Помилки в пенсійних звітах і формі № Д4

Визначаємо вид помилки

Умовно всі помилки в пенсійній і ЄСВ-звітності можна поділити на два види:

— «несумові» помилки (коригування персональних даних або їх дозаповнення);

— помилки в сумових показниках (у базі стягнення, ЄСВ-різниці, сумі ЄСВ).

«Несумові» помилки. До них належать:

1) помилки в персональних даних працівників (реквізити таблиць 5, 6, 7), наприклад, у:

— громадянстві особи;

— реєстраційному номері облікової картки платника податків або номері та серії (за наявності) паспорта;

— коді категорії застрахованої особи;

— кількості календарних днів перебування в трудових/цивільно-правових відносинах, хвороби, відпусток у зв’язку з народженням дитини і без збереження зарплати;

— коді підстави для обчислення стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства (спеціальний стаж);

2) помилки, що виникли у зв’язку з ненаданням відомостей про застраховану особу, які слід було показати в таблицях 5 — 7. Наприклад, у таблиці 5 забули зазначити відомості про те, що:

— був укладений (чи розірваний) трудовий договір з працівником та/або цивільно-правовий договір із застрахованою особою — непідприємцем;

— працівниці надана (чи закінчилася) відпустка у зв’язку з вагітністю для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6) років.

Обов’язково виправляти такі помилки? Так. Адже вони можуть вплинути на правильність обчислення страхового, пенсійного стажу працівників та розмір їх пенсії. Ну і, звісно ж, пам’ятаємо про те, що виправлена «несумова» помилка може врятувати посадових осіб роботодавця від адмінштрафу за ст. 165¹ Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X у загальному випадку в розмірі від 510 до 680 грн.

А тепер окреслимо коло помилок у сумових показниках пенсійної та ЄСВ-звітності.

Помилки в сумах. Це помилки, що виникли у зв’язку з:

— неправильним відображенням бази стягнення ЄСВ (внесків до Пенсійного фонду — до 2011 року), у тому числі з неправильним застосуванням максимальної величини бази стягнення ЄСВ (максимальної величини заробітної плати (доходу), з якої сплачувалися внески до Пенсійного фонду, — до 2011 року) і з неправильним визначенням ЄСВ-різниць у разі, коли фактична база стягнення ЄСВ нижче за мінзарплату;

— застосуванням неправильного розміру ставок ЄСВ (внесків до Пенсійного фонду — до 2011 року), у тому числі із застосуванням неправильного розміру знижуючого коефіцієнта.

Звертаємо увагу тих, хто в поточному місяці донараховує зарплату за попередній, зокрема, у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилки! Для цілей стягнення ЄСВ таке донарахування не є помилкою. Чому так? — Зобов’язання з ЄСВ виникають при нарахуванні/виплаті доходу. Тому суму донарахованої зарплати включаєте до бази нарахування того місяця, в якому здійснювали таке донарахування, і стягуєте з неї ЄСВ у загальному порядку.

Зверніть увагу: якщо сумова помилка призвела до необхідності донарахувати ЄСВ, страхувальникові загрожує штраф у розмірі 10 % такого донарахованого ЄСВ за кожен повний або неповний звітний період, за який він донарахований, але не більше 50 % донарахованого ЄСВ. Причому цей штраф необхідно буде сплатити незалежно від того, ким ці внески були донараховані: контролюючим органом за результатами перевірки чи самим страхувальником.

Загальні правила виправлення

Якщо помилку виявили до закінчення граничного строку подання звітності з ЄСВ, то, скажемо чесно, — вам пощастило. У такій ситуації вам необхідно просто сформувати й подати ще один Звіт № Д4 з правильними показниками до закінчення граничного строку. Чинним вважатиметься останній електронний або паперовий звіт, поданий вами (п. 1 розд. V Порядку № 435).

Якщо до закінчення строку подання у звіті подати тільки окремі таблиці форми № Д4 за поточний звітний період зі статусом «скасовуюча», «додаткова», то такий звіт не вважатиметься звітом, а вважатиметься таким, який не подавався (див. роз’яснення ДФСУ в підкатегорії 301.06 БЗ).

Якщо помилку виявили після закінчення граничного строку подання пенсійної та ЄСВ-звітності, то порядок виправлення такої помилки залежить від виду помилки, від того, в якому періоді вона була допущена.

«Несумові» помилки. Якщо така помилка потрапила у звіт:

— у звітних роках до 2010 року, керуємося Порядком № 7-6. Незважаючи на те, що цей документ скасовано, саме його норми слід використовувати при виправленні помилок, допущених за періоди до 2010 року (див. абзац другий п. 2 постанови № 25-2);

— у звітних місяцях 2010 року, виправляємо відповідно до Порядку № 26-1, заповнюючи форму звіту, що діяла у 2010 році;

— у звітних місяцях починаючи із січня 2011 року, виправляємо згідно з Порядком № 435. Виправлення відображаємо у формі № Д4 (додаток 4 до Порядку № 435), що діє сьогодні. Проте при оцінці правильності заповнення звітів з ЄСВ, поданих за попередні періоди, використовуємо той порядок їх заповнення, який діяв у період їх подання.

У загальному випадку помилки, допущені у Звіті за формою № Д4 (за періоди починаючи з 2011 року), виправляєте, формуючи титульний аркуш і відповідні таблиці зі статусом «скасовуюча», «додаткова», «початкова».

Помилку в персональних даних працівника у вже зданому Звіті виправляють через таблиці зі статусом «скасовуюча» і «початкова».

Щоб доповнити таблиці 5 і 7 забутими рядками, формують таблиці зі статусом «додаткова».

Скасувати відомості, що помилково потрапили до таблиць 5, 6 і 7, можна продублювавши їх у таблиці зі статусом «скасовуюча».

При цьому зауважте, що:

по-перше, звіт, сформований для виправлення «несумових» помилок за попередні звітні періоди, не повинен містити таблицю 1 форми № Д4;

по-друге, формуючи таблиці 6, не можна змінювати сумових показників;

по-третє, якщо ви подаєте за один і той же звітний період таблиці зі статусами «скасовуюча» і «додаткова», їх необхідно подавати з окремими титульними аркушами (як два окремих звіти).

Помилки в сумових показниках виправляють через таблиці 1 і 6 (за необхідності) Звіту за формою № Д4 за поточний звітний період.

Важливо! Обов’язково виправляйте помилки в пенсійній і ЄСВ-звітності! Річ у тому, що строк давності для стягнення недоїмки, пені та штрафів за пенсійними внесками не застосовується після 01.01.2004 р. (ч. 15 ст. 106 Закону № 1058), а з ЄСВ — з моменту появи на світ цього внеску (ч. 16 ст. 25 Закону № 2464).