Процедура оформлення відпусток розпочинається зі складання графіка надання відпусток. Форма — довільна.
Зверніть увагу: складання графіка відпусток — процедура обов’язкова для всіх роботодавців, у тому числі і підприємців (див. лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15).
Як правило, у графіку не вказують конкретну дату виходу працівника у відпустку, а встановлюють місяці початку і закінчення відпустки. Хоча за бажання в графіку цілком можуть бути проставлені точні «відпускні» дати.
Складений графік погоджують із профкомом, що діє на підприємстві, або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Після цього графік відпусток затверджують або наказом (розпорядженням) керівника підприємства, або безпосередньо грифом затвердження.
Затверджений графік доводять до відома всіх працівників, краще під підпис (для цього в ньому, наприклад, можна передбачити окрему графу «Підпис працівника»).
Про конкретну дату початку щорічної відпустки (у межах місяців, зазначених у графіку) роботодавець зобов’язаний попередити працівника не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку (бажано письмово). А ось отримувати від працівника заяву про надання йому щорічної відпустки ні КЗпП, ні Закон про відпустки роботодавця не зобов’язують.
Майте на увазі: якщо роботодавець у встановлений строк не попередить працівника про початок відпустки, той може вимагати перенести відпустку на інший період (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП).
Наступний етап документального оформлення — складання наказу (розпорядження) про надання відпустки.
На підставі такого наказу (розпорядження) відділ кадрів вносить інформацію про відпустку, що надається працівникові, в розділ V «ВІДПУСТКИ» особової картки (типова форма № П-2, затверджена наказом № 495), а бухгалтерія розраховує суму відпускних.
