Переход на электронные больничные листы (или же е-больничные) начался с 4 июня 2021 года. Были запланированы два этапа. Первый — по 31 августа — тестовый, а вот дальше, с 1 сентября 2021 года, должна была начаться общая электронизация больничных листов.
Но, судя по проекту приказа МОЗ, с которым можно ознакомиться на сайте федерации профсоюзов, для отдельных случаев старт может быть отложен до 1 октября 2021 года. Так, планируется до указанной даты предоставить возможность формировать бумажные больничные в случае беременности и родов и для фиксации временной нетрудоспособности, которая возникала в результате заболевания ВИЧ, или в результате психического расстройства.
Кроме того, после 1 сентября
бумажные листки нетрудоспособности будут выдавать в случае продления и закрытия листков нетрудоспособности, выданных лицам до 1 сентября 2021 года
Ну и, конечно, бумажный больничный лист получит работник в случае обмена на такой лист справки о временной нетрудоспособности, выданной в период отсутствия бланков листков нетрудоспособности.
Что же собой представляет е-больничный?
Электронный листок нетрудоспособности — это больничный лист, сформированный (выданный) программными средствами Реестра листков нетрудоспособности на основании медицинского заключения о временной нетрудоспособности. Он, как и бумажный лист, является основанием для: освобождения от работы; оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности; получения пособия от Фонда соцстраха.
Как же формируется е-больничный?
е-Больничный. Формирование
Процедура формирования электронного листка нетрудоспособности достаточно простая. Но эта простота прячет в себе много проблем.
Приведем пошаговый алгоритм формирования е-больничного на рис. 1 и поясним отдельные моменты.
Рис. 1. е-Больничный. Этапы формирования
Электронное медицинское заключение (е-медицинское заключение) и е-больничный — это два разных документа.
Врач создает е-медицинское заключение о временной нетрудоспособности. Оно формируется для пациента.
Как только данные из е-медицинского заключения попадут в систему, работник получит СМС-сообщение о создании медицинского заключения о временной нетрудоспособности.
Кстати, е-медицинское заключение может быть распечатано врачом. Но его не следует предоставлять работодателю. Однако работник обязан предупредить своего работодателя о создании е-медицинского заключения. Почему? Потому что за е-медицинским заключением следует е-больничный.
е-Больничный является основанием для начисления выплат в связи с временной нетрудоспособностью. Информацию о его открытии работодатель получит в своем электронном кабинете страхователя на сайте Пенсионного фонда (portal.pfu.gov.ua). То есть увидит, что открыты е-больничные листы, если заглянет в свой кабинет. А если не заглянет? Так и не увидит, что сформирован е-больничный. Именно поэтому очень важно, чтобы работники предупреждали о формировании е-медзаключения.
Достаточно часто можно услышать, что работнику открыли е-больничный, а работодатель его не видит. Почему так?
Причин может быть много. Например, не совпадают данные о Ф. И. О., дате рождения, налоговом номере лица в реестре пациентов МОЗ и реестре застрахованных лиц Пенсионного фонда. В итоге система не может найти работодателя нетрудоспособного лица.
Или же болел новенький работник, информацию о котором вы еще не приводили в Объединенной отчетности, и ваше предприятие (ФЛП) «не светится» как работодатель такого работника.
А что на портале?
Открытые е-больничные работодатель найдет в личном кабинете страхователя на портале Пенсионного фонда во вкладке «Листки непрацездатності».
Нет! Там не будет чего-то наподобие привычного нам бумажного листка нетрудоспособности. Информация, доступная работодателю, достаточно куцая. Но пока работаем с тем, что имеем.
Приведем на рис. 2 данные, которые сегодня доступны работодателю.
Рис. 2. е-Больничный. Портал Пенсионного фонда
Обратите внимание: сведения об открытом е-больничном появляются в кабинете страхователя-работодателя в день его создания. Причем в е-больничном будут сразу указаны и дата открытия, и дата закрытия (прогнозируемая дата, после которой восстановится трудоспособность, или дата следующего осмотра пациента). То есть он сразу и открывается, и закрывается. Однако
в работу е-больничный следует брать лишь тогда, когда он изменит свой статус на «Готово до сплати»
С этого момента комиссия (уполномоченный) по соцстрахованию должна на протяжении не более чем 10 календарных дней принять решение о назначении работнику матобеспечения, а после даты назначения не позднее чем через 5 рабочих дней сформировать и передать в ФСС заявление-расчет.
Почему нельзя брать в работу больничный лист сразу после того, как он появился в электронном кабинете? Как мы уже отмечали, врач указывает прогнозируемую дату окончания больничного. Если пациент выздоравливает на эту дату, то он может не обращаться во второй раз к врачу. Листок нетрудоспособности будет закрыт автоматически.
Однако возможна ситуация, при которой пациент выздоровеет ранее прогнозируемой даты и пожелает выйти на работу. Тогда он обратится к врачу и по результатам осмотра может быть сокращен период е-медзаключения и соответственно изменена дата закрытия е-больничного.
А если пациент продолжит болеть? Здесь все грустно. Объясним.
Порядок, утвержденный приказом МОЗ от 17.06.2021 г. № 1234, устанавливает, что в случае, если имеются несколько е-медицинских заключений, которые составляют один случай временной нетрудоспособности, е-больничные должны формироваться в порядке очередности создания медицинских заключений. В этом случае каждый следующий е-больничный формируется как продолжение первого. Дальше согласно разъяснениям ФСС* такая серия листков нетрудоспособности составит один страховой случай.
Но… но похоже, что серия е-больничных не удалась. А что удалось? Не очень хорошая ситуация для застрахованного лица. Рассказываем.
Если временная нетрудоспособность лица продолжается, лечащий врач формирует новое медицинское заключение в пределах одного случая временной нетрудоспособности. То есть у медиков все по плану.
А вот дальше в электронном реестре листков нетрудоспособности Пенсионного фонда новый листок нетрудоспособности как продолжение предыдущего не формируется. Просто в первом е-больничном меняется дата, по которую он выдан, и номер, а именно цифра после знака «-» в номере е-больничного меняется на следующую.
Например, листок нетрудоспособности имеет номер «2000011111-1» и выдан по 03.09.2021 г. Лицо не выздоровело на эту дату. Врач создал новое е-медицинское заключение в пределах одного случая временной нетрудоспособности по 08.09.2021 г. Новый больничный как продолжение первого не формируется, а в первом изменяется дата закрытия на 08.09.2021 г. и номер на «2000011111-2».
Чем это плохо для застрахованного лица? Тем, что если оно болеет, например, месяц, то е-больничный будет один на весь период и готов к оплате только после восстановления трудоспособности лица. Именно тогда работодатель сможет взять к уплате е-больничный.
Работа с е-больничным
Несмотря на электронность больничного, процедура его прохождения у работодателя не изменилась.
Поэтому в случае появления е-больничного со статусом «Готово до сплати» следует:
— рассчитать страховой стаж;
— комиссии (уполномоченному) по соцстрахованию принять решение об оплате е-больничного и утвердить его протоколом;
— рассчитать сумму больничных;
— сформировать и подать налоговикам Объединенный отчет с типом «Довідковий», а ФСС — заявление-расчет на получение финансирования;
— получить финансирование на спецсчет и выплатить больничные;
— подать ФСС уведомление о проведении выплат.
Сразу отметим: распечатать е-больничный пока что нельзя. Поэтому, если хотите бумажку для комиссии/кадровика/бухгалтера, можно сделать скриншот страницы с е-больничным листом с портала Пенсионного фонда и распечатать ее.
Куда же тогда вписывать страховой стаж работника? Сегодня этот вопрос передан на откуп работодателям. То есть в случае с е-больничными можете самостоятельно определить, где и в каком виде вы будете фиксировать ту информацию, которую раньше приводили на оборотной стороне бумажного листка нетрудоспособности (стаж, процент оплаты и т. п.). Кстати, изменений по размеру оплаты больничного в зависимости от стажа не произошло.
Но это еще не все приколы е-больничного. В е-больничном не указана причина нетрудоспособности, а приведена только категория медицинского заключения . Поэтому вам
нужно самостоятельно определить, какая причина нетрудоспособности соответствует категории медзаключения. Плюс нумерация причин нетрудоспособности в е-больничном новая
Да-да, нумерации причин нетрудоспособности в бумажном листке нетрудоспособности и в е-больничном не совпадают. Например, в бумажном больничном причина нетрудоспособности «беременность и роды» указана под номером 8. А в е-больничном эта причина нетрудоспособности имеет номер 2.
По бумажным больничным приводим старую нумерацию причин (т. е. ту, которая указана на бланке), по е-больничным — новую. Как соотносятся категории медицинских заключений и причин нетрудоспособности в е-больничном, см. в таблице.
Категории медзаключений и коды причин нетрудоспособности в е-больничном
| Категория медицинского заключения в е-больничном | Причина нетрудоспособности по е-больничному |
| Причины, которые отражаем в приложении 1.1 к заявлению-расчету | |
| Заболевание или травма общего характера | 1 — Временная нетрудоспособность в результате заболевания или травмы, которые не связаны с несчастным случаем на производстве |
| Беременность и роды | 2 — Беременность и роды |
| Уход за больным ребенком | 3 — Необходимость ухода за больным ребенком |
| Уход за больным членом семьи | 4 — Необходимость ухода за больным членом семьи |
| Уход за ребенком в случае болезни лица, которое ухаживает за ребенком | 5 — Необходимость ухода за ребенком в возрасте до 3 лет или ребенком с инвалидностью в возрасте до 18 лет в случае болезни матери или другого лица, которое ухаживает за таким ребенком |
| Карантин | 6 — Карантин, установленный в соответствии с законодательством |
| Ортопедическое протезирование | 7 — Протезирование с помещением в стационар протезно-ортопедического предприятия |
| Лечение в санаторно-курортном заведении | 8 — Пребывание в отделении санаторно-курортного заведения |
| Перевод лица на более легкую работу | 9 — Временный перевод застрахованного лица в соответствии с медицинским заключением на более легкую, нижеоплачиваемую работу |
| Обсервация и/или самоизоляция по SARS-CoV-2 | 10 — Пребывание в самоизоляции, обсервации во время действия карантина, установленного КМУ с целью предотвращения распространения COVID-19, вызванного коронавирусом SARS-СoV-2 |
| Причины, которые отражаем в приложении 1.3 к заявлению-расчету | |
| Заболевание или травма общего характера с отметкой о связи нетрудоспособности с профдеятельностью пациента | 11 — Временная нетрудоспособность в результате профессионального заболевания |
| 12 — Временная нетрудоспособность в результате несчастного случая на производстве | |
| Причины, которые отражаем в приложении 1.4 к заявлению-расчету | |
| Перевод лица на более легкую работу с отметкой о связи временной нетрудоспособности с профдеятельностью пациента | 9 — Временный перевод застрахованного лица в соответствии с медзаключением на более легкую, нижеоплачиваемую работу |
Внимание! Формы протокола комиссии (уполномоченного) по соцстрахованию и заявления-расчета не изменены. Поэтому в них указаны старые причины нетрудоспособности, которые соответствуют бумажным листкам нетрудоспособности. Как быть с е-больничными?
О протоколе комиссии ФСС не предоставлял никаких разъяснений. То есть здесь действуете, как вам удобно.
Можете составлять отдельные протоколы по бумажным и по е-больничным, а можете все указать в одном протоколе. Определить, какой: электронный или бумажный больничный, рассматривался, можно, например, по серии. Ее в е-больничном нет. Однако причины нетрудоспособности указываете для бумажных листков старые, для е-больничных — обновленные.
А вот заявления-расчеты по е-больничным следует оформлять отдельно от заявлений-расчетов по бумажным больничным листам. То есть если вы получили е-больничный, то на него формируете отдельное заявление-расчет, при этом в приложении 1.1 заявления-расчета:
— в графе 7 ничего не указываете (оставляете поле пустым). Ведь е-больничный не имеет серии;
— в графе 8 указываете номер е-больничного;
— в графе 10 проставляете причину нетрудоспособности, которая соответствует категории медицинского заключения е-больничного.
Внимание! Подать заявление-расчет можно или лично в бумажном виде, или в электронном виде с помощью клиентского специализированного программного обеспечения с применением КЭП.
А вот подача такого заявления из кабинета страхователя на портале Пенсионного фонда пока что невозможна. ФСС ничего не получит от вас. Поэтому лучше не рисковать.
Более подробно о е-больничных мы расскажем в одном из ближайших тематических номеров «Налоги & бухучет».
выводы
- е-Больничный наделен всеми теми же функциями, что и бумажный листок нетрудоспособности.
- е-Больничный приводим в отдельном заявлении-расчете. Поле с серией больничного оставляем пустым.
