За приписами ч. 5 ст. 8 Закону № 996 підприємство самостійно:
— обирає форму бухгалтерського обліку з дотриманням єдиних засад, установлених Законом № 996, і з урахуванням особливостей своєї діяльності та технології обробки облікових даних;
— розробляє систему та форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності та контролю господарських операцій;
— визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів;
— затверджує правила документообігу і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку;
— може виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобов’язані вести бухгалтерський облік.
Таким чином, крім установлення облікової політики,
керівництво (власники) підприємства мають розробити порядок організації та ведення бухгалтерського обліку
Такий порядок закріплюють у наказі про організацію бухгалтерського обліку. Зауважте: на наш погляд, зазначений наказ потрібно видавати окремо від наказу про облікову політику. Хоча на невеликих підприємствах питання організації бухгалтерського обліку можуть бути викладені в окремому розділі єдиного наказу, що встановлює порядок організації бухгалтерського обліку та облікову політику.
Періодичність видання такого наказу встановлюється підприємством самостійно. За необхідності до нього вносять зміни і доповнення або викладають у новій редакції.
Наведемо основні питання, які необхідно висвітлити в наказі про організацію бухгалтерського обліку.
1. Форма організації бухгалтерського обліку (детально ви можете прочитати про це в розділі 6 на с. 41).
2. Форма бухгалтерського обліку як певна система регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них із дотриманням єдиних принципів, установлених Законом № 996, і з урахуванням особливостей діяльності підприємства та технології обробки облікових даних.
Наприклад, у наказі про організацію бухобліку може зазначатися, що підприємство застосовує регістри бухгалтерського обліку, затверджені наказом № 356.
Малі підприємства, які складають фінансову звітність відповідно до П(С)БО 25, мають право застосовувати регістри, затверджені наказом № 422. Якщо ж вам дозволено систематизувати інформацію, що міститься в первинних документах, без додержання принципу подвійного запису (детальніше див. на с. 10), можете використовувати облікові регістри, наведені в Методрекомендаціях № 720.
Проте наразі важко знайти підприємство, яке вело б облік уручну, а не за допомогою бухгалтерської програми. Якщо ваше підприємство також комп’ютеризувало свій облік, у наказі слід зазначити назву програми.
3. Перелік осіб, які мають право підписувати бухгалтерські документи. Зазвичай такий перелік оформляють як додаток до наказу про організацію бухобліку. Його необхідно довести до відома всіх зацікавлених підрозділів підприємства. Зазначені в переліку особи несуть відповідальність за достовірність підписаних ними документів, а також за їх своєчасне складання та передання для обробки згідно з графіком документообігу.
4. Правила документообігу і технологія обробки облікової інформації.
Рух первинних документів з моменту їх створення до передання на зберігання регламентує графік документообігу. Якоїсь уніфікованої форми такого графіка не існує. Кожне підприємство розробляє його з урахуванням особливостей своєї діяльності. При цьому потрібно передбачити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через яких проходить кожен первинний документ, а також мінімальний строк його перебування в підрозділі.
При складанні графіка документообігу перш за все необхідно визначити:
— перелік документів, які підприємство створює або отримує від інших організацій;
— список відповідальних осіб, які допускаються до складання певних документів, їх обробки, контролю за правильністю та своєчасністю їх оформлення;
— схеми взаємодії між підрозділами підприємства (виконавцями);
— порядок проходження кожної форми документа від одного виконавця (або підрозділу) до іншого;
— строки складання та обробки документів з урахуванням строків подання облікової інформації кінцевому споживачу.
Конкретним виконавцям вручають виписку з графіка документообігу
У такій виписці перелічують тільки документи, що належать до сфери функціональних обов’язків виконавця. Також у ній зазначають підрозділи, до яких ці документи мають бути передані після створення, перевірки або обробки, і строки їх передання.
У цілому по підприємству графік документообігу складають на підставі відповідних графіків його підрозділів. Контроль за додержанням виконавцями графіка документообігу на підприємстві здійснює головний бухгалтер.
У п. 5.3 Положення № 88 вказано: графік документообігу оформляють у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт. На практиці його часто складають у табличній формі. Наприклад, графік документообігу може виглядати, як показано на рис. 7.1. Також можна взяти за основу приклад графіка документообігу, наведений у додатку до Положення № 105.
Детальніше про документообіг див. у підрозділі 8.6 цього спецвипуску на с. 90.
Зауважте: оскільки правила документообігу затверджуються підприємством самостійно, рішення щодо необхідності складання графіка документообігу належить до компетенції конкретного підприємства. На це вказує Мін’юст у листі від 10.04.2014 р. № 151-0-2-14/6.1.
Тепер про технологію обробки облікової інформації. Більшість підприємств уже давно відмовилася від ручного способу обліку. Засобами обробки інформації найчастіше є персональні комп’ютери, які об’єднують у локальні та глобальні мережі. Проте окремі первинні документи, як і раніше, можуть складати вручну.
При автоматичному способі обробки інформації в наказі про організацію бухгалтерського обліку потрібно перелічити всі види програмного забезпечення, що використовуються. Якщо ж автоматизація неповна, то слід зазначити, у який спосіб обробляється інформація на тій чи іншій ділянці обліку.
Також при автоматичному веденні обліку є сенс визначити періодичність виведення облікових регістрів на паперові носії. Причому цей строк може відрізнятися залежно від видів регістрів.
5. Використання системи рахунків бухгалтерського обліку.
Ви вже могли дізнатися з розділу 1 (див. с. 7), що великі та середні підприємства, які не використовують МСФЗ, застосовують План рахунків та Інструкцію № 291. Причому їм дозволяється обрати, будуть вони застосовувати рахунки класу 8 «Витрати за елементами» чи ні.
Суб’єкти малого підприємництва і представництва іноземних суб’єктів господарювання можуть використовувати в роботі або загальний План рахунків, або Спрощений план рахунків. Крім того, Інструкція № 291 говорить про те, що малі підприємства та організації, які не ведуть комерційної діяльності, можуть вести облік витрат з використанням:
— одночасно рахунків класів 8 «Витрати за елементами» і 9 «Витрати діяльності»;
— тільки рахунків класу 9 «Витрати діяльності»;
— тільки рахунків класу 8 «Витрати за елементами».
Зверніть увагу: останній варіант ведення обліку (тільки з використанням рахунків класу 8) буде не дуже зручним. Адже наразі у Звіті про фінансові результати за формами № 2-м і № 2-мс витрати групують за витратами діяльності, а не за елементами витрат. Тому підприємствам доцільніше вести облік своїх витрат на рахунках класу 9. Це спростить складання фінзвітності. Зауважимо також, що Спрощений план рахунків узагалі не містить рахунків класу 8.
Вибір одного із дозволених Інструкцією № 291 варіантів підприємство відображає в наказі про організацію бухобліку.
6. Уведення додаткових субрахунків (рахунків другого, третього порядків).
Інструкція № 291 дозволяє підприємствам уводити нові субрахунки (рахунки другого, третього порядків) виходячи з потреб управління, контролю, аналізу та обліку. При цьому повинні зберігатися коди (номери) субрахунків, наведених у зазначеній Інструкції. Наприклад, підприємство може ввести додаткові субрахунки для обліку транспортно-заготівельних витрат до рахунків обліку запасів.
Робочий план рахунків, що використовується на підприємстві, як правило, наводять у додатку до наказу про організацію бухгалтерського обліку.
7. Система та форма внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності та контролю господарських операцій.
Під внутрішньогосподарським (управлінським) обліком розуміють систему обробки та підготовки інформації про діяльність підприємства для внутрішніх користувачів у процесі управління підприємством. При цьому підприємство самостійно встановлює, яка саме інформація і в якій формі потрібна керівництву для прийняття управлінських рішень.
8. Виділення на окремий баланс філій, представництв, відділень та інших відокремлених підрозділів, які зобов’язані вести бухгалтерський облік.
Які саме відокремлені підрозділи будуть самостійно вести бухоблік і складати окремий баланс, а також інші форми фінансової звітності, підприємство встановлює в наказі про організацію бухобліку. Пам’ятайте: показники фінзвітності підрозділів, виділених на окремий баланс, уключають до фінансової звітності підприємства. При цьому інформацію про внутрішньогосподарські розрахунки з такими підрозділами у звітності підприємства наводити не потрібно.
Також, на наш погляд, у наказі про організацію бухобліку може бути застережено порядок проведення інвентаризації активів та зобов’язань для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і фінансової звітності підприємства. Водночас, на думку Мінфіну, цю інформацію включають до наказу про облікову політику.
Наведемо зразок наказу про організацію бухгалтерського обліку.
висновки
Інструкція № 291 дозволяє підприємствам уводити нові субрахунки (рахунки другого, третього порядків) виходячи з потреб управління, контролю, аналізу та обліку.
Для обліку витрат підприємства можуть (але не зобов’язані) використовувати рахунки класу 8 «Витрати за елементами».
Підприємство визначає перелік осіб, які мають право підписувати бухгалтерські документи, і доводить його до відома своїх структурних підрозділів.
Графік документообігу оформляють у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку і строків виконання робіт.
При автоматичному способі обробки інформації в наказі про організацію бухгалтерського обліку потрібно перелічити всі види програмного забезпечення, що використовується.
