2.1. Основні обов’язки касира
Касир є відповідальною особою в касі підприємства. Загальні вимоги до працівників цієї професії передбачено Довідником № 336.
Так, згідно з положеннями цього документа касир підприємства зобов’язаний:
— здійснювати операції, пов’язані з прийманням та видаванням готівкових грошових коштів через касу підприємства;
— забезпечувати збереження готівкових грошових коштів, цінних паперів та інших довірених йому цінностей;
— одержувати готівку в установах банку;
— здійснювати записи в касовій книзі про операції одержання і видавання готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом у день їх надходження або видавання;
— перевіряти правильність заповнення і наявність усіх реквізитів на прибуткових касових ордерах і видаткових документах (у тому числі наявність і достовірність підпису головного бухгалтера, а на видаткових документах — дозвільного напису керівника або уповноважених ним осіб);
— перевіряти наявність і правильність оформлення всіх додатків (заяв, накладних, розрахунків, довідок тощо), зазначених у прибуткових та видаткових касових ордерах;
— повертати документи в бухгалтерію для відповідного оформлення у випадку недодержання хоча б однієї з вимог, що висуваються до них;
— підписувати прибуткові касові ордери та видаткові документи відразу після одержання або видавання за ними готівки;
— проставляти штамп або напис «Оплачено» на документах, що додаються до видаткових ордерів чи відомостей;
— видавати квитанції до прибуткового касового ордера особам, які здали готівку до каси;
— проставляти штамп «Депоновано» або робити відповідний запис у відомості на виплату грошей поряд із прізвищами осіб, яким в установлений термін не здійснено виплати, пов’язані з оплатою праці;
— складати реєстр депонованих сум, вказувати у відомості на виплату грошей фактично виплачену суму і суму, яка підлягає депонуванню, звіряти ці суми із загальним підсумком за відомістю на виплату грошей і підписувати її;
— щоденно в кінці робочого дня виводити залишок грошових коштів у касі підприємства та передавати в бухгалтерію звіт касира (копію записів у касовій книзі) разом із прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під підпис особи, яка здійснює контроль за веденням касових операцій;
— виконувати інші обов’язки стосовно збереження в касі грошових документів, цінних паперів тощо.
На практиці перелік обов’язків касира може значно відрізнятися від передбаченого Довідником № 336. Конкретні вимоги до касира підприємства, перелік його обов’язків і функцій, а також порядок притягнення до відповідальності за невиконання покладених на нього функцій установлюють у посадовій інструкції касира. Про неї ми далі й поговоримо.
2.2. Складаємо посадову інструкцію касира
Посадова інструкція касира — це основний документ, у якому встановлюють завдання, обов’язки, права та відповідальність касира підприємства у процесі здійснення ним своєї трудової діяльності.
При розробці посадової інструкції касира в обов’язковому порядку необхідно дотримуватися загальних правил складання таких документів. Перерахуємо їх.
1. Інструкція має бути розроблена на підставі Довідника № 336, яким, нагадаємо, передбачено основні вимоги до працівників цієї професії (див. підрозділ 2.1 на с. 13).
2. Інструкція має бути складена відповідно до вимог чинного законодавства України і не суперечити їм. Посадова інструкція не може включати умови, що обмежують права та соціальні гарантії працівника, надані йому трудовим законодавством.
Майте на увазі: якщо дискримінаційні умови прямо або опосередковано все ж будуть уключені до посадової інструкції, вони вважаються недійсними.
У разі внесення до законодавства змін, що стосуються положень інструкції, вона має бути приведена у відповідність до законодавства
3. Посадова інструкція касира повинна враховувати специфіку трудових функцій, що виконуються таким працівником. Це означає, що вона повинна ґрунтуватися на конкретних завданнях та обов’язках, функціях і правах, відповідальності працівника, у тому числі щодо охорони праці, безпечного ведення робіт та екологічної безпеки, з необхідними роз’ясненнями.
4. Інструкція повинна містити низку обов’язкових реквізитів:
1) найменування підприємства;
2) назву виду документа;
3) дату складання документа та його номер;
4) місце складання документа;
5) заголовок посадової інструкції, в якому наводиться повне найменування посади в родовому відмінку відповідно до Класифікатора професій;
6) гриф затвердження документа, що включає:
— слово «ЗАТВЕРДЖУЮ» (великими літерами, без лапок і двокрапки);
— найменування посади особи, яка затверджує документ;
— підпис особи, уповноваженої затверджувати документ, її ініціали та прізвище;
— дату затвердження;
7) підпис особи, яка склала документ;
8) візу (внутрішнє погодження документа), що складається з найменування посади, особистого підпису, ініціалів та прізвища особи, з якою погоджено інструкцію, і дати погодження;
9) підпис працівника, що підтверджує факт його ознайомлення з посадовою інструкцією.
Відповідно до п. 6 Загальних положень Довідника № 336 посадова інструкція, у тому числі посадова інструкція касира, складається з таких розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги», «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою».
Проте це зовсім не означає, що в посадовій інструкції, яка розробляється, обов’язково мають бути наявними всі зазначені розділи. Так, може бути відсутнім розділ «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою», якщо порядок взаємодії касира з іншими працівниками підприємства відображено в положеннях про структурні підрозділи (наприклад, у Положенні про бухгалтерію).
Посадову інструкцію оформляють у двох примірниках. Один зберігається у відділі кадрів підприємства, а другий передається працівнику. Після її затвердження керівником підприємства
посадова інструкція доводиться до відома працівника під підпис
Нижче наведемо приклад посадової інструкції касира (код згідно з Класифікатором професій — 4211).
2.3. Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність
Робота касира дуже відповідальна, адже він безпосередньо має справу з цінностями підприємства і, як ми з’ясували (див. підрозділ 2.1 на с. 13), забезпечує їх збереження. Тому цілком логічно виникає запитання: чи потрібно укладати з касиром підприємства договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність? Спробуємо розібратися.
Перелік випадків притягнення працівників до матеріальної відповідальності в повному розмірі шкоди, заподіяної з їх вини підприємству, установі, організації, наведено у ст. 134 КЗпП. Зокрема, відповідно до п. 1 цієї статті до повної матеріальної відповідальності притягуються працівники, з якими підприємство на підставі ст. 1351 КЗпП уклало письмовий договір про взяття працівником на себе повної матеріальної відповідальності за незабезпечення цілісності майна та інших цінностей, переданих йому на зберігання або для інших цілей.
У свою чергу, як передбачено зазначеною ст. 1351 КЗпП, письмові договори про повну матеріальну відповідальність укладають з працівниками, які досягли 18 років та займають посади або виконують роботи, безпосередньо пов’язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей. Які саме це роботи та посади, установлює Перелік № 447.
Виходячи із зазначеного, договір про повну матеріальну відповідальність укладається з працівником у разі одночасного виконання таких умов:
1) працівник досяг 18-річного віку;
2) виконання працівником обов’язків згідно з його посадою (виконання роботи за його спеціальністю) має бути безпосередньо пов’язане зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва довірених йому цінностей;
3) посада, яку обіймає працівник (виконувана ним робота), має бути передбачена в Переліку № 447.
Зверніть увагу: тільки формальна наявність посади або роботи в цьому Переліку не дає підстави для укладення договору про повну матеріальну відповідальність, якщо серед трудових функцій працівника відсутні обов’язки, пов’язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва товарно-матеріальних цінностей підприємства. На це вказує і Мінпраці в листі від 27.05.2008 р. № 146/06/186-88.
Тепер повернемося до наших касирів. Чи відповідають вони установленим ст. 1351 КЗпП критеріям?
У загальному випадку трудові функції касира безпосередньо пов’язані зі зберіганням переданих йому грошових коштів. Крім того, посаду касира передбачено в Переліку № 447. Із цього випливає, що
при прийнятті на роботу касира керівник підприємства повинен укласти з ним договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність
Аналогічну вимогу встановлює й п. 4.7 Положення № 637.
Проте майте на увазі: касир від касира різниться. Так, якщо на роботу приймають контролера-касира, який фактично не здійснює приймання та видавання готівки, інші роботи з приймання на зберігання, з оброблення, зберігання, відпуску матеріальних цінностей, то договір про повну матеріальну відповідальність з ним укладати не потрібно.
А які будуть наслідки, якщо договір про повну індивідуальну відповідальність з касиром не укладено? Якщо такий договір не укладено з вини керівника, касир несе обмежену матеріальну відповідальність на загальних підставах, якщо немає інших законних підстав для притягнення його до повної матеріальної відповідальності. Крім того, в неукладенні договору про повну матеріальну відповідальність з касиром перевіряючі можуть угледіти порушення правил ведення касових операцій (детальніше про відповідальність за порушення у сфері готівкового обігу див. у розділі 11 на с. 110).
Якщо ж працівник відмовляється підписати договір про повну матеріальну відповідальність, то він може бути звільнений на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП ( абзац п’ятий п. 19 постанови Пленуму ВСУ «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 р. № 9).
Зверніть увагу: укладення договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність не означає, що працівник за всі випадки заподіяної ним роботодавцю шкоди несе повну відповідальність.
Повна відповідальність обмежена тільки умовами укладеного договору
Що стосується відшкодування збитків, які виходять за його межі, то притягнення працівника до матеріальної відповідальності залежить від характеру заподіяної шкоди. Наприклад, касир згідно з укладеним договором про повну матеріальну відповідальність несе повну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей (грошей, бланків суворого обліку тощо). Водночас якщо через недбалість касира зламався касовий апарат, калькулятор тощо, то притягнути його можна тільки до обмеженої матеріальної відповідальності згідно зі ст. 132 КЗпП. Розмір збитків, що відшкодовуються, у такому разі буде обмежено середнім заробітком касира.
Форму Типового договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність затверджено постановою № 447/24. Незважаючи на те що цей документ було розроблено ще в 70-х роках, він залишається чинним і сьогодні*.
* Законодавчу підставу для цього дає постанова Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 р. № 1545-XII.
Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність складають у двох примірниках, один з яких знаходиться у роботодавця, а другий — у працівника. При цьому роботодавець самостійно визначає місце зберігання договору (див. лист Мінпраці від 27.05.2008 р. № 146/06/186-88).
Далі пропонуємо ознайомитися зі зразком договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність касира.
2.4. Виконання обов’язків касира іншими особами
Дуже часто на підприємствах з невеликою кількістю працівників посаду касира не передбачено штатним розписом. Хто ж у такому разі повинен виконувати його функції?
Відповідь на це запитання можна знайти в абзаці четвертому п. 4.8 Положення № 637. Відповідно до нього підприємства, штатним розписом яких не передбачено посаду касира, виконання його обов’язків можуть покласти згідно з розпорядженням керівника на бухгалтера чи іншого працівника.
З таким працівником укладають договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність
У цьому договорі зазначають посаду працівника (наприклад, бухгалтер) і найменування виконуваної ним роботи — обов’язки касира.
Зауважте: Положення № 637, утім, як і інша «касова нормативка», не містить жодних обмежень щодо того, працівнику якої посади буде доручено виконувати обов’язки касира. Отже, якщо обсяги діяльності підприємства не дозволяють йому мати окремої штатної одиниці касира, то його функції може виконувати головний бухгалтер. Аналогічну думку з цього питання висловлює й НБУ в листах від 26.09.2005 р. № 11-113/3262-9602 і від 14.02.2012 р. № 11-117/708-1645.
Більше того, функції касира може виконувати і безпосередньо керівник підприємства. Проте для цього має бути дотримана одна умова: крім директора, у штаті підприємства не повинно бути інших працівників, на яких можна покласти обов’язки касира (див. лист НБУ від 14.02.2012 р. № 11-117/708-1645). Не заперечують проти виконання обов’язків касира керівником підприємства й податківці. Це підтверджує консультація, розміщена в категорії 109.15 БЗ*. У такому разі при оформленні касових документів керівник підписує їх окремо як касир і як керівник підприємства.
* База знань, розміщена на офіційному сайті ДФСУ: http://zir.sfs.gov.ua.
Отже, хто може виконувати функції касира у разі відсутності на підприємстві такої штатної одиниці, ми з’ясували. Тепер поговоримо про випадок, коли касир на підприємстві є, але тимчасово відсутній з поважної причини (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо). Питання передачі функцій касира на період його тимчасової відсутності врегульовано Положенням № 637.
Так, згідно з абзацом другим п. 4.8 цього Положення на підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби його тимчасової заміни виконання обов’язків касира письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника. При цьому необхідно:
— на час виконання таким працівником обов’язків касира укласти з ним договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (приклад договору див. на с. 20);
— провести інвентаризацію каси (детальніше див. на с. 103).
В інших випадках, крім тимчасової відсутності касира з поважних причин, передовіряти виконання дорученої касирові роботи іншим особам заборонено
У разі відсутності касира (наприклад, у зв’язку з хворобою тощо) цінності, що перебувають у касі, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства.
Про результати перерахунку та передачі цінностей складається акт, який підписують зазначені особи.
Наведемо приклад складання такого акта нижче.
висновки
Посадові обов’язки касира, його права та відповідальність установлюються посадовою інструкцією.
При прийнятті на роботу касира керівник підприємства повинен укласти з ним договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
Підприємства, штатним розписом яких не передбачено посаду касира, виконання його обов’язків можуть покласти відповідно до розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника підприємства.
На підприємствах, які мають одного касира, у разі необхідності його тимчасової заміни виконання обов’язків касира письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника.
