Нещодавно у п. 6 розд. 4. підрозд. ІІ Порядку реєстрації та ведення КОРО* з’явилася вимога про те, що суб’єкт господарювання зобов’язаний забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ, тобто протягом 1095 днів (деталі шукайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 85, с. 2).
* Затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547.
Враховуючи це, виникло запитання: що саме має зробити суб’єкт господарювання, щоб виконати цю вимогу?
Це питання стає ще більш актуальним, коли згадати, що за незбереження щоденних Z-звітів, в тому числі і в електронному вигляді, податківці напевно будуть застосовувати штрафну санкцію згідно з п. 121.1 ПКУ «за незабезпечення зберігання документів» у розмірі 510 грн. (див. БЗ 109.20).
Одразу хочемо всіх заспокоїти. Щоб виконати вимогу щодо зберігання Z-звітів в електронному вигляді, жодних додаткових дій робити не доведеться. Все за вас зробить РРО. ☺
Чесно кажучи, уже довгий час Z-звіти в електронному вигляді зберігають без відома суб’єктів господарювання всі РРО (за виключенням автоматів з продажу товарів/послуг).
Справа в тому, що у п. 10 ст. 3 Закону про РРО давно міститься вимога про те, що суб’єкти господарювання мають не тільки друкувати або створювати в електронній формі на РРО (за виключенням автоматів з продажу товарів/послуг) контрольні стрічки, а й забезпечувати їх зберігання протягом трьох років.
Під контрольною стрічкою в електронній формі (далі — КСЕФ) розуміють копії розрахункових документів, а також копії фіскальних звітних чеків, тобто Z-звітів (абзац двадцять сьомий ст. 2 Закону про РРО).
Тобто, як бачимо, вимога про зберігання в електронній формі Z-звітів існувала задовго до того, як Мінфін фактично її продублював у Порядку реєстрації та ведення КОРО.
Але до цього моменту ніхто ніколи не переймався вимогою про зберігання Z-звітів в електронній формі. Та й податківці до сьогодні за незберігання КСЕФ, в тому числі і Z-звітів в електронній формі, нікого не карали.
Бо, виявляється, Мінфін ще у далекому 2012 році поклав обов’язок формувати та зберігати КСЕФ, в тому числі і Z-звіти в електронній формі, на РРО.
Відповідно до п. 1.2 Вимог № 1057** всі РРО, що створюють КСЕФ, мають автоматично зберігати її (а отже і Z-звіти в електронній формі) на носії контрольної стрічки у формі пакетів даних. Таким носієм є функціональна частина РРО, яка призначена для зберігання створених РРО пакетів даних.
** Вимоги щодо створення КСЕФ у РРО та модемах для передачі даних, затверджені наказ Мінфіну від 08.10.2012 р. № 1057.
При цьому, щоб забезпечити зберігання на такому носієві Z-звітів протягом встановленого строку (3 років), він є енергонезалежним, тобто має індивідуальне енергозабезпечення (п.п. 2.3.4 Вимог № 1057).
А суб’єкт господарювання має змогу лише друкувати необхідні Z-звіти (вибрані за датою або порядковим номером). Вносити зміни до збережених Z-звітів РРО не дасть (пп. 2.3.1 та 2.3.5 Вимог № 1057).
Враховуючи це, констатуємо: на щастя, з появою у Порядку реєстрації та ведення КОРО вимоги щодо обов’язку зберігати в електронній формі Z-звіти у бухгалтера жодного клопоту не додасться. І до можливих штрафів нова норма також не призведе. Позаяк цей обов’язок виконує і виконував кожний суб’єкт господарювання в момент формування Z-звіту.
Звертаємо увагу: навіть якщо у РРО виявиться бракований блок, на якому зберігається інформація про Z-звіти, то панікувати не варто. Зверніться до сервісного центру, і він перенесе збережені Z-звіти на новий. На це звертають увагу фіскали у листі від 12.12.2017 р. № 2961/6/99-99-14-05-01-15/ІПК. Тому навіть при виході з ладу РРО хвилюватися через порушення вимоги щодо зберігання Z-звітів не потрібно.
