Вчені проводили дослідження, в яких просили учасників уявити ідеальний і реальний варіанти розвитку подій. Отримані відповіді майже завжди збігалися! Тобто люди, прикидаючи, як усе буде, розглядають найприємніший для них, «рожевий» варіант. Це означає, що занадто часто ми налаштовані надмірно оптимістично. Ми схильні забувати про вірогідні складнощі і непередбачені обставини, які з легкістю можуть завадити нашим планам. Як прекрасно пише фахівець в області створення штучного інтелекту Е. Юдковський: «…люди завжди налаштовані занадто оптимістично: вони говорять, що якийсь процес займе два дні, а насправді виходить десять, або говорять — два місяці, а виходить більше тридцяти п’яти років».
Як обійти помилку планування? Є два варіанти. Перший — при визначенні часу або ресурсів, необхідних для реалізації плану, слід спиратися на досвід. Згадайте, скільки часу і ресурсів зажадало вирішення аналогічних завдань у минулому. Візьміть невеликий запасик, і зможете легко вирішити нове завдання. Але що, якщо вам доведеться зіткнутися з чимось новим, чого раніше робити ніколи не доводилося? Учені дають найлогічнішу, але не найприємнішу пораду — варто бути максимально песимістичним, тобто спробувати розглянути усе, що може завадити вашому плану, врахувати усе, що може піти наперекір. Як використати цю рекомендацію і не потонути в похмурих думках, ви дізнаєтеся прямо зараз, адже ми приступаємо до застосування техніки-алгоритму «Аналіз можливих проблем», розробленої Ч. Кепнером і Б. Трего.
Автори дуже просять людину, зайняту плануванням, не забувати ставити собі запитання: «Що може піти не так в тому, що я планую зробити?»
Насправді, зрозуміло, що піти не так може дуже багато що: і землетрус, і повінь, і ще якась кара небесна, але також зрозуміло і те, всі ці події хоч і мають деяку умовну вірогідність, але вона все одно занадто мала, щоб сприймати ці загрози серйозно. Інші ж непередбачені капості цілком можуть завдати вашому плану непоправного збитку. Тому завжди намагайтеся оцінити вірогідність неприємних подій тверезо, не зменшуючи, але і не перебільшуючи її.
Тепер до алгоритму аналізу можливих проблем:
1-й крок. Виділіть основні, найважливіші, критичніші завдання, тобто ті, без виконання яких увесь план опиниться біля кота, що плаче, самі знаєте під чим, можливо, ставши причиною його нечисленних сліз. Уся подальша робота проводиться саме з цими завданнями, з метою заощадити психічну енергію і здоров’я взагалі. Припустимо, що ви плануєте конференцію і одне з критичних завдань — прийом заявок учасників.
2-й крок. Визначте усі можливі проблеми для кожного з критичних завдань. Що може піти не так в процесі прийому заявок учасників? Здавалося б, нічого, рутинний, нудний процес. Та проте, досвід і реалістичніше бачення показують, що проблеми легко можуть з’явитися. Наприклад, заявка може загубитися і людина виявиться незареєстрованою, файл з нею виявиться пошкодженим, через збіг прізвища і ініціалів учасників людина, що виконує це завдання, перемішає заявки декількох нещасних тощо.
3-й крок. Розгляньте можливі причини виникнення кожної потенційної проблеми. Дайте відповідь на запитання — чому це нещастя може статися? Причина усіх названих нами проблем, загалом, одна — невідлагоджений алгоритм аналізу матеріалів, тобто людина, що приймає матеріали, обробляє їх не системно. Іноді у проблем знаходиться одна причина, як в нашому прикладі, і це добре, її можна легко виправити, частіше ж, звичайно, у різних проблем — різні причини, а буває і так, що у однієї проблеми — відразу цілий комплекс можливих причин.
4-й крок. Оцініть ризики появи кожної з проблем. Наскільки ймовірно вона взагалі виникне. Так, втратити заявку (особливо коли алгоритм аналізу не відлагоджений!) цілком імовірно, її можна покласти не в ту теку, можна просто забути зберегти на комп’ютер і так далі, а ось збіг і прізвища, і імені, і по батькові учасників — маловірогідний, хоча в досвіді автора таке траплялося не менше одного разу на кожну велику конференцію. Оцінювати ризики можна як простим способом, за трибальною шкалою (високий, середній, низький), так і складніше, використовуючи 10-бальні оцінки або навіть власне показник вірогідності: від 0 % до 100 %.
5-й крок. Розгляньте наслідки кожної проблеми. Що станеться, якщо ця бридка проблема все-таки виникне? У нашому, здавалося б, нешкідливому прикладі, статися може дуже багато що — ви втратите одного учасника, ви отримаєте сердитого або скривдженого учасника, ви отримаєте файл, який неможливо обробити, тощо.
6-й крок. Визначте ті дії, які допоможуть запобігти виникненню проблем або мінімізувати їх шкоду. Враховуючи причину виникнення проблем, отриману в аналізі, — невідлагоджений алгоритм аналізу матеріалів, можливою рятівною дією буде якраз розробка такого алгоритму. Суть алгоритму буде простою, приміром: отриману заявку покласти в теку «Заявки», перевірити відкриття файлу, його зміст, при збігу назв файлів, приміром «Іванов О. О._Заявка» присвоїти кожному з них індекс з датою і часом отримання: «Іванов О. О._Заявка_1.02/14:20»; «Іванов О. О._Заявка_10.02/11:18».
7-й крок. Оцініть залишкові риски. Адже той, хто приймає заявки, все одно може щось наплутати (людський чинник, будь він недобрий!).
8-й крок. Розробіть резервні плани. Якщо той, хто приймає заявки, все-таки наплутає, хто повинен буде вибачитися та усе виправити? Чи може хтось повинен постійно перевіряти його роботу? Загалом, 7-й і 8-й кроки дуже важливі, оскільки замикають аналіз і повертають нас до проблеми — чи зможемо ми все-таки перемогти непередбачуваність життя і складнощі, що виникають в ній, за допомогою розуму? Хочеться вірити, що так!
Досягайте цілей, складайте плани, нехай вони утілюються в життя. І хай щастить вам, тому що яким би не було планування, особливо приємно, коли щось хороше відбувається само собою, випадково, не за планом!
