6.1. Формування справ
Закінчені в діловодстві документи групують у справи відповідно до номенклатури справ, погодженої і затвердженої в порядку, розглянутому в розділі 5 цього спецвипуску (див. с. 17). При цьому, зазвичай, справи на підприємстві формують децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. Проте якщо обсяг документообігу на підприємстві до 10 тис. документів на рік, можливе формування справ у службі діловодства.
Правила формування документів у справи описані в гл. 2 розд. IV Правил № 1000. Наведемо основні з них:
— у справи поміщають тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;
— у справи групують документи, виконані впродовж одного календарного року, за винятком:
1) перехідних і судових справ, які ведуть упродовж декількох років до їх завершення;
2) особових справ, які формують упродовж періоду роботи особи на цьому підприємстві;
3) документів виборних органів і їх постійних комісій, які формують за період їх скликання;
4) документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес, які формують за навчальний рік;
5) документів театрів, що характеризують сценічну діяльність, які формують за театральний сезон;
6) справ фільмів;
7) рукописів;
8) історій хвороб;
— у справи поміщають тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, завірені в установленому порядку копії документів;
— не допускається включати в справи чернетки, особисті документи, розмножені копії і документи, які підлягають поверненню;
— у справи включають документи тільки з одного або групи подібних питань, які складають єдиний тематичний комплекс;
— окремо групують у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового зберігання. Як виняток із цього правила, коли цього вимагає специфіка роботи підприємства, документи постійного і тимчасового зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або після вирішення питання вказані документи мають бути поміщені в окремі справи згідно з номенклатурою справ відповідно до такого принципу: в одну справу поміщають документи тільки постійного зберігання, а в іншу — тимчасового (п. 3 гл. 2 розд. IV Правил № 1000);
— за обсягом справа постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (завтовшки не більше 40 мм).
Документи формують у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами і хронологією (п. 5 гл. 2 розд. IV Правил № 1000).
Поширеною помилкою підприємств є формування всіх наказів керівника в одну справу. У зв’язку з цим зверніть увагу:
накази і розпорядження з основної діяльності підприємства, з адміністративно-господарських питань і з кадрових питань (особового складу) групують у різні справи
Накази з кадрових питань (особового складу) групують відповідно до їх видів і строків зберігання. При цьому врахуйте: заборонено групувати разом накази тривалого (75 років) і тимчасового (5 років) зберігання.
Зверніть увагу: при великих обсягах документів доцільно накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності установи (прийом на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо створюється незначна кількість різних видів наказів з кадрових питань (особового складу), їх можна групувати за строками зберігання: в одну справу — накази тривалого строку зберігання, в іншу — тимчасового строку зберігання.
Документи засідань колегіальних органів групують у 2 справи (п. 7 гл. 2 розд. IV Правил № 1000):
1) протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
2) документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
Протоколи засідань колегіальних органів групують у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизують за датами і номерами протоколів, а в межах групи документів, які стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання (п. 8 гл. 2 розд. IV Правил № 1000).
Листування групують за змістом і кореспондентською ознакою і систематизують у хронологічному порядку: документ-відповідь розміщують за документом-запитом.
Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групують у справи за напрямами діяльності підприємства або за авторами ініціативних документів. Документи в невеликій кількості групують в одну справу. У справі документи систематизують за датами доручень.
Затверджені плани, звіти, кошториси, титульні списки групують у справи окремо від проектів цих документів
Документи в особових справах працівників групують у хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000):
— внутрішній опис документів, включених в справу;
— заява про прийом на роботу (контракт);
— направлення або подання;
— особовий листок з обліку кадрів;
— автобіографія;
— документи про освіту (копії);
— копії або виписки з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника тощо;
— доповнення до особового листка з обліку кадрів;
— довідки й інші документи.
Зверніть увагу: копії наказів і розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо в особову справу не включають. Ці відомості вносять у доповнення до особового листка з обліку кадрів або в трудову книжку. При цьому зверніть увагу: відомості про стягнення в трудову книжку не вносяться (п. 2.2 Інструкції № 58).
Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників підприємства систематизують у межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) формують щомісячно в межах року.
Методичне керівництво і контроль за формуванням справ на підприємстві і в його структурних підрозділах здійснюють служба діловодства й архів підприємства (п. 16 гл. 2 розд. IV Правил № 1000).
6.2. Оформлення справ
Справи підприємства слід належним чином оформити. Вимоги до оформлення справ установлені гл. 2 розд. VІ Правил № 1000.
Розглянемо їх.
Залежно від строків зберігання документів здійснюють повне або часткове (спрощене) оформлення справ
Документи тимчасового зберігання, сформовані в справи, зберігають у теках із зав’язками та/або швидкозшивачах. Їх не підшивають і не нумерують*, а також не проводять уточнення елементів оформлення обкладинки. Таким чином здійснюють часткове оформлення справ.
* За винятком первинної бухгалтерської документації і документів із грифом «Для службового користування» й іншими грифами обмеженого доступу.
А ось справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі справи з кадрових питань (особового складу), оформляють «по повній». Зокрема, оформлення таких справ передбачає:
— систематизацію документів у справі;
— нумерацію аркушів у справі;
— складання (за необхідності) внутрішнього опису документів справи;
— наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи;
— підшивання або оправлення справи;
— оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Систематизація документів передбачає їх розміщення у справі за хронологією надходження або створення (із січня по грудень).
Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому кутку простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші засвідчувального напису і внутрішнього опису нумерують окремо.
Чорнило, пасту або кольорові олівці застосовувати для нумерації аркушів справи, аркушів засвідчувального напису і внутрішнього опису заборонено (п. 5 гл. 2 розд. VІ Правил № 1000)
Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумерують у кожному томі (частині) окремо.
Фотографії, креслення, діаграми, які є окремими аркушами у справі, нумерують з оборотного боку в лівому верхньому кутку.
Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерують як один аркуш. Якщо до документа підклеєні однією стороною інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерують окремо.
Конверти з вкладеннями, підшиті в справу, нумерують валовою нумерацією аркушів справи. При цьому спочатку нумерують конверт, а потім кожне вкладення в конверті.
Аркуші більшого формату, ніж А4, підшивають з одного боку і нумерують як один аркуш у правому верхньому кутку, а потім фальцюють у формат А4.
У разі окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається використати буквені позначення аркушів (13-а, 13-б тощо).
При великій кількості помилок аркуші перенумеровують шляхом закреслення однією косою рискою старого номера і проставляння поруч нового
Згідно з п. 6 гл. 2 розд. VІ Правил № 1000 до деяких категорій справ складають внутрішній опис документів. До таких належать справи, що містять унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом «Для службового користування», особові справи, судово-слідчі справи, назви яких не повністю розкривають їх зміст. Необхідність складання внутрішнього опису документів окремих справ визначається інструкцією з діловодства на підприємстві.
Внутрішній опис документів справи — це обліковий документ, який містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки і номери аркушів справи, на яких розміщений кожен документ.
Внутрішній опис складають на окремому аркуші за формою, наведеною в додатку 16 до Правил № 1000. Її підписує укладач.
До внутрішнього опису оформляють підсумковий запис, у якому вказують цифрами і словами кількість документів, включених в опис, і кількість аркушів внутрішнього опису. Якщо справу оправлено або підшито раніше без внутрішнього опису, то його бланк підклеюють з внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх вилучення, заміну оригіналів копіями тощо) відображають у графі «Примітки» з посиланням на відповідні документи (акти, накази тощо) і до внутрішнього опису складають новий підсумковий запис.
Наведемо приклад складання внутрішнього опису особових справ.
З метою обліку кількості аркушів у справі і фіксації особливостей їх нумерації в кінці справи складають засвідчувальний напис (п. 7 гл. 2 розд. VI Правил № 1000).
Засвідчувальний напис справи за формою, наведеною в додатку 17 до Правил № 1000, складають на окремому аркуші. Його поміщають у кінці справи, а в друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) — на зворотному боці останнього чистого аркуша. У ньому вказують цифрами і літерами кількість аркушів у справі й окремо, через знак «+» (плюс), — кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.
У засвідчувальному написі обумовлюють такі особливості нумерації документів справи:
— наявність літерних і пропущених номерів аркушів;
— номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
— номери великоформатних аркушів;
— номери конвертів з вкладеннями і кількість аркушів вкладень.
Засвідчувальний напис підписує його укладач.
Усі подальші зміни у складі і стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначають у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдовувальний документ (акт, наказ).
При великій кількості перенумерованих аркушів наприкінці справи складають новий засвідчувальний напис
При цьому старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.
Наведемо приклад складання засвідчувального напису.
Документи, що містяться у справі, підшивають на 4 проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. А справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань (особового складу) оправляють у тверду обкладинку з картону. Металеві скріплення (скріпки, шпильки) при цьому видаляють (п. 8 гл. 2 розд. VI Правил № 1000).
Під час оправлення або підшивання документів не можна зачіпати текст. Якщо текст документа надрукований занадто близько до його лівого краю, необхідно наростити корінець документа папером тієї ж якості, що і носій тексту документа.
За наявності у справі незатребуваних особистих документів (трудових книжок, посвідчень, дипломів, атестатів, свідоцтв тощо) ці документи вкладають у конверт, який підшивається до справи. Якщо таких документів значна кількість, їх вилучають зі справи і на них складають окремий опис.
Обкладинки (титульні аркуші) справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань (особового складу) оформляють за формою, наведеною в додатку 18 до Правил № 1000. Титульні аркуші рекомендується виготовляти друкарським способом і заповнювати інформацію, що змінюється, від руки.
Заголовок справи на обкладинці повинен відповідати заголовку в описі справ структурного підрозділу
На обкладинці справ (титульних аркушах) проставляють:
— дати документів, включених у кожну справу (рік початку і закінчення справи). Якщо справа складається з декількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. У разі проставляння точних календарних дат число і рік указують арабськими цифрами, а назву місяця — прописом. Якщо у справу включені документи (додатки тощо), дати яких виходять за граничні дати справи, то нижче дати справи з нового рядка роблять запис «У справі є документи за____ роки». Дати можна не вказувати на обкладинці (титульному аркуші) справ, що містять річні плани і звіти, оскільки вони відображені в заголовках справ;
— кількість аркушів у справі відповідно до засвідчувального напису (без урахування аркушів внутрішнього опису і засвідчувального напису);
— у правому верхньому і лівому нижньому кутах — архівний шифр справи*;
* За погодженням з архівом установи номера зведеного опису й архівного фонду, номер справи за зведеним описом проставляють в архіві після затвердження зведеного опису справ.
— у разі зміни найменування підприємства (його структурного підрозділу) впродовж періоду, що охоплює документи справи, або при передачі справ на інше підприємство (у структурний підрозділ) указують нове найменування підприємства (структурного підрозділу), а попереднє беруть у дужки.
Написи на обкладинках справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання роблять чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою.
У разі вміщення у справу належним чином оформленого титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначають тільки номери архівного фонду, опису і справи. При цьому заборонено наклеювати титульний аркуш на обкладинку справи.
6.3. Складаємо описи справ
Структурні підрозділи підприємства зобов’язані описувати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через рік після завершення справ у діловодстві. Із цією метою складають описи справ. У разі ліквідації або реорганізації підприємства описи в обов’язковому порядку складають також і на справи тимчасового (до 10 років) зберігання.
Описи справ структурних підрозділів посадова особа, відповідальна за діловодство в такому підрозділі, за методичною допомогою архіву підприємства складає за формою, наведеною в додатку 19 до Правил № 1000.
Описи справ ведуть упродовж декількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації
Під час складання описів справ необхідно дотримуватися таких вимог:
— номер опису структурного підрозділу повинен складатися з:
1) цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ;
2) початкової літери назви категорії документів, включених в опис. Так, для справ постійного зберігання вказують букву «П», для справ тривалого (понад 10 років) зберігання — «Т», для справ з кадрових питань (особового складу) — «К» або «ОС»;
3) чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені в опис.
Наприклад, опис справ постійного зберігання структурного підрозділу № 04, які обліковуються за номенклатурою справ і заведені у 2017 році, матиме номер 04 П — 2017;
— справи кожного року складають річний розділ опису справ;
— порядок нумерації справ в описі — валовий за декілька років;
— заголовки справ вносять до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації, зазвичай, на основі номенклатури справ (за необхідності заголовки справ редагують і уточнюють);
— кожну справу вносять до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з декількох томів (частин), то кожен том (частину) вносять до опису під окремим номером;
— у разі внесення в опис декількох справ підряд з однаковим заголовком наводять повністю тільки заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначають словами «те саме». При цьому інші відомості про справи вносять в опис повністю. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюють повністю;
— графи опису заповнюють відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;
— графу «Примітка» використовують для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам, про наявність копій документів у справі.
Крім того, врахуйте такі правила для розподілу справ відповідно до схеми систематизації (п. 6 гл. 2 розд. VI Правил № 1000):
— справи відносяться до того року, в якому їх запровадили в діловодстві або в якому вони надійшли до структурного підрозділу для продовження;
— плани, звіти, кошториси і документи до них відносяться до того року, на який або за який їх складено, незалежно від дати їх складання;
— перспективні плани відносять до початкового року їх дії, а звіти за ці роки — до останнього року звітного періоду;
— справи, які розпочато в одному структурному підрозділі та передано для продовження до іншого підрозділу, належать тому підрозділу, де вони завершені. При цьому назва першого підрозділу береться в дужки і пишеться назва останнього.
У кінці опису роблять підсумковий запис із зазначенням (цифрами і прописом) кількості справ, що обліковуються за описом, першого й останнього номерів справ в описі, а також обумовлюють особливості нумерації справ в описі (літерні і пропущені номери справ).
У річний розділ опису вносять також справи, не завершені впродовж календарного року
У такому разі в кінці річних розділів опису кожного подальшого року вказують: «Документи за цей рік див. також у розділі за _____ рік, № __». Графи 4 і 5 опису при цьому не заповнюють.
Опис справ структурного підрозділу складають у 2 примірниках (п. 11 гл. 2 розд. VI Правил № 1000). Перший примірник передається разом зі справами до архіву підприємства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі. Опис справ підписується його укладачем, узгоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу (п. 10 гл. 2 розд. VI Правил № 1000).
На с. 32 наведемо приклад складання опису справ з особового складу відділом кадрів.
висновки
- Закінчені в діловодстві документи групують у справи відповідно до номенклатури справ.
- Залежно від строків зберігання документів здійснюють повне або часткове (спрощене) оформлення справ.
- Відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки і номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ, вносять у внутрішній опис документів справи.
- Документи, що містяться у справі, підшивають на 4 проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. А справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань (особового складу) оправляють у тверду обкладинку з картону.
- Структурні підрозділи підприємства через рік після завершення справ у діловодстві зобов’язані описувати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також з кадрових питань (особового складу) шляхом складання опису справ.
