— «Середньооблікова чисельність штатних працівників за звітний період, осіб» не враховуєте;
— «Штатна чисельність працівників» — уключаєте до розрахунку;
— «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати» — ураховуєте, якщо їм нараховувалися у звітному місяці доходи, з яких справляється ЄСВ. Якщо ні, то ні ☺.
На працівницю, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною:
— у таблиці 5 звіту за формою № Д4 заповнюєте рядок у місяцях початку та закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років з кодом категорії особи «6» у графі 7;
— у таблиці 6 заповнюєте рядки тільки в тому випадку, якщо роботодавець нараховував їй у звітному місяці виплати, що входять до бази справляння ЄСВ. Рядки без сумових показників, але з кількістю календарних днів у трудових відносинах формувати за нею не потрібно!
Якщо жінка, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною, вирішить вийти на роботу на умовах неповного робочого часу, не перериваючи таку відпустку, то:
— у таблиці 1 її враховуємо при заповненні зазначених вище реквізитів;
— у таблиці 5 на неї жодних записів не робимо, оскільки немає факту переривання відпустки для догляду за дитиною до 3 років;
— у таблиці 6 рядки формуємо в загальному порядку. У графі 24 не забудьте зазначити ознаку неповного робочого часу «1-так».
«Перехідні» лікарняні
Як відображати в таблиці 6 звіту з ЄСВ «перехідні» лікарняні?
Анжела Миколаївна
«Перехідні» лікарняні показуйте у звіті за формою № Д4 за той місяць, в якому їх було нараховано (у бухгалтерському обліку). При заповненні таблиці 6:
1) лікарняні показуйте після рядків із зарплатою і винагородами за ЦПД, якщо вони нараховувалися працівнику у звітному місяці;
2) за цією виплатою формуйте стільки рядків, на скільки місяців припадає період тимчасової непрацездатності, розподіляючи суму лікарняних пропорційно календарним дням хвороби, що припадають на кожен місяць хвороби;
3) місяць, на який припадають дні тимчасової непрацездатності, зазначайте у графі 11, а кількість календарних днів хвороби — у графі 13 таблиці 6.
Тепер про дотримання вимоги про сплату ЄСВ з МЗП. Якщо початок і закінчення тимчасової непрацездатності працівника припадають на різні місяці (наприклад, листок непрацездатності відкрито у вересні і працівник продовжує хворіти), то:
1) у місяці відкриття лікарняного листа ЄСВ нараховуйте на фактичну базу справляння ЄСВ, не застосовуючи вимогу про сплату ЄСВ з МЗП. Підстава — на дату нарахування ЄСВ не відома загальна сума доходу за такий місяць.
Якщо працівник весь місяць хворів, дохід не нараховувався, і лікарняний не надано, то ЄСВ не нараховуйте взагалі. Чекайте на лікарняний лист;
2) після надання листка непрацездатності для цілей порівняння з МЗП лікарняні відносьте до місяців, за які їх нараховано;
3) якщо після розподілу лікарняних у місяці, за який нараховано лікарняні, база справляння ЄСВ (за вирахуванням ЦПД) буде менша за МЗП, розраховуйте додаткову базу справляння ЄСВ, відображайте її в таблиці 6 з кодом типу нарахувань «13» у графі 10 і нараховуйте на неї ЄСВ. За якою ставкою нараховувати? За ставкою:
— установленою підприємству згідно з класом профризику, якщо до бази справляння ЄСВ разом з лікарняними входить зарплата;
— 33,2 %, якщо працівнику в місяці, в якому він хворів, було нараховано тільки лікарняні.
З посади на посаду
Працівник був 06.11.2015 р. звільнений з однієї посади (неповний робочий день, основне місце роботи), а з 09.11.2015 р. прийнятий на іншу посаду (повний робочий день, основне місце роботи) на те саме підприємство. Як це відобразити у звіті з ЄСВ?
Nina
На такого працівника в таблиці 5 звіту за формою № Д4 формуєте два рядки, зазначаючи:
— у першому — дату і підставу, відповідно до якої було розірвано з працівником перший трудовий договір;
— у другому — дату прийняття на роботу на нову посаду.
У таблиці 6 заробітну плату, нараховану працівнику у звітному місяці за періоди роботи до і після звільнення (у тому числі й суму компенсації за невикористану відпустку, якщо вона нараховувалася при проведенні остаточного розрахунку), показуєте загальною сумою в одному рядку. При цьому у графі 24 «Ознака неповного робочого часу» проставляєте «0-ні», тобто ознаку, що визначає режим роботи працівника на кінець звітного місяця.
Для цілей справляння ЄСВ з максимальною величиною бази справляння ЄСВ порівнюєте загальну суму заробітної плати, нарахованої працівнику у звітному місяці за період до звільнення і після прийняття на нову посаду.
Важливо! Оскільки працівник відпрацював усі робочі дні в місяці звільнення-прийняття, то роботодавцю слід виконати вимогу про сплату ЄСВ з МЗП, якщо загальна база справляння ЄСВ (за винятком ЦПД) за таким працівником виявилася менше за МЗП (див. п. 19 розд. III Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449; далі — Інструкція № 449).
Коли відпустка наперед
Працівник перебував у відпустці з 26 жовтня по 18 листопада 2015 року. Усю суму відпускних нараховано та виплачено в жовтні. Сума заробітної плати, нарахована за фактично відпрацьовані дні в листопаді 2015 року, менше МЗП. Чи потрібно донараховувати до мінімальної величини бази нарахування ЄСВ?
Лариса
Роботодавці на практиці використовують два варіанти нарахування відпускних:
1) усю суму відпускних нараховують у тому місяці, в якому працівник іде у відпустку;
2) відпускні нараховують частинами — окремо за кожним місяцем, на який припадає відпустка.
На нашу думку, логічніше використовувати другий варіант. Адже такий підхід «ув’язується» з положеннями п.п. 1.6.1 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5 (далі — Інструкція № 5). У цьому підпункті зазначено, що суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, розподіляються пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці.
Але й у другого варіанта також багато прихильників. Серед них і слухачка нашого вебінару. Якщо ви також практикуєте варіант нарахування відпускних наперед, то врахуйте, що з метою дотримання вимоги про сплату ЄСВ з МЗП відпускні слід відносити до місяців, за які їх нараховано.
Покажемо, як це працює.
Використовуючи умови запитання, припустимо, що сума заробітної плати за фактично відпрацьовані дні жовтня — 1049,90 грн. Сума відпускних за період щорічної відпустки становить 1121,04 грн., у тому числі за 6 календарних днів жовтня — 280,26 грн., за 18 календарних днів листопада — 840,78 грн. Сума заробітної плати за фактично відпрацьовані дні листопада — 524,95 грн.
Для працівника підприємство є основним місцем роботи.
Відпускні відносимо до місяців, за які їх нараховано.
Визначимо базу справляння ЄСВ у жовтні:
1049,90 + 280,26 = 1330,16 (грн.)
Вона виявилася нижчою за МЗП, що діє цього місяця (1378,00 грн.). Тому підприємству було слід у жовтні:
1) розрахувати за цим працівником додаткову базу справляння ЄСВ, як різницю між МЗП і фактичною базою справляння ЄСВ (1378,00 - 1330,16 = = 47,84 грн.);
2) нарахувати на неї ЄСВ за зарплатною ставкою.
Тепер визначимо базу справляння в листопаді:
840,78 + 524,95 = 1365,73 (грн.)
База справляння ЄСВ у листопаді 2015 року (1365,73 грн.) також виявилася меншою за МЗП (1378,00 грн.). Тому в листопаді на різницю між цими двома величинами (12,27 грн. (1378,00 грн. - - 1365,73 грн.)) донараховуємо ЄСВ за зарплатною ставкою.
Забута індексація у звіті з ЄСВ
Як відобразити у звіті з ЄСВ суму індексації, що була нарахована в поточному місяці за попередні місяці у зв’язку з неправильним визначенням її суми?
Катерина
Донарахування доходу в поточному місяці за минулий, зокрема, у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилки, не є помилкою для цілей справляння ЄСВ.
Суму індексації заробітної плати, нараховану в поточному звітному місяці за попередні місяці, уключайте до фонду оплати праці поточного місяця, тобто місяця, в якому було проведено її донарахування. Це випливає з положень п.п. 1.6.2 Інструкції № 5, п.п. 3. п. 3 розд. IV Інструкції № 449 і п. 9 розд. IV Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435 (далі — Порядок № 435).
За такого розвитку подій зобов’язання зі сплати ЄСВ у вас виникнуть у місяці нарахування/виплати «забутої» індексації. Отже, коригувати дані, зазначені у звіті з ЄСВ (форма № Д4) за минулі звітні періоди, у цій ситуації не потрібно.
У звіті за формою № Д4 донараховані за попередні місяці суми індексації заробітної плати показуєте в загальній сумі заробітної плати місяця, в якому було проведено такі донарахування.
Припустимо, що підприємство в листопаді 2015 року донарахувало працівнику індексацію за місяці із січня по жовтень 2015 року. У звіті за формою № Д4 за листопад 2015 року «забуті» суми індексації підприємство покаже в загальній сумі заробітної плати за листопад 2015 року. Проводити розбиття за місяцями, за які було донараховано таку індексацію, в таблиці 6 не потрібно. Тобто всю суму індексації показуємо в поточному місяці.
Мобілізовані у звіті з ЄСВ
На підприємстві є мобілізовані працівники. Чи потрібно справляти ЄСВ, якщо виплачуємо середній заробіток до отримання його компенсації з бюджету (подаємо звіти на компенсацію)? З яким кодом відображати його в таблиці 6 звіту з ЄСВ?
Олена
Компенсація підприємствам середньої заробітної плати, що виплачується працівникам, призваним на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, здійснюється з урахуванням норм Порядку № 105*. Ним установлено, що роботодавець зобов’язаний:
—обчислити та нарахувати середній заробіток «солдату підприємства»;
— провести його виплату у строки, установлені для виплати зарплати (тобто двічі на місяць, через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів, як того вимагає ст. 115 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р.);
— подати до органу соцзахисту населення звіт за формою, наведеною в додатку 1 до Порядку № 105, для отримання його компенсації з бюджету.
* Назва цього документа настільки громіздка, що ми наведемо тільки його реквізити — затверджений постановою КМУ від 04.03.2015 р. № 105.
Важливо! Роботодавець має право не справляти ЄСВ з виплат, які компенсуються з бюджету в межах середнього заробітку працівників, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період. Це прямо прописано в ч. 7 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
Ураховуючи наведене, підприємства, які прийняли рішення отримувати з бюджету компенсацію середнього заробітку мобілізованим працівникам і подали до органів соцзахисту населення інформацію про фактичні витрати на зазначені цілі, мають право не справляти ЄСВ із суми такого заробітку, якщо його виплата здійснюється відповідно до вимог Порядку № 105 за рахунок коштів підприємства до отримання компенсації. Це підтверджують і провідні фахівці ДФСУ (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 54, с. 43).
Суму нарахованого мобілізованим працівникам середнього заробітку, що компенсується з бюджету і з якого не справляється ЄСВ, відображайте у графі 17 таблиці 6 звіту за формою № Д4. Графи 18, 20 і 21 залишайте незаповненими (у паперовому варіанті проставляйте прокреслення). При цьому у графі 9 зазначайте код категорії застрахованої особи «48».
Коли середній заробіток стає компенсацією
Підприємство справляло ЄСВ із середнього заробітку мобілізованого працівника і подавало звіти на його компенсацію. У звітах з ЄСВ за січень — травень 2015 року такий заробіток у таблиці 6 відображався з кодом категорії застрахованої особи «01». Чи потрібно тепер у поточному звіті з ЄСВ коригувати його з кодом категорії застрахованої особи «48», оскільки гроші за ці місяці відшкодовано з бюджету?
Валерія
Надмірно нарахований/утриманий ЄСВ із сум середньої зарплати мобілізованого працівника, компенсацію якої було отримано з бюджету, показуєте в таблицях 1 і 6 звіту за формою № Д4, сформованого за місяць, в якому ці суми було відсторновано.
Одразу ж звернемо вашу увагу на важливий момент. Пенсійний фонд проти того, щоб у таблиці 6 повністю прибирати рядки із середнім заробітком мобілізованого за допомогою коду типу нарахувань 3 і вводити компенсацію з кодом типу нарахувань 2 за минулі періоди (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 62, с. 40).
Із цих роз’яснень випливає, що коригування слід проводити таким чином.
У таблиці 6 на працівника формуєте рядки на «виїмку» середнього заробітку, з якого справлявся ЄСВ, зазначаючи:
у графі 9 — колишній код категорії застрахованої особи «1»*. Вводити новий рядок з кодом категорії застрахованої особи «48» не потрібно! Також не потрібно виправляти цей код через «скасовуючу» і «початкову» таблиці 6. Тобто залишаємо «1» у графі 9;
у графі 10 — код типу нарахувань «3» — зменшено надмірно нараховану суму єдиного внеску;
у графі 11 — місяць, за який нараховано заробіток;
у графі 18 — суму середнього заробітку, на яку надмірно нараховано ЄСВ за відповідний місяць;
у графі 20 — надмірно утриману суму ЄСВ.
* Звертаємо увагу, що відповідно до додатка 2 до Порядку № 435, починаючи зі звіту за травень 2015 року середній заробіток мобілізованих працівників, з якого справлявся ЄСВ, звичайним госпрозрахунковим підприємствам слід відображати в таблиці 6 з кодом категорії застрахованої особи «47», а ось бюджетники продовжать зазначати «1».
Графу 21 таблиці 6 заповнюєте тільки за травнем 2015 року, зазначаючи суму нарахованого ЄСВ на середню зарплату за цей місяць. За рядками з сумами середньої зарплати за січень — квітень 2015 року суму ЄСВ у частині нарахувань зазначати не потрібно. Річ у тім, що цю інформацію почали відображати в таблиці 6 звіту за формою № Д4 тільки починаючи зі звіту за травень 2015 року. До цього суми ЄСВ у частині нарахувань зазначалися тільки в таблиці 1 форми № Д4 без розбиття за застрахованими особами.
Графи 15 (кількість календарних днів перебування у трудових відносинах) і 17 (загальна сума нарахованої заробітної плати) не заповнюєте.
Переходимо до таблиці 1 звіту за формою № Д4. У ній суми, на які було зменшено ЄСВ, проставляєте у відповідних коригувальних рядках 7, 7.1 (7.1.1 — 7.1.13), 7.3 (7.3.1, 7.3.3). У рядку 7.4 зазначайте загальну суму середньої зарплати, нарахованої мобілізованому працівнику за період із січня по травень 2015 року, що була компенсована з бюджету. У рядку без номера «Зміст помилки» можна зазначити: «Коригування бази справляння ЄСВ на суму компенсації середнього заробітку мобілізованих працівників за січень — травень 2015 року».
Важливо! У рядках 7.1 (7.1.1 — 7.1.13) таблиці 1 має бути зазначена загальна сума ЄСВ, нарахованого на середню зарплату працівника за січень — травень 2015 року. Проте при заповненні звіту в електронному вигляді сюди потраплять тільки нарахування за травень. Адже ви тільки їх відобразите в таблиці 6 (див. вище). Як бути?
Пропонуємо спочатку заповнити звіт на всіх працівників звичайним способом, закрити і зберегти цей звіт. Потім відключити автоматичне заповнення показників, відкрити таблицю 1, вимкнути «Автоматичний розрахунок», відкоригувати відповідні показники рядків 7, 7.1 (7.1.1 — 7.1.13) і 8, перерахувати підсумки. Після надсилання звіту всі налаштування повернути на місце.
Останні рядки форми № Д4 заповнюєте в загальному порядку.
Насамкінець хотілося б звернути увагу читачів на те, що КМУ вніс зміни до компенсаційного Порядку № 105. Завдяки ним роботодавці тепер зможуть розраховувати на отримання компенсації середнього заробітку практично щодо всіх «солдатів підприємства», за якими вони зберігали середню зарплату. Детально про це ми писали в «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 94, с. 6.