«Получи и распишись!»* (щодо підпису відповідальної особи у «первинці»)

* Із м/ф «Ти ба, Масляна!».

Для початку нагадаємо, що первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій. Вони фіксують факти здійснення господарських операцій і повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення (ст. 9 Закону про бухоблік**).

** Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

Перелік обов’язкових реквізитів первинного документу встановлено ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88***. До таких реквізитів належать:

*** Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

— назва документа (форми);

— дата і місце складання;

— назва підприємства, від імені якого складено документ;

— зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі);

— посади (і прізвища) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

— особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис», або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Зауважимо:

підпис особи, відповідальної за господарську операцію, дійсно є серед обов’язкових реквізитів первинного документа

На цьому, зокрема, наголошує Мінфін, коли заявляє, що у первинному документі є обов’язковою наявність підпису особи, уповноваженої на проведення господарської операції і підписання первинного документа (див. лист від 04.08.2010 р. № 31-34010-10-21/20263).

Водночас підприємство може самостійно визначати права працівників на підписання бухгалтерських документів (ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік). Для цього керівник підприємства затверджує перелік осіб (тобто посад), які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна (п. 2.13 Положення № 88).

При цьому, як наголошує Мінфін, слід виходити з вимог чинного законодавства про визначені посади для підписання окремих первинних документів та передбачати (або не передбачати) права для підписання первинних документів заступниками керівників (див. лист від 04.08.2010 р. № 31-34010-10-21/20263).

Про які вимоги тут може ітися? Ну, наприклад, про вимоги для підписання касових ордерів. При цьому прибутковий касовий ордер може підписувати або головний бухгалтер, або інша уповноважена керівником особа (п. 3.3 Положення № 637****). А от видатковий касовий ордер окрім підпису однієї із вищезазначених осіб має також містити підпис керівника (п. 3.4 Положення № 637). В такому випадку підпис керівника, безумовно, потрібен, хоч його і немає серед загального переліку обов’язкових реквізитів первинного документа.

**** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Але чи правомірно застосовувати такі вимоги до всіх первинних документів? І навіть якщо підпис певної посадової особи потрібен (є обов’язковим реквізитом конкретно для цього документа), то чим загрожує його відсутність підприємству? Чи можна такий документ вважати нікчемним і, наприклад, позбавляти за такими документами витрат для цілей визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток (виходячи з вимог п. 44.1 ПКУ)?

На нашу думку, такого бути не повинно. Для обґрунтування звернемося до свіжої судової практики, що мала на меті визначити, яке значення обов’язкових реквізитів у первинних документах і які наслідки того, якщо декотрі із цих реквізитів мають недоліки.

Так от, ВАСУ послідовно стверджує, що:

незначні недоліки в заповненні реквізитів первинних бухгалтерських документів не роблять їх недійсними і не свідчать про їх неналежність та недопустимість як доказів

За яких саме умов недоліки у заповненні реквізитів первинного документа вважаються незначними? ВАСУ називає незначними такі недоліки, за наявності яких є можливість встановити:

(1) зміст господарської операції;

(2) вартісний вираз цієї операції;

(3) учасників господарської операції.

(4) інші відомості, інформація про які повинна міститися в обов’язкових реквізитах.

Окрім того, в одному із судових рішень (див. ухвалу ВАСУ від 18.03.2015 р. у справі № К/9991/27384/11*****) промайнула ще одна цікава думка. Згідно з нею, відсутність окремих документів, а так само недоліків у їх оформленні не є підставою для висновків про відсутність господарської операції, якщо з інших даних вбачається, що фактичний рух активів або зміни у власному капіталі чи зобов’язаннях платника у зв’язку з його господарською діяльністю мали місце.

***** Див.: http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/43765380.

Нижче у таблиці наведемо приклади тих первинних документів, незначні недоліки у заповненні яких визнано судами такими, що не заважають встановити зазначені відомості. Також будемо наводити приклади власне незначних недоліків (у тих рішеннях, із тексту яких зрозуміло, що це за недоліки)******.

****** Там, де з тексту рішень не вдалося визначити, про які саме недоліки йшлося, ми конкретні недоліки не зазначаємо.

Незначні недоліки у первинних документах

Як бачимо, щодо незначних недоліків у реквізитах «первинки» судова практика фактично виробила єдиний принцип, застосовний до найрізноманітніших документів. Сподіваємося, податківці візьмуть це до уваги і не будуть при перевірках шукати у чорній кімнаті чорну кішку, якої там немає.

висновки

• Первинні документи фіксують факт здійснення господарських операцій і повинні містити обов’язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону про бухоблік.
• Підпис особи, відповідальної за господарську операцію, є обов’язковим реквізитом первинного документа. Перелік осіб, уповноважених на підписання первинки, визначає керівник підприємства.
• Судова практика наразі єдина у тому, що незначні недоліки у реквізитах первинних документів не є підставою вважати такі документи нікчемними.