Створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація, є невід’ємною частиною діяльності будь-якого підприємства. Конкретний склад управлінських документів визначається функціями того чи іншого суб’єкта господарювання. Про те, якою буває управлінська документація і за якими ознаками її класифікують, розповість цей розділ спецвипуску.
Спершу давайте пригадаємо, що таке документування. У загальних рисах — це процес, що включає всі операції з підготовки, складання, погодження, оформлення та виготовлення документа. При цьому система документування передбачає наявність та дотримання певних норм і вимог до створення документів, що закріплені законодавчими актами та нормативними документами про діловодство.
Єдність правил документування управлінських дій забезпечує уніфікована система документації
Уніфікована система документації — це система документації, створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності. Уніфіковані системи документації необхідні для скорочення обсягу документів, а також зниження витрат на їх складання та обробку.
Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98 визначає уніфіковані системи:
— організаційно-розпорядчої документації;
— первинно-облікової документації;
— банківської документації;
— фінансової документації;
— звітно-статистичної документації;
— планової документації;
— ресурсної документації;
— торговельної документації;
— зовнішньоторговельної документації;
— цінової документації;
— документації з праці, соціальних питань і захисту населення;
— документації з побутового обслуговування населення;
— бухгалтерсько-облікової документації;
— документації з Пенсійного фонду;
— словниково-довідкової документації.
Як бачите, діяльність будь-якого підприємства відображається в різних системах документації. Безумовно, за родом своєї діяльності бухгалтер найчастіше стикається з первинно-обліковими, бухгалтерсько-обліковими та звітно-статистичними документами. Їх типові форми, як правило, затверджено нормативно-правовими актами.
Але не бухобліком єдиним... Також досить часто ви, напевно, маєте справу з організаційно-розпорядчою документацією. Про складання цих документів ми в основному й говоритимемо в наступних розділах спецвипуску.
Організаційно-розпорядча документація поділяється на:
— організаційну, яка містить правила, норми, що визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад підприємства, а також функціональний зміст діяльності підприємства та його підрозділів. Це статут підприємства, положення про його структурні підрозділи, посадові інструкції, штатні розписи, договори тощо;
— розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності підприємства, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань. До розпорядчої документації належать постанови, рішення, накази, розпорядження;
— інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої приймають певні управлінські рішення. Це акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо.
Усе розмаїття документів класифікують за різними ознаками, а саме за:
1) видами діяльності;
2) походженням;
3) місцем складання;
4) найменуванням;
5) ступенем складності;
6) строками виконання;
7) строками зберігання;
8) ступенем оригінальності;
9) технікою створення;
10) способом фіксації інформації тощо.
Залежно від походження документи бувають:
— службові — документи, які створило чи отримало підприємство (або інший суб’єкт господарювання) у процесі діяльності;
— особисті — документи, що посвідчують особу власника, його права, обов’язки, соціальне становище, а також можуть містити біографічні та/або інші відомості про нього;
— документи особового походження — документи, складені фізичними особами поза службовою діяльністю або які перебувають у їх приватних зібраннях.
За місцем складання документи поділяють на:
— внутрішні — що складаються на конкретному підприємстві та використовуються всередині нього;
— зовнішні — що надійшли на підприємство (вхідні) або надсилаються підприємством іншим юридичним чи фізичним особам (вихідні).
За найменуванням розрізняють декілька десятків видів і різновидів документів. Серед видів документів можна виділити, наприклад, акти, відомості, договори, інструкції, накази, протоколи, службові листи тощо. Існують різновиди таких документів, як акт (акт прийняття-передачі, дефектний акт тощо). Відомо також безліч різновидів інструкцій, договорів тощо.
За ступенем складності документи бувають:
— прості — містять інформацію з одного питання;
— складні — містять інформацію щодо декількох питань.
За термінами виконання виділяють документи:
— термінові, які виконують у терміни, установлені законом, відповідним нормативно-правовим актом, а також документи з позначкою «Терміново»;
— нетермінові, які виконують у терміни, визначені керівництвом підприємства.
За строками зберігання бувають документи:
— постійного зберігання;
— тимчасового зберігання — документи з установленим строком зберігання, після закінчення якого їх можна знищити. З документів тимчасового зберігання, у свою чергу, виділяють документи до 10 років зберігання (включно) і більше 10 років.
За ступенем оригінальності розрізняють:
— чернетка (попередня редакція документа);
— оригінал — примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили;
— копія — документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак. У свою чергу, копія може бути:
а) незасвідчена — копія службового документа, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили;
б) засвідчена — копія службового документа, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу.
Інколи для роботи потрібна не копія оригінального документа, а витяг з того чи іншого його розділу.
Витяг — це засвідчена копія частини тексту службового документа. При оформленні витягу необхідно зазначати, з якого документа його зроблено.
У разі втрати власником оригіналу документа відповідним органом або підприємством може бути видано його дублікат
Він є повторно оформленим службовим документом для користування замість загубленого або пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.
За технікою створення документи бувають рукописні та друковані.
За способом фіксації інформації розрізняють:
— письмовий документ — текстовий документ, зміст якого зафіксовано за допомогою письмових знаків;
— графічний документ — зображувальний документ, зміст якого зафіксовано у вигляді рисунка або креслення лініями, штрихами, світлотінню;
— аудіовізуальний документ — документ, зміст якого подано у вигляді зображення та/або запису звуку, для фіксування та/або відтворювання яких використовують відповідну апаратуру;
— відеодокумент — документ, зміст якого зафіксовано засобами відеозапису;
— кінодокумент — документ, зміст якого зафіксовано за допомогою кінематографічних засобів і представлено у вигляді послідовно розташованих фотографічних зображень;
— фотодокумент — документ, зміст якого зафіксовано за допомогою фотографічних засобів у вигляді окремих фотозображень;
— фонодокумент — документ, зміст якого зафіксовано будь-якою системою звукозапису;
— електронний документ — документ, який створюють і використовують тільки в межах комп’ютерної системи.
А тепер, розглянувши класифікацію документів, розповімо про основні вимоги до порядку оформлення та складання документів, що створюються на підприємствах.
висновки
- Для скорочення обсягу документів, а також зниження витрат на їх складання та обробку використовують уніфіковані системи документації.
- Найбільш загальною та численною є система організаційно-розпорядчої документації.
- Усе різноманіття документів класифікують за різними ознаками.
