Чек як замінник ПН

Серед переліку документів з п. 201.11 ПКУ, за якими нарахована в них сума ПДВ може бути включена до складу податкового кредиту, в його п.п.«б» названі касові чеки. Причому, сам перелік вичерпний, тому не всякий чек може претендувати на роль замінника податкової накладної (ПН). У першу чергу мають бути дотримані вимоги, установлені до такого документа, і його форма. З цього й почнемо.

Форма чека

Як прописано в п.п. «б» п. 201.11 ПКУ, касовий чек повинен обов’язково містити суму отриманих товарів/послуг, загальну суму нарахованого ПДВ, а також у ньому має бути визначено фіскальний номер і податковий номер постачальника.

Тобто по суті йдеться про фіскальний касовий чек на товари (послуги) (далі — касовий чек). Якщо зазирнути в п. 1 розд. II Положення № 13*, то це

* Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом від 21.01.2016 р. № 13 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 21, с. 30).

розрахунковий документ, надрукований РРО при проведенні розрахунків за продані товари чи надані послуги

А форму № ФКЧ-1 касового чека наведено в додатку 1 до Положення № 13.

Отже, з метою відображення податкового кредиту касовий чек повинен містити певний набір реквізитів, не тільки зазначених у п. 201.11 ПКУ, а й тих, що перелічені в п. 2 розд. II Положення № 13, а так само в п. 2 Порядку № 1224.

А якщо розрахунки за товар (послугу) проведені через термінал з використанням платіжної картки платіжного термінала, сполученого чи поєднаного з РРО, то касовий чек повинен мати додаткові реквізити, перелічені в п. 6 розд. II Положення № 13.

Чеки іншої форми, у тому числі й нефіскальні, або товарні чеки, видані суб’єктами господарювання, які працюють без РРО, не будуть підставою для відображення ПК.

Сумовий критерій за чеком

У п. 201.11 ПКУ додатково для касових чеків установлено певну «межу-критерій», що пропускає зазначену в них суму ПДВ до складу ПК.

З метою відображення сум ПДВ із чеків у складі ПК сума отриманих товарів/послуг не може перевищувати 200 грн. на день (без урахування ПДВ).

Як цей критерій застосовувати? Усе дуже просто: збираємо всі чеки, датовані однією датою, і перевіряємо їх на відповідність критерію. Для ПК підійде тільки той чек чи декілька чеків за один день — загальна сума за якими не перевищує 200 грн. (без ПДВ). Тільки вони підпадатимуть під визначення «замінників ПН», будучи підставою для відображення зазначених у них сум ПДВ у складі ПК.

Так, наприклад, у підприємства є три касові чеки, датовані 11.07.2016 р. Сума першого чека — 120 грн. (у тому числі ПДВ — 20 грн.), сума за другим чеком — 60 грн. (у тому числі ПДВ — 10 грн.), а сума за третім чеком — 180 грн. (у тому числі ПДВ — 30 грн.). Так-от підприємство має право прийняти для відображення ПК тільки два чеки, причому «вигідніший» варіант — третій і другий чеки, загальна сума за якими (50 грн. і 150 грн. без ПДВ) якраз повністю впишеться в «чековий критерій» — 200 грн. (без ПДВ) за один день.

Інша справа «великий» чек. Він не друг ПК. Так, якщо сума ПДВ в одному чеку перевищує зазначений ліміт у 200 грн. (без ПДВ), то за ним не можна відображати податковий кредит. Не вийде відобразити його за таким чеком і частково, тобто в межах 200 грн. (див. підкатегорію 101.14 БЗ).

Абсолютно вся сума ПДВ з «великого» касового чека на купівлю товарів/послуг вище 200 грн. (без ПДВ) не підходить для участі у складі ПК

Так, наприклад, якщо загальна сума в чеку склала 300 грн. (у тому числі ПДВ — 50 грн.), то віднести до податкового кредиту не можна не тільки 50 грн. ПДВ, а й частину цієї суми ПДВ у розмірі 40 грн. (200 х х 20 %). Весь ПДВ з «великого» чека не потрапить до ПК.

Дата визнання ПК

Датою формування ПК на підставі документів — замінників ПН, і зокрема касового чека, є дата подання авансового звіту, а не дата, зазначена в касовому чеку (див. консультацію в підкатегорії 101.14 БЗ, а також лист ДФСУ від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 // «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 53, 54). І ми повністю погоджуємося з цим, адже касові чеки на підприємство надходять виключно через підзвітних осіб, які здійснили купівлі за дорученням і за рахунок такого підприємства.

Щоправда, спочатку податківці визначали дату ПК для касових чеків по-іншому, наполягаючи, що датою відображення податкового кредиту має бути дата, зазначена в касовому чеку, незалежно від дати звітування працівником (див. лист ДПСУ від 21.03.2013 р. № 116/4/15-33-13 // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 37). Проте, як бачимо, тепер цю помилку повністю знівельовано.

Єдине уточнення, яке хотілося б зробити, — орієнтуватися в цій справі радимо все ж не на дату подання авансового звіту, а на дату його затвердження керівником (так надійніше, а податківці, швидше за все, просто не надали цьому значення).

ПК за касовими чеками, наданими підзвітною особою, відображається на дату затвердження авансового звіту

Так, наприклад, працівник підприємства подав авансовий звіт до бухгалтерії 01.07.2016 р., який того ж дня був затверджений керівником підприємства. До звіту додано касові чеки на суму 120 грн. (у тому числі ПДВ — 20 грн.), датовані 29.06.2016 р. Отже, орієнтуючись на дату затвердження авансового звіту, ПДВ із таких чеків слід показати у складі ПК у декларації за липень 2016 року.

Скільки чеків за авансовим звітом уключати до ПК

Визначати сумовий критерій для включення сум ПДВ до податкового кредиту слід за тими датами, що зазначені в чеках, незалежно від того, коли було складено авансовий звіт. Адже в п. 201.11 ПКУ як про обмеження йдеться про суму придбаних товарів за день, тобто про дату їх придбання.

Податківці так само підходять до цього питання, вважаючи, що обмеження щодо суми розрахунків у 200 грн. (без ПДВ) стосується всіх проведених розрахунків протягом дня і не залежить від дати звітування працівниками (див. лист ДПСУ від 21.03.2013 р. № 116/4/15-33-13 // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 37, а також консультацію в підкатегорії 101.14 БЗ).

До ПК потраплять усі касові чеки, сума отриманих товарів/послуг за якими за кожен день перебування особи у відрядженні не перевищила 200 грн. (без урахування ПДВ)

Уключаючи купівлі за готівку та безготівкові кошти (тобто з корпоративної карти). А не за всіма купівлями, зазначеними в такому авансовому звіті в цілому.

Так, наприклад, працівник підприємства додав до авансового звіту два чеки. Один чек датовано 11.07.2016 р. на суму 180 грн. (у тому числі ПДВ — 30 грн.), другий чек датовано 12.07.2016 р. на суму 240 грн. (у тому числі ПДВ — 40 грн.). Авансовий звіт затверджено 18.07.2016 р. Так-от, на 18.02.2016 р. підприємство матиме право збільшити ПК за цими касовими чеками на загальну суму 70 грн., оскільки кожен з них на свою дату вписався в «чековий» критерій — 200 грн. (без ПДВ).

Чек у декларації з ПДВ

Ті чеки, які платник має право показати у складі ПК (до 200 грн. без ПДВ за день), в ЄРПН не реєструються. У них свій ПДВ-облік: такі чеки платник спершу повинен занести до Реєстру документів (п. 201.11¹ ПКУ, детальніше про нього див. далі на с. 22 цього номера), і далі вже з Реєстру документів кожен «відповідний» для ПК чек потрапить до декларації з ПДВ і додатка Д5.

Додаток Д5. Відображаючи ПК на підставі чека, в кол. 2 «Постачальник (індивідуальний податковий номер)» таблиці 2 розділу II «Податковий кредит» додатка Д5 слід зазначити ІПН постачальника — платника ПДВ із касового чека (див. підкатегорію 101.20 БЗ). У кол. 3 — період складання касового чека, тобто вписувати слід не дату авансового звіту, а дату, зазначену в чеку. У кол. 4 і 5 — відповідно обсяг постачання (без ПДВ) і саму суму ПДВ із чека.

Декларація з ПДВ. А вже з додатка Д5 сума ПК за чеком у складі рядка «Усього» потрапить до рядка 10.1 Декларації з ПДВ.

А ось суму ПДВ з «великих» чеків, у яких загальна сума отриманих товарів/послуг перевищує 200 грн., віднести до складу ПК платник не має права. Так-от, як пояснюють податківці, такі чеки ані в додатку Д5, ані в розділі II декларації з ПДВ не відображаються (див. підкатегорію 101.14 БЗ).

Сьогодні — чек, завтра — ПН

Купуючи товари за готівкові кошти на суму, що перевищує 240 грн. за день, уповноважена (підзвітна) особа платника ПДВ повинна затребувати у продавця надати ПН. Адже тільки в цьому випадку платник зможе включити всю сплачену суму ПДВ до складу ПК.

А як бути в ситуації, коли покупець спершу взяв «непідходящий» касовий чек, а через деякий час (день, два ... десять) похопився і вимагає надати йому ПН? Чи зобов’язаний постачальник виписати ПН у відповідь на таку «запізнілу» вимогу покупця? Давайте розберемося, що чекає сторін у цій ситуації.

Почнемо з постачальника. Продаючи товар, постачальник зобов’язаний у встановлений строк (тобто на дату виникнення податкових зобов’язань — можливість складання ПН на іншу дату Кодексом не передбачена) скласти ПН, зареєструвати її в ЄРПН і надати покупцю на його вимогу (пп. 201.1 і 201.10 ПКУ).

Згідно з п. 14 Порядку № 1307 у разі надання платнику податку касових чеків, що містять суму поставлених товарів/послуг і загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального та податкового номера постачальника), постачальником складається «підсумкова» ПН (якщо податкова накладна не була складена на ці операції).

Отже, якщо при постачанні товарів/послуг за готівковий розрахунок платнику ПДВ було видано чек РРО, то незалежно від суми ПДВ, зазначеної в чеку, платник зобов’язаний на вимогу покупця (отримувача) надати йому ПН, але тільки в день видачі касового чека. У такому разі складена ПН не обліковується в «підсумковій» ПН.

Тепер щодо покупця.

Вимагати від постачальника ПН замість чека РРО слід одразу ж у день здійснення купівлі. Наступного дня вимагати ПН від продавця покупець не має права

Зауважимо, що і податківці наполягають на тому, що продавець не має законодавчих підстав здійснити заміну раніше виданих ним чеків на одну або декілька ПН на вимогу покупця, якщо він не зробив це в день видачі касового чека (див. «Вісник податкової служби України», 2012, № 32, с. 5).

Відмова продавця видати ПН раніше виданого ним касового чека наступного дня буде цілком обґрунтована. Крім того, у покупця немає підстави подати на постачальника заяву зі скаргою (додаток Д8) і «нагородити» його штрафом за п. 120¹.4 ПКУ.

Втратили чек

Підзвітна особа, звітуючи після відрядження, не знайшла в себе один касовий чек. Суму, не підтверджену документом, працівник відшкодував.

Як бути працівнику — підзвітній особі: чи можна отримати дублікат чека та повернути свої гроші? Бігти та звертатися до продавця за дублікатом загубленого касового чека не варто.

По-перше, як звертають увагу самі податківці: вимоги до суб’єктів господарювання щодо відновлення розрахункових документів, що були втрачені споживачем, Законом про РРО не передбачені (див. лист ГУ ДФС в Одеській області від 21.12.2015 р. № 7399/9/15-32-22-06-07).

По-друге, продавець дублікат касового чека все одно не видасть, навіть якщо б і захотів. А все тому, що при роздруківці Z-звіту відбувається онулення регістрів денних підсумків оперативної пам’яті. Хоча сам Z-звіт містить підсумки розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) за кожним зазначеним кодом окремо з моменту програмування товару (послуги) із зазначенням його найменування, реалізованої кількості, літерного позначення ставки ПДВ і загальний підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (див. підкатегорію 109.10 БЗ).

Тобто роздруківку дубліката фіскального чека в разі його втрати функціями РРО і нормами чинного законодавства не передбачено.

Тому в разі втрати відновити касовий чек не вийде. Не вийде «заднім числом» вимагати від продавця і ПН (див. вище). Отже, нічого не залишається, як підзвітній особі перейняти на себе не підтверджені документально витрати.

Якщо чек знайшовся

Щоправда, деяким щастить, і чек урешті-решт може бути знайдено. Так-от, якщо раптом підзвітна особа через деякий час (навіть тривалий період — більше року) виявить все ж таки загублений чек, то за ним цілком можна довідзвітувати. Тоді підприємство за цим чеком зможе показати ПК. Щоправда, тут слід урахувати деякі особливості такого відновлення.

По-перше, ураховуючи, що спочатку авансовий звіт було подано та затверджено без цього касового чека, то працівнику «прикріпити» касовий чек слід не до старого авансового звіту, а скласти та подати новий авансовий звіт і додати до нього знайдений касовий чек.

По-друге, тільки-но авансовий звіт буде затверджено і буде встановлено, що касовий чек вписується до «чекового критерію» (визначаючи, чи вписується касовий чек у встановлені межі, дивимося на дату його складання та перевіряємо, чи не було цього дня інших чеків), то суму ПДВ він повинен показати у складі ПК декларації за поточний період.

Можливість відобразити ПК за чеком не розтягується на 365 днів, як це передбачено для ПН абзацом четвертим п. 198.6 ПКУ

ПК за чеком не відкладається. Інакше, якщо ви відкладете ПК на потім, вам не уникнути помилки (детальніше див. консультацію податківців у підкатегорії 101.14 БЗ // «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 45, с. 5).

Чек своєчасно не потрапив до ПК

Інша справа, коли авансовий звіт під касовий чек затверджено, але сам чек загубився в бухгалтерії,і знайшовся через деякий час. Або ж бухгалтер помилково вирішив відкласти ПК за ним на потім, не показавши його у складі ПК у періоді затвердження авансового звіту.

І у першій, і у другій ситуації ПК за загублено-знайденим/відкладеним чеком можна відновити через механізм виправлення помилки шляхом подання уточнюючого розрахунку (УР) до декларації з ПДВ за період, у якому було затверджено авансовий звіт.

Якщо платником ПДВ у періоді виникнення права на ПК помилково не були включені до складу податкового кредиту суми ПДВ на підставі документів, які без отримання ПН дають право на ПК, то такий платник зазначені суми податку може включити до складу ПК шляхом подання за звітний період, у якому виникло таке право, УР (з урахуванням строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ) (див. підкатегорію 101.14 БЗ).

Отже, головне, щоб таке виправлення вписувалося в межі 1095 днів з дати, що настає за останнім днем подання помилкової декларації (тобто тієї, в якій не було враховано виявлений чек).

Причому до такого УР доведеться обов’язково скласти й уточнюючий додаток Д5. Заново повністю заповнювати його не потрібно, достатньо буде зробити декілька записів у таблиці 2 розділу II «Податковий кредит»:

— окремим рядком додати запис за знайденим чеком (зазначити ІПН постачальника із чека, період його складання, а також обсяг постачання за чеком (без ПДВ) і саму суму ПДВ;

— суму чека зазначити і в рядку «Усього».

Бухоблік «великих» і «маленьких» чеків

Згідно з п. 3 Інструкції № 141 суми ПК з ПДВ, зазначені в належним чином оформлених касових чеках, суми нарахування за якими не перевищують 200 грн. (без ПДВ) у день, відображаються за дебетом субрахунку 641 «Розрахунки з податку на додану вартість» у кореспонденції з кредитом субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» і субрахунку 685 «Розрахунки з іншими кредиторами».

Сума отриманих товарів/послуг за касовим чеком більше 200 грн. (без ПДВ) не дає права віднести до податкового кредиту вхідний ПДВ без податкової накладної. Отже, суму ПДВ, залежно від об’єкта купівлі, доведеться включити:

— до первісної вартості об’єкта ОЗ (п. 8 П(С)БО 7 «Основні засоби»);

— до первісної вартості об’єкта нематеріальних активів (п. 11 П(С)БО 8 «Нематеріальні активи»);

— до первісної вартості придбаних запасів (п. 9 П(С)БО 9 «Запаси»);

— за роботами/послугами — на витрати (П(С)БО 16 «Витрати»).

Приклад. Працівник відділу збуту після повернення з відрядження подав авансовий звіт і додав до нього чеки РРО: один чек складено 11.07.2016 р. на суму 240 грн. (у тому числі ПДВ — 40 грн.) при купівлі МШП, а другий чек складено 12.07.2016 р. — на суму 300 грн. (у тому числі ПДВ — 50 грн.) при оплаті послуг. І в перший, і у другий день працівник податкову накладну не вимагав.

Облік купівлі товару підзвітною особою (підстава для ПК — чек РРО)

Чеки, що не потрапили до ПК, та податок на прибуток

Об’єктом обкладення податком на прибуток є фінрезультат, визначений у фінзвітності відповідно до НП(С)БО чи МСФЗ.

Щоправда, високодохідні підприємства (з річним доходом більше 20 млн грн.) або малодохідні добровольці (з річним доходом не більше 20 млн грн.) додатково повинні (!) коригувати фінрезультат на різниці, перелічені у ст. 138 — 140 ПКУ.

Так-от, урахуйте! Розділом III ПКУ не передбачено облік різниць за операціями включення до складу витрат суми ПДВ за чеками, оформленими авансовими звітами (див. лист ГУ ДФС у м. Києві від 11.07.2016 р. № 15472/10/26-15-12-05-11).

Отже, чеки із сумою ПДВ, що не потрапила до ПК, а віднесена на витрати чи первісну вартість куплених активів, не створять різниць у платників податку на прибуток.

висновки

• ПК за касовими чеками, наданими підзвітною особою, відображається на дату затвердження авансового звіту.
• Незважаючи на те, що момент відображення ПК за всіма купівлями припадає на день затвердження авансового звіту, «чекове» обмеження (200 грн.) потрібно застосовувати за кожен день окремо.
• Вимагати від постачальника ПН замість касового чека слід одразу ж у день здійснення купівлі.