Донараховано зарплату
Ситуація 1. Бухгалтер підприємства у поточному місяці виявив, що в попередньому місяці занизив суму зарплати працівника (невірно розрахував її суму за фактично відпрацьований час, не нарахував належну премію, доплату, надбавку тощо). Помилка виявлена та виправлена у поточному місяці (у бухобліку працівнику донараховано відповідну суму «забутої» зарплати).
Рішення. У даному випадку керуємося п. 9 розд. IV Порядка № 435*. Він визначає: якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої заробітної плати включаються до зарплати того місяця, у якому були здійснені такі донарахування.
Тобто донараховані суми зарплати відображайте у Звіті з ЄСВ, сформованому за той звітний місяць, у якому фактично були проведені такі донарахування (у бухобліку).
В таблиці 6 Звіту донараховану працівнику зарплату відображайте в загальній сумі зарплати поточного місяця одним рядком. Розбивати за місяцями, за які проведено донарахування, не потрібно**.
** Зверніть увагу, в таблиці 1 Звіту за формою № Д4 сума донарахованої зарплати також буде відображена в загальній сумі зарплати, нарахованої працівникам за звітний місяць. Коригувальні рядки 4, 4.1, 4.3 таблиці 1 в цьому випадку не заповнюються. — Прим. ред.
Приклад 1. Працівникові підприємства Гонському Леоніду Петровичу (податковий номер — 2854896532, не інвалід, повна зайнятість) у липні 2017 року помилково не нарахували суму щомісячної премії. Помилка виявлена і виправлена у вересні.
Таким чином, у вересні працівникові було нараховано: суму основної зарплати за вересень — 5000 грн., премію за підсумками роботи у вересні — 1500 грн. та донараховано забуту липневу премію — 1500 грн. Загальна сума зарплати за вересень — 8000 грн. (ЄСВ — 1760 грн.).
Порядок відображення в Таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних по працівнику див. на рис. 1.
Відсторновано зарплату
Ситуація 2. Працівникові підприємства у попередньому місяці помилково нарахували «зайву» суму зарплати (або премії, доплати, надбавки). Помилка виявлена та виправлена у поточному місяці (у бухобліку відсторновано відповідну суму «зайвої» зарплати).
Як і у випадку з донарахуванням, сторнована сума зарплати за минулі місяці включаються до заробітної плати того місяця, у якому було здійснено таке сторнування. Тобто коригування проводиться за рахунок фонду оплати праці місяця сторнування. Тому в Звіті за формою № Д4 такі коригування не зачіпають минулі звітні періоди і, відповідно, не виправляються як помилки*.
* Зверніть увагу, в таблиці 1 Звіту за формою № Д4 сума сторнованої зарплати також буде відображена в загальній сумі зарплати, нарахованої працівникам за звітний місяць. Коригувальні рядки 5, 5.1, 5.3 таблиці 1 в цьому випадку не заповнюються. — Прим. ред.
При цьому варто нагадати про вимоги ст. 128 КЗпП щодо обмеження розміру відрахувань із заробітної плати. Так, при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, — 50 % заробітної плати, яка належить до виплати працівникові.
Ще один важливий момент. Відсторновані суми зменшують фактичну базу нарахування місяця, у якому було проведено таке сторнування. Отже, може виникнути питання щодо виконання вимоги про сплату ЄСВ з фактичної бази нарахування єдиного внеску, але не нижче мінімальної зарплати.
Приклад 2. Працівникові підприємства Чумаку Олегу Петровичу (податковий номер — 2765874123, не інвалід, основне місце роботи, неповна зайнятість — 0,8 штатної одиниці) у серпні 2017 року помилково нарахували надбавку до окладу. Помилка виявлена і виправлена у вересні. Таким чином у вересні працівникові було нараховано суму основної зарплати за вересень — 3750 грн. та відсторновано зайво нараховану у серпні 2017 року суму надбавки — 750 грн. Загальна сума зарплати за вересень з урахуванням відсторнованої суми — 3000 грн. (ЄСВ — 660 грн.). Інші виплати, що входять до бази нарахування ЄСВ, працівникові не здійснювались.
Фактична база нарахування ЄСВ, визначена за працівником (3000 грн.), нижча за суму «мінімалки» (3200 грн.). Отже, підприємство зобов’язане на різницю між цими величинами (200 грн.) донарахувати ЄСВ (44 грн.).
Порядок відображення в Таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних по працівнику див на рис. 2.
Донараховано/відсторновано лікарняні, декретні*
* Під декретними розуміємо допомогу по вагітності та пологах.
Ситуація 3. Підприємство в попередньому місяці невірно розрахувало суму середньої зарплати для оплати періоду тимчасової непрацездатності. В результаті таких дій лікарняні (декретні) були нараховані у неправильній сумі. Помилка виявлена та виправлена у поточному місяці (у бухобліку донараховано/відсторновано відповідну суму лікарняних (декретних)).
Почнемо з того, що лікарняні, декретні відображають в Таблиці 6:
— що сформована за той звітний місяць, у якому їх було фактично нараховано у бухобліку;
— в окремих рядках (окремо від сум заробітної плати). При цьому у графі 11 таблиці 6 вказують місяць та рік, за який проведено нарахування цих виплат, незалежно від того, в якому місяці вони були фактично нараховані в бухобліку.
Якщо такі виплати донараховують у поточному місяці, то їх відображають у звітності з ЄСВ за такий місяць у порядку, зазначеному вище.
Механізм відображення у Звіті з ЄСВ донарахованих сум лікарняних та декретних розглянемо на прикладі.
Приклад 3. Новий бухгалтер із заробітної плати підприємства у вересні 2017 року виявив, що його попередник невірно розрахував працівниці Варченко Тетяні Петрівні (податковий номер — 2956875456, не інвалід, основне місце роботи) суму середньої зарплати для оплати періоду тимчасової непрацездатності (тривав з 13 по 17 березня 2017 року) та для оплати періоду відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (з 1 червня по 4 жовтня 2017 року). В результаті були занижені суми лікарняних та декретних.
Помилка виправлена у вересні 2017 року — працівниці донараховано:
— лікарняні за період з 13 по 17 березня 2017 року — 375 грн. (ЄСВ — 82,50 грн.);
— допомога по вагітності та пологах за період з 1 червня по 4 жовтня 2017 року — 9450 грн. (ЄСВ — 2079 грн.), у тому числі за червень — 2250 грн. (ЄСВ — 495 грн.), за липень і серпень по 2325 грн. (ЄСВ — 511,50 грн.), вересень — 2250 грн. (ЄСВ — 495 грн.), жовтень — 300 грн. (ЄСВ — 66 грн.).
Інші виплати працівниці у вересні не нараховувалися, оскільки вона знаходиться у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами.
Порядок відображення в Таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних по працівнику див. на рис. 3.
Окремо розглянемо ситуацію, коли працівникові у попередніх звітних періодах було нараховано лікарняні чи декретні у завищеній сумі і підприємство у звітному періоді сторнує зайво нараховані суми.
Пункт 9 розд. VI Порядку № 435 дозволяє вносити від’ємні значення сум нарахованого доходу у разі відображення сторнованих сум відпускних і допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги по вагітності та пологах.
Як це працює на практиці, розглянемо нижче на прикладі 4. Тут же нагадаємо ще раз про необхідність дотримуватися вимог ст. 128 КЗпП стосовно порядку та розміру проведення відрахувань із зарплати працівників (див. вище).
Приклад 4. Працівниці підприємства Василенко Оксані Петрівні (податковий номер 2354659874, не інвалід, основне місце роботи) у липні 2017 року були нараховані лікарняні за період непрацездатності, що тривала з 17 по 30 липня, у сумі 2380 грн. Але у вересні 2017 року виявилося, що сума лікарняних була розрахована невірно через збій у комп’ютерній програмі. Сума лікарняних, яку мали нарахувати працівниці, — 2240 грн. Зайво нарахована сума доходу (140 грн. (ЄСВ — 30,80 грн.)) була відсторнована у бухобліку у вересні 2017 року. При цьому працівниця дала згоду на відрахування із її зарплати зайво нарахованої суми лікарняних.
Порядок відображення в Таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних по працівниці див. на рис. 4. Крім відсторнованих сум, там також наведені відомості про нараховану їй зарплату за вересень 2017 року (4720 грн. (ЄСВ — 1038,40 грн.)).
Заміна зарплати на лікарняні (декретні)
Ситуація 4. Працівникові у попередньому звітному періоді була нарахована і відображена у звітності з ЄСВ зарплата за повністю відпрацьований місяць. Але згодом виявилося, що працівник у цьому місяці був непрацездатний (або знаходився у відпустці). Зайво нарахована зарплата відсторнована, а необхідна виплата нарахована у наступному звітному періоді.
Суми заробітку (доходу), що нарахований у попередньому звітному періоді та перерахунок якого проводиться у поточному звітному періоді у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, відображаються у Таблиці 6 Звіту за формою № Д4, сформованого за поточний звітній період зі знаком «мінус». Це прямо прописано у п. 9 розд. VI Порядку № 435.
Приклад 5. Працівниці підприємства Колодій Ользі Степанівні (податковий номер — 2456789630) за серпень 2017 року була нарахована (і відображена в звітності з ЄСВ) зарплата виходячи з повністю відпрацьованого місяця. Але у вересні працівниця надала лікарняний лист, що підтверджує її непрацездатність за період з 30 серпня по 8 вересня 2017 року.
В результаті у вересні 2017 року працівниці були нараховані зарплата за фактично відпрацьовані дні у вересні — 3571,43 грн. (ЄСВ — 785,71 грн.), лікарняні — 1640 грн., у тому числі за 2 дні хвороби у серпні — 328 грн. (ЄСВ — 72,16 грн.), за 8 днів хвороби у вересні — 1312 грн. (ЄСВ — 288,64 грн.)., а також відсторнована зайво нарахована у серпні 2017 року сума зарплати за 2 робочих дні — 30 та 31 серпня — 454,54 грн. (ЄСВ — 100 грн.).
Порядок відображення в Таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних по працівниці див. на рис. 5.
Проміжні підсумки
Отже, ми з вами розібралися з відображенням у звітності донарахованих та сторнованих виплат, що входять до бази справляння ЄСВ. Як бачите, при їх відображенні коди типу нарахувань «2» та «3» (графа 10 таблиці 6 Звіту за формою Д4) не застосовують. Чому? Тому що помилки в сумах виплат, допущені при їх розрахунку, не є помилками для цілей ЄСВ*.
* Покарати за такі помилки (якщо виплати були занижені) підприємство можуть інспектори Держпраці, якщо виявлять їх у ході перевірки. А от податківці до підприємства питань не матимуть за умови, що з фактично нарахованих сум доходу, які входять до бази справляння ЄСВ, внесок був сплачений своєчасно і в повній мірі. — Прим. ред.
В яких же випадках слід говорити про наявність сумової помилки в таблиці 6 Звіту за формою № Д4? Якщо ця помилка, наприклад, пов’язана з:
— неправильним відображенням бази нарахування ЄСВ у Звіті з ЄСВ, у тому числі неправильне застосування максимальної величини бази нарахування ЄСВ;
— застосуванням неправильного розміру ставок ЄСВ.
Причому, виправляючи сумові помилки, враховуйте наступні правила:
1) розрахунок ЄСВ за минулі періоди слід проводити виходячи з розміру ЄСВ, що діяв на день нарахування заробітної плати (доходу), на яку нараховується єдиний внесок;
2) при визначенні бази справляння ЄСВ нарахований дохід порівнюєте з максимальною величиною бази справляння, що діяла в місяці нарахування зарплати (доходу);
3) «перехідні» виплати (лікарняні, декретні, відпускні) для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ та виконання вимоги про ЄСВ з «мінімалки» відносите до місяців, за які їх нараховано.
Детальніше далі.
Виправляємо помилку. Донараховуємо ЄСВ
Ситуація 5. Бухгалтер підприємства згідно з бухгалтерськими документами у попередньому звітному періоді нарахував особі виплату, що враховується до бази нарахування ЄСВ, проте помилково не нарахував ЄСВ на цю виплату та відповідно не відобразив її у Звіті з ЄСВ.
Ситуація 6. Бухгалтер підприємства у попередньому звітному періоді згідно з бухгалтерськими документами нарахував особі виплату, яка входить до бази нарахування ЄСВ, сплатив з неї внесок, але не відобразив у Звіті з ЄСВ.
У ситуації 6, хоча підприємством сплачено ЄСВ, проте не відобразивши таку виплату в Звіті з ЄСВ, підприємство занизило зобов’язання щодо ЄСВ. Тому порядок виправлення помилки, допущеної підприємством, у ситуаціях 5 і 6 буде ідентичним. Так-так, у даному випадку мова вже йде саме про виправлення помилки в Звіті за формою № Д4.
Такі помилки виправляємо у Звіті з ЄСВ, сформованому за той звітний період, у якому вони були фактично виявлені. У Таблиці 6 для виправлення такої помилки формуєте окремий рядок, зазначаючи серед іншого у:
— графі 10 — КТН «2», якщо помилку виявили самостійно і донараховуєте ЄСВ;
— графі 11 — місяць і рік, в якому було допущено помилку, що виправляється;
— графі 17 — суму доходу, яка помилково не була відображена у цій графі;
— графі 18 — суму доходу, на яку самостійно донараховано ЄСВ;
— у графі 21 — суму донарахованого ЄСВ.
Графи 22 — 25 заповнюєте у загальному порядку*.
* Зверніть увагу, виправлення такої помилки потягне за собою необхідність заповнити рядки 4, 4.1, 4.3 таблиці 1 Звіту за формою № Д4. — Прим. ред.
Приклад 6. У липні 2017 року працівниці Конончук Вірі Павлівні (податковий номер 2354789655, не інвалід, основне місце роботи) була нарахована матеріальна допомога у зв’язку з оздоровленням у сумі 1500 грн. Помилково цю допомогу не включили до бази нарахування ЄСВ і не нарахували на неї єдиний внесок (330 грн.). Помилка виправлена у вересні. У цьому ж місяці працівниці була нарахована зарплата у сумі 6500 грн. (ЄСВ — 1430 грн.).
Порядок відображення у Таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних по працівниці див. на рис. 6.
Приклад 7. У липні 2017 року працівниці Ковальчук Вірі Павлівні (податковий номер 2364789677, не інвалід, основне місце роботи) була нарахована заробітна плата в розмірі, що менше мінімальної заробітної плати. Бухгалтером було здійснено доплату до мінімального розміру ЄСВ, а саме 330 грн. (1500 грн. х 22 %). Проте у Таблиці 6 Звіту з ЄСВ за липень 2017 року бухгалтер в графі 19 зазначив лише суму різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою — 1500 грн., а в графі 21 помилково не вказав суму нарахованого ЄСВ на різницю — 330 грн. Помилка виправлена у вересні. У цьому ж місяці працівниці була нарахована зарплата у сумі 6000 грн. (ЄСВ — 1320 грн.).
Порядок відображення в Таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних по працівниці див. на рис. 7.
Виправляємо помилку. Сторнуємо ЄСВ
Ситуація 7. Підприємство у попередньому звітному періоді помилково нарахувало ЄСВ на виплату, яка не входить до бази нарахування ЄСВ (тобто сплатило ЄСВ із виплати, на яку єдиний внесок не нараховують).
Цю помилку виправляємо у Звіті з ЄСВ, сформованому за той звітній період, у якому вона була фактично виявлена. У Таблиці 6 для виправлення такої помилки формуєте окремий рядок, зазначаючи серед іншого у:
— графі 10 — КТН «3», якщо помилку виявили самостійно і сторнуєте зайво нарахований ЄСВ;
— графі 11 — місяць і рік, в якому було допущено помилку, що виправляється;
— графі 17 — суму нарахованого доходу, який помилково був зазначений у цій графі;
— графі 18 — суму доходу, що помилково була включена до бази нарахування ЄСВ;
— у графі 21 — зайво нараховану суму ЄСВ.
Графи 22 — 25 заповнюєте у загальному порядку*.
* Зверніть увагу: виправлення такої помилки потягне за собою необхідність заповнити рядки 5, 5.1, 5.3 таблиці 1 Звіту за формою № Д4. — Прим. ред.
Приклад 8. У липні 2017 року працівниці Коваленко Ганні Марківні (податковий номер 2254879630) була нарахована разова матеріальна допомога на лікування у сумі 9500 грн. Така матеріальна допомога не входить у фонд оплати праці. Але її помилково включили до бази нарахування ЄСВ і нарахували на неї єдиний внесок у сумі 2090 грн. Помилка виправлена у вересні. У цьому ж місяці працівниці була нарахована зарплата у сумі 6700 грн. (ЄСВ — 1474 грн.)
Порядок відображення у Таблиці 6 Звіту за формою № Д4 даних по працівниці див. на рис. 8.
Робимо висновки?
висновки
- КТН «2» та «3» у графі 10 таблиці 6 Звіту за формою № Д4 використовують для виправлення помилок, що призвели до заниження (нарахували виплату, з якої стягується єдиний внесок, але не нарахували на неї ЄСВ) або завищення (нарахували ЄСВ на виплату, з якої єдиний внесок не стягують) зобов’язань з ЄСВ відповідно.
- Зарплату за минулі місяці, донараховану у поточному звітному місяці, відображають у Звіті з ЄСВ у загальній сумі зарплати звітного місяця (КТН «2» не застосовують).
- Допускається внесення у таблицю 6 Звіту з ЄСВ від’ємних значень сум нарахованої зарплати (доходу) лише у разі відображення:
— сум перерахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю;
— сторнованих сум відпускних і допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги по вагітності та пологах.
