Механізм та умови фінансування страхувальників для надання допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок коштів ФСС установлений Порядком № 12.
Спочатку до комісії (уповноваженого) із соціального страхування надходять документи, які є підставою для призначення лікарняних застрахованій особі.
Комісія їх розглядає і приймає рішення про призначення (відмову в призначенні) виплат у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю працівникові. Строк для роздумів — 10 календарних днів з дня надходження «лікарняних» документів.
Припустимо, що комісія «дала добро» на нарахування лікарняних. Тоді на підставі протоколу комісії роботодавець розраховує і нараховує суми виплат у зв’язку тимчасовою непрацездатністю. Після цього розпочинається робота у ФСС.
Етап 1. Заява-розрахунок
Якщо працівникові за період тимчасової непрацездатності нараховані не лише оплата перших п’яти днів, а й допомога по тимчасовій непрацездатності або тільки допомога, то роботодавець оформляє заяву-розрахунок. Її форма наведена в додатку 1 до Порядку № 12.
Заяву-розрахунок до ФСС подаємо не пізніше за 5 робочих днів з дня прийняття комісією (уповноваженим) із соцстрахування рішення про виплату матеріального забезпечення
Тож отримавши лікарняний від працівника, у вас загалом є максимум 10 календарних днів на прийняття рішення про виплату допомоги і 5 робочих днів на те, щоб розрахувати та подати заяву-розрахунок до ФСС.
Заяву-розрахунок подаємо до ФСС за місцезнаходженням або місцем проживання страхувальника (п. 4 Порядку № 12). Зробити це можна:
— у паперовому вигляді особисто до ФСС. Заяву-розрахунок у паперовому вигляді формуємо у двох примірниках: один подаємо до ФСС, а другий зберігаємо в себе разом з документами, на підставі яких призначено матеріальне забезпечення;
— в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису. У цьому випадку вам потрібно буде роздрукувати заяву-розрахунок і зберігати її в себе разом з підтвердними документами.
Увага! Стежте, щоб інформація, внесена до заяви-розрахунку, повністю відповідала документам, на підставі яких здійснено призначення матеріального забезпечення, і була відображена в регістрах бухгалтерського обліку.
До речі, за порушення строку подання заяви-розрахунку відповідальність не передбачена. Проте порушувати його не варто.
Етап 2. Робота ФСС із заявою-розрахунком
Як і раніше, ФСС відведено 10 робочих днів на те, щоб перевірити заяву-розрахунок, надати рекомендації за результатами перевірки, перерахувати страхувальникові фінансування або надати обґрунтовану відмову в прийнятті заяви-розрахунку.
За цей же час ФСС здійснює перевірку правильності нарахування виплат і за відсутності зауважень здійснює фінансування сум, зазначених у заяві-розрахунку.
Зверніть увагу, у п. 8 Порядку № 12 закріплено право ФСС за необхідності здійснювати обмін інформацією зі страхувальником шляхом направлення запиту з метою уточнення інформації, наведеної в заяві-розрахунку. Тож не дивуйтеся, якщо отримаєте такий запит.
У разі виявлення помилок та/або недостовірних відомостей заява-розрахунок повертається страхувальникові з відповідними рекомендаціями щодо їх усунення.
Фінансування страхувальників здійснюється згідно з реквізитами, зазначеними в заяві-розрахунку, — на окремий спецрахунок.
Відзначимо, що останнім часом ФСС, м’яко кажучи, не дотримується 10-денного строку для обробки заяви-розрахунку та надання фінансування. Як у цьому випадку діяти страхувальникам, ми розповідали в «Як не помилитися в обліково-звітному».
Етап 3. Надходження коштів та їх виплата
Частина 2 ст. 32 Закону № 1105 вимагає, щоб роботодавці виплачували лікарняні в найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати. Але наразі виконати цю вимогу неможливо. Причина — затримка фінансування виплат ФСС.
Тому ми рекомендуємо виплачувати допомогу по тимчасовій непрацездатності, що фінансується за рахунок коштів ФСС, — у найближчий після дня отримання коштів від ФСС строк, установлений для виплати зарплати.
Зазначимо, що відповідальність за недотримання строку виплати допомоги не встановлена. Звичайно ж, це не може не радувати, враховуючи наявність проблем з фінансуванням.
А ось суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, оплачуваних за рахунок роботодавця, слід виплатити в найближчий після дня призначення лікарняних строк, установлений для виплати зарплати.
До речі, у випадку з допомогою можна й не чекати строку виплати зарплати, а виплатити раніше, наприклад, у день отримання коштів від ФСС (див. лист ФСС з ТВП від 21.11.2016 р. № 2.4-16-2036).
А що робити, якщо сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка зайшла на спецрахунок роботодавця і була знята для виплати працівникам, з будь-яких причин не отримана ними у строк?
У Порядку № 12 прямої відповіді на це запитання немає. Тому продовжуємо користуватися на цей випадок «старенькими» роз’ясненнями-листами ФСС (ще з ТВП) від 31.03.2011 р. № 01-16-707 і від 21.11.2016 р. № 2.4-16-2036 (ср. ). З їх тексту випливає, що суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, не отримані застрахованою особою у строк (відрядження, хвороба), можуть бути віднесені на рахунок депонентів до отримання їх застрахованою особою.
Важливо! Якщо роботодавець виявив у себе помилку і сума отриманих від ФСС коштів перевищує фактичні витрати на проведення виплат, то невикористану суму протягом 3 робочих днів потрібно повернути на рахунок ФСС. Додатково листом направляють пояснення причин повернення.
Якщо роботодавець виявив, що в минулих періодах завищив суму допомоги, то «зайве» також потрібно повернути (п. 13 Порядку № 12). Про порядок такого повернення ми з вами поговоримо у наступній статті.
Етап 4. Подаємо повідомлення
Важливо! Отримавши «соцстрахівські» кошти на рахунок і виплативши їх працівникам, страхувальник зобов’язаний відзвітувати перед ФСС, направивши повідомлення про те, що кошти виплачені в повному обсязі і в належний строк (строки).
Форму повідомлення можна знайти в додатку 2 до Порядку № 12. Таке повідомлення роботодавець може направити ФСС (п. 10 Порядку № 12):
— в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису;
— листом з повідомленням;
— особисто зайшовши до відділення ФСС.
Строк подання повідомлення — 1 місяць з дня виплати лікарняних.
Ви «закрутилися» і пропустили місячний строк? Не хвилюйтеся. У вас у запасі є два місяці для подання повідомлення.
Річ у тому, що штраф за неподання повідомлення не передбачений. Єдине, що може загрожувати забудькуватому роботодавцеві, якщо він так і не повідомить про проведені виплати протягом 3 місяців з дня здійснення фінансування, — це перевірка ФСС з питань використання коштів Фонду. І тільки якщо під час перевірки знайдуть порушення, то:
— роботодавцеві «світять» фінсанкції, передбачені ч. 6 ст. 15 Закону № 1105. Так, якщо він порушив порядок використання страхових коштів, то повинен буде повернути всю суму неправомірно витрачених коштів ФСС і заплатити штраф у розмірі 50 % такої суми;
— посадовим особам роботодавця — адмінштраф у розмірі від 136,00 до 255,00 грн. згідно зі ст. 1655 КпАП.
