Виправляємо у трудовій книжці неправильні або неточні записи

Білова Наталя, експерт з питань оплати праці
Податки & бухоблік Січень, 2017/№ 01-02
В обраному У обране
Друк
Ви або ваш працівник виявили помилку після внесення запису до трудової книжки? Не засмучуйтеся. Це справа виправна. У цій статті ми розповімо вам, як саме виправляють неправильні або неточні записи у трудовій книжці. Читайте уважно!

Записи у трудовій книжці беруть до уваги при призначенні пенсії, здійсненні виплат за вислугу років, а також при призначенні інших «трудових» пільг. Тому неправильних або неточних записів у трудовій книжці бути не повинно. А якщо раптом помилка все ж таки закралася в записи цього важливого документа? Як її виправити? Розбираємося!

Хто і як може виправити помилку?

Насамперед запам’ятайте:

виправляти помилки, зроблені в записах у трудових книжках працівників, можуть тільки роботодавці, які власне такі неточні записи допустили

Про це попереджає п. 2.6 Інструкції № 58.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, то відповідний запис вносить і засвідчує печаткою його правонаступник. Немає правонаступника? Тоді виправляючий запис робить організація вищого рівня, якій було підпорядковано підприємство. Її не існує? Отже, виправлення вносить облархів, держархів ( п. 2.8 Інструкції № 58).

Новий роботодавець зобов’язаний тільки посприяти працівнику вирішити проблему, що виникла.

Виправлені відомості повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження. Не можете знайти цей наказ/розпорядження? Тоді пошукайте інші документи, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. А ось на показання свідків не розраховуйте — вони не можуть бути підставою для виправлення раніше внесених записів ( п. 2.9 Інструкції № 58).

Увага! Забороняється закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» трудової книжки.

Спосіб виправлення даних у трудовій книжці шляхом закреслення припустимо використовувати (у разі необхідності) тільки при коригуванні відомостей, наведених на титульному аркуші.

А ось для виправлення записів у внутрішньому блоці трудової книжки п. 2.10 Інструкції № 58 передбачено свою спеціальну процедуру. Давайте детально на прикладах розберемося, у чому саме вона полягає.

Порядок виправлення неточностей у записах трудової книжки

Приклад 1. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки запис не відповідає змісту наказу про прийняття на роботу (допущено помилку при внесенні запису).

Як виправити? Для виправлення неточного (неправильною) запису в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки зазначте:

— у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;

— у графі 2 — дату внесення змін;

— у графі 3 — номер запису, який є недійсним, а потім — текст правильного запису. Тобто графу 3 почніть фразою: «Запис за № таким-то недійсний», а продовжте коректним варіантом запису: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)»;

— у графі 4 — дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця про прийняття на роботу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.

Утім, на практиці інколи зустрічаються випадки, коли раніше внесений неточний або неправильний запис у трудовій книжці виправляють двома окремими рядками під окремими порядковими номерами. Тобто спочатку в першому рядку під одним порядковим номером зазначають: «Запис за № таким-то недійсний», а в наступному окремому рядку під наступним порядковим номером наводять правильний запис. Проте такий підхід неприйнятний.

Річ у тім, що норми Інструкції № 58 приписують виправляти помилкові записи в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки за допомогою саме одного запису під одним порядковим номером. Тобто графу 3 розпочинають фразою: «Запис за № таким-то недійсний», а потім після крапки запис продовжують правильним формулюванням.

Іншого способу виправлення Інструкція № 58 не передбачає.

Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 1).

Приклад 2. У наказі про прийняття на роботу (від 10.01.2017 р. № 11-ос) найменування посади не відповідає штатному розпису. Помилку виявлено після внесення відомостей про прийняття на роботу до трудової книжки працівника. Видано наказ (від 13.01.2017 р. № 15-ос) про внесення змін до пункту наказу, в якому неправильно зазначено назву посади або професії працівника. Уносимо зміни до трудової книжки працівника.

Як виправити? У цьому випадку виправлення запису у трудовій книжці здійснюють так:

— у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;

— у графі 2 — дату внесення змін;

— у графі 3 — зазначають «Запис за № таким-то недійсний», а продовжують коректним варіантом запису: «Прийнятий за такою-то професією (посадою)», де й зазначають правильне найменування посади;

— у графі 4 — дату і номер уточнюючого наказу (розпорядження) роботодавця.

Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 2).

Приклад 3. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки найменування підприємства вписано з помилкою. Замість «Приватне акціонерне товариство «Мотор» зазначено «Приватне підприємство «Мотор».

Як виправити? Порядок виправлення такої помилки не прописано в Інструкції № 58 (ср. 025069200). На практиці виправляють таким чином. Після останнього запису у трудовій книжці роблять запис у графі 3 «Запис «Приватне підприємство «Мотор» недійсний. Приватне акціонерне товариство «Мотор».

Нумерувати цей виправний запис не потрібно.

Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 3).

Приклад 4. У графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки порушено нумерацію записів. Після запису № 8 від 22.02.2016 р. йде інший запис з тим самим № 8, але вже від 30.12.2016 р.

Як виправити? Почнемо з того, що порядок виправлення таких помилок Інструкцією № 58 не встановлено. На нашу думку, потрібно діяти так. Зазначте:

— у графі 1 — правильний порядковий номер (у цій ситуації — № 9);

— у графі 2 — дату внесення виправлень;

— у графі 3 — номер запису, який є недійсним (у цій ситуації — № 8 від 30.12.2016 р.), а потім — текст правильного запису;

— у графі 4 повторіть дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця.

Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 4).

Приклад 5. У графі 2 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки проставлено неправильну дату прийняття на роботу (переведення, звільнення).

Як виправити? На жаль, і в цьому випадку Інструкція № 58 не дає відповіді кадровикам, як виправити таку помилку. На нашу думку, слід діяти так. Зазначте:

— у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;

— у графі 2 — дату внесення виправлень;

— у графі 3 — спочатку напишіть: «Запис за № таким-то недійсний», а потім повторіть запис про прийняття на роботу із зазначенням тут же в тексті правильної дати прийняття;

— у графі 4 — дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого спочатку у трудовій книжці було зроблено запис. Тобто повторіть тут реквізити наказу з неправильного запису.

Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 5 на с. 25).

Приклад 6. У графі 4 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки зазначено неправильні реквізити наказу про прийняття на роботу (переведення, звільнення).

Як виправити? Порядок виправлення такої помилки не прописано в Інструкції № 58. На наш погляд, слід діяти так. Зазначте:

— у графі 1 — черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;

— у графі 2 — дату внесення виправлень;

— у графі 3 — номер запису, який є недійсним, потім — текст правильного запису. Тобто у графі 3 напишіть: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)»;

— у графі 4 — правильні реквізити наказу.

Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 6 на с. 25).

Приклад 7. Неправильний запис у трудовій книжці виявлено після оформлення звільнення працівника, тобто коли запис про звільнення вже засвідчено підписом керівника підприємства / фахівця кадрової служби і печаткою підприємства / кадрової служби.

Як виправити? Почнемо з того, що виправний запис повинне буде зробити те підприємство, яке внесло до трудової книжки працівника неправильний запис (див. п. 2.6 Інструкції № 58). Тому, якщо на момент її виявлення працівник уже працює в нового роботодавця, такий виправний запис може бути внесено до трудової книжки працівника тільки після його звільнення від цього роботодавця, коли книжка опиниться на руках у працівника. У цьому випадку дійте так:

1) знову впишіть до трудової книжки у вигляді заголовка найменування підприємства-роботодавця;

2) внесіть виправляючий запис у порядку, передбаченому п. 2.10 Інструкції № 58 (див. вище);

3) засвідчіть виправляючий запис підписом керівника підприємства / фахівця кадрової служби і печаткою підприємства / відділу кадрів, тобто в такому самому порядку, як ви засвідчили запис про звільнення працівника.

Наведемо ще один зразок заповнення трудової книжки (див. рис. 7 на с. 26).

Тут же зазначимо про виправлення записів у трудових книжках у разі поновлення працівника на колишній роботі за рішенням суду та зміну формулювання причини звільнення.

Так, у разі поновлення працівника на колишній роботі в судовому порядку після запису про незаконне звільнення необхідно зробити такий запис: «Запис за № таким-то є недійсним. Поновлений на попередній роботі».

А ось при зміні формулювання причини звільнення зазначають: «Запис за № таким-то є недійсним. Звільнений...» і наводять нове формулювання (наприклад, «Запис за № 8 є недійсним. Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України»).

У графі 4 у наведених випадках роблять посилання на наказ про поновлення працівника на роботі або про зміну формулювання причини звільнення, який видають на виконання рішення суду.

Ще один випадок коригування запису про звільнення — затримка видачі працівнику трудової книжки з вини роботодавця. У цьому випадку згідно з п. 4.1 Інструкції № 58 днем звільнення вважається день видачі трудової книжки. Що з цього випливає? А те, що про новий день звільнення роботодавцю доведеться видати наказ і внести запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення потрібно визнати недійсним у порядку, установленому п. 2.10 Інструкції № 58.

Слід також додати, що за наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без унесення до неї запису, визнаного недійсним ( п. 2.10 Інструкції № 58).

Отже, з виправленням неточних записів у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки розібралися. А як виправляють помилки в розділах «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення»? Та в такому самому порядку, як і в розділі «Відомості про роботу», тобто за процедурою, передбаченою п. 2.10 Інструкції № 58. Це загалом випливає із зазначеної норми.

Ну от, тепер ви добре знаєте, як виправити неточності у трудових книжках. Проте бажаємо вам якомога менше помилятися у своїй роботі!

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
Завантажуйте наш мобільний додаток iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 10 грн
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд