Якщо потрібно «підшаманити»…

…індексацію

Чому ми розпочали саме з індексації? Вся річ у тому, що, як показує практика (справи судові), саме в індексації найбільше косячать бухгалтери: не нараховують або неправильно розраховують її суму. Причому з двох цих варіантів значно гірший варіант з ненарахуванням. Пояснимо.

Якщо роботодавець помилився і нарахував індексацію в меншій сумі, то таке порушення слід кваліфікувати як порушення інших вимог трудового законодавства (штраф — 1 МЗП). На це звертає увагу Держпраці в листі від 07.05.2018 р. № 3570/4.1/4.1-ДП-18.

Зазначимо, роз’яснення Держпраці, наведені в зазначеному листі, використовуються судами в роботі (див., наприклад, постанову Восьмого апеляційного адмінсуду від 22.01. 2019 р. у справі № 857/2796/18*).

* reyestr.court.gov.ua/Review/79502598

Для того щоб виправити помилку в сумах індексації, роботодавцеві достатньо правильно розрахувати такі суми, визначити недоплату за кожним місяцем для кожного працівника, відобразити всю цю інформацію в бухдовідці, донарахувати і виплатити необхідні суми індексації.

Якщо ж роботодавець повинен був, але не нарахував індексацію за якийсь місяць (місяці), у тому числі й тому, що неправильно визначив базовий місяць, то він не забезпечив дотримання міндержгарантій в оплаті праці. Отже, якщо інспектор праці знайде під час інспекції таке порушення, то роботодавець отримає штраф 10 МЗП за кожного працівника без індексації.

Чи є варіанти «підшаманити» до початку перевірки й уникнути штрафу? Так. Пропонуємо вам два на вибір.

Перший — зібратися з духом, розрахувати, донарахувати і виплатити працівникам необхідні суми. Зазначимо, що при такому перебігу подій

Чи врятує це від штрафу? Тільки від штрафу в 10 МЗП, але не від трудових штрафів «узагалі» (див. статтю на с. 19).

Другий — змінити структуру зарплати. Пояснимо. Якщо на вашому підприємстві оклади нижче мінімальної зарплати і працівникам здійснюється доплата до рівня МЗП, то можна пограти з такою доплатою. Яким чином?

Виходимо з того, що індексація провалюється в МЗП. Отже, якщо дозволяє розмір доплати, то можна заднім числом суму доплати розбити на індексацію і доплату до МЗП. У результаті загальна сума зарплати в працівника не зміниться, а просто відбудеться перерозподіл її складових.

Дивіться, припустимо, останнє підвищення окладів на підприємстві було в січні 2018 року. Право на індексацію настало в листопаді 2018 року, але індексація тоді нарахована не була. Загальна сума зарплати працівника в листопаді становила 3723 грн. (2800 грн. оклад + 923 грн. трудова доплата).

Нам потрібно ввести індексацію. Тому зменшуємо трудову доплату на суму листопадової індексації 73,64 грн. і додаємо індексацію 73,64 грн. У результаті отримуємо тих же 3723 грн., але їх наповнення змінилося: 2800 грн. оклад + 73,64 грн. індексація + 849,36 трудова доплата.

А якщо трудової доплати до МЗП немає або її розмір менше за суму індексації відповідного місяця? У такій ситуації граємося з окладами (тарифними ставками): зменшуємо розмір окладів (переробляємо заднім числом штатні розписи), вводимо індексацію та премію, яка дотягне нам зарплату працівників до колишнього розміру.

Наприклад, оклад працівника становить 20000 грн. Востаннє оклади підвищувалися в січні 2018 року з 13000 до 20000 грн. Право на індексацію в працівника виникло в листопаді 2018 року, але індексація нарахована не була. Заднім числом переробляємо штатні розписи. Зменшуємо оклад, припустимо, до 15000 грн. Вводимо систему щомісячного преміювання та отримуємо в січні — жовтні 20000 грн. (15000 грн. оклад + 5000 грн. премія), у листопаді — ті ж 20000 грн., але з іншим розподілом: 15000 грн. оклад + 73,64 грн. індексація + 4926,36 грн. щомісячна премія.

Відзначимо, з окладами слід гратися вдумливо, щоб у вас:

по-перше, збереглися коефіцієнти, на які вони піднімалися порівняно з тими, що раніше діяли (це важливо для виплат, які обчислюються згідно з Порядком № 100 (відпускних, компенсації за невикористану відпустку, оплати періоду відрядження тощо));

по-друге, не відбулося зниження окладів порівняно з установленими раніше.

Ще один варіант для тих, у кого працівникам виплачуються щомісячні премії за наявності фінансових можливостей. Не беручи до уваги оклади (тарифні ставки) працівників, ви можете донарахувати заднім числом індексацію і зменшити на її суму щомісячні премії.

…середню за Порядком № 100

Бухгалтер занизив (забув нарахувати) відпускні/компенсацію за невикористану відпустку, суму іншої виплати, що обчислюється згідно з Порядком № 100. Вважаємо, що тут можна застосувати ту ж логіку, що й розглянута вище для індексації. Адже, як і у випадку з індексацією, механізм розрахунку цих виплат прописаний в окремому документі, а саме в Порядку № 100.

Отже, нарахування середньої зарплати в меншій сумі у зв’язку з неправильним застосуванням норм Порядку № 100 — це також порушення інших вимог трудового законодавства і штраф для роботодавця 1 МЗП за всіх.

А ось ненарахування перелічених виплат (у тому числі за окремі дні) — це недотримання міндержгарантій в оплаті праці і штраф 10 МЗП за кожного скривдженого.

Але хочемо попередити. Іноді система збоїть, і роботодавці за нарахування виплат за Порядком № 100 у меншій сумі отримують 10 МЗП за кожного скривдженого (див., наприклад, постанову Третього апеляційного адмінсуду від 21.02.2019 р. у справі № 804/4207/18).

Як виправитися, якщо допустили помилки в зазначених виплатах або їх не нараховували взагалі? Можна або розрахувати і донарахувати працівникам необхідні суми, або заднім числом знизити оклади (тарифні ставки), перерахувати зарплату і дотягнути до колишніх сум щомісячними преміями, або якщо є щомісячні премії, не зменшуючи оклади (тарифні ставки), «погратися» із сумами премій.

…оплату за роботу в нічний і надурочний час

Нічним вважається час з 10 години вечора до 6 години ранку (ст. 54 КЗпП). Робота у такий час оплачується у підвищеному розмірі, встановлюваному генеральною, галузевою (регіональною) угодами та колективним договором, але не нижче 20 % тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час.

Надурочними вважаються роботи понад встановлену тривалість робочого дня (див. ст. 62 КЗпП). За почасовою системою оплати праці робота в надурочний час оплачується в подвійному розмірі годинної ставки.

При цьому компенсація надурочних робіт шляхом надання відгулу не допускається.

Оплату за роботу в нічний час та оплату надурочних годин нараховують зверху МЗП.

Тому якщо в працівника загальна зарплата дорівнює мінімалці, а оплата за роботу в нічний та/або надурочний час не нараховувалася, «провалити виплати всередину» за рахунок трудової доплати не вийде. Як вихід, тут можна просто донарахувати необхідні суми.

Не хочете «світити» їх інспекторам праці? Тоді, як варіант, заднім числом установіть працівникам неповний робочий час, перерахуйте зарплати, у тому числі нарахуйте забуті міндержгарантії, і дотягніть суми трудових доходів до колишнього розміру щомісячними преміями.

Зазначимо, що при такому варіанті потрібно буде підкоригувати табелі обліку робочого часу.

Також у вас буде неправильно зазначена зайнятість працівників у таблиці 6 Звіту з ЄСВ. Але це все поправно.

Якщо ж зарплата працівника вища за МЗП, сховати ненарахування можна через зменшення окладів (тарифних ставок) заднім числом.

Тобто зменшуємо оклади (тарифні ставки), перераховуємо основну зарплату за минулі періоди, нараховуємо ненараховане і дотягуємо до колишніх сум щомісячними преміями.

Якщо на підприємстві виплачуються щомісячні премії, можна просто зменшити їх суми у відповідних місяцях на забуті суми оплати за роботу в нічний і надурочний час (якщо є така можливість).

…оплату за роботу у вихідні дні

Її компенсують, за угодою сторін, наданням іншого дня відпочинку або в грошовій формі в подвійному розмірі.

Тому якщо працівник працював у вихідний день, а подвійної оплати не було, можна:

варіант 1 — у наказі про залучення до роботи у вихідний день зазначити варіант компенсації — надання іншого дня відпочинку, який ще не настав (наприклад, 31.12.2019 р.), внести зміни до календаря робочого часу працівника, а саме перерахувати норму робочого часу для місяця, у якому працівник був залучений до роботи у вихідний день (цей день для нього стає звичайним робочим днем і кількість робочих днів/годин відповідно збільшується), і для місяця, у якому буде наданий інший день відпочинку (у цьому місяці в працівника на один вихідний день стане більше, і кількість робочих днів/годин зменшиться);

варіант 2 — попросити працівника написати заяву з проханням перенести робочий день, наприклад, з понеділка 30.12.2019 р. на вихідний день, у який працівник працював і який був оплачений в одинарному розмірі. У зв’язку з таким перенесенням також потрібно буде підправити календар робочого часу для працівника.

До речі, якщо залучення до роботи було не за підставами, встановленими ч. 2 ст. 71 КЗпП, то варіант 2 рятує роботодавця ще й від штрафу в 1 МЗП за порушення інших вимог трудового законодавства (абзац восьмий ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Проте бажано, щоб це перенесення було в межах одного року, щоб збереглася загальна річна норма робочого часу.

…оплату за роботу у святкові дні

Роботу у святкові дні завжди компенсують у підвищеному розмірі (див. ст. 107 КЗпП).

Що стосується іншого дня відпочинку, про який ідеться в ч. 3 ст. 107 КЗпП, то він може надаватися додатково до подвійної оплати, а не замість неї! Тому піти через інший день відпочинку, як у випадку з роботою у вихідний день, тут не вийде.

Як же уникнути штрафу в 10 МЗП?

Можна:

— або донарахувати і виплатити до початку перевірки працівникам належне згідно із законом;

— або заднім числом за минулі періоди зменшити оклади, нарахувати ненараховане і дотягнути до колишніх сум щомісячними преміями;

— чи якщо працівникові виплачувалася трудова доплата до рівня МЗП, зменшити суму доплати за рахунок суми оплати за роботу у вихідний день (якщо розмір трудової доплати дозволяє).

Якщо така роботи була разовою, можна за домовленістю з працівником заднім числом надати йому відпустку за свій рахунок на кілька днів, так, щоб оплата за роботу у свято «провалилася» в загальну суму зарплати, яка була йому тоді нарахована. І не забудьте підкоригувати табель робочого часу. Також тут вилізе необхідність «підшаманити» над Звітом з ЄСВ (у ньому не буде відображено відпустку за свій рахунок). Але це не важко.

Якщо працівникам, які працювали у святкові дні, виплачувалися премії, можна «підшаманити» за рахунок сум премій.

…оплату за суміщення професій

Працівникам, які виконують на тому ж підприємстві разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою), роботодавець зобов’язаний здійснювати доплату за суміщення професій (посад). Це вимога ст. 105 КЗпП.

Розмір такої доплати визначають у колдоговорі (іншому документі, що діє на підприємстві та регулює ці питання).

Якщо наказ про суміщення є, а доплати не було і 10 МЗП не бажаєте, можна вдати, що такого наказу не було (втратити його), заднім числом прибрати зі штатного розпису суміщувану посаду, розширити посадові (робочі) обов’язки працівника тими обов’язками, які він виконував за суміщуваною посадою.

Усе! І жодного суміщення вже немає.

…оплату за час простою не з вини працівника

Стаття 113 КЗпП зобов’язує оплачувати час простою не з вини працівника з розрахунку не нижче двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).

Якщо простій не оплачувався, можна попросити працівників заднім числом написати заяви про надання відпустки за свій рахунок (тривалість відпустки = тривалості неоплаченого простою) і видати наказ про надання такої відпустки.

А щоб працівники були зговірливі, нарахуйте їм простійні в поточному місяці й назвіть таку виплату, наприклад, премією.

Де економія? Замість штрафу в 10 МЗП за недотримання міндержгарантій в оплаті праці за кожного працівника, якому не були нараховані простійні (абзац четвертий ч. 2 ст. 265 КЗпП), роботодавець може отримати штраф в 1 МЗП за недотримання інших вимог трудового законодавства (абзац восьмий ч. 2 ст. 265 КЗпП), у разі якщо загальна кількість наданих днів за свій рахунок перевищить кількість, установлену законом.

Якщо ж з днями все склалося чудово, то й зі штрафами не познайомитеся.

…гарантії із забезпечення МЗП

Розмір зарплати працівника, який повністю виконав місячну (годинну) норму праці, не може бути нижчим за розмір мінімальної заробітної плати (див. ст. 3¹ Закону про оплату праці).

Якщо ж працівник працює на умовах неповного робочого часу та/або не виконав у повному обсязі місячну (годинну) норму праці, то мінімальна зарплата розраховується пропорційно виконаній нормі праці.

Якщо ви з якихось причин не дотримувалися цих вимог, то можна:

— або виправити помилку, донарахувати всі необхідні суми заробітної плати і виплатити їх працівникам;

— або заднім числом установити працівникам неповний робочий час, перерахувати суми зарплати і дотягнути до колишнього розміру щомісячними преміями. Щоправда, у цьому випадку потрібно буде підкоригувати Звіт з ЄСВ.

Важливо! Якщо ви розпочинаєте ігри із цифрами за минулі періоди, обов’язково перевірте, щоб у вас сходилася (не суперечила один одному) інформація з табелів обліку робочого часу, штатного розпису, наказів з особового складу. Так, наприклад, якщо ви заднім числом приймаєте працівника на неповний робочий день (4 години на день, 20-годинний робочий тиждень), то у вас у табелі обліку робочого часу повинні значитися в робочих днях 4 відпрацьованих години, а не 8.

Ну і, звісно ж, щоб це все реалізувати, потрібна підтримка й розуміння ситуації працівниками.