Витрати на проживання у відрядженні: чи можна відшкодувати, якщо немає чека РРО?

Відшкодувати витрати на проживання, не підтверджені касовим/розрахунковим документом, не можна. Пояснимо чому.

Почнемо з бюджетників. Для них документами, що підтверджують вартість витрат на відрядження, є розрахункові документи, передбачені Законом про РРО* та ПКУ. Про це зазначено в п. 14 розд. I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59. При цьому ПКУ вимагає підтверджувати витрати на проживання рахунком з готелю ( п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ), а згідно із Законом про РРО необхідна наявність касового або товарного чека, розрахункової квитанції чи іншого розрахункового документа. Отже, для бюджетників обов’язковість обох документів — і рахунка, і документа про оплату — для підтвердження витрат на відрядження очевидна.

* Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.

А що ж приватні підприємства? Вони, як відомо, при відшкодуванні витрат на відрядження орієнтуються, перш за все, на норми свого Положення про відрядження. А вирішуючи питання про «оподатковуваність» конкретної відрядної виплати, звертаються до ПКУ. Як ми вже зазначили, ПКУ для підтвердження «готельних» витрат вимагає наявності тільки одного документа — рахунка з готелю. Отже, якщо у вашому Положенні про відрядження щодо платіжного документа теж немає жодного слова, то включати до ПДФО-оподатковуваного доходу відшкодовану тільки за рахунком суму не треба.

Але це зовсім не означає, що відшкодовувати витрати на проживання за наявності одного тільки рахунка у принципі можна. Оскільки такі дії спричинять порушення правил готівкового обігу.

Нагадаємо: за отримані під звіт готівкові/безготівкові кошти працівник повинен відзвітувати в порядку, передбаченому законодавством України ( пп. 2.11 і 2.12 Положення № 637**). У свою чергу, пп. 3.1 та 3.2 цього Положення вимагають, щоб касові операції оформлялися касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних карт, іншими касовими документами. А касові операції, проведені згідно із Законом про РРО, мають бути оформлені відповідно до вимог цього Закону. Тобто документом, що підтверджує витрачання грошових коштів, є саме касовий/розрахунковий документ. Тому

** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

відсутність касового/розрахункового документа є порушенням порядку подання звіту за отримані гроші

А це загрожує штрафами, передбаченими абзацом п’ятим п. 1 Указу Президента України від 12.06.95 р. № 436/95, у розмірі 25 % виданих після порушення підзвітних сум.

До речі, податківці в цій ситуації люблять також застосовувати штраф з абзацу шостого п. 1 зазначеного Указу (у розмірі «не підтверджених» коштів). Щоправда, суди нерідко доцільність цього штрафу заперечують (див. рішення ВАСУ від 21.06.2016 р. № К/800/44326/15, від 01.06.2016 р. № К/800/9624/16, № К/800/9458/16, № К/800/9463/16, від 17.06.2015 р. № К/800/18725/15***). Хоча інколи підстави для його застосування все ж таки вбачають (див. рішення ВАСУ від 28.09.2015 р. № К/800/62048/13****).

*** Див. http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/58463663, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/58104018 і http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/45349247 відповідно.

**** http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/52129704.