Представимо схему організації зберігання документів на підприємствах, передбачену Правилами № 1000, на рис. 2.1.
* Тут і далі — експертна комісія.
Кожному зрозуміло, що документи мають бути певним чином згруповані і зберігатися так, щоб у будь-який момент можна було знайти потрібний. Для цього після обробки (виконання) документів відбувається їх формування в справи (див. підрозділ 6.1 на с. 25) й оформлення справ (див. підрозділ 6.2 на с. 27).
Для встановлення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ на підприємстві розробляють індивідуальну номенклатуру справ (про це детальніше — у розділі 5 на с. 17).
З моменту створення або надходження документи зберігають за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах підприємства відповідно до номенклатури справ (п. 1 гл. 3 розд. IV Правил № 1000). Згодом справи, закінчені діловодством, передають на зберігання до архіву підприємства*. Але перед цим необхідно скласти описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань (особового складу). Детальніше про це див. у підрозділі 6.3 на с. 30.
* Про створення архіву на підприємстві див. на с. 9.
Саме на підставі таких описів справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань (особового складу) у впорядкованому стані передають до архіву підприємства для подальшого зберігання і використання. Зазвичай, це відбувається через 2 роки після закінчення їх діловодством (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил № 1000).
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) також можуть передаватися до архіву підприємства (за умови наявності в ньому вільних площ) за рішенням керівника юрособи. Такі справи передають за номенклатурою справ або за здавальними описами довільної форми. Більше про це ви можете дізнатися з підрозділу 7.2 на с. 35.
В архіві підприємства складають зведені описи справ**, які є основними обліковими довідниками до документів. При цьому річний розділ зведеного опису справ складають не пізніше ніж через 2 роки після завершення справ у діловодстві. Надалі за зведеними описами документи передаються на зберігання до архівних установ.
** Детальніше див. у підрозділі 7.2 на с. 35.
На підприємстві має бути створена експертна комісія
Вона здійснює експертизу цінності документів на різних етапах роботи з ними — при складанні номенклатури справ, формуванні документів у справи, перевірці правильності віднесення документів до відповідних справ, під час підготовки справ до передачі на архівне зберігання. Більше про експертизу цінності документів див. на с. 11.
Госпрозрахункові підприємства, документи яких внесені до НАФ, після закінчення граничних строків їх зберігання в архіві підприємства можуть передати такі документи до державних та інших архівних установ на підставі відповідного договору (п. 2 гл. 1 розд. XIV Правил № 1000).
Стосовно документів, строк зберігання яких минув, складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. При цьому повинна дотримуватися відповідна процедура, про яку ви можете дізнатися з розділу 8 на с. 46.
Розглянемо основні організаційні питання, які доводиться вирішувати підприємству на кожному етапі зберігання документів, при їх передачі в архів, а також у разі знищення документів, строк зберігання яких закінчився.
висновки
- При організації зберігання документів підприємства, установи й організації всіх форм власності повинні керуватися Правилами № 1000.
- Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань (особового складу), закінчені діловодством, передають на зберігання до архіву підприємства.
- На підприємстві має бути створена експертна комісія для проведення експертизи цінності документів на різних етапах роботи з ними.
