Секрет 1 — Роби те, що хочеш
Нерідко управління часом сприймають як певне насильство над собою, коли потрібно змусити себе робити щось неприємне, причому тоді, коли не хочеться. Насправді, мало того, що такий підхід неефективний, так ще й від його використання недалеко до емоційного вигорання, виснаження та появи інших проблем. Для того, щоб робити щось добре і швидко, потрібно цього захотіти.
Сенс управління часом у тому, щоб пов’язати робочі завдання з потребами та бажаннями людини, щоб вона розуміла, що виконуючи ту чи іншу дію, вона наближається до того, чого хоче. Звичайно, це питання сенсу.
Ось навіть такий парадоксальний приклад. Мріє працівник про відпустку. І отже, працювати на роботі йому зовсім не хочеться. Втомився дуже, сил немає, дратує все. Завдання на нього навалюються, а він не встигає все зробити, так ще й ухиляється. Як же йому бути? Перш за все, потрібно нагадати собі, ну наприклад, що взагалі-то на відпустку потрібні гроші, а гроші дають за роботу. Ще можна припустити, що якщо виконати свої завдання зараз, то повернувшись з відпустки, доведеться вирішувати менше проблем. Ідея зрозуміла? Якщо людина розуміє, для чого вона щось робить, то вона робить це своєчасно. Важливо бачити цю маленьку ниточку-зв’язок між тим, що я роблю зараз, і тим, що я хочу отримати в майбутньому.
Секрет 2 — Торкайся руками
У будь-якому історичному музеї можна зустріти табличку: «Руками не торкатися». Але ж сам час застиг у цих експонатах.
Одна з ключових проблем управління часом полягає в тому, що він невідчутний. У нас є органи чуття, щоб обробляти зображення, звуки, відчуття, але спеціального органу відчуття часу у людини немає. Більшості людей складно з’ясувати без годинника, котра зараз година, а ще складніше визначити, скільки ж хвилин/годин вони витратили на виконання того чи іншого завдання. Але вирішити цю проблему можна. Перетворіть час на простір.
Як це розуміти? Що за філософський анекдот? Усе дуже просто. Щоб управляти часом, його потрібно зробити спостережуваним: написати план, скласти табличку, намалювати графік. Фахівець у сфері тайм-менеджменту Дж. Монгерстерн порівнює безлад у плануванні завдань з безладом у шафі. Уявіть собі цей жах, коли ви не можете знайти свій улюблений светр, тому що він виявився не на тій полиці. Ви нервуєте і дратуєтеся, але ж, урешті-решт, мацаєте, озираєтеся і знаходите його, а потім наводите лад і розкладаєте все по поличках. Так само можна вчинити і із завданнями — розкласти їх по поличках.
Принцип відчутності, спостережуваності часу вимагає усвідомлення того, скільки часу вам знадобиться на виконання того чи іншого завдання. Якщо з цим є складнощі, ви можете скористатися методикою аналізу робочого часу — фіксувати в спеціальній табличці, скільки забрала та чи інша дія. В майбутньому ви зможете закладати на кожне із завдань оптимальну (не дуже велику, але й не дуже малу) кількість часу.
Секрет 3 — Позбався від хронофагів
Хронофаги — це іще що за звірі? Насправді українською це буде: «пожирачі часу». Тобто всі ті дільця та задачки, що заважають основній діяльності.
Один з найнебезпечніших хронофагів — прагнення зробити занадто багато. І швидше! А краще прямо зараз! Ніхто не сумнівається, що така людина — мотивований і старанний працівник, але звалювати на себе все й одразу просто шкідливо. Тому потрібно вміти планувати поетапне виконання завдань, а також відмовлятися від тих завдань, які ви не зможете або не встигнете виконати.
Ще одна проблема — так званий синдром «відкладання». Його суть легко виразити приказкою: «Завтра, завтра, не сьогодні!». Хто так говорить, ви й самі пам’ятаєте. Насправді, відкладання не завжди означає, що людина саме ледача. Їй може не вистачати інформації, вона може боятися братися до складної роботи, перейматися, що не впорається, тощо. У цілому, звичайно, починати щось завжди страшно. Тут важливо нагадати собі, що «не святі горшки ліплять» і що «початок — половина справи».
Багато часу крадуть неефективні наради та планерки. Постарайтеся звести їх до мінімуму і витиснути з них максимум продуктивності.
Багатьом людям заважає швидко вирішувати завдання страх звернутися до іншого за допомогою чи порадою. Попросіть допомогу залу — і впораєтеся краще.
Звичайно, крадуть час незаплановані дії: телефонні дзвінки, перегляд електронної пошти, розмови тощо. Що ж робити? Користуйтеся принципом «60:40». Плануйте тільки 60 % свого робочого часу, 40 % залишайте для непередбачених завдань. Тоді до цих 40 % увійдуть ті самі незаплановані телефонні розмови, зустрічі, обговорення... Ну й потрібно пам’ятати про те, що вам завжди буде потрібний час на якусь спонтанну активність.
Секрет 4 — Уповільнюй час
Сучасна людина живе в режимі постійного цейтноту та авралу, час біжить невблаганно, а ми за ним майже ніколи не встигаємо. Численні техніки і методи управління часом тільки створюють додаткову напруженість.
Важливо пам’ятати про те, що перебіг часу залежить від нашого сприйняття. І якщо ми сприймаємо його як стрімкий та кризовий, то переживаємо гострий і серйозний стрес, усе валиться з рук, а виконання навіть найпростішого завдання перетворюється на випробування.
Щоб цього не сталося, потрібно навчитися сповільнюватися. Спиніться на деякий час. Сядьте розслаблено у кріслі, подихайте спокійно, закрийте очі, подумайте про щось приємне, прислухайтеся до своїх почуттів і відчуттів. Дозвольте собі не квапитися. Тут спрацьовує парадокс — чим менше людина поспішає, тим більше встигає.
