Рекомендуємо виправитися
Чому ми за виправлення? Дивіться, результатом помилки в сумі лікарняних може бути або заниження, або завищення оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та допомоги по тимчасовій непрацездатності.
Варіант із заниженням цікавий інспекторам праці. Але у випадку, якщо роботодавець самостійно виправляє допущені помилки, то «трудові» штрафи до нього застосовуватися не повинні (див. п. 28 Порядку здійснення держконтролю, затвердженого постановою КМУ від 21.08.2009 р. № 823).
А якщо допомогу завищено? У такому разі якщо страхувальник самостійно виявить помилку в сумі лікарняних і належним чином її виправить до початку перевірки ФСС, то фінсанкції за порушення порядку використання страхових коштів до такого страхувальника не застосовуються. Це підтвердив Фонд у листі від 27.06.2019 р. № 1322-11-4.
Як же правильно виправити помилки в сумі лікарняних?
Занижена сума
Перше запитання, яке виникає: чи враховувати строк давності щодо оплати лікарняного листа? Адже згідно з ч. 5 ст. 32 Закону № 1105 допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується в разі, якщо звернення за її призначенням надійшло не пізніше 12 календарних місяців з дня відновлення непрацездатності або встановлення інвалідності.
У ситуації, що розглядається нами, працівник звернувся за призначенням лікарняних своєчасно, проте сума лікарняних була визначена неправильно. А отже, зараз, приймаючи рішення про донарахування, не переймайтеся: працівник має право отримати недоплачену суму лікарняних.
Зверніть увагу, якщо помилка стосується тільки оплати перших п’яти днів за рахунок коштів роботодавця (працівник хворів до 5 днів), то виправити її дуже просто: розраховуємо, фіксуємо в бухдовідці і донараховуємо суму, якої не вистачало. Потім виплачуємо її працівникові.
Трохи більше «рухів» від вас буде потрібно, якщо помилка спричинила заниження допомоги по тимчасовій непрацездатності. У цьому випадку до озвучених раніше дій з оплатою перших п’яти днів хвороби додається робота з ФСС. Алгоритм дій наведемо на рис. 1. І відразу пояснення до нього.
У заяві-розрахунку графи 13 і 14 («Кількість днів, що підлягають оплаті») заповнюєте тільки в тому випадку, якщо ви при розрахунку лікарняних денну виплату обчислили правильно, але оплатили не всі дні тимчасової непрацездатності. У такій ситуації кількість неоплачених днів ви проставляєте в графах 13 і 14, а суму дофінансування — у графах 15 і 16.
Якщо ж лікарняні були нараховані за всі дні тимчасової непрацездатності, але в заниженій сумі, то при формуванні заяви-розрахунку на дофінансування ви графи 13 і 14 не заповнюєте.
Після того як направили заяву-розрахунок, обов’язково повідомте ФСС про допущену помилку, надіславши письмові пояснення. Без цієї «опції» Фонд коштів не надасть. Форма повідомлення — довільна. Текст може бути таким:
«(Найменування страхувальника, код ЄДРПОУ, реєстраційний № у ФСС), повідомляє про самостійно знайдену помилку в нарахуванні листка непрацездатності (серія, номер, П. І. Б. застрахованої особи, податковий номер, період непрацездатності) замовленого в заяві-розрахунку № ____ від _______ р.
(Детальне описання помилки)
У зв’язку із зазначеним просимо профінансувати донараховану суму _____грн. на підставі заяви-розрахунку № ____ від _______ р.»
Що ж, ідемо далі.
Завищена сума
Чи можна утримати надміру виплачені суми лікарняних з працівника, якому їх виплатили?
Відповідь на це запитання залежить від виду помилки: лічильна чи нелічильна. Класифікацію таких помилок ми наводили в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 79, с. 6.
Але, як показує практика, у більшості випадків бухгалтери допускають нелічильні помилки. Приклад нелічильної помилки — неправильний розрахунок лікарняних у зв’язку з неправильним застосуванням положень Закону № 1105 і Порядку № 1266.
У такому разі повернути надміру отримане працівник може виключно з доброї волі.
Самостійно сторнувати переплату роботодавець не має права. І все через положення ст. 1215 ЦКУ, в якій прописано, що не підлягають поверненню безпідставно набуті лікарняні, якщо їх виплата проведена роботодавцем добровільно, за відсутності лічильної помилки з його боку і недобросовісності з боку працівника.
Що ж робити в такій ситуації? Якщо з працівником домовитися не вийде, то, як варіант, переплату можна стягнути з винної особи.
Але як би не було вирішено питання з переплаченими коштами, роботодавцеві потрібно розрахуватися з Фондом. І тут вам допоможе наш алгоритм, наведений на рис. 2.
Ну й традиційно коментарі до алгоритму. «Зайві» кошти обов’язково перераховуйте до подання письмових пояснень у ФСС.
Копію платіжного документа з відміткою банку про його виконання подайте Фонду разом з листом-повідомленням. Його текст може бути таким:
«(Найменування страхувальника, код ЄДРПОУ, реєстраційний № у ФСС), повідомляє про самостійно знайдену помилку в нарахуванні листка непрацездатності (серія, номер, П. І. Б. застрахованої особи, податковий номер, період непрацездатності) замовленого в заяві-розрахунку № ____ від _______ р.
(Детальне описання помилки)
Надміру замовлені кошти в сумі ___ грн. повернуті в повному обсязі платіжним дорученням № ___ від _____ р.»
Відзначимо: якщо надміру отримані кошти були повернені Фонду з відповідними поясненнями, то Звіт із заборгованості страхувальника до ФСС подавати не потрібно. Це підтверджує ФСС у роз’ясненнях на своєму офіційному сайті www.fssu.gov.ua.
