(044) 581-10-10 Передзвоніть менi
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
1/10
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Грудень , 2016/№ 102

Управлінська документація та її класифікація

Ніхто не стане сперечатися з тим, що будь-яка освічена людина повинна вміти написати заяву або автобіографію. Також не завадить знати, як скласти довіреність, доповідну чи пояснювальну записку. Бухгалтер, крім іншого, нерідко змушений займатися складанням актів, протоколів, наказів, посадових інструкцій та іншої службової документації. Але чи знаєте ви, як правильно це робити? Адже в документах важливі і зміст, і форма. Для того щоб вони мали юридичну силу, швидко оброблялися та оперативно виконувалися, необхідно дотримуватися певних правил. Ці правила вироблені багаторічною практикою діловодства і викладені в різних нормативно-правових актах.
У цьому спецвипуску ми поговоримо про основні вимоги до складання та оформлення найрізноманітніших документів, що створюються на підприємстві. Перш за все приділимо увагу обов’язковим реквізитам. Ви зможете пригадати, як їх правильно оформляти та розміщувати. Крім того, у спецвипуску ви знайдете зразки різних організаційних, інформаційно-довідкових і розпорядчих документів. Також розглянемо, як документують свою діяльність колегіальні органи. А ще ви дізнаєтеся, яким чином організувати документообіг на підприємстві, у тому числі в електронній формі.
Спецвипуск для вас підготували редактор Наталія Вороная, податкові експерти Наталія Чернишова і Наталя Альошкіна.

Створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація, є невід’ємною частиною діяльності будь-якого підприємства. Конкретний склад управлінських документів визначається функціями того чи іншого суб’єкта господарювання. Про те, якою буває управлінська документація і за якими ознаками її класифікують, розповість цей розділ спецвипуску.

Спершу давайте пригадаємо, що таке документування. У загальних рисах — це процес, що включає всі операції з підготовки, складання, погодження, оформлення та виготовлення документа. При цьому система документування передбачає наявність та дотримання певних норм і вимог до створення документів, що закріплені законодавчими актами та нормативними документами про діловодство.

Єдність правил документування управлінських дій забезпечує уніфікована система документації

Уніфікована система документації — це система документації, створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності. Уніфіковані системи документації необхідні для скорочення обсягу документів, а також зниження витрат на їх складання та обробку.

Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98 визначає уніфіковані системи:

— організаційно-розпорядчої документації;

— первинно-облікової документації;

— банківської документації;

— фінансової документації;

— звітно-статистичної документації;

— планової документації;

— ресурсної документації;

— торговельної документації;

— зовнішньоторговельної документації;

— цінової документації;

— документації з праці, соціальних питань і захисту населення;

— документації з побутового обслуговування населення;

— бухгалтерсько-облікової документації;

— документації з Пенсійного фонду;

— словниково-довідкової документації.

Як бачите, діяльність будь-якого підприємства відображається в різних системах документації. Безумовно, за родом своєї діяльності бухгалтер найчастіше стикається з первинно-обліковими, бухгалтерсько-обліковими та звітно-статистичними документами. Їх типові форми, як правило, затверджено нормативно-правовими актами.

Але не бухобліком єдиним... Також досить часто ви, напевно, маєте справу з організаційно-розпорядчою документацією. Про складання цих документів ми в основному й говоритимемо в наступних розділах спецвипуску.

Організаційно-розпорядча документація поділяється на:

організаційну, яка містить правила, норми, що визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад підприємства, а також функціональний зміст діяльності підприємства та його підрозділів. Це статут підприємства, положення про його структурні підрозділи, посадові інструкції, штатні розписи, договори тощо;

розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності підприємства, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань. До розпорядчої документації належать постанови, рішення, накази, розпорядження;

інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої приймають певні управлінські рішення. Це акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо.

Усе розмаїття документів класифікують за різними ознаками, а саме за:

1) видами діяльності;

2) походженням;

3) місцем складання;

4) найменуванням;

5) ступенем складності;

6) строками виконання;

7) строками зберігання;

8) ступенем оригінальності;

9) технікою створення;

10) способом фіксації інформації тощо.

Залежно від походження документи бувають:

— службові — документи, які створило чи отримало підприємство (або інший суб’єкт господарювання) у процесі діяльності;

— особисті — документи, що посвідчують особу власника, його права, обов’язки, соціальне становище, а також можуть містити біографічні та/або інші відомості про нього;

— документи особового походження — документи, складені фізичними особами поза службовою діяльністю або які перебувають у їх приватних зібраннях.

За місцем складання документи поділяють на:

— внутрішні — що складаються на конкретному підприємстві та використовуються всередині нього;

— зовнішні — що надійшли на підприємство (вхідні) або надсилаються підприємством іншим юридичним чи фізичним особам (вихідні).

За найменуванням розрізняють декілька десятків видів і різновидів документів. Серед видів документів можна виділити, наприклад, акти, відомості, договори, інструкції, накази, протоколи, службові листи тощо. Існують різновиди таких документів, як акт (акт прийняття-передачі, дефектний акт тощо). Відомо також безліч різновидів інструкцій, договорів тощо.

За ступенем складності документи бувають:

— прості — містять інформацію з одного питання;

— складні — містять інформацію щодо декількох питань.

За термінами виконання виділяють документи:

— термінові, які виконують у терміни, установлені законом, відповідним нормативно-правовим актом, а також документи з позначкою «Терміново»;

— нетермінові, які виконують у терміни, визначені керівництвом підприємства.

За строками зберігання бувають документи:

— постійного зберігання;

— тимчасового зберігання — документи з установленим строком зберігання, після закінчення якого їх можна знищити. З документів тимчасового зберігання, у свою чергу, виділяють документи до 10 років зберігання (включно) і більше 10 років.

За ступенем оригінальності розрізняють:

— чернетка (попередня редакція документа);

— оригінал — примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили;

— копія — документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак. У свою чергу, копія може бути:

а) незасвідчена — копія службового документа, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили;

б) засвідчена — копія службового документа, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу.

Інколи для роботи потрібна не копія оригінального документа, а витяг з того чи іншого його розділу.

Витяг — це засвідчена копія частини тексту службового документа. При оформленні витягу необхідно зазначати, з якого документа його зроблено.

У разі втрати власником оригіналу документа відповідним органом або підприємством може бути видано його дублікат

Він є повторно оформленим службовим документом для користування замість загубленого або пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

За технікою створення документи бувають рукописні та друковані.

За способом фіксації інформації розрізняють:

— письмовий документ — текстовий документ, зміст якого зафіксовано за допомогою письмових знаків;

— графічний документ — зображувальний документ, зміст якого зафіксовано у вигляді рисунка або креслення лініями, штрихами, світлотінню;

— аудіовізуальний документ — документ, зміст якого подано у вигляді зображення та/або запису звуку, для фіксування та/або відтворювання яких використовують відповідну апаратуру;

— відеодокумент — документ, зміст якого зафіксовано засобами відеозапису;

— кінодокумент — документ, зміст якого зафіксовано за допомогою кінематографічних засобів і представлено у вигляді послідовно розташованих фотографічних зображень;

— фотодокумент — документ, зміст якого зафіксовано за допомогою фотографічних засобів у вигляді окремих фотозображень;

— фонодокумент — документ, зміст якого зафіксовано будь-якою системою звукозапису;

— електронний документ — документ, який створюють і використовують тільки в межах комп’ютерної системи.

А тепер, розглянувши класифікацію документів, розповімо про основні вимоги до порядку оформлення та складання документів, що створюються на підприємствах.

висновки

  • Для скорочення обсягу документів, а також зниження витрат на їх складання та обробку використовують уніфіковані системи документації.
  • Найбільш загальною та численною є система організаційно-розпорядчої документації.
  • Усе різноманіття документів класифікують за різними ознаками.
управлінська документація, службові документи, уніфікована система документації, організаційно-розпорядча документація додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ми сподіваємося, що ця стаття була для Вас корисною.

Щоб отримати можливість читати журнал «Податки та бухгалтерський облік» повністю в будь-який час і з будь-якого носія, просто оформіть передплату на видання!

 

Передплата на «Податки та бухгалтерський облік» це:

  • доступ до всіх номерів журналу та фахової літератури в будь-який час
  • читання журналу з будь-яких електронних носіїв
  • можливість обговорювати і ставити запитання експертам редакції абсолютно безкоштовно.

Передплатити «Податки та бухгалтерський облік»

Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті
 Вхід в систему ×  Сесію завершено × Ви здійснили вхід на сайт з іншого браузера або комп'ютера. Щоб читати журнали, будь ласка, авторизуйтесь ще раз
Показати пароль  Забули пароль?
 Відновлення паролю × Введіть Ваш e-mail, і ми надішлемо Вам інформацію для відновлення пароля на поштову скриньку
 Реєстрація ×

Введіть тільки ваше ім'я, щоб ми знали як до вас звернутися.
Прізвище та по ім'я батькові ви зможете пізніше вказати в своєму профілі.

 

Допускаються російські і українські символи.

Телефон використовується тільки для зв'язку з вами.

Приклад: +38 (066) 870-10-10

Даний номер телефону вже використовується користувачами : . Це часом не ви?

Ви можете увійти під одним з існуючих email адресів. Якщо Ви забули пароль, відновіть його.

Нагадуємо, що один номер телефону може бути використаний максимум 3 рази!

Пошта стане вашим логіном в системі. З її допомогою ви зможете увійти та відновити забутий пароль.

На пошту приходять системні повідомлення та інша корисна інформація.

Показати пароль 

Вкажіть пароль за допомогою якого ви зможете увійти в систему.

Натисніть кнопку "Показати пароль" , щоб побачити введені символи

Цей номер телефону прив'язаний до 3 email адрес: .

Ви можете:

- використати інший номер телефону для реєстрації;

- увійти під одним з існуючих облікових записів;

- відновити забутий пароль

 ЗВОРОТНИЙ ДЗВІНОК ×

Введіть тільки ваше ім'я, щоб ми знали як до вас звернутися.
Прізвище та по ім'я батькові ви зможете пізніше вказати в своєму профілі.

 

Допускаються російські і українські символи.

Телефон використовується тільки для зв'язку з вами.

Приклад: +38 (066) 870-10-10

Даний номер телефону вже використовується користувачами : . Це часом не ви?

Ви можете увійти під одним з існуючих email адресів. Якщо Ви забули пароль, відновіть його.

Нагадуємо, що один номер телефону може бути використаний максимум 3 рази!

Цей номер телефону прив'язаний до 3 email адрес: .

Ви можете:

- використати інший номер телефону для реєстрації;

- увійти під одним з існуючих облікових записів;

- відновити забутий пароль

Дякуємо за вашу заявку! Наш фахівець зв'яжеться з вами найближчим часом.
Телефони × (044) 581-10-10 (066) 87-010-10 (097) 78-010-10 Передзвоніть менi
Ви не авторизовані на сайті × Ця функція доступна тільки авторизованим користувачам. Будь ласка увійдіть або зареєструйтесь.