29.08.2019
У правовому сенсі до відокремлених підрозділів належать, по суті, тільки ті філії, які внесені до ЄДР (ч. 5 ст. 95 ЦКУ і абзац другий ч. 2 ст. 28 ГКУ). Проте для цілей здійснення касових операцій керуватися слід спеціальним «касовим» нормативним документом — Положенням № 148. Відповідно до нього (див. ч. 2 п. 3 Положення № 148) до відокремленим підрозділів належать, зокрема, структурні підрозділи (стаціонарні або пересувні), де реалізуються товари, надаються послуги та здійснюються розрахункові операції.
Таким чином,
правила касових операцій, передбачені Положенням № 148, повинні поширюватися у тому числі й на структурні підрозділи підприємства, відомості про які не вносять до ЄДР
До речі, податківці погоджуються з тим, що для цілей визначення порядку оприбуткування готівки повинен застосовуватися термін «відокремлений підрозділ» саме згідно з Положенням № 148 (див. 109.01 БЗ).
Каса — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі та зберігання готівки, інших цінностей та касових документів (п.п. 8 п. 3 Положення № 148).
У свою чергу, «відокремлена» касова книга ведеться підрозділом абсолютно незалежно від касової книги підприємства та за тією ж типовою формою № КО-4 (додаток 5 до Положення № 148), що й касову книгу підприємства. При цьому є ситуації, коли відокремлений підрозділ, маючи свою касу, цілком може обійтися без «відокремленої» касової книги.
Одна каса і без касової книги. У відокремленому підрозділі може бути одна каса, наприклад, коли в торговельній точці (кіоск, намет, магазин) для проведення готівкових розрахунків установлено РРО. Тут каса — це місце проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО.
Навіть якщо готівка не поміщається в скриньці РРО, жодного окремого приміщення під касу все одно відводити не потрібно. Податківці допускають зберігання готівки в сейфі, що знаходиться на місці проведення розрахунків (109.02 БЗ). Детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 41, с. 84; 2018, № 73, с. 27.
Причому в такому разі немає також необхідності заводити «відокремлену» касову книгу* (звісно, за відсутності інших підстав) (109.15 БЗ).
* Врахуйте: в період з 05.01.2018 р. до 01.06.2018 р. (тобто до набрання чинності постановою № 54) оприбуткування готівки відокремленого підрозділу було можливе тільки шляхом внесення відповідних записів до касової книги. Це не дозволяло відмовитися від «відокремленої» касової книги підрозділам, які самостійно здавали готівкову виручку до банку.
Утім, за бажання, можна крім РРО створити ще окрему касу з веденням касової книги. Це не заборонено.
Одна каса й обов’язково касова книга. Без касової книги не обійтися, якщо підрозділ підприємства проводить операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням ПКО, а також з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби та інші операції з оформленням їх ВКО та відомостями на виплату готівки.
У такому разі крім РРО обов’язковим є ведення «відокремленої» касової книги (п. 39 Положення № 148).
Дві каси й одна касова книга. Як мінімум дві каси й одна «відокремлена» касова книга будуть потрібні, якщо гроші вилучають зі скриньки РРО та перекладають в інше місце (наприклад, складають у сейф, що знаходиться в окремому приміщенні).
У такій ситуації при перевірці контролюючим органом може бути виявлена невідповідність готівки на місці проведення розрахункових операцій, що загрожує платникові штрафами (п. 1 ст. 17 Закону про РРО).
Тому доведеться крім РРО (місце здійснення готівкових розрахунків) створювати відокремлено касу на місці, де прийматимуться, зберігатимуться і видаватимуться грошові кошти та касові документи. Зазвичай, цю схему роботи використовують у підрозділах зі значною кількістю використовуваних РРО або якщо сума готівки не поміщається у скриньці РРО.
Підприємства зобов’язані розробити і затвердити внутрішнім документом Порядок оприбуткування готівки у своїй касі. Такий Порядок повинен відповідати вимогам Положення № 148 і не суперечити законодавству України. Для відокремлених підрозділів він установлюється і доводиться внутрішнім документом підприємства (п. 12 Положення № 148).
Спосіб оприбуткування готівки у відокремленому підрозділі залежить від умов проведення готівкових розрахунків (п. 11 Положення № 148), Покажемо цю залежність у таблиці нижче.
Оприбуткування готівки відокремленим підрозділом
| № з/п | Умова здійснення розрахунків: | Оприбуткування: |
| 1 | із застосуванням РРО і веденням «відокремленої» касової книги | облік готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі ПКО |
| 2 | без використання РРО, але з веденням «відокремленої» касової книги | |
| 3 | із застосуванням КОРО* (і РК) замість РРО** | занесення цих розрахункових квитанцій у КОРО |
| * Тут і далі — книги обліку розрахункових операцій. ** В яких випадках суб’єкти господарювання можуть здійснювати готівкові розрахунки з використанням КОРО і РК замість РРО, див. у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 23, с. 11. | ||
| 4 | із застосуванням РРО і без ведення «відокремленої» касової книги | забезпечення зберігання щоденних Z-звітів в електронній формі протягом 1095 днів (п. 44.3 ПКУ) і внесення інформації на підставі Z-звітів до відповідних книг обліку (КОРО — у разі її використання*) |
| * Після 15.02.2019 р., а ось до цієї дати оприбуткування готівки відбувалося на підставі розрахункових документів шляхом формування і роздрукування Z-звітів і їх підклеювання до відповідних сторінок КОРО (див. п. 11 Положення № 148). | ||
Зверніть увагу: з 01.10.2018 р. при проведенні розрахункових операцій через РРО вже не потрібно щодня проводити записи про рух коштів і суму розрахунків у КОРО. Тобто за певних умов РРОшні правила, затверджені наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547, дозволяють узагалі відмовитися від КОРО, зареєстрованих на РРО (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 41, с. 84). При цьому повноцінним оприбуткуванням готівки вважається проведення суб’єктами господарювання її обліку в касі на повну суму фактичних надходжень, зокрема у фіскальному звітному чеку (Z-звіті) (п.п. 18 п. 3 Положення № 148). Тобто формування Z-звіту в електронному вигляді є достатньою умовою для оприбуткування готівки. Водночас для відокремлених підрозділів до 15.02.2019 р. стримуючим чинником був п. 11 Положення № 148, який зобов’язував роздруковувати Z-звіти і підклеювати їх до відповідних сторінок КОРО. І тільки після цієї дати підрозділи можуть відмовитися від ведення КОРО на РРО.
Але врахуйте: у разі добровільної реєстрації КОРО на РРО інформація згідно із Z-звітами, на думку контролерів, повинна щодня заноситися до КОРО (лист ДФСУ від 05.03.2019 р. № 904/6/99-99-14-05-01-15/ІПК). Підтримує цю позицію і Нацбанк (див. лист НБУ від 25.04.2019 р. № 50-0006/22839). Тож якщо ви ведете КОРО на РРО і не хочете сперечатися з контролерами, то безпечніше це робити так, як вони того вимагають.
Ліміт каси встановлюють для кожного відокремленого підрозділу окремо і доводять до відома таких підрозділів внутрішнім документом підприємства (абзац третій п. 50 Положення № 148). При визначенні ліміту враховують режим і специфіку роботи конкретного підрозділу, його віддаленість від банку, обсяг касових оборотів, установлені строки здавання готівки тощо.
Крім того, підприємство має право переглянути ліміт в окремо обраному відокремленому підрозділі, склавши для нього новий розрахунок і наказ про затвердження нового ліміту. Тобто жодних вимог одночасного перегляду всіх установлених лімітів немає. І пам’ятайте:
якщо ліміт каси не встановлено, то він автоматично вважається нульовим
Для відокремленого підрозділу ліміт каси встановлюють у цілому на підрозділ, без розподілу його на кожну касу (на кожен РРО), що входить до складу цього відокремленого підрозділу. Розраховують ліміт у загальному порядку одним з таких способів:
— на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси;
— на підставі розрахунку середньоденної видачі готівки з каси.
Причому способи розрахунку лімітів кас для різних підрозділів можуть розрізнятися.
За загальними правилами готівка може знаходиться в касах підрозділу у межах, що не перевищують ліміт, установлений для нього підприємством (п. 15 Положення № 148). Понадлімітна готівка повинна, зазвичай, щодня здаватися: або (1) до каси підприємства, (2) або до банку чи небанківських фінустанов для її переказу і зарахування на банківські рахунки підприємства (у тому числі й через службу інкасації).
Водночас якщо графік роботи відокремленого підрозділу, встановлений внутрішнім трудовим розпорядком і графіками змінності, не дозволяє забезпечити здавання готівки в день її надходження, то допускається здавати готівкові кошти наступного дня після їх надходження до каси підрозділу (п.п. 2 п. 48 Положення № 148). До речі, не вважається готівка понадлімітною в день її надходження, якщо не пізніше наступного робочого дня вона буде здана до банку або видана під звіт (п. 54 Положення № 148).
Якщо режим роботи відокремлених підрозділів не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства (у тому числі у вихідні та святкові дні), необхідно внутрішнім документом визначити порядок взаємодії відокремлених підрозділів з бухгалтерією підприємства відповідно до чинного законодавства (п. 40 Положення № 148).
І завершуючи статтю на позитивній ноті, нагадаємо, що з 23 червня цього року канув у Лету Указ № 436, а з ним, зокрема, штраф за понадлімітний залишок готівки в касі (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 52, с. 2).