Касові операції в підприємців

9.1. «Підприємницькі» особливості касових операцій

На варті касової дисципліни ФОП стоїть уже добре знайомий вам нормативний документ — Положення № 148. Адже згідно з п. 1 цього Положення його норми поширюються і на підприємців, але з урахуванням деяких нюансів.

Спочатку зазначимо, що здійснювати касові операції та займатися їх оформленням може як сам підприємець, так і його найманий працівник. При цьому пам’ятайте: з особою, яка працює з готівковими коштами, необхідно укласти договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (пп. 44 і 45 Положення № 148). Якщо підприємець «відає» своєю касою сам, то укладати договір про матвідповідальність із самим собою він, звісно ж, не повинен.

Тепер визначимося, що необхідно вважати касою підприємця. Згідно з п.п. 8 п. 3 Положення № 148 каса — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів.

Виходячи із цього визначення касою може вважатися як спеціальне приміщення, так і просто спеціально відведене місце проведення розрахунків. Отже, у підприємця, який не має можливості виділити для приміщення каси спеціальну кімнату, касою вважатиметься місце, де він:

— проводить готівкові розрахунки, наприклад, приймає гроші від покупців;

— видає готівку (виплачує зарплату, аванси на відрядження, грошові кошти під звіт тощо);

— зберігає готівкові грошові кошти та книгу обліку доходів або книгу обліку доходів і витрат.

Тобто ФОП може визначити для себе касу як місце, де знаходиться він сам (його касир) і його портфель (барсетка або інший засіб) для зберігання готівки та касових документів. Якщо ФОП (його касир) буде в постійному русі, то й каса постійно переміщатиметься з ним.

У ФОП, що застосовують РРО, касою в розумінні Положення № 148 буде РРО.

Про те, що для підприємців Положенням № 148 не встановлені вимоги щодо належного облаштування каси і надійного зберігання готівкових грошових коштів у ній, говорив і НБУ в листі від 16.04.2015 р. № 50-01015/ 25464.

Приємним бонусом для ФОП є те, що на них не поширюється вимога про встановлення ліміту каси і дотримання строків здавання готівки до банку. Це прямо визначено абзацом третім п. 14 Положення № 148. А отже,

Здавати її до банку зовсім не обов’язково. Та і взагалі ФОП можуть навіть не відкривати поточний рахунок у банку.

А ось що стосується граничних розмірів розрахунків готівкою, то тут привілеїв у підприємців немає. Так, при готівкових розрахунках з підприємствами і підприємцями ФОП повинні дотримуватися обмеження в 10 тис. грн., а при розрахунках з фізособами — у 50 тис. грн. на день за одним або кількома платіжними документами (п. 6 Положення № 148). Інакше — штраф (див. розділ 11 «Відповідальність у сфері готівкового обігу»). Детальніше про «готівкові» обмеження ви можете прочитати в розділі 6 «Обмеження суми готівкових розрахунків».

Далі розглянемо, чи є якісь особливості в оформленні підприємцями документів при здійсненні касових операцій.

9.2. Оформлення операцій з готівкою

Розпочнемо з приємного: ФОП згідно з абзацом четвертим п. 39 Положення № 148 не обтяжені веденням касової книги.

Водночас у Положенні № 148 немає чіткої вказівки на те, чи потрібно ФОП оформляти касові ордери. Тому тут залишається тільки аналізувати окремі роз’яснення контролюючих органів. Так, раніше НБУ вказував на те, що:

— форми касових ордерів передбачають їх застосування тільки юридичними особами (див. лист від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507);

— оприбуткування готівки ФОП здійснюють без оформлення ПКО (див. лист від 09.03.2011 р. № 11-117/982-3354*);

* На сьогодні лист значиться як такий, що втратив актуальність.

— до підприємців не висуваються вимоги про оформлення касових операцій прибутковими і видатковими касовими ордерами (див. лист від 16.04.2015 р. № 50-01015/25464).

Крім того, і податківці виступають проти застосування ПКО і ВКО підприємцями (див. роз’яснення з підкатегорії 109.15 БЗ).

Тобто все вказує на те, що

А які ж тоді документи слід виписувати? Будемо розбиратися!

Розрахункові документи при прийманні готівки. На думку податківців, викладену в згаданому вище роз’ясненні з підкатегорії 109.15 БЗ, при прийманні готівки ФОП зобов’язані на вимогу покупця видавати касовий чек, товарний чек або розрахункову квитанцію. Давайте поговоримо про такі розрахункові документи детальніше.

З п. 2 ст. 3 Закону про РРО випливає, що підприємці зобов’язані видавати розрахунковий документ на повну суму проведеної операції. При застосуванні РРО такими розрахунковими документами є фіскальний касовий чек, розрахункова квитанція та спрощена розрахункова квитанція. Форми зазначених документів наведені в додатках до Положення № 13**.

** Детальніше про ці документи ви можете прочитати в спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 23, с. 35 і 76.

Якщо ж ФОП не застосовує РРО і РК, то відповідно до ч. 11 ст. 8 Закону про захист прав споживачів він зобов’язаний видавати кожному покупцеві розрахунковий документ, що засвідчує факт купівлі, з позначкою про дату продажу.

Форма та зміст розрахункового документа для «безРРОшників» законодавчо не встановлені. У зв’язку із цим, на думку фіскалів, ФОП, що не використовують РРО і РК з КОРО, повинні видавати покупцям чеки, накладні або інші письмові документи довільної форми (див. лист ДФСУ від 20.07.2018 р. № 24188/6/99-99-14-05-01-15). На наш погляд, такими документами можуть бути:

— квитанція. Достатньо часто ФОП, оформляючи надходження грошей квитанціями, на догоду податківцям за основу беруть розрахункову квитанцію за формою № РК-1 (додаток 3 до Положення № 13). У принципі, це допустимо. При цьому можна придбати книжку з такими квитанціями або роздрукувати їх самостійно. А ось реєструвати РК з розрахунковими квитанціями в органі ДФСУ в такій ситуації не потрібно. Так само як і не потрібно заводити/реєструвати КОРО;

— товарний чек. Зверніть увагу: у консультації з підкатегорії 109.10 БЗ і листі ДПАУ від 27.04.2011 р. № 7966/6/23-7015/515 сказано, що форму товарного чека нині не встановлено, у зв’язку з чим його можна складати в довільній формі. Проте водночас податківці наполягають, щоб у таких чеках був напис «Товарний чек» і за змістом вони відповідали вимогам п. 2 розд. II Положення № 13, передбаченим для фіскальних касових чеків, за винятком відображення в них фіскального номера РРО та напису «Фіскальний чек».

На нашу думку, ця вимога податківців є некоректною. Якщо підприємець має право не використовувати РРО, то з чого б йому в товарному чеку дотримуватися вимог, які пред’являються до касового чека? Але якщо не хочете вступати з фіскалами в спір, дослухайтеся до їхньої думки.

Оформлення видаткових касових операцій. Складати ВКО, як ви вже знаєте, підприємці не зобов’язані. Водночас підприємець (його касир) може (але не зобов’язаний) видати грошові кошти за відомістю на виплату готівки. Її форма наведена в додатку 1 до Положення № 148.

Крім того, для передачі готівки можна використовувати закупівельні акти та інші документи, складені в довільній формі. Зокрема, підтвердженням видачі готівки може слугувати розписка одержувача.

Ми навели для вас можливі варіанти оформлення готівкових розрахунків підприємцями. Ви можете обрати будь-який з них. Якщо ж ви сумніваєтеся у своєму виборі, для перестраховки можете отримати для себе індивідуальну податкову консультацію із цього питання.

Також пам’ятайте: який би варіант оформлення касових операцій ви не обрали, для надання документу статусу первинного він повинен містити обов’язкові реквізити, перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88. А саме: назву документа і дату його складання, П. І. Б. підприємця, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру, посади осіб, відповідальних за здійснення операції, підписи осіб, що брали участь у її здійсненні.

9.3. Оприбуткування готівки

Уся готівка, що надходить до кас, повинна своєчасно (у день надходження) і в повній сумі оприбутковуватися (п. 11 Положення № 148). Причому це правило справедливе й щодо ФОП.

Згідно з абзацом п’ятим п. 11 Положення № 148 усі ФОП: і ті, у кого є РРО, і ті, у кого його немає, роблять це однаково — записують готівку, що надійшла, до книги обліку доходів (книги обліку доходів і витрат) «у порядку, визначеному ПКУ».

Зверніть увагу: в оновленій з 15 лютого 2019 року редакції п. 11 Положення № 148 більше не згадується товарний чек (квитанція) як основа для відображення готівкових грошових коштів у відповідній книзі обліку доходів (книзі обліку доходів і витрат)*.

* Така вимога проіснувала в Положенні № 148 з 01.06.2018 р. по 14.02.2019 р.

І це зняло проблему, що виникла після появи листа ДФСУ від 20.07.2018 р. № 24188/6/99-99-14-05-01-15 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 81, с. 4). Нагадаємо: у ньому фіскали заявили, що ФОП — платники єдиного податку, які не зобов’язані застосовувати РРО і РК, для оприбуткування готівки повинні виписувати документи (чек/накладну тощо) на кожен товар (послугу), що продається, незалежно від того, чи вимагає такі документи покупець.

В обґрунтування своїх вимог фіскали наводили тодішню редакцію п. 11 Положення № 148, згідно з якою з 1 червня 2018 року оприбуткуванням для ФОП-«безРРОшників» був запис у книгах обліку на підставі товарних чеків (квитанцій). Саме ця конкретизація — «на підставі...» — і стала тоді вирішальною для фіскалів. Тепер для таких нападок підстави відсутні. І ФОП можуть працювати спокійно, виписуючи товарний чек (квитанцію) лише на вимогу покупця.

Зверніть увагу: підприємці, що застосовують РРО, на сьогодні не зобов’язані робити в КОРО щоденні записи про рух готівки і суми розрахунків*, а також підклеювати в неї роздруковані Z-звіти. Оприбуткування готівки в них здійснюється за загальними правилами — у книгах обліку доходів (доходів і витрат).

* Нагадаємо: КОРО на РРО потрібно заповнювати (якщо підприємець не відмовився від її використання) тільки в разі виходу РРО з ладу або відключення електроенергії. Детально про заповнення КОРО див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 23, с. 71.

А ось для тих, хто працює без РРО, але зобов’язаний застосовувати КОРО з РК**, існує нюанс. Нагадаємо: згідно з абзацом четвертим п. 11 Положення № 148 оприбуткуванням готівки в касах суб’єктів господарювання, які здійснюють розрахунки без РРО із застосуванням КОРО і РК, є занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО.

** Про суб’єктів господарювання, які замість РРО мають право застосовувати КОРО з РК, див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 23, с. 11.

Тобто, з одного боку, для ФОП начебто виписали свої спеціальні правила (абзац п’ятий п. 11). З іншого — особливості оприбуткування для тих, хто «без РРО, але з КОРО і РК» (абзац четвертий п. 11), стосуються всіх суб’єктів господарювання, у тому числі й ФОП (п. 1 Положення № 148).

У результаті, щоб у таких ФОП не виникло проблем з оприбуткуванням, рекомендуємо виконати обидві умови:

— своєчасно внести дані розрахункових квитанцій до КОРО;

— готівку в повній сумі в день її надходження відобразити в книзі обліку доходів (книзі обліку доходів і витрат).

В абзаці першому п. 11 Положення № 148 сказано, що готівка, яка надходить до кас, оприбутковується в день її одержання в повній сумі. При цьому підприємствам пропонується затвердити внутрішнім документом Порядок оприбуткування готівки у своїй касі (п. 12 Положення № 148). Щодо підприємців такої вимоги немає. Так само як і немає інших спеціальних норм щодо оприбуткування. Тому вважаємо, що

Для загальносистемників це Порядок № 481. У п. 5 цього документа прямо зазначено, що записи в книзі обліку доходів і витрат загальносистемники виконують за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід.

Аналогічні норми містять порядки заповнення книг обліку доходів (доходів і витрат) для єдиноподатників, затверджені наказом № 579, а також п.п. 296.1.1 ПКУ.

Тобто отриманий дохід (у готівковій та/або безготівковій формі) ФОП зазначають у відповідній книзі обліку в кінці робочого дня. Протягом дня нічого записувати не вимагається.

При цьому зауважте: суму отриманих за день коштів у готівковій формі єдиноподатники наводять окремо (окремим рядком) від «безготівкових» доходів (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 26, с. 22). А ось для загальносистемників Порядок № 481 таких вимог не висуває.

Ще один важливий момент пов’язаний із відображенням у книгах обліку сум, які не включаються до доходу підприємців (наприклад, кошти, отримані ФОП-експедитором від замовника для оплати послуг перевізників, турзбір, ПДВ — для його платників тощо).

Оскільки оприбутковуватися повинна вся сума одержаної готівки (абзац перший п. 11 Положення № 148), наполегливо рекомендуємо вписувати до книг обліку й ту «транзитну» готівку, яка не є доходом ФОП. Адже неоприбуткування, неповне або несвоєчасне оприбуткування готівки загрожують штрафами. Якими — ви можете дізнатися в розділі 11 «Відповідальність у сфері готівкового обігу».