Експертиза цінності документів

4.1. Принципи і критерії експертизи цінності документів

Експертиза цінності документів — це всебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ (п. 2 Порядку № 1004).

Висновки експертизи є єдиною підставою для встановлення строків зберігання документів, а також для включення їх до НАФ

Експертизу цінності проводять за такими принципами (п. 7 Порядку № 1004):

— об’єктивність — проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу;

— історизм — урахування особливості часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;

— усебічність і комплексність — вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

Основні критерії, які використовують при визначенні цінності документів, наведені в п. 8 Порядку № 1004. Це:

— походження — функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача*), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;

* Фондоутворювачем називається підприємство, у результаті діяльності якого створені документаційний і архівний фонди (п. 2 розд. І Правил № 1000).

— зміст — значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;

— зовнішні ознаки — форма фіксації та передачі змісту, засвідчення й особливості оформлення документа, стан його збереженості.

Експертизу цінності документів на підприємстві проводять (п. 1 гл. 2 розд. V Правил № 1000):

— у поточному діловодстві — під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевірки правильності віднесення документів у відповідні справи, підготовки справ до передачі на архівне зберігання;

— в архіві підприємства — у процесі приймання справ до архіву і підготовки справ на постійне зберігання.

Зверніть увагу: у разі виникнення загрози знищення або значного погіршення стану архівних документів їх власник зобов’язаний негайно повідомити про це відповідній державній архівній установі для організації експертизи цінності таких документів (п.п. 2.2 Правил № 656).

Вилучення документів для знищення без попереднього проведення експертизи їх цінності заборонене (п. 1 гл. 1 розд. V Правил № 1000).

4.2. Експертна комісія підприємства

Для організації та проведення експертизи цінності документів на підприємствах створюють постійно діючі ЕК (п. 2 гл. 1 розд. V Правил № 1000, п. 9 Порядку № 1004).

А ось створення ЕК фізичною особою — підприємцем чинним законодавством не передбачено.

Завданнями ЕК підприємств є (п. 22 Порядку № 1004):

— організація та проведення експертизи цінності документів, створених у діловодстві юридичної особи;

— розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах.

Розглянемо, в якому порядку створюються ЕК підприємств.

Передусім на підприємстві складають Положення про експертну комісію підприємства. При підготовці такого Положення керуються рекомендаціями Укрдержархіву. За основу можна взяти Типове положення № 1227 (ср. ). Положення про експертну комісію затверджує керівник підприємства.

Крім того, керівник своїм наказом затверджує і склад ЕК. До неї можуть входити керівники служби діловодства й архівного підрозділу, працівники структурних підрозділів, а також (за їх згоди) представники ЕПК держархіву (ЕК архівного відділу районної, районної в м. Київ держадміністрації, міськради), у зоні комплектування яких перебуває підприємство (п. 14 Порядку № 1004). Головою ЕК призначають, зазвичай, заступника керівника підприємства, а секретарем — керівника його архівного підрозділу або іншу особу, відповідальну за архів.

Пропонуємо ознайомитися з примірним текстом наказу про створення ЕК на підпри- ємстві.

* Додаток не наводиться. — Прим. ред.

Засідання ЕК проводиться не рідше одного разу на рік. Воно вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менше двох третин складу членів комісії (п. 26 Порядку № 1004).

На засіданні ЕК приймає ряд рішень. Якими вони можуть бути, див. у табл. 4.1.

Таблиця 4.1. Рішення, що приймаються ЕК підприємства

Рішення ЕК приймається більшістю голосів і оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності — заступник) і секретар комісії. Рішення набуває чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК керівником підприємства.

Якщо керівник юрособи відмовляється затвердити протокол засідання ЕК, її голова може звернутися зі скаргою до Центральної ЕПК Укрдержархіву, рішення якої є остаточним.

Також до Центральної ЕПК може бути оскаржене рішення самої ЕК про внесення до НАФ або вилучення з нього документів, а також про проведення їх грошової оцінки. Це може зробити власник документів (його уповноважена особа) (п. 27 Порядку № 1004). Рішення Центральної ЕПК може бути оскаржено до суду.

4.3. Проведення експертизи цінності документів

Експертиза в поточному діловодстві

Згідно з п. 2 гл. 2 розд. V Правил № 1000 експертизу цінності документів у діловодстві здійснюють щорічно в структурних підрозділах підприємства особи, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, спільно з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства й архіву підприємства.

Організаційну і методичну допомогу в проведенні експертизи цінності надає ЕПК держархіву (ЕК архівного відділу районної, районної в м. Київ держадміністрації, міськради).

Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві виокремлюють 4 групи справ (п. 3 гл. 2 розд. V Правил № 1000):

— постійного зберігання;

— тривалого (більше 10 років) зберігання;

— тимчасового зберігання (до 10 років включно);

— ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Відбір означених груп здійснюють на підставі номенклатури справ підприємства, а також Переліку № 578, типових і галузевих переліків документів зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи.

Одночасно із цим перевіряються якість і повнота діючої номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів і формування справ.

Зверніть увагу:

не дозволяється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або в номенклатурі справ (п. 5 гл. 2 розд. V Правил № 100)

На підприємстві є інформація з обмеженим доступом — конфіденційна або таємна? Визначення режиму доступу до такої інформації оформляють, зазвичай, у вигляді окремого положення, яке набуває чинності з моменту затвердження керівником і доводиться до відома всіх працівників підприємства. Крім того, доцільно включити положення, що обумовлюють особливості проведення експертизи цінності документів, які містять конфіденційні дані, як у Положення про конфіденційну (або таємну) інформацію, так і в Положення про експертну комісію підприємства.

Під час проведення експертизи цінності в поточному діловодстві виявляють дублетні документи, документи, що не стосуються справи, чернетки, неоформлені копії, металеві скріплення, які підлягають вилученню зі справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання (п. 7 гл. 2 розд. V Правил № 1000).

У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів або справ, внесених до номенклатури, відповідні структурні підрозділи підприємства здійснюють їх розшук. Якщо документи не знайдено, керівник підприємства за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідку про причини відсутності документів або справ, підписану членами ЕК і керівником відповідного структурного підрозділу, передають до архіву підприємства (п. 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000).

На підставі такої довідки архів складає акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до Правил № 1000. Його підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства і затверджує керівник підприємства.

За результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи готують справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання до передачі до архіву підприємства, зокрема (п. 8 гл. 2 розд. V Правил № 1000):

— оформляють справи;

— складають описи справ структурного підрозділу;

— на підставі номенклатур справ формують переліки (списки) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, для включення в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

Експертиза в архіві підприємства

В архіві підприємства експертизу цінності документів проводять (п. 10 гл. 2 розд. V Правил № 1000):

— під час складання зведених описів справ;

— у разі надходження документів у неупорядкованому стані;

— у разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів;

— перед передачею справ на постійне зберігання до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міськради;

— з метою виявлення унікальних документів НАФ.

Така експертиза здійснюється під методичним керівництвом відповідних державних архівних установ, архівних відділів міськрад, у зоні комплектування яких перебуває підприємство.

Про кожен з наведених вище випадків здійснення експертизи цінності документів в архіві підприємства розповімо трохи детальніше.

Експертиза під час складання зведених описів справ. Така експертиза передбачає аналіз складу документації підприємства, зокрема, організаційних і розпорядчих документів, а також планової і звітної документації (п. 12 гл. 2 розд. V Правил № 1000). Так, у ході вказаної експертизи:

1) уточнюють, у яких структурних підрозділах відкладаються дублетні документи, що підлягають знищенню*, а також аналізують характер повторення інформації в інших документах: вид, форму і повноту повторюваності;

* За необхідності в архіві підприємства можуть зберігатися дублікати документів, що підлягають постійному зберіганню в держархіві, архівному відділі міськради.

Дублетні документи і документи з інформацією, що повторюється, вилучають тільки після їх звіряння з документами, які залишаються на постійне зберігання

2) здійснюють перевірку правильності формування справ і їх оформлення відповідно до архівних вимог. Архів має право вимагати переоформлення справ структурними підрозділами;

3) на підставі описів справ структурних підрозділів працівники архіву підприємства складають зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

Експертиза в разі надходження документів у неупорядкованому стані. Її проводять, якщо у зв’язку з надзвичайними обставинами до архіву підприємства документи надійшли в неупорядкованому стані. При цьому мають бути дотримані вимоги, визначені в пп. 3 — 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000, тобто встановлені для експертизи в поточному діловодстві.

Експертиза в разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів. Таку експертизу проводять щорічно з метою виявлення документів, строк тимчасового зберігання яких закінчився (п. 14 гл. 2 розд. V Правил № 1000). При цьому переглядають описи справ з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі відповідні описи справ підприємств-попередників і ліквідованих підприємств.

Експертиза перед передачею справ на постійне зберігання до держархіву. Зазначена експертиза передбачає цільове вивчення документів з метою виявлення (п. 15 гл. 2 розд. V Правил № 1000):

— дублетних документів;

— документів тимчасового зберігання, які внесені до НАФ помилково;

— документів, документна інформація яких втрачена і не підлягає відновленню в первісному або наближеному до нього вигляді.

За результатами вивчення документів архів складає проекти актів про вилучення документів з НАФ (додаток 14 до Правил № 1000).

Такі проекти схвалює ЕК підприємства і подає їх на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи або ЕК архівного відділу міськради, в зоні комплектування якого перебуває підприємство.

Остаточне рішення про вилучення документів з НАФ приймає Центральна ЕПК Укрдержархіву. Погоджений такою комісією акт затверджує керівник підприємства.

На підставі затвердженого акта архів підприємства вносить зміни в облікові документи.

Експертиза з метою виявлення унікальних документів НАФ. Її проводять архіви підприємств, які відповідно до законодавства мають право постійно зберігати документи НАФ (п. 16 гл. 2 розд. V Правил № 1000).

За результатами виявлення документів НАФ, які можуть бути віднесені до унікальних, в архіві підприємства складають проекти анотованих переліків унікальних документів НАФ. Віднесення документів НАФ до унікальних здійснюють на підставі критеріїв походження, змісту, зовнішніх ознак або за сукупністю критеріїв і характеристик. При цьому використовують Методику № 2505.

висновки

• Внесення документів до НАФ або вилучення з нього документів здійснюється на підставі експертизи їх цінності.
• Експертизу цінності документів на підприємстві проводять у поточному діловодстві і в архіві підприємства.
• Рішення ЕК приймається більшістю голосів і оформляється протоколом.