Тут слід «танцювати» від виду доходу. Підпункт 169.4.1 ПКУ для цілей оподаткування, в тому числі для застосування податкової соціальної пільги, відносить лікарняні до заробітної плати. У свою чергу, п. 3.3 Порядку № 4 вказує, що заробітна плата, яка виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, повинна бути відображена в Податковому розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Аналогічно відображаємо ПДФО та ВЗ, що були сплачені зі своєчасно виплаченої зарплати.
При цьому під «установленими термінами» податківці розуміють не терміни виплати зарплати, встановлені з дотриманням вимог ст. 115 КЗпП, а виплату зарплати за звітний місяць до кінця наступного місяця.
Застосуємо вказане вище до лікарняних. Якщо виплата лікарняних здійснюється у встановлені строки в місяці, що настає за місяцем нарахування, то їх суму та суму сплачених ПДФО та ВЗ у формі № 1ДФ відображаємо в тому звітному періоді, до якого входить місяць нарахування лікарняних. Саме так нам діяти велить п. 3.3 Порядку № 4 щодо зарплати.
Якщо ж місяць, що настає за місяцем нарахування лікарняних, минув, а виплата не проведена, то нарахування/виплату лікарняних та нарахування/сплату ВЗ та ПДФО відображаємо у формі № 1ДФ за фактом.
Розглянемо на прикладі.
Приклад. Працівнику у грудні були нараховані лікарняні по догляду за дитиною в сумі 3945,24 грн. На граничну дату сплати ПДФО і ВЗ фінансування на виплату допомоги по тимчасовій працездатності не отримано від ФСС.
Тому 30.01.2020 р. підприємство перерахувало ПДФО і ВЗ із суми допомоги з поточного рахунку підприємства. Фінансування надійшло на спецрахунок у лютому 2020 року.
Сума зарплати за фактично відпрацьований час за 4 квартал 2019 року без урахування суми лікарняних склала 25714,29 грн.
У формі № 1ДФ за 4 квартал 2019 року (див. рисунок нижче) підприємство зазначить у графі:
— 3а — загальну суму нарахованих зарплати та лікарняних (25714,29 + 3945,24 = 29659,53 (грн.));
— 3 — суму своєчасно виплаченої зарплати за 4 квартал (25714,29 грн.), а ось лікарняним тут місця немає;
— 4а — суму ПДФО, нарахованого на суму зарплати та лікарняних, зазначених у графі 3а (5338,72 грн.);
— 4 — загальну суму ПДФО, сплаченого зі своєчасно виплаченої зарплати (4628,57 грн.).
А ось ПДФО з суми невиплачених лікарняних за грудень, що перерахований до бюджету у січні 2020 року, до графи 4 форми № 1ДФ за 4 квартал 2019 року потрапити не повинен. Навіть незважаючи на те, що він був перерахований до бюджету у місяці, наступному за місяцем нарахування.
Чому? Оскільки лікарняні не були виплачені працівникові своєчасно у місяці, наступному за місяцем нарахування, то і сума лікарняних, і сума ПДФО, сплачена з них, відображається у формі № 1ДФ за фактом. Отже, підприємство відобразить виплату лікарняних та сплату ПДФО з їх суми у формі № 1ДФ за 1 квартал 2020 року.
Такого ж висновку доходять податківці у роз’ясненні з категорії 103.25 БЗ. Вони зазначають, що якщо зарплата (а лікарняні — це також зарплата) виплачується несвоєчасно (у наступному кварталі) то, незважаючи на те, що ПДФО перераховується до бюджету протягом 30 календарних днів, наступних за місяцем нарахування доходів, сума фактично сплаченого податку відображається у графі 4 форми № 1ДФ за наступний квартал.
Аналогічних принципів дотримуємося й при заповненні розділу ІІ форми № 1ДФ за рядком із ВЗ.
