Знайомимося
Єдине вікно — це програмне забезпечення (ПЗ) (а не онлайн-сервіс) для формування і подання електронної звітності. Воно дозволяє:
– складати податкові і статистичні звіти;
– відправляти їх до ДФСУ і органів статистики.
Але перш ніж ним скористатися, таке ПЗ слід установити на ваш комп’ютер. Знайти і скачати файл для установлення цієї програми можна на офіційному сайті ДФСУ (http://sfs.gov.ua/)*. Для цього оберіть шлях «Головна» → «Електронна звітність» → «Спеціалізоване клієнтське програмне забезпечення…».
* Його також можна знайти на неофіційному сайті підтримки «старенької» програми «ОПЗ» https://opz.org.ua/.
Там же ви можете знайти й інструкцію, яка допоможе вам розібратися в технічних вимогах, необхідних для нормального функціонування програми.
Зверніть увагу, що спочатку вам необхідно встановити «базовий» файл такого ПЗ (версія 1.25.0.0), а потім оновити його до актуальної версії (на момент підготовки цього матеріалу це версія 1.25.18.0 від 10.07.2017 р.).
Так, це ПЗ необхідно постійно оновлювати. Такі оновлення виходять практично щомісяця у зв’язку із затвердженням нових форм і версій документів, виправленням помилок або доопрацюванням програмного забезпечення. Знайти їх можна там, де і саме ПЗ.
Після того, як ви закінчите процес установлення Єдиного вікна — запустіть його:
– через ярлик «СКПЗ _ ФПЗ» на вашому робочому столі;
– через файл MAIN.HTA (за умовчанням міститься в теці C:\edzv\).
Після запуску перед вами з’явиться вікно з панеллю швидкого доступу (рис. 1):
Не поспішайте відразу приступати до створення і відправки документів. Спершу слід налаштувати роботу ПЗ.
Налаштування
Персональні параметри. Передусім вам слід внести ваші дані як платника податків. Для цього заповніть форму з реєстраційними реквізитами (рис. 2). Відкрити її можна за допомогою:
– або вкладки «Сервіс» — «Персональні параметри»;
– або кнопки «Персональні налаштування».
Увага! Від персональних налаштувань залежатиме перелік звітних документів, з якими ви зможете працювати.
Профіль підприємства. Щоб настроїти профіль підприємства, необхідно перейти за вкладкою «Налаштування захисту» — «Профіль підприємства» (рис. 3).
Перед вами відкриється невелике вікно, у якому:
– вкладка «Загальні» дасть можливість налаштувати типи комплекту підписів підприємства (код ЄДРПОУ переноситься з персональних параметрів автоматично). Тобто ви даєте зрозуміти програмі, яким ключем підписуватиметься звітність.
Зверніть увагу: підпис бухгалтера використовується тільки за наявності печатки, підпис директора є обов’язковим (галочка не прибирається);
– вкладка «Каталоги» дозволить указати теки, в яких зберігатимуться звіти на різних стадіях їх оформлення.
Спочатку це: тека dir _ archive (для зберігання всіх відправлених документів і отриманих квитанцій), тека dir _ protect (для підписаних файлів), тека dir _ receive (для отриманих файлів);
– вкладка «Електронна пошта» настроює поштову скриньку, за допомогою якої ви відправлятимете звітність і прийматимете квитанції (рис. 4).
Для більшості поштових сервісів специфічні налаштування встановлюються автоматично, інакше необхідно натиснути кнопку «Показати деталі» і заповнити поля відповідно до рекомендацій вашого сервісу.
Сертифікати. Якщо у вас на комп’ютері вже є збережені сертифікати, то їх можна:
– скопіювати в каталог, указаний як файлове сховище в «Криптобібліотеці» («Налаштування захисту» — «Криптобібліотека»). За умовчанням це каталог С:\edzv\certificates (рис. 5 на с. 14);
– імпортувати їх через вкладку «Сертифікати». Для цього необхідно натиснути кнопку «Імпортувати», після чого відкриється вікно, яке дозволить обрати необхідні сертифікати.
Обираємо необхідні документи. Перш ніж приступати до створення і заповнення будь-якого звіту, вам необхідно обрати, з якими саме документами вам доведеться працювати.
Перелік форм звітності, які ви можете заповнити і подати за допомогою Єдиного вікна, ви знайдете в розділі «Довідники», обравши вкладку «Довідник документів». Для швидкого доступу можна скористатися відповідною іконкою у вигляді червоної книжечки.
У довіднику потрібно поставити відмітки поряд із тими документами, які ви плануєте заповнювати. Перед виходом з довідника збережіть зміни.
Якщо ви подаватимете звітність за декількома підприємствами, то для кожного з них налаштуйте свій довідник.
Наша порада! Не ставте відмітку біля поля «Документи податкової звітності». Оберіть тільки ті документи, які ви збираєтеся заповнити. Інакше, коли ви перейдете до створення нового документа, вам доведеться обирати відповідну форму з повного переліку звітів, а це дуже незручно.
Нюанс. Якщо звіт має додатки, наприклад, декларація з ПДВ, то достатньо позначити головний документ (декларацію) — усі додатки будуть доступні автоматично.
До речі, радимо звернути увагу і на деякі незвітні, але дуже корисні документи.
У розділі «13 Запити» ви знайдете:
– договір про визнання електронних документів (J(F) 13910). Саме з нього повинні почати електронну звітність новачки. Без такого договору не обійтися й у разі, коли ви отримали нові ключі електронного цифрового підпису (ЕЦП);
– реєстраційну заяву платника ПДВ (J(F) 13101).
Крім того, через Єдине вікно можна отримати офіційну відповідь щодо реєстрації суб’єкта господарювання як платника ПДВ (J(F) 13101), відомості з ЄРПН (J(F) 13001), довідку про стан розрахунків з бюджетом (J(F) 13002) тощо.
Зверніть увагу! Через Єдине вікно можна відправляти «розблокувальні» документи за заблокованою податковою накладною (J(F) 13123 — таблицю даних платника податків, J(F) 13126 — повідомлення про подання підтверджуючих документів, J(F) 13601 — копії документів).
Створюємо довідник контрагентів. У Єдиному вікні існує можливість ведення довідника контрагентів (його дані знадобляться для автоматичного заповнення документів). Для його створення (рис. 6):
– перейдіть за вкладкою «Довідники» — «Довідник контрагентів»;
– у вікні, що з’явилося, натисніть кнопку «Редагувати», після чого внесіть у таблицю необхідні дані;
– збережіть дані (кнопка «Зберегти»).
У довіднику можна відсортувати дані за ІПН контрагента або знайти дані про конкретного контрагента, що цікавить вас.
Так само можна сформувати довідник працюючих, який знадобиться для заповнення форми № 1ДФ.
На цьому підготовчий етап закінчується. Тепер переходимо безпосередньо до створення документа.
Створення нового документа
Для створення нового документа необхідно пройти кілька кроків.
1. Відкрити необхідний документ. Для цього оберіть пункт меню «Документ» — «Новий…» (або натисніть кнопку «Новий документ»). У вікні, що з’явилося, оберіть форму звіту і звітний період, за який він складається (рис. 7).
У разі підтвердження ПЗ пропонує автоматично заповнити заголовок документа (на підставі внесених вами персональних даних) і відкрити додатки до документа (якщо такі є).
Зверніть увагу, що Єдине вікно дозволяє відкривати і працювати навіть з тими документами, які створені в інших програмах. Головне, щоб такий документ був у форматі XML. Тоді вам достатньо:
– скопіювати XML-файл(и) в директорію, вказану в персональних параметрах як шлях до збереження файлів (наприклад, C:\edzv\XML);
– обрати пункт меню «Сервіс» — «Синхронізація журналу документів»;
– обрати пункт меню «Документ» — «Відкрити…» або натиснути відповідну кнопку.
2. Заповнити документ. Тут є свої нюанси. Зверніть увагу, поля, позначені темним кольором, будуть заповнені автоматично (якщо ви поставили галочку в полі «Автозаповнення документа» вкладки «Сервіс»). Причому деякі з них заповнюються (рис. 8):
– на підставі даних, введених у додатки головного документа;
– на основі авторозрахунку.
До речі, автозаповнення документа можна відключити і внести власні результати розрахунків.
3. Пройти перевірку. У Єдиному вікні є можливість пройти:
– камеральну перевірку (меню «Контроль» — «Камеральна перевірка»). Вона проводиться згідно з правилами заповнення обраної вами форми (прописані у вкладці «Довідники» — «Правила заповнення документа») і правилами арифметичного контролю.
Якщо звітність заповнена з помилками, з’явиться повідомлення з переліком помилок, а відповідне поле стане червоним. Після того, як ви виправите всі огріхи, ще раз перевірте складений документ.
Важливо! Документ, який не пройшов камеральну перевірку, все одно буде прийнятий податковим органом;
– перевірку структури (меню «Контроль» — «Перевірка структури»). Вона проводиться згідно зі схемою перевірки структури XML документів — XML Schema.
До помилок структури можна віднести:
– незаповнене обов’язкове поле в документі;
– невідповідність значення поля його типу (наприклад, у числовому полі вказані букви).
На жаль, сповіщення про помилки буде написано незрозумілими на перший погляд буквами. Щоб з’ясувати, що ж саме вимагається виправити, зверніть увагу на поле, вказане після слова element.
У найпростішому випадку воно має вигляд, подібний T1RXXXXG5. Це означає:
– T1 — таблиця 1;
– RXXXX — певний рядок у цій таблиці;
– G5 — колонка 5.
Тобто в першій таблиці у п’ятій колонці є значення, яке не відповідає вказаному типу, а саме в полі, призначеному тільки для цифр, є букви, знаки, пропуски (у тому числі перед цифрами і після) або ж кількість знаків не відповідає допустимому значенню і т. ін.
Є ще один спосіб. Щоб знайти помилковий елемент, зайдіть у теку зі збереженими звітами (наприклад, c:\edzv\xml\) і відкрийте її. Ви побачите структуру файлу у вигляді дерева елементів у тому ж порядку, у якому вони містяться у формі звіту. Знайдіть назву поля, у якому допущена помилка, і ви побачите, які дані є помилковими або в якій частині звіту відсутні дані.
Увага! Документ, що не пройшов перевірку структури, не приймається податковими органами.
4. Зберегти документ. Для збереження документа необхідно обрати пункт меню «Документ» — «Зберегти…» або натиснути кнопку «Зберегти документ».
Перед вами з’явиться вікно, у якому система ще раз уточнить параметри звітної форми, після чого сформує ще один xml-документ і збереже його в директорії, вказаній у персональних налаштуваннях як шлях до збереження файлів.
Знайти збережений файл можна в Журналі документів (рис. 9).
5. Підписати і відправити документ. Після збереження документа система запропонує вам підготувати документ для відправлення. У разі підтвердження вибору в теці C:\edzv\send буде додатково створений xml-файл.
Далі система надасть вам можливість підписати документ. Для цього натисніть кнопку «Захистити звіти». Перед вами з’явиться захищений робочий стіл.
Оберіть носій, на якому збережений ЕЦП (ключ). Інформацію про те, чий ключ (бухгалтера, директора або печатки) потрібно обрати, ви можете дізнатися з напису на екрані (над білим віконцем). Щоб накласти ЕЦП, потрібно ввести особистий пароль і натиснути «ОК».
Увага! При переході до вікна захисту автоматично прочитуються всі звіти, що підготовлені до відправлення та стосуються поточного профілю. Отже, якщо які-небудь звіти вам зараз підписувати не потрібно — видаліть їх зі списку, якщо потрібно додати (наприклад, з інших програм) — додайте їх у список за допомогою кнопки «Додати з файлу…».
Після натискання кнопки «Відправити звіти» програма починає автоматичний процес відправлення захищених документів (не забудьте підключитися до Інтернету). Якщо якісь документи відправляти не потрібно, видаліть їх зі списку, натиснувши на них правою кнопкою миші.
Система сама «вирішить», кому адресований звіт (ДФСУ або Держстату), повідомить вас про те, що звіт відправлений, і запропонує через деякий час проглянути квитанції про отримання. Разом із цим у теці dir _ achive з’являться відправлені звіти.
6. Прийняти квитанції. Є два варіанти отримання квитанцій:
– через програму.
Для цього спочатку натисніть кнопку «Отримати квитанції» і дочекайтеся завершення прийому. Після отримання квитанцій розшифруйте їх, тобто натисніть кнопку «Розшифрувати квитанції», щоб мати можливість їх переглянути.
Ви знову повернетеся на захищений робочий стіл. Для розшифровки скористайтеся ключем печатки. Якщо печатка не використовується, застосуйте ключ директора (підприємця).
Розшифровані квитанції і відправлені звіти відображаються у вікні архіву («Звіти та квитанції» — «Архів»).
Зверніть увагу! В архіві потрібно вказати період, за який ви хочете проглянути квитанції (поле «фільтр»). Щоб прочитати зміст самої квитанції, підведіть курсор до назви квитанції і натисніть на праву кнопку миші. У віконці, що випадає, оберіть «Відкрити як текст»;
– з поштової скриньки.
Для цього зайдіть у свою поштову скриньку, на яку налаштований прийом-передача звітів у вкладці «Налаштування захисту» — «Профіль підприємства», скачайте файли, які надійшли з порталу ДФСУ, і покладіть їх у теку dir _ receive в каталог підприємства.
Після цього в Єдиному вікні прийміть отримані квитанції («Звіти та квитанції» — «Прийняти квитанції»), ну а потім розшифруйте кожну квитанцію окремо в порядку, прописаному вище.
На цьому все. Цієї інформації вам буде достатньо для того, щоб заповнити і відправити звітність, запит або ж податкову накладну на реєстрацію в ЄРПН. Для того, щоб дізнатися про всі подробиці роботи Єдиного вікна, ви можете скористатися детальною інструкцією, яка міститься у вкладці «Допомога».
