Перехід на електронні лікарняні листки (або ж е-лікарняні) розпочався з 4 червня 2021 року. Були заплановані два етапи. Перший — по 31 серпня — тестовий, а ось далі, з 1 вересня 2021 року мала розпочатися загальна електронізація лікарняних листів. Але судячи з проєкту наказу МОЗ, з яким можна ознайомитися на сайті федерації профспілок, для окремих випадків старт може бути відкладений до 1 жовтня 2021 року.
Так, планується до зазначеної дати (до 01.10.2021 р.) надати можливість формувати паперові лікарняні в разі вагітності та пологів і для фіксації тимчасової непрацездатності, яка виникла в результаті захворювання на ВІЛ, або в результаті психічного розладу.
Крім того, після 1 вересня
паперові листки непрацездатності видаватимуть у разі продовження та закриття листків непрацездатності, що були видані особам до 1 вересня 2021 року
Ну і звісно, паперовий лікарняний лист отримає працівник у разі обміну на такий лист довідки про тимчасову непрацездатність, виданої в період відсутності бланків листків непрацездатності.
Що ж собою являють е-лікарняні?
Електронний листок непрацездатності — це лікарняний лист, сформований (виданий) програмними засобами Реєстру листків непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність. Він, як і паперовий лист, є підставою для: звільнення від роботи; оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності; отримання допомоги від Фонду соцстраху.
Як же формується е-лікарняний?
е-Лікарняний. Формування
Процедура формування електронного листка непрацездатності доволі проста. Але ця простота ховає в собі багато проблем.
Наведемо покроковий алгоритм формування е-лікарняного на рис. 1 та пояснимо окремі моменти.
Рис. 1. е-Лікарняний. Етапи формування
Електронний медичний висновок (е-медичний висновок) та е-лікарняний — це два різні документи.
Лікар створює е-медичний висновок про тимчасову непрацездатність. Він формується для пацієнта.
Як тільки дані щодо е-медичного висновку потраплять у систему, працівник отримає СМС-повідомлення про створення медичного висновку про тимчасову непрацездатність.
До речі, е-медичний висновок може бути роздрукований лікарем. Але його не слід надавати роботодавцеві. Проте працівник зобов’язаний попередити свого роботодавця про створення е-медичного висновку. Чому? Тому що за е-медичним висновком йде е-лікарняний.
е-Лікарняний є підставою для нарахування виплат у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю. Інформацію про його відкриття роботодавець отримає у своєму електронному кабінеті страхувальника на сайті Пенсійного фонду (portal.pfu.gov.ua). Тобто побачить, що є відкриті е-лікарняні листки, якщо загляне у свій кабінет. А якщо не загляне? То й не побачить, що є сформований е-лікарняний. Саме тому дуже важливо, щоб працівники попереджали про формування е-медвисновку.
Доволі часто можна почути, що працівникові відкрили е-лікарняний, а роботодавець його не бачить. Чому так? Причин може бути багато.
Наприклад, не збігаються дані щодо П. І. Б., дати народження, податкового номера особи в реєстрі пацієнтів МОЗ та реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду. У результаті система не може знайти роботодавця непрацездатної особи. Або ж хворів новенький працівник, інформацію щодо якого ви ще не зазначали в Об’єднаній звітності, й ваше підприємство (ФОП) не «світиться» як роботодавець такого працівника.
А що на порталі?
Відкриті е-лікарняні роботодавець знайде в особистому кабінеті страхувальника на порталі Пенсійного фонду у вкладці «Листки непрацездатності».
Ні! Там не буде чогось на зразок звичного нам паперового листка непрацездатності. Інформація доступна роботодавцеві доволі куценька. Але наразі працюємо з тим, що маємо.
Наведемо на рис. 2 дані, які сьогодні доступні роботодавцеві.
Рис. 2. е-Лікарняний. Портал Пенсійного фонду
Зверніть увагу, що відомості про відкритий е-лікарняний з’являються в кабінеті страхувальника-роботодавця в день його створення. Причому в е-лікарняному буде одразу зазначено й дату відкриття, й дату закриття (прогнозовану дату, після якої відновиться працездатність, або дату наступного огляду пацієнта). Тобто він одразу і відкривається, і закривається. Проте
в роботу е-лікарняний слід брати лише тоді, коли він змінить свій статус на «Готово до сплати»
Із цього моменту комісія (уповноважений) із соцстрахування має протягом не більш ніж 10 календарних днів прийняти рішення про призначення працівнику матзабезпечення, а після дати призначення не пізніше ніж через 5 робочих днів сформувати і передати до ФСС заяву-розрахунок.
Чому не можна брати в роботу лікарняний лист одразу, як він з’явився в електронному кабінеті? Як ми вже зазначали, лікар вказує прогнозовану дату закінчення лікарняного. Якщо пацієнт одужує на цю дату, то він може не звертатися вдруге до лікаря. Листок непрацездатності буде закрито автоматично.
Проте можлива ситуація, за якої пацієнт одужає раніше прогнозованої дати та забажає вийти на роботу. Тоді він звернеться до лікаря та за результатом огляду може бути скорочено період е-медвисновку та відповідно змінено дату закриття е-лікарняного.
А якщо пацієнт продовжить хворіти? Тут все сумно. Пояснимо. Порядок, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 р. № 1234, встановлює, що у разі, якщо наявні кілька е-медичних висновків, які становлять один випадок тимчасової непрацездатності, е-лікарняні повинні формуватися у порядку черговості створення медичних висновків. У цьому випадку кожен наступний е-лікарняний формується як продовження першого. Далі згідно з роз’ясненнями ФСС* така серія листків непрацездатності складє один страховий випадок.
Але… але, схоже, що серія е-лікарняних не вдалася. А що вдалося? Не дуже гарна ситуація для застрахованої особи. Розповідаємо.
Якщо тимчасова непрацездатність особи продовжується, лікуючий лікар формує новий медичний висновок у межах одного випадку тимчасової непрацездатності. Тобто у медиків усе за планом.
А ось далі в електронному реєстрі листків непрацездатності Пенсійного фонду новий листок непрацездатності як продовження попереднього не формується. Просто в першому е-лікарняному змінюється дата, по яку його видано, та номер, а саме цифра після знаку «-» в номері е-лікарняного змінюється на наступну.
Наприклад, листок непрацездатності має номер «2000011111-1» та виданий по 03.09.2021 р. Особа не одужала на цю дату. Лікар створив новий е-медвисновок у межах одного випадку непрацездатності по 08.09.2021 р. Новий лікарняний як продовження першого не формується, а в першому змінюється дата закриття на 08.09.2021 р. та номер на «2000011111-2».
Чим це погано для застрахованої особи? Тим, що якщо вона хворіє, наприклад, місяць, то е-лікарняний буде один на весь період і готовий до сплати тільки після відновлення працездатності особи. Саме тоді роботодавець зможе взяти до оплати е-лікарняний.
Робота з е-лікарняним
Незважаючи на електронність лікарняного, процедура його проходження у роботодавця не змінилася. Тож у разі появи е-лікарняного зі статусом «Готово до сплати» слід:
— розрахувати страховий стаж;
— комісії (уповноваженому) із соцстрахування прийняти рішення щодо оплати е-лікарняного та затвердити його протоколом;
— розрахувати суму лікарняних;
— сформувати та подати податківцям Об’єднаний звіт з типом «Довідковий», а ФСС — заяву-розрахунок на отримання фінансування;
— отримати фінансування на спецрахунок та виплатити лікарняні;
— подати ФСС повідомлення про виплату.
Одразу зазначимо, що роздрукувати е-лікарняний поки що не можна. Тож якщо хочете папірець для комісії/кадровика/бухгалтера, можна зробити скриншот сторінки з е-лікарняним листом з порталу Пенсійного фонду та роздрукувати її.
Куди ж тоді вписувати страховий стаж працівника? Сьогодні це питання віддано на відкуп роботодавцям. Тобто у випадку з е-лікарняними можете самостійно визначити, де та в якому вигляді ви будете фіксувати ту інформацію, що раніше наводили на зворотному боці паперового листка непрацездатності (стаж, процент оплати тощо). До речі, змін за розміром оплати лікарняного залежно від стажу не відбулося.
Та це ще не всі приколи е-лікарняного. В е-лікарняному не зазначена причина непрацездатності, а зазначена лише категорія медичного висновку . Тож вам
потрібно самостійно визначити, яка причина непрацездатності відповідає категорії медвисновку. Плюс нумерація причин непрацездатності в е-лікарняному нова
Так-так, нумерація причин непрацездатності в паперовому листку непрацездатності та в е-лікарняному не збігаються. Наприклад, у паперовому лікарняному причину непрацездатності «вагітність та пологи» зазначено за номером 8. А в е-лікарняному ця причина непрацездатності має номер 2.
За паперовими лікарняними зазначаємо стару нумерацію причин (тобто ту, що вказана на бланку), за е-лікарняними — нову. Як співвідносяться категорії медичних висновків та причин непрацездатності в е-лікарняному, див. у табл.
Категорії медвисновків та коди причин непрацездатності в е-лікарняному
| Категорія медичного висновку в е-лікарняному | Причина непрацездатності за е-лікарняним |
| Причини, які відображаємо в додатку 1.1 до заяви-розрахунку | |
| Захворювання або травма загального характеру | 1 — Тимчасова непрацездатність унаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві |
| Вагітність і пологи | 2 — Вагітність і пологи |
| Догляд за хворою дитиною | 3 — Необхідність догляду за хворою дитиною |
| Догляд за хворим членом сім’ї | 4 — Необхідність догляду за хворим членом сім’ї |
| Догляд за дитиною у разі хвороби особи, яка доглядає за дитиною | 5 — Необхідність догляду за дитиною віком до 3 років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за такою дитиною |
| Карантин | 6 — Карантин, встановлений відповідно до законодавства |
| Ортопедичне протезування | 7 — Протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства |
| Лікування в санаторно-курортному закладі | 8 — Перебування у відділенні санаторно-курортного закладу |
| Переведення особи на легшу роботу | 9 — Тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу |
| Обсервація та/або самоізоляція за SARS-CoV-2 | 10 — Перебування в самоізоляції, обсервації під час дії карантину, встановленого КМУ з метою запобігання поширенню COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-СoV-2 |
| Причини, які відображаємо в додатку 1.3 до заяви-розрахунку | |
| Захворювання або травма загального характеру із позначкою про зв’язок непрацездатності з профдіяльністю пацієнта | 11 — Тимчасова непрацездатність унаслідок професійного захворювання |
| 12 — Тимчасова непрацездатність унаслідок нещасного випадку на виробництві | |
| Причини, які відображаємо в додатку 1.4 до заяви-розрахунку | |
| Переведення особи на легшу роботу із позначкою про зв’язок тимчасової непрацездатності з профдіяльністю пацієнта | 9 — Тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медвисновку на легшу, нижчеоплачувану роботу |
Увага! Форми протоколу комісії (уповноваженого) із соцстрахування та заяви-розрахунку не змінено. Тож у них зазначені старі причини непрацездатності, які відповідають паперовим листкам непрацездатності. Як бути з е-лікарняними?
Щодо протоколу комісії ФСС не надавав ніяких роз’яснень. Тобто тут дієте, як вам зручно. Можете складати окремі протоколи за паперовими та за е-лікарняними, а можете все зазначити в одному протоколі. Визначити, електронний чи паперовий лікарняний розглядався, можна, наприклад, за серією. Її в е-лікарняному немає. Проте причини непрацездатності вказуєте для паперових листків старі, для е-лікарняних — оновлені.
А ось заяви-розрахунки за е-лікарняними слід оформлювати окремо від заяв-розрахунків за паперовими лікарняними листами. Тобто якщо ви отримали е-лікарняний, то на нього формуєте окрему заяву-розрахунок, при цьому в додатку 1.1 заяви-розрахунку:
— у графі 7 — нічого не вказуєте (залишаєте поле порожнім). Адже е-лікарняний не має серії;
— у графі 8 — зазначаєте номер е-лікарняного;
— у графі 10 — проставляєте причину непрацездатності, що відповідає категорії медичного висновку е-лікарняного.
Увага! Подати заяву-розрахунок можна або особисто в паперовому вигляді, або в електронному вигляді за допомогою клієнтського спеціалізованого програмного забезпечення із застосуванням КЕП.
А ось подання такої заяви з кабінету страхувальника на порталі Пенсійного фонду поки що не можливе. ФСС нічого не отримає від вас. Тож краще не ризикувати. Більш докладно про е-лікарняні ми розповімо в одному з найближчих тематичних номерів «Податки & бухоблік».
висновки
- е-Лікарняний наділений усіма тими ж функціями, що й паперовий листок непрацездатності.
- е-Лікарняний зазначаємо в окремій заяві-розрахунку. Поле з серією лікарняного залишаємо порожнім.
