Податки & бухоблік: № 102, грудень, 2016

Управлінська документація та її класифікація Ніхто не стане сперечатися з тим, що будь-яка освічена людина повинна вміти написати заяву або автобіографію. Також не завадить знати, як скласти довіреність, доповідну чи пояснювальну записку. Бухгалтер, крім іншого, нерідко змушений займатися складанням актів, протоколів, наказів, посадових інструкцій та іншої службової документації. Але чи знаєте ви, як правильно це робити? Адже в документах важливі і зміст, і форма. Для того щоб вони мали юридичну силу, швидко оброблялися та оперативно виконувалися, необхідно дотримуватися певних правил. Ці правила вироблені багаторічною практикою діловодства і викладені в різних нормативно-правових актах. У цьому спецвипуску ми поговоримо про основні вимоги до складання та оформлення найрізноманітніших документів, що створюються на підприємстві. Перш за все приділимо увагу обов’язковим реквізитам. Ви зможете пригадати, як їх правильно оформляти та розміщувати. Крім того, у спецвипуску ви знайдете зразки різних організаційних, інформаційно-довідкових і розпорядчих документів. Також розглянемо, як документують свою діяльність колегіальні органи. А ще ви дізнаєтеся, яким чином організувати документообіг на підприємстві, у тому числі в електронній формі. Спецвипуск для вас підготували редактор Наталія Вороная, податкові експерти Наталія Чернишова і Наталя Альошкіна.

Складаємо та оформляємо документи Створення будь-якого службового документа передбачає два етапи: (1) складання тексту і (2) безпосередньо оформлення документа, тобто фіксування його реквізитів. Загальні правила оформлення викладено в ДСТУ 4163. Цей стандарт поширюється на всі організаційно-розпорядчі документи. Крім того, його вимоги в частині оформлення реквізитів можна застосовувати до всіх класів уніфікованих систем документації. Користуючись нормами зазначеного ДСТУ, а також іншими нормативними актами, розглянемо основні правила складання та оформлення документів.

Рекомендації щодо складання тексту документа Як ви могли дізнатися з попереднього розділу спецвипуску, текст документа — один з його реквізитів. Причому обов’язкових. Загальні вимоги до складання тексту документа наведено в Правилах № 1000/5. Крім того, для таких цілей можна керуватися приписами, установленими ДСТУ 1.5. Керуючись цими і низкою інших документів, наведемо далі рекомендації про те, як грамотно і зручно для користування скласти текст документа.

Організаційно-розпорядча документація підприємства Крім загальних вимог до тексту службових документів, необхідно враховувати, що кожен вид документа має свою схему побудови та особливості оформлення. У цьому розділі спецвипуску ми розберемо основні правила складання окремих видів організаційної та розпорядчої документації підприємства, а саме: статуту, положення, інструкції, структури і штатної чисельності, штатного розпису та наказу.

Документуємо діяльність колегіальних органів Для вирішення тих чи інших питань на підприємствах досить часто формують постійні або тимчасові колегіальні органи (наприклад, різні комісії). Їх робота документується постановами, рішеннями, розпорядженнями. Постанови та рішення приймають у результаті обговорення певних завдань і питань на засіданнях (нарадах) колегіальних органів. Хід засідань фіксують у протоколах, які оформляють відповідно до визначених правил. Що це за правила, розберемося в цьому розділі спецвипуску.

Оформляємо інформаційно-довідкові документи Значну частину документів, що створюються на підприємстві та надходять ззовні, становлять інформаційно-довідкові документи (акти, службові листи, доповідні та пояснювальні записки, довідки, огляди, відгуки тощо). Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії (наприклад, до видання розпорядчих документів), а може бути просто взята до відома. Про оформлення найбільш поширених різновидів інформаційно-довідкової документації поговоримо в цьому розділі спецвипуску.

Оформляємо документи з особового складу Ведення документації з особового складу на підприємствах та в організаціях будь-якої форми власності передбачено відповідними законодавчими та нормативними актами: КЗпП, Законом про відпустки, Інструкцією № 58 тощо. До документів з особового складу належать: накази з особового складу, заяви, автобіографії, характеристики тощо. Розглянемо порядок складання найпоширеніших із них.

Організація документообігу на підприємстві «Життя» будь-якого документа на підприємстві підпорядковане певним правилам. Конкретний порядок документообігу кожна юрособа встановлює самостійно. Але при цьому він не повинен суперечити законодавчо встановленим вимогам, у тому числі прописаним у Правилах № 1000/5. Про ці вимоги наша подальша розмова.

Електронний документообіг З неухильним зростанням темпів розвитку сучасних технологій залишатися завжди на «гребені хвилі» і бути успішним у бізнесі стає все складніше. Один з баластів, який тягне ефективність підприємства донизу, — це паперова рутина. У результаті автоматизації документообігу, тобто налагодження процесу електронного обміну документами, підвищується оперативність приймання та відпуску товарів, обслуговування клієнтів, здійснення платежів тощо. Тому в недалекому майбутньому система електронного документообігу (СЕД) буде на підприємствах так само звична, як і система автоматизації бухгалтерського обліку. Звісно, більшість із вас уже знайома з цим явищем і застосовує його в повсякденному житті. Зокрема, не новина — електронні квитки на залізничний та авіаційний транспорт. Чимало організацій давно та успішно використовують електронний документообіг при передачі платіжних документів до банку, а фінансової та податкової звітності — до фіскальних органів. Проте обмін електронними документами з контрагентами, як правило, обмежується податковими накладними. Не часто складають електронні документи і для внутрішнього користування. У цьому розділі поговоримо про те, що таке електронний документообіг, для чого він потрібний і як його організувати.

Перелік використаних документів

№102