Виправляємо помилки в розділі I форми № 1ДФ

Рецепт вдалого коригування

Неправильна інформація в раніше поданому звіті слугуватиме приводом для складання звітного нового або уточнюючого Податкового розрахунку. Проте найголовніше — правильно здійснити саме коригування. Його роблять у розділі I або II Податкового розрахунку за формою № 1ДФ. Отже, зараз поговоримо про те, як виправити помилку, допущену при заповненні розділу I.

Майте на увазі: і звітний новий, і уточнюючий Податковий розрахунок ви формуєте за одними правилами. Вони досить прості і зводяться до такого.

Фіксуємо подумки рядок або рядки з помилками. Їх потрібно вилучити і ввести правильні. Якщо забули ввести будь-яку інформацію, то просто вводимо рядок. Як це зробити?

Отже, для вилучення одного помилкового рядка із заздалегідь поданої інформації потрібно продублювати всі графи такого рядка і в графі 9 зазначити «1» — рядок на вилучення.

Для введення нового або пропущеного рядка необхідно повністю заповнити всі його графи і в графі 9 зазначити «0» — рядок на введення.

Для заміни помилкового рядка на правильну потрібно вилучити помилкову інформацію із зазначенням у графі 9 значення «1» і ввести правильну інформацію. У графі 9 такого рядка вказуєте значення «0».

Зверніть увагу: у цьому випадку слід заповнити два рядки, один з яких вилучає помилкову інформацію, внесену раніше, а другий — вносить правильну інформацію.

Важливо! Звітний новий і уточнюючий Податкові розрахунки за формою № 1ДФ містять інформацію тільки за уточнюваними рядками. У цьому принципова відмінність виправлення в цьому звіті від такого самого способу виправлення будь-якої іншої декларації.

Не потрібно переписувати всі рядки табличної частини розрахунку, які були заповнені у формі 1ДФ з відміткою «Звітний». Потрібно просто вилучити/ввести/замінити потрібні рядки за правилами, озвученими вище

Якщо ви заповнюєте звітний новий або уточнюючий Податковий розрахунок на папері, підсумкові рядки за графами 3а, 3, 4а і 4 не заповнюєте (роз’яснення податківців у категорії 103.25 БЗ). А ось в електронній версії Податкового розрахунку за формою № 1 ДФ підсумковий рядок проставляється автоматично, але вас це бентежити не повинно, це не помилка.

Реквізити Податкового розрахунку «Порція», «Працювало за трудовими договорами (контрактами)», «Працювало за цивільно-правовими договорами» повинні відповідати тим, що були зазначені в раніше поданому звіті, який ви зараз коригуєте. Так, наприклад, у полі «Порція» уточнюючого звіту потрібно проставити той номер порції, що був зазначений вами в поданому раніше Податковому розрахунку (роз’яснення в категорії 103.25 БЗ). Виняток — якщо виникла необхідність відкоригувати саме ці реквізити звіту.

Що ж, про рецепт поговорили, тепер переходимо до приготування страви, а точніше, покажемо на прикладах, як виправити ті чи інші види помилок.

Помилки в чому завгодно, але не в сумі ПДФО

Почнемо з неправильних даних, які не вплинули на суму сплаченого ПДФО. Це можуть бути «описки», неправильно визначені ознаки ПСП чи типу доходу, помилки, пов’язані з тим, що була неправильно зазначена сума нарахованого доходу тощо.

Неправильний податковий номер працівника

Приклад 1. Працівник прийнятий на роботу 1 вересня 2015 року. За вересень нараховано зарплату в сумі 3000,00 грн. (ПДФО — 433,80 грн.). Через збій програми в Податковому розрахунку за формою № 1 ДФ за 3 квартал 2015 року у графі 2 було неправильно зазначено його реєстраційний номер облікової картки платника податку (далі — ПН): замість ПН 2935515203 зазначено ПН 3335515203. Податковий розрахунок за формою № 1ДФ за 3 квартал було подано 16 жовтня 2015 року. Наприкінці жовтня було виявлено помилку.

На момент виявлення помилки граничний строк подання Податкового розрахунку за 3 квартал 2015 року (9 листопада 2015 року) не минув. А отже, податковий агент може подати звітний новий Податковий розрахунок за 3 квартал 2015 року, в якому повинен замінити рядок з помилковою інформацією на правильну.

Звітний новий податковий розрахунок заповнюємо таким чином.

Фрагмент розділу I звітного нового Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 3 квартал 2015 року

Неправильно зазначена нарахована/виплачена сума доходу

Приклад 2. У поданому Податковому розрахун­ку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2015 року у графах 3 замість нарахованої суми зарплати 9000,00 грн. (3000,00 грн. за кожен місяць) працівника (ПН — 2718900968) помилково була проставлена сума зарплати, виплачена на руки, 7239,60 грн. Помилку виявлено 30 вересня 2015 року. Граничний строк подання Податкового розрахунку за 2 квартал 2015 року минув 10 серпня 2015 року, а отже, коригування можна провести тільки через уточнюючий Податковий розрахунок.

Фрагмент розділу I уточнюючого Податкового розрахунку за 2 квартал 2015 року

Неправильна ознака доходу

Приклад 3. Підприємство у 2 кварталі 2015 року нарахувало та виплатило фізичній особі (ПН 2312487699) (не працівнику підприємства), яка не є підприємцем, орендну плату за використання її автомобіля в сумі 2000,00 грн. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2015 року вона була відображена з ознакою доходу «102».

Проте за роз’ясненням податківців у підкатегорії 103.25 БЗ дохід у вигляді орендної плати за користування транспортними засобами слід відображати з ознакою доходу «127».

Помилку виявили і виправляють в уточнюючому Податковому розрахунку у вересні 2015 року (після подання звіту за 2 квартал 2015 року).

Фрагмент розділу I звітного нового Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2015 року

Доповнюємо забутими даними

На практиці, як правило, зустрічаються такі випадки, коли бухгалтер «забуває» відобразити інформацію про будь-яку виплату в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ.

Перший — коли бухгалтер забув нарахувати будь-який вид доходу і відповідно не відобразив його у Звіті за формою № 1ДФ. Наприклад, ви забули нарахувати суму індексації за червень 2015 року, але нарахували її в липні 2015 року. У цій ситуації ви наводите інформацію про індексацію в поточній формі № 1ДФ. Коригувати інформацію за минулий квартал не потрібно.

Другий — коли бухгалтер нарахував дохід працівнику, але не відобразив його в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ. Найчастішим випадком, що зустрічається, є невідображення у Звіті за формою № 1ДФ інформації про неоподатковуваний дохід. До такого доходу належить дохід, що виплачується підприємством приватним підприємцям. У цій ситуації відкоригувати поданий звіт все ж доведеться. Покажемо це на прикладі.

Приклад 4. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2015 року не зазначена була виплата фізичній особі — підприємцю в сумі 4300,00 грн. (ПН — 2533317243). Це був її дохід від послуг, наданих у межах підприємницької діяльності. У бухгалтерському обліку нарахування та виплата доходу відображені у травні 2015 року. ПДФО із суми виплаченого підприємцю доходу не утримувався, оскільки були надані всі необхідні документи для підтвердження його статусу. Помилку виявлено у вересні 2015 року.

Виправитися потрібно через уточненку. У ній необхідно показати суму нарахованого та виплаченого підприємцю доходу з ознакою «157» у графі 5.

Фрагмент розділу I уточнюючого Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2015 року

Виправляємо помилки в сумі утриманого ПДФО

Настав час розповісти про виправлення помилок, які пов’язані з сумою ПДФО. Зробити в ній помилку можна з різних причин. «Найпопулярніші» з них ми й розглянемо на прикладах.

Застосував не ту пільгу

Приклад 5. Працівниця-вдова (ПН — 2752533425), мати двох дітей до 18 років, була прийнята на роботу 1 липня 2015 року з окладом 3000,00 грн. Вона має право на підвищену дитячу ПСП в розмірі 913,50 грн. на кожну дитину. У вересні її оклад підвищили до 3500,00 грн., і жінка втратила право на ПСП, оскільки для застосування ПСП на двох дітей її граничний дохід має становити у 2015 році не більше 3420,00 грн. Проте помилково утримання ПДФО із заробітної плати за вересень 2015 року здійснювалося із застосуванням ПСП. Податковий розрахунок за 3 квартал 2015 року подали 15 жовтня 2015 року, а помилку було виявлено 19 жовтня 2015 року. Оскільки її виявлено до закінчення граничного строку подання звіту (9 листопада 2015 року), то виправляємося у звітному новому Податковому розрахунку за 3 квартал 2015 року.

Із суми заробітної плати працівниці в липні і серпні 2015 року (3000,00 грн.) слід було утримувати ПДФО у розмірі:

(3000,00 - 3000,00 х 3,6 : 100 - 913,50 х 2) х 15 : : 100 = 159,75 (грн.).

У вересні ПДФО потрібно було утримати в сумі:

(3500,00 - 3500,00 х 3,6 : 100) х 15 : 100 = 506,10 (грн.).

Помилково у вересні було утримано суму:

(3500 - 3500,00 х 3,6 : 100 - 913,50 х 2) = 232,05 грн.

Фрагмент розділу I звітного нового Податкового розрахунку за 3 квартал 2015 року

Зверніть увагу: у графі «4» у рядку на введення має бути зазначено фактично сплачений ПДФО.

У такому разі перерахування недоплати ПДФО в сумі 274,05 грн. (506,10 грн. - 232,05 грн.) ви покажете у звіті в тому кварталі, коли вона буде фактично перерахована (за 4 квартал 2015 року)*.

* «Старі» рекомендації, наприклад, наведені в листі ДПАУ від 07.02.2008 р. № 2155/7/17-0217.

Не утримали ПДФО з допомоги

Приклад 6. У травні 2015 року роботодавець надав працівнику (ПН — 2756321551) допомогу на поховання його родича, який не перебував у трудових відносинах з цим податковим агентом. Сума допомоги — 2000,00 грн. ПДФО із суми допомоги утриманий не був. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2015 року вона була відображена з ознакою доходу «146». Оклад працівника — 1800,00 грн.

На жаль, роботодавець допустив декілька помилок. У 2015 році він мав право не обкладати ПДФО кошти або вартість майна (послуг), що надаються як допомога на поховання померлого платника податку його роботодавцем за останнім місцем роботи (у тому числі перед виходом на пенсію) такого платника податків у розмірі 3420 грн. ( п.п. «б» п.п. 165.1.22 ПКУ).

У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ цю неоподатковувану допомогу відображають з ознакою доходу «146».

Важливо! Для неоподаткування такої допомоги необхідно враховувати обмеження не тільки за її розміром, а й за одержувачами допомоги (допомога має бути надана на поховання працівника підприємства або пенсіонера, якщо таке підприємство було для нього останнім місцем роботи).

У нашій ситуації допомогу надано працівнику на поховання родича, який ніколи не перебував у трудових відносинах з благодійником. А отже, її сума не підпадає під пільгу, установлену п.п. «б» п.п. 165.1.22 ПКУ.

Для працівника надана допомога на поховання родича буде оподатковуваним доходом у вигляді додаткового блага. Цей дохід слід оподатковувати за ставками 15 % або 15 % і 20 %. У звіті його суму відображають з ознакою доходу «126».

Як виправити помилку? Ураховуючи, що допомогу вже виплачено, підприємству необхідно донарахувати і за рахунок своїх коштів сплатити ПДФО. Урахуйте: сума виплаченої працівнику матеріальної допомоги (2000,00 грн.) — це «чиста» сума доходу, отримана на руки, а отже, сума оподатковуваного доходу становитиме:

2000,00 x 1,176471 = 2352,94 (грн.).

Сума ПДФО, яка має бути перерахована підприємством до бюджету:

2352,94 x 15 : 100 = 352,94 (грн.).

Крім того, неправильна класифікація виплаченого працівнику доходу призвела до того, що у графі 5 розділу I звітного Податкового розрахунку за 2 квартал 2015 року неправильно зазначений код ознаки такого доходу (замість «126» зазначено «146»).

Помилки було виявлено у вересні 2015 року, тому виправимо їх в уточненці.

Фрагмент розділу I уточнюючого Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 2 квартал 2015 року

Сума заборгованості з ПДФО буде погашена підприємством у 3 кварталі 2015 року, тому в Податковому розрахунку за 3 квартал потрібно буде заповнити такий рядок:

Фрагмент розділу I звітного Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за 3 квартал 2015 року

Ну що ж. Виявляється, «не такий страшний чорт, як його малюють». Ми з вами розібралися у виправленні помилок у розділі I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ.

висновки

• У звітному новому Податковому розрахунку, як і в уточнюючому, відображаємо тільки ті рядки в табличній частині, які потрібно вилучити/ввести/замінити.
• Для вилучення одного помилкового рядка потрібно повторити всі графи такого рядка і в графі 9 зазначити «1» — рядок на вилучення, а для введення нового або пропущеного рядка необхідно повністю заповнити всі її графи і в графі 9 зазначити «0» — рядок на введення.
• У разі, якщо бухгалтер забув донарахувати будь-яку виплату, то він повинен це зробити в поточному місяці і відповідно відобразити її та утриманий з неї ПДФО в поточному Податковому розрахунку