Чек как заменитель НН

Среди перечня документов из п. 201.11 НКУ, по которым начисленная в них сумма НДС может быть включена в состав налогового кредита, в его п.п. «б» названы кассовые чеки. Причем, сам перечень исчерпывающий, поэтому не всякий чек может быть заменителем налоговой накладной (НН). В первую очередь должны быть соблюдены требования, установленные к такому документу, и его форма. С этого и начнем.

Форма чека

Как прописано в п.п. «б» п. 201.11 НКУ, кассовый чек должен обязательно содержать сумму полученных товаров/услуг, общую сумму начисленного НДС, а также в нем должны быть указаны фискальный номер и налоговый номер поставщика.

То есть по сути речь идет о фискальном кассовом чеке на товары (услуги) (далее — кассовый чек). Если заглянуть в п. 1 разд. II Положения № 13*, то это

* Положение о форме и содержании расчетных документов, утвержденное приказом Минфина от 21.01.2016 г. № 13 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 21, с. 30).

расчетный документ, напечатанный РРО при проведении расчетов за проданные товары или предоставленные услуги

А форма № ФКЧ-1 кассового чека приведена в приложении 1 к Положению № 13.

Так что с целью отражения налогового кредита кассовый чек должен содержать определенный набор реквизитов, не только названных в п. 201.11 НКУ, но и тех, которые перечислены в п. 2 разд. II Положения № 13, а также в п. 2 Порядка № 1224.

А если расчеты за товар (услугу) проведены через терминал с использованием платежной карточки платежного терминала, соединенного или совмещенного с РРО, то кассовый чек должен иметь дополнительные реквизиты, перечисленные в п. 6 разд. II Положения № 13.

Чеки иной формы, в том числе и нефискальные, либо товарные чеки, выданные субъектами хозяйствования, работающими без РРО, не будут основанием для отражения НК.

Суммовой критерий по чеку

В п. 201.11 НКУ дополнительно для кассовых чеков установлен некий «предел-критерий», пропускающий указанную в них сумму НДС в состав НК.

С целью отражения сумм НДС из чеков в составе НК, сумма полученных товаров/услуг не может превышать 200 грн. за день (без учета НДС).

Как этот критерий применять? Все очень просто: собираем все чеки, датированные одной датой, и проверяем их на соответствие критерию. Для НК подойдет только тот чек или несколько чеков за один день — общая сумма по которым не превышает 200 грн. (без НДС). Только они будут подпадать под определение «заменителей НН», являясь основанием для отражения указанных в них сумм НДС в составе НК.

Так, например, у предприятия есть три кассовых чека, датированных 11.07.2016 г. Сумма первого чека — 120 грн. (в том числе НДС — 20 грн.), сумма по второму чеку — 60 грн. (в том числе НДС — 10 грн.), а сумма по третьему чеку — 180 грн. (в том числе НДС — 30 грн.). Так вот предприятие вправе принять для отражения НК только два чека, причем более «выгодный» вариант — третий и второй чеки, общая сумма по которым (50 грн. и 150 грн. без НДС) как раз полностью впишется в «чековый критерий» — 200 грн. (без НДС) за один день.

Другое дело «большой» чек. Он не товарищ НК. Так, если сумма НДС в одном чеке превышает указанный лимит в 200 грн. (без НДС), то по нему нельзя отражать налоговый кредит. Не получится отразить его по такому чеку и частично, т. е. в пределах 200 грн. (см. подкатегорию 101.14 БЗ).

Абсолютно вся сумма НДС из «большого» кассового чека на покупку товаров/услуг выше 200 грн. (без НДС) не подходит для участия в составе НК

Так, например, если общая сумма в чеке составила 300 грн. (в том числе НДС — 50 грн.), то отнести в налоговый кредит нельзя не только 50 грн. НДС, но и часть этой суммы НДС в размере 40 грн. (200 х 20 %). Весь НДС из «большого» чека не попадет в НК.

Дата признания НК

Датой формирования НК на основании документов — заменителей НН, и в частности кассового чека, является дата подачи авансового отчета, а не дата, указанная в кассовом чеке (см. консультацию в подкатегории 101.14 БЗ, а также письмо ГФСУ от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 53, 54). И мы полностью согласны с этим, ведь кассовые чеки на предприятие поступают исключительно через подотчетных лиц, сделавших покупки по поручению и за счет такого предприятия.

Правда, изначально налоговики определяли дату НК для кассовых чеков по-другому, настаивая, что датой отражения налогового кредита должна быть дата, указанная в кассовом чеке, независимо от даты подачи отчета работником (см. письмо ГНСУ от 21.03.2013 г. № 116/4/15-33-13 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 37). Однако, как видим, теперь это заблуждение полностью нивелировано.

Единственное уточнение, которое хотелось бы сделать, — ориентироваться в этом деле советуем все же не на дату подачи авансового отчета, а на дату его утверждения руководителем (так надежнее, а налоговики, скорее всего, просто не придали этому значения).

НК по кассовым чекам, предоставленным подотчетным лицом, отражается на дату утверждения авансового отчета

Так, например, работник предприятия подал авансовый отчет в бухгалтерию 01.07.2016 г., который в тот же день был утвержден руководителем предприятия. К отчету приложены кассовые чеки на сумму 120 грн. (в том числе НДС — 20 грн.), датированные 29.06.2016 г. Так что ориентируясь на дату утверждения авансового отчета, НДС из таких чеков следует показать в составе НК в декларации за июль 2016 года.

Сколько чеков по авансовому отчету включать в НК

Определять суммовой критерий для включения сумм НДС в налоговый кредит следует по тем датам, которые указаны в чеках, независимо от того, когда был составлен авансовый отчет. Ведь в п. 201.11 НКУ в качестве ограничения речь идет о сумме приобретенных товаров за день, т. е. о дате их приобретения.

Налоговики так же подходят к этому вопросу, считая, что ограничение относительно суммы расчетов в 200 грн. (без НДС) касается всех проведенных расчетов на протяжении дня и не зависит от даты подачи отчета работниками (см. письмо ГНСУ от 21.03.2013 г. № 116/4/15-33-13 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 37, а также консультацию в подкатегории 101.14 БЗ).

В НК попадут все кассовые чеки, сумма полученных товаров/услуг по которым за каждый день пребывания лица в командировке не превысила 200 грн. (без учета НДС)

Включая покупки за наличные и безналичные средства (т. е. с корпоративной карты). А не по всем покупкам, указанным в таком авансовом отчете в целом.

Так, например, работник предприятия приложил к авансовому отчету два чека. Один чек датирован 11.07.2016 г. на сумму 180 грн. (в том числе НДС — 30 грн.), второй чек датирован 12.07.2016 г. на сумму 240 грн. (в том числе НДС — 40 грн.). Авансовый отчет утвержден 18.07.2016 г. Так вот, на 18.02.2016 г. предприятие будет вправе увеличить НК по этим кассовым чекам на общую сумму 70 грн., так как каждый из них на свою дату вписался в «чековый» критерий — 200 грн. (без НДС).

Чек в декларации по НДС

Те чеки, которые плательщик вправе показать в составе НК (до 200 грн. без НДС за день), в ЕРНН не регистрируются. У них свой НДС-учет: такие чеки плательщик сперва должен занести в Реестр документов (п. 201.11¹ НКУ, подробнее о нем см. далее на с. 22 этого номера), и далее уже из Реестра документов каждый «подходящий» для НК чек попадет в декларацию по НДС и приложение Д5.

Приложение Д5. Отражая НК на основании чека, в кол. 2 «Постачальник (індивідуальний податковий номер)» таблицы 2 раздела II «Податковий кредит» приложения Д5 следует указать ИНН поставщика — плательщика НДС из кассового чека (см. подкатегорию 101.20 БЗ). В кол. 3 — период составления кассового чека, т. е. вписывать следует не дату авансового отчета, а дату, указанную в чеке. В кол. 4 и 5 — соответственно объем поставки (без НДС) и саму сумму НДС из чека.

Декларация по НДС. А уже из приложения Д5 сумма НК по чеку в составе строки «Усього» попадет в строку 10.1 Декларации по НДС.

А вот сумму НДС из «больших» чеков, в которых общая сумма полученных товаров/услуг превышает 200 грн., отнести в состав НК плательщик не вправе. Так вот, как поясняют налоговики, такие чеки ни в приложении Д5, ни в разделе ІІ декларации по НДС не отражаются (см. подкатегорию 101.14 БЗ).

Сегодня — чек, завтра — НН

Покупая товары за наличные средства на сумму, превышающую 240 грн. за день, уполномоченное (подотчетное) лицо плательщика НДС должно потребовать у продавца предоставить НН. Ведь только в этом случае плательщик сможет включить всю уплаченную сумму НДС в состав НК.

А как быть в ситуации, когда покупатель сперва взял «неподходящий» кассовый чек, а через некоторое время (день, два ... десять) спохватился и требует предоставить ему НН? Обязан ли поставщик выписать НН в ответ на такое «запоздавшее» требование покупателя? Давайте разберемся, что ожидает стороны в этой ситуации.

Начнем с поставщика. Продавая товар, поставщик обязан в установленный срок (т. е. на дату возникновения налоговых обязательств — возможность составления НН на другую дату Кодексом не предусмотрена) составить НН, зарегистрировать ее в ЕРНН и предоставить покупателю по его требованию (пп. 201.1 и 201.10 НКУ).

Согласно п. 14 Порядка № 1307 в случае предоставления плательщику налога кассовых чеков, содержащих сумму поставленных товаров/услуг и общую сумму начисленного налога (с определением фискального и налогового номера поставщика), поставщиком составляется «итоговая» НН (если налоговая накладная не была составлена на эти операции).

Следовательно, если при поставке товаров/услуг за наличный расчет плательщику НДС был выдан чек РРО, то независимо от суммы НДС, указанной в чеке, плательщик обязан по требованию покупателя (получателя) предоставить ему НН, но только в день выдачи кассового чека. В таком случае составленная НН не учитывается в «итоговой» НН.

Теперь что касается покупателя.

Требовать от поставщика НН вместо чека РРО следует сразу же в день осуществления покупки. На следующий день требовать НН от продавца покупатель не вправе

Заметим, налоговики настаивают, что продавец не имеет законодательных оснований осуществить замену ранее выданных им чеков на одну или несколько НН по требованию покупателя, если он не сделал это в день выдачи кассового чека (см. «Вестник налоговой службы Украины», 2012, № 32, с. 5).

Отказ продавца выдать НН вместо ранее выданного им кассового чека на следующий день будет вполне обоснован. Кроме того, у покупателя нет основания подать на поставщика заявление с жалобой (приложение Д8) и «наградить» его штрафом по п. 120¹.4 НКУ.

Потеряли чек

Подотчетное лицо, отчитываясь после командировки, не нашло у себя один кассовый чек. Сумму, не подтвержденную документом, работник возместил.

Как быть работнику — подотчетному лицу: можно ли получить дубликат чека и вернуть свои деньги? Бежать и обращаться к продавцу за дубликатом утерянного кассового чека не стоит.

Во-первых, как обращают внимание сами налоговики: требования к субъектам хозяйствования насчет восстановления расчетных документов, которые были утрачены потребителем, Законом об РРО не предусмотрены (см. письмо ГУ ГФС в Одесской области от 21.12.2015 г. № 7399/9/15-32-22-06-07).

Во-вторых, продавец дубликат кассового чека все равно не выдаст, даже если бы и захотел. А все потому, что при распечатке Z-отчета происходит обнуление регистров дневных итогов оперативной памяти. Хотя сам Z-отчет содержит итоги расчетных операций за реализованные товары (предоставленные услуги) по каждому указанному коду отдельно с момента программирования товара (услуги) с указанием его наименования, реализованного количества, буквенного обозначения ставки НДС и общий итог расчетных операций за реализованные товары (см. подкатегорию 109.10 БЗ).

То есть распечатка дубликата фискального чека в случае его утери функциями РРО и нормами действующего законодательства не предусмотрена.

Поэтому в случае утери восстановить кассовый чек не получится. Не получится «задним числом» потребовать от продавца и НН (смотри выше). Так что ничего не остается, как подотчетному лицу принять на себя не подтвержденные документально расходы.

Если чек нашелся

Правда, некоторым везет, и чек в конце концов может быть найден. Так вот, если вдруг подотчетное лицо спустя некоторое время (даже длительный период — больше года) все-таки обнаружит утерянный чек, то по нему вполне можно доотчитаться. Тогда предприятие по этому чеку сможет показать НК. Однако здесь следует учесть некоторые особенности такого восстановления.

Во-первых, учитывая, что изначально авансовый отчет был подан и утвержден без этого кассового чека, работнику «прикрепить» кассовый чек следует не к старому авансовому отчету, а составить и подать новый авансовый отчет и приложить к нему найденный кассовый чек.

Во-вторых, как только авансовый отчет будет утвержден и будет установлено, что кассовый чек вписывается в «чековый критерий» (определяя, вписывается ли кассовый чек в установленные рамки, смотрим на дату его составления и проверяем, не было ли в этот день других чеков), сумму НДС он должен показать в составе НК декларации за текущий период.

Возможность отразить НК по чеку не растягивается на 365 дней, как это предусмотрено для НН абзацем четвертым п. 198.6 НКУ

НК по чеку не отодвигается. Иначе, если вы отложите НК на потом, вам не избежать ошибки (подробнее см. консультацию налоговиков в подкатегории 101.14 БЗ // «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 45, с. 5).

Чек вовремя не попал в НК

Другое дело, когда авансовый отчет под кассовый чек утвержден, но сам чек затерялся в бухгалтерии и нашелся спустя некоторое время. Либо же бухгалтер по ошибке решил отложить НК по нему на потом, не показав его в составе НК в периоде утверждения авансового отчета.

И в первой, и во второй ситуации НК по затерянно-найденному/отложенному чеку можно восстановить через механизм исправления ошибки путем подачи уточняющего расчета (УР) к декларации по НДС за период, в котором был утвержден авансовый отчет.

Если плательщиком НДС в периоде возникновения права на НК ошибочно не были включены в состав налогового кредита суммы НДС на основании документов, которые без получения НН дают право на НК, то такой плательщик указанные суммы налога может включить в состав НК путем подачи за отчетный период, в котором возникло такое право, УР (с учетом сроков давности, предусмотренных ст. 102 НКУ) (см. подкатегорию 101.14 БЗ).

Так что главное, чтобы такое исправление вписывалось в рамки 1095 дней с даты, следующей за последним днем подачи ошибочной декларации (т. е. той, в которой не был учтен обнаруженный чек).

Причем к такому УР придется обязательно составить и уточняющее приложение Д5. Наново полностью перезаполнять его не нужно, достаточно будет сделать пару записей в таблице 2 раздела II «Податковий кредит»:

— отдельной строкой добавить запись по найденному чеку (указать ИНН поставщика из чека, период его составления, а также объем поставки по чеку (без НДС) и саму сумму НДС;

— сумму чека указать и в строке «Усього».

Бухучет «больших» и «маленьких» чеков

Согласно п. 3 Инструкции № 141 суммы НК по НДС, указанные в должным образом оформленных кассовых чеках, суммы начисления по которым не превышают 200 грн. (без НДС) в день, отражаются по дебету субсчета 641 «Расчеты по налогу на добавленную стоимость» в корреспонденции с кредитом субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами» и субсчета 685 «Расчеты с прочими кредиторами».

Сумма полученных товаров/услуг по кассовому чеку более 200 грн. (без НДС) не дает права отнести в налоговый кредит входящий НДС без налоговой накладной. Так что сумму НДС, в зависимости от объекта покупки, придется включить:

— в первоначальную стоимость объекта ОС (п. 8 П(С)БУ 7 «Основные средства»);

— в первоначальную стоимость объекта нематериальных активов (п. 11 П(С)БУ 8 «Нематериальные активы»);

— в первоначальную стоимость приобретенных запасов (п. 9 П(С)БУ 9 «Запасы»);

— по работам/услугам — в расходы (П(С)БУ 16 «Расходы»).

Пример. Работник отдела сбыта после командировки предоставил авансовый отчет и приложил к нему чеки РРО: один чек, составленный 11.07.2016 г. на сумму 240 грн. (в том числе НДС — 40 грн.) при покупке МБП, а во второй чек, составленный 12.07.2016 г., — на сумму 300 грн. (в том числе НДС — 50 грн.) при оплате услуг. И в первый и во второй день работник НН не потребовал.

Учет покупки товара подотчетным лицом (основание для НК — чек РРО)

Чеки, не попавшие в НК, и налог на прибыль

Объектом обложения налогом на прибыль является финрезультат, определенный в финотчетности в соответствии с НП(С)БУ или МСФО.

Правда, высокодоходные предприятия (с годовым доходом более 20 млн грн.) или малодоходные добровольцы (с годовым доходом не более 20 млн грн.) дополнительно должны (!) корректировать финрезультат на разницы, перечисленные в ст. 138 — 140 НКУ.

Так вот, учтите! Разделом III НКУ не предусмотрен учет разниц по операциям включения в состав расходов сумм НДС по чекам, оформленным авансовыми отчетами (см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 11.07.2016 г. № 15472/10/26-15-12-05-11).

Так что чеки с суммой НДС, не попавшей в НК, а отнесенной на расходы или в первоначальную стоимость купленных активов, не создадут разниц у плательщиков налога на прибыль.

выводы

• НК по кассовым чекам, предоставленным подотчетным лицом, отражается на дату утверждения авансового отчета.
• Несмотря на то, что момент отражения НК по всем покупкам приходится на день утверждения авансового отчета, «чековое» ограничение (200 грн.) нужно применять за каждый день отдельно.
• Требовать от поставщика НН вместо кассового чека следует сразу же в день покупки.