Відповідь на це запитання залежатиме від того, як заповнений авансовий звіт. Розглянемо можливі варіанти.
Варіант 1. Звітуючи за відрядження, працівник в авансовому звіті показує тільки витрати, які підтверджені документально. Невикористану частину авансу (отримана сума мінус витрати, підтверджені документально) він повертає до каси або на поточний рахунок підприємства.
Далі працівник звертається із заявою на ім’я керівника з проханням компенсувати непідтверджені документально витрати на проїзд, зазначивши їх суму і причину відсутності підтвердних документів. Згоду понести «бездокументальні» витрати керівник висловлює через відповідне рішення.
Виплата такої компенсації стає для працівника додатковим благом та оподатковується ПДФО на підставі п.п. 164.2.17 ПКУ. У розділі І форми № 1ДФ його суму відображаємо з ознакою доходу «126». І, звичайно, не забуваємо про військовий збір. Утримуйте його з доходів у вигляді додаткового блага за ставкою 1,5 %.
Варіант 2. Працівник заповнює авансовий звіт так само, як і в попередньому варіанті, але повертає до каси або на розрахунковий рахунок підприємства грошові кошти за мінусом коштів, витрачених на проїзд і не підтверджених документально.
Непідтверджена сума в цьому випадку буде нічим іншим, як надміру витраченими не поверненими коштами на відрядження.
Звідси відповідне оподаткування ПДФО, із застосуванням натурального коефіцієнта п. 164.5 ПКУ (для ставки 18 % — 1,219521), ВЗ — без нього і відображення у формі № 1ДФ ознакою доходу «118».
