* За матеріалами з офіційного сайту НБУ (https://bank.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=21761728&cat_id=80928). Див. також матеріал на с. 3.
Відповідно до підпункту 18 пункту 3 розділу І Положення, оприбуткування готівки — це проведення суб’єктами господарювання обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі/книзі обліку доходів і витрат/книзі обліку доходів/фіскальному звітному чеку/розрахунковій квитанції.
Згідно з пунктом 11 розділу ІІ Положення, готівка, що надходить до кас, оприбутковується в день її одержання в повній сумі.
Оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
Оприбуткуванням готівки в касах фізичних осіб-підприємців, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх товарними чеками (квитанціями) і веденням книги обліку доходів і витрат (або книги обліку доходів), є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у книзі обліку доходів і витрат (або книзі обліку доходів) на підставі товарних чеків (квитанцій).
Оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, а також у касах фізичних осіб — підприємців, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (далі — РРО) та/або книг обліку розрахункових операцій (далі — КОРО) без ведення касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень на підставі даних розрахункових документів шляхом формування та друку фіскальних звітних чеків і їх підклеювання до відповідних сторінок КОРО/занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО.
Суб’єкти господарювання, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО, використовують КОРО для:
1) підклеювання та зберігання фіскальних звітних чеків на відповідних сторінках КОРО;
2) здійснення операцій із розрахунковими квитанціями в разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії;
3) обліку ремонтів, робіт з технічного обслуговування, перевірок конструкцій та програмного забезпечення РРО.
При цьому згідно з пунктом 29 розділу ІІІ Положення, документом, що свідчить про здавання виручки до банку та є підтвердженням оприбуткування готівки в касі суб’єктів господарювання, є:
1) квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку;
2) квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
3) примірник супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчений підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача;
4) чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.
Який порядок та особливості розроблення порядку оприбуткування готівки в касі підприємства та його відокремлених підрозділів?
Відповідно пункту 12 розділу ІІ Положення, установа/підприємство на підставі цього Положення зобов’язане розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі установи/підприємства, у якому максимально врахувати особливості роботи як установи/підприємства, так і його відокремлених підрозділів [внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку. Для відокремлених підрозділів установи/підприємства порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами установи/підприємства. Розроблений порядок повинен відповідати вимогам цього Положення та не суперечити законодавству України.
Згідно з нормами Положення, підприємства, що мають відокремлені підрозділи, які проводять касові операції і режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства — юридичної особи (у тому числі у вихідні та святкові дні), внутрішнім документом визначають порядок взаємодії таких підрозділів із бухгалтерією підприємства — юридичної особи відповідно до вимог законодавства України (пункт 40 розділу IV Положення).
Одночасно зазначаємо, що Національний банк України не робить експертних висновків щодо правильності врахування особливостей роботи суб’єкта господарювання при розробленні порядку оприбуткування готівки в касі.
Хто у розумінні Положення є відокремленим підрозділом підприємства?
Відповідно до підпункту 2 пункту 3 розділу І Положення, відокремлені підрозділи — це філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України.
Як нумеруються прибуткові та видаткові касові ордери; який порядок заповнення реквізиту «№ з/п» форм касових документів (додатки до Положення), як заповнюються окремі їх реквізити?
Бланки прибуткового касового ордеру (типова форма № КО-1) та видаткового касового ордеру (типова форма № КО-2) визначені у додатках до Положення.
Нумерація прибуткових касових ордерів (у реквізиті «Прибутковий касовий ордер № ___ від «___» __________ 20__ року») може здійснюватися в хронологічному порядку з початку кожного наступного місяця в порядку зростання з номера «1» протягом календарного місяця та закінчуватися в кінці місяця відповідним номером.
Наприклад:
01.03.2018 — № 1, № 2, № 3;
02.03.2018 — № 4, № 5, № 6;
03.03.2018 — № 7;
…………………..
30.03.2018 — № 49, № 50, № 51;
02.04.2018 — № 1, № 2, № 3 і т. д.
Аналогічно може здійснюватися і нумерація видаткових касових ордерів (у реквізиті «Номер документа»).
У реквізиті «№ з/п» прибуткового касового ордеру та видаткового касового ордеру проставляється номер за порядком (скорочено — № з/п) таких ордерів. При цьому, зважаючи, що прибутковий та видатковий касові ордери оформляються на кожну операцію з приймання/видачі готівки, у реквізиті «№ з/п» проставляється — 1.
У реквізиті «№ з/п» форм касових документів проставляється номер за порядком (скорочено — № з/п), а саме:
у відомості на виплату готівки (додаток 1 до Положення, пункт 18 розділу II) — застосовується єдина наскрізна нумерація;
у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів за типовими формами № КО-3, № КО-3а (додаток 4 до Положення, пункт 33 розділу III) — застосовується єдина наскрізна нумерація (зразки заповнених журналів за типовими формами № КО-3, № КО-3а додаються);
у книзі обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки (додаток 6 до Положення, пункт 43 розділу IV) — застосовується єдина наскрізна нумерація.
Для прибуткових та видаткових касових ордерів у реквізиті «№ з/п» Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3а) використовується єдина наскрізна нумерація, яка не передбачає окремої нумерації для прибуткових і видаткових касових ордерів. У колонці 3 зазначаються порядкові номери прибуткових документів, а у колонці 7 — порядкові номери видаткових документів.
Номери, які проставляються у колонці 3 (прибуткові документи) та у колонці 7 (видаткові документи), можуть не співпадати з нумерацією, зазначеною у реквізиті «№ з/п» Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3а).
У реквізиті видаткового касового ордеру «Додаток» зазначаються документи, що додаються до нього та є підставою видачі готівки, наприклад, видаткова відомість із зазначенням номеру та дати, наказ на відрядження із зазначенням номеру та дати і т. д.
У реквізиті прибуткового касового ордеру «Додатки» зазначаються документи, що додаються до нього та є підставою внесення готівки, наприклад, звіт про використання коштів, виданих на відрядження із зазначенням номеру та дати і т. д.
Чи можна використовувати бланки касових документів із скороченим визначенням терміна «ЄДРПОУ», а не повним — «Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України», який наведено у Положенні?
Реквізити касових документів, визначених у додатках 1-6 до Положення, мають незначні технічні відмінності від затверджених Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 року за № 40/10320 (зі змінами) (далі — Положення № 637), яке втратило чинність. Зокрема, у Положенні надано повне розшифрування терміна «Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України», який у Положенні № 637 було наведено у скороченому вигляді — «ЄДРПОУ».
При цьому внесеними змінами до Положення, відповідно до постанови Правління Національного банку України від 24 травня 2018 року № 54 «Про внесення змін до деяких нормативно-правових актів Національного банку України», передбачено, що суб’єкти господарювання до 30 червня 2018 року (включно) могли використовувати в своїй діяльності форми відомості на виплату грошей, прибуткового касового ордера, видаткового касового ордера, журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, касової книги, книги обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки та акта про результати інвентаризації наявних коштів, установлені Положенням № 637 (ср. ).
Який на сьогодні порядок розрахунку ліміту каси в касах суб’єктів господарювання та їх відокремлених підрозділів, небанківських фінансових установ?
Відповідно до пункту 50 розділу V Положення, установа, підприємство, небанківська фінансова установа на підставі цього Положення та з урахуванням особливостей роботи зобов’язані розробити та затвердити внутрішнім документом порядок розрахунку ліміту каси установи, підприємства, небанківської фінансової установи та їх відокремлених підрозділів. У розрахунку враховується строк здавання установою, підприємством, небанківською фінансовою установою готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений відповідним договором банківського рахунку. Ліміт каси установи, підприємства, небанківські фінансові установи встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням керівника установи, підприємства, небанківської фінансової установи або уповноваженої ним особи.
При цьому зазначаємо, що для розрахунку ліміту каси установа, підприємство, небанківська фінансова установа може вибирати будь-який період вибірки для розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси.
Установа, підприємство, небанківська фінансова установа затверджує внутрішніми документами установлений ліміт каси. Для відокремлених підрозділів ліміт каси установлюється і доводиться до їх відома відповідним внутрішнім документом установи, підприємства — юридичної особи, небанківської фінансової установи.
Установи/підприємства, що розпочинають свою діяльність, а також підприємства, діяльність яких була пов’язана виключно з безготівковими розрахунками та які відповідно до встановленого законодавством України порядку отримують право на здійснення додаткового виду діяльності, що передбачає здійснення готівкових розрахунків, на перші три місяці їх роботи (з дня першого готівкового розрахунку) ліміт каси встановлюють згідно з прогнозними розрахунками. Ліміт каси, установлений з урахуванням прогнозних розрахунків, у двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців їх роботи переглядається за фактичними показниками діяльності.
Чи повинні суб’єкти господарювання відображати у касовій книзі кошти на збільшення статутного фонду, наданої фінансової допомоги, внесені одним із засновників або посадовою особою суб’єкта господарювання на рахунок підприємства через касу банку?
З урахуванням норм стосовно обмеження готівкових розрахунків, визначених у пунктах 6 та 7 розділу ІІ Положення у разі, якщо сума поповнення статутного фонду, наданої фінансової допомоги перевищує 50 000 гривень, то фізичні особи (наприклад, один із засновників або директор чи головний бухгалтер суб’єкта господарювання) можуть скористатися для розрахунків послугами банків шляхом внесення готівкових коштів та подальшого їх перерахування на рахунки отримувачів (у даному випадку — на поточні рахунки суб’єкта господарювання). Такі кошти не повинні відображатися у касовій книзі суб’єкта господарювання, оскільки вони надійшли на поточний рахунок у безготівковому порядку.
Який порядок видачі готівки під звіт/на відрядження?
Пунктом 19 розділу ІІ Положення передбачено, що готівка під звіт або на відрядження видається суб’єктам господарювання відповідно до законодавства України.
Готівка видається під звіт:
— на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторинної сировини на строк не більше 10 робочих днів;
— на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів — на строк не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;
— на всі інші виробничі (господарські) потреби — на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.
Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільгосппродукції в населення та заготівлі вторинної сировини, у тому числі брухту чорних металів і брухту кольорових металів). Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.
При цьому видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.
Звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку здійснюється відповідно до законодавства України.
Який порядок здавання виручки вихідного дня відокремленим підрозділом, який застосовує РРО, до каси підприємства?
До 05.01.2018 р. передбачалося, що якщо бухгалтерія та касир підприємства (юридичної особи) не працюють у вихідні та святкові дні, а його відокремлений підрозділ, який використовує під час розрахунків РРО (РК), у ці дні працює, але не веде касової книги, то записи в касовій книзі юридичної особи здійснюються наступного робочого дня підприємства — юридичної особи.
На сьогодні підприємства, що мають відокремлені підрозділи, які проводять касові операції і режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства — юридичної особи (у тому числі у вихідні та святкові дні), внутрішнім документом визначають порядок взаємодії відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства — юридичної особи відповідно до вимог законодавства України (пункт 40 розділу IV Положення).
Який на сьогодні термін зберігання в касі готівки, одержаної в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці?
Згідно з пунктом 18 розділу ІІ Положення, установи/підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу) понад установлений ліміт каси протягом п’яти (до 05.01.2018 — трьох) робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку. Готівка для проведення таких виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів може зберігатися в касах таких установ/підприємств понад установлений ліміт каси протягом 10 (до 05.01.2018 — п’яти) робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку. Готівка, одержана в банку на інші виплати, видається установою/підприємством своїм працівникам у той самий день. Суми готівки, одержані в банку і не використані за призначенням протягом установлених пунктом 18 розділу II Положення строків, повертаються установою/підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту).
Чиє прізвище та ініціали мають бути зазначені у графах «Керівник», «Головний бухгалтер» касових ордерів у разі їх підписання уповноваженою особою підприємства?
Відповідно до пункту 25 розділу ІІІ Положення, приймання готівки в касу проводиться за прибутковим касовим ордером (додаток 2), підписаним головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи/підприємства. До прибуткових касових ордерів можуть додаватися документи, які є підставою для їх складання.
Про приймання установами/підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера), підписана головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником, підпис яких може бути засвідчений відбитком печатки цієї/цього установи/підприємства. Використання печатки установою/підприємством не є обов’язковим.
Згідно з абзацом першим пункту 26 розділу ІІІ Положення, видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки.
При цьому згідно з пунктом 34 розділу ІІІ Положення, касир під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей зобов’язаний перевірити:
1) наявність і справжність на документах підписів, передбачених додатками 2 та 3 до цього Положення, а на видатковій відомості — дозвільного напису керівника установи/підприємства або осіб, які ним уповноважені;
2) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
3) наявність перелічених у документах додатків.
Касир повертає документи для оформлення в разі невиконання хоча б однієї із вимог, зазначених у підпунктах 1 — 3 пункту 34 розділу ІІІ цього Положення.
Таким чином, у прибутковому та видатковому касових ордерах у графі «Керівник», «Головний бухгалтер», у разі їх підписання уповноваженою особою підприємства, має бути зазначено прізвище та ініціали уповноваженої особи підприємства.
