Відпускні у звітності з ЄСВ

Починаємо нашу пробіжку по таблицях Звіту за формою № Д4.

У таблиці 1 Звіту з ЄСВ відпускні (компенсацію за невикористану відпустку) показуємо в загальній сумі заробітної плати. Окремо їх виділяти не потрібно.

У таблиці 5 інформацію про початок/закінчення оплачуваної відпустки не зазначаємо. Їй там немає місця.

А ось порядок відображення відпускних (компенсації за невикористану відпустку) в таблиці 6 має свої особливості. Для наочності розглянемо їх на конкретних числових прикладах.

Відпускні

Приклад 1. Працівниця Карпенко Інна Павлівна (податковий номер — 2678456598, основне місце роботи, повна зайнятість) з 27 серпня по 9 вересня 2018 року перебуватиме в щорічній відпустці.

Сума зарплати за фактично відпрацьовані дні серпня — 5409,09 грн. (ЄСВ — 1190,00 грн.).

Сума відпускних за період щорічної відпустки складає 3322,06 грн., у тому числі за 5 календарних днів серпня — 1186,45 грн. (ЄСВ — 261,02 грн.), за 9 календарних днів вересня — 2135,61 грн. (ЄСВ — 469,83 грн.).

Сума заробітної плати за фактично відпрацьовані дні вересня 2018 року — 5250,00 грн. (ЄСВ — 1155,00 грн.).

Важливо!

Увага! При нарахуванні відпускних у госпрозрахункових підприємств є два варіанти:

1) усю суму відпускних (у тому числі й «перехідні») ви можете нарахувати в тому місяці, в якому її виплачуєте;

2) відпускні можете нарахувати частинами — окремо за кожним місяцем, на який припадають календарні дні відпустки.

Важливо! Обидва варіанти є правильними (див. листи Мінфіну від 23.02.2018 р. № 35220-07-10/5151, від 13.10.2017 р. № 35220-07-2/27938) та активно використовуються роботодавцями! Відштовхуючись від цього, ми і розглядатимемо порядок відображення сум відпускних в ЄСВ-звітності. Розпочинаємо.

Використовуючи умову прикладу 1, припустимо, що...

...варіант 1: підприємство нараховує відпускні (у тому числі й «перехідні») в місяці їх виплати. Тоді усю суму відпускних за серпень і вересень воно нарахує в серпні — місяці виплати відпускних і відображає в таблиці 6 Звіту з ЄСВ так, як показано на рис. 1 на с. 27.

...варіант 2: підприємство нараховує відпускні окремо за кожним місяцем, на який припадають календарні дні відпустки. У цьому випадку відпускні будуть виплачені працівникові вчасно (за три дні до початку відпустки), але ось в обліку відпускні серпня будуть нараховані в серпні, а відпускні вересня – у вересні. Відповідно, і до Звіту з ЄСВ за серпень потраплять тільки серпневі відпускні. Відпускні за дні відпустки у вересні «засвітяться» у вересневому Звіті з ЄСВ (див. рис. 2).

Пояснення щодо заповнення таблиць. У таблиці 6 відпускні відображаємо в окремому рядку.

При цьому:

— у графі 9 зазначаємо той же код КЗО, з яким відображаємо зарплату (у загальному випадку за звичайними працівниками — «1», за працівниками-інвалідами, які працюють у юросіб, — «2»);

— у графі 10 — КТН «10»;

— у графі 11 — місяць, за дні якого нараховані відпускні.

Графу 15 по рядку з відпускними заповнюємо тільки у тому випадку, якщо працівникові у звітному місяці не нараховувалася зарплата.

І не забуваємо вимогу про сплату ЄСВ з МЗП. Якщо фактична база нарахування ЄСВ, визначена за основним місцем роботи працівника без інвалідності, за місяць, на який припадає щорічна відпустка, виявилася нижчою мінзарплати, розраховуємо різницю між цими двома величинами (ЄСВ-різницю) і донараховуємо на неї ЄСВ.

У таблиці 6 Звіту з ЄСВ таку різницю відображаємо окремим рядком з КТН «13» у графі 10.

З відпускними розібралися. Переходимо до компенсації за дні невикористаної відпустки.

Компенсація

Приклад 2. Працівниця Совенко Олена Петрівна (податковий номер — 2547896321, основне місце роботи, неповна зайнятість) звільняється 31.08.2018 р.

При проведенні остаточного розрахунку їй нараховані: зарплата з урахуванням зайнятості в сумі 2500,00 грн. і компенсація за невикористані дні щорічної відпустки — 339,00 грн.

Загальний зарплатний дохід склав 2839,00 грн. (ЄСВ — 624,58 грн.)

Наведемо фрагмент заповненої таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за серпень 2018 року з даними за цією працівницею (див. рис. 3).

Пояснимо. На відміну від відпускних, компенсацію за дні невикористаної відпустки в таблиці 6 відображаємо в загальній сумі заробітної плати поточного місяця. Окремо її виділяти з КТН «10» не потрібно.

Ще один важливий момент. Працівниця звільняється останнім робочим днем місяця. Її дохід за цей місяць (2839,00 грн.) є меншим МЗП (3723,00 грн.). Отже, з метою виконання вимоги про сплату ЄСВ з МЗП:

1) розраховуємо ЄСВ-різницю:

3723,00 грн. - 2839,00 грн. = 884,00 грн.

та

2) донараховуємо на неї ЄСВ:

884,00 грн. х 22 % : 100 % = 194,48 грн.

Відрахування при звільненні

Приклад 3. Працівник Мазур Іван Іванович (податковий номер — 2754655854, основне місце роботи, повна зайнятість) звільнився з основного місця роботи 23 серпня 2018 року.

Заробітна плата за фактично відпрацьований час до звільнення — 2936,36 грн. (ЄСВ — 646,00 грн.).

При проведенні остаточного розрахунку було виявлено, що працівник надмірно використав 8 календарних днів щорічної основної відпустки.

У цій відпустці він перебував з 20 листопада 2017 року (було надано 14 календарних днів). Останні 8 (перегуляних) календарних днів такої відпустки припали на 26 листопада — 3 грудня 2017 року.

Сума надмірно нарахованих відпускних склала 867,76 грн., з них за 5 днів листопада (з 26 по 30 листопада) — 542,35 грн. (ЄСВ — 119,32 грн.), за 3 дні грудня — 325,41 грн. (ЄСВ — 71,59 грн.).

Згідно з поданими звітами з ЄСВ за листопад і грудень 2017 року загальна база нарахування ЄСВ складала в листопаді 2017 року — 3243,17 грн., у грудні — 3460,41 грн. Вона перевищувала МЗП, установлену на ці місяці 2017 року (3200 грн.). Тому ЄСВ-різниця в листопаді і в грудні 2017 року за цим працівником не визначалася.

Наведемо фрагмент заповненої таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за серпень 2018 року з даними за працівником (див. рис. 4 на с. 28).

Пояснення до нього. Суму «перегуляних» відпускних у таблиці 6 Звіту за формою № Д4 зазначаємо окремо від заробітної плати. При цьому проставляємо:

— у графі 10 — код типу нарахувань «10»;

— у графі 11 — місяць, за який нараховані «перегуляні» відпускні;

— у графах 17 і 18 — суму відпускних зі знаком «мінус»;

— у графі 21 — також зі знаком «мінус» суму ЄСВ, який був нарахований на суму сторнованих відпускних.

Важливо! Оскільки «перегуляні» відпускні «прив’язані» до місяця, за який вони були нараховані, то їх сума зменшить базу нарахування ЄСВ такого місяця. Тобто може виникнути необхідність розрахувати ЄСВ-різницю і донарахувати на неї ЄСВ. Пояснимо на нашому прикладі.

З умови прикладу випливає, що згідно з поданими звітами з ЄСВ за листопад і грудень 2017 року база нарахування ЄСВ за працівником була вищою МЗП, що діяла в цих місяцях (база нарахування ЄСВ у листопаді — 3243,17 грн., у грудні 2017 року — 3460,41 грн., МЗП — 3200 грн.). Але після того, як у серпні 2018 року були відсторновані «перегуляні» відпускні, база нарахування ЄСВ склала:

— за листопад 2017 року: 3243,17 грн. - 542,35 грн. = 2700,82 грн.;

— за грудень 2017 року: 3460,41 грн. - 325,41 грн. = 3135,00 грн.

Порівнюючи з МЗП, що діяла в листопаді і грудні 2017 року (3200 грн.), ми бачимо, що фактична база нарахування кожного з місяців виявилася нижчою за МЗП (зверніть увагу: порівнюємо не з МЗП, що діє в місяці сторнування, а з МЗП того місяця, за який були нараховані відпускні). Отже, визначаємо і відображаємо в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за серпень 2018 року ЄСВ-різниці за листопад (499,18 грн. (3200,00 грн. - 2700,82 грн.)) і за грудень 2017 року (65,00 грн. (3200,00 грн. - - 3135,00 грн.)) і донараховуємо на них ЄСВ. А щоб такі ЄСВ-різниці можна було без проблем віднести до минулих періодів, і був передбачений новий КТН «14». Його проставляємо в графі 10 таблиці 6 Звіту з ЄСВ.

Робимо висновки.