Податки & бухоблік: № 68-69, серпень, 2017

Строки зберігання документів У процесі здійснення діяльності підприємства складають самі та отримують від своїх контрагентів велику кількість різноманітних документів. Організаційно-розпорядча, первинно-облікова, звітно-статистична, податкова, кадрова документація... І це далеко не повний перелік. Які документи потрібно зберігати, як довго, де і як? Про це наш сьогоднішній спецвипуск. З нього ви дізнаєтеся, як організувати зберігання документів у структурних підрозділах і в архіві підприємства, в яких випадках документи слід передавати до спеціалізованих архівних установ. Також ми розповімо, що таке експертиза цінності документів, чим займається експертна комісія підприємства і як її створити. Крім того, нагадаємо, в яких випадках документи можна знищити і як правильно це зробити. У другій частині спецвипуску ви зможете ознайомитися з нормативно-правовим актом, що встановлює строки зберігання найпоширеніших видів документів, які утворюються в діяльності підприємств, а також з переліком документів, які в обов’язковому порядку слід здавати до архівних установ при ліквідації юридичних осіб. Спецвипуск для вас підготували редактор Наталія Вороная і податковий експерт Наталія Чернишова.

Організація зберігання документів Основні вимоги щодо організації зберігання документів установлені в Правилах № 1000. Вони поширюються на всі підприємства, установи й організації незалежно від форм власності (п. 1 Правил № 1000). Водночас цей документ не обов’язковий для виконання ФОП, адже про них у вказаних Правилах — ні слова. На той факт, що порядок роботи з документами підприємців поки що не нормований, указувалося ще в листі Держкомархіву від 07.06.2006 р. № 03-622. І відтоді ситуація не змінилася.

Архів на підприємстві Відповідно до ч. 1 ст. 32 Закону № 3814 підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі і територіальним громадам, а також передавати документи НАФ на зберігання до державних та інших архівних установ.

Експертиза цінності документів Згідно зі ст. 6 Закону № 3814 внесення документів до НАФ або вилучення з нього документів здійснюється на підставі експертизи їх цінності, яка проводиться за ініціативою власника або державної архівної установи за згодою власника. Крім того, експертиза цінності документів дозволяє встановити строки зберігання документів, які не підлягають внесенню до НАФ, грошову оцінку документів НАФ, а також необхідність їх віднесення до унікальних і особливо цінних. Детально розглянемо цей процес далі.

Складання номенклатури справ Упорядкування зберігання документів розпочинається зі складання номенклатури справ. Вона потрібна для встановлення на підприємстві єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ (п. 1 гл. 1 розд. IV Правил № 1000). На її основі складають описи справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також здійснюють облік справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Готуємо документи до зберігання Перед тим як передати закінчені діловодством документи на зберігання в архів, їх потрібно підготувати до зберігання. Така підготовка включає формування справ, їх оформлення відповідно до діючих правил і складання описів справ. Як правильно здійснити вказані заходи, розповість цей розділ спецвипуску.

Зберігання документів З моменту створення (надходження) і до передачі на зберігання до архіву підприємства документи зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах відповідно до номенклатури справ. Згодом справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також з кадрових питань (особового складу) зберігають в архіві підприємства. Після закінчення граничних строків їх зберігання в архіві підприємства документи, внесені до НАФ, можуть передаватися на постійне зберігання до держархівів та інших архівних установ. Детальніше про те, як усе це відбувається, ви можете дізнатися далі.

Знищуємо документи, строк зберігання яких закінчився Документи, за якими закінчився строк зберігання, передбачений Переліком № 578, можуть бути знищені. Проте при цьому необхідно дотриматися встановленої гл. 3 розд. V Правил № 1000 процедури, яка передує їх знищенню. Розглянемо її.

Перелік використаних документів

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів Затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 Зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 р. за № 571/20884 (зі змінами, унесеними наказом Міністерства юстиції України від 07.03.2013 р. № 400/5) (витяг)

Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду Затверджений наказом Міністерства юстиції України від 14.03.2013 р. № 430/5 Зареєстрований у Міністерстві юстиції України 18.03.2013 р. за № 428/22960 (зі змінами та доповненнями, останні з яких унесено наказом Міністерства юстиції України від 16.03.2015 р. № 366/5)

№68-69