Новорічні подарунки від роботодавця: обліковуємо та оподатковуємо турботу

Подарунки працівникам

Документальне. Підстава для надання подарунків працівникам — відповідний наказ із особового складу. Він потрібен також і для цілей оподаткування, адже чітко фіксує вид доходу, який отримує працівник, — подарунок у негрошовій формі.

Видачу подарунків проводьте під підпис.

Після закінчення поздоровлення не зайвим буде скласти акт списання подарунків.

Оподаткування. Тут на перше місце виходить подарунковий п.п. 165.1.39 ПКУ. Він виводить з-під оподаткування вартість негрошових дарунків у частині, що не перевищує 25 % однієї мінзарплати, установленої на 1 січня звітного року (у розрахунку на місяць). Тобто якщо роботодавець надає працівникові (нараховує, включає до складу його доходу) негрошові подарунки у:

— грудні 2021 року, то не оподатковує їх вартість у сумі, що не перевищує 1500 грн;

— січні 2022 року — у сумі, що не перевищує 1625 грн.

Оподатковувана частина буде для працівника доходом у вигляді додаткового блага (див. п. 174.6, п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ).

Одразу хочемо вас застерегти від бажання надати працівникові подарунок за зниженою вартістю порівняно з ціною закупки, щоб вивести його з-під оподаткування. Чому? Бо ви нічого не зекономите. Такі дії податківці розцінять як надання індивідуальної знижки від звичайної ціни подарунка. Її сума — це оподатковуваний доход у вигляді додаткового блага (п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ).

Увага! Якщо частина грошового подарунка оподатковується, то до бази оподаткування ПДФО вона повинна потрапити збільшеною на натуральний коефіцієнт 1,219512. А ось військовий збір (ВЗ) утримуємо з «чистої» вартості.

У 4ДФ вартість:

— неоподатковуваних подарунків (їх частину) відображаємо з ознакою доходу «160»;

— оподатковуваних — з ознакою «126». При цьому у графах 3а та 3 розд. І 4ДФ оподатковувану частину подарунків наводимо в нарахованій сумі, тобто з урахуванням натурального коефіцієнта (див. 103.25 БЗ, приклад).

Єдиний соцвнесок. Якщо роботодавець на Новий рік дарує працівникам житло ☺, то ЄСВ не буде (див. п. 12 розд. ІІ Переліку № 1170*).

* Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170.

Ну а якщо подарунки вашим працівникам скромніші, включайте їх до фонду оплати праці й бази нарахування ЄСВ. Підстава — п.п. 2.3.2 Інструкції зі статистики зарплати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.

У якій сумі включати подарунок до бази нарахування ЄСВ? На наш погляд, у тій, що ви відобразили в бухобліку. Пояснимо.

Закон України від 08.07.2010 № 2464-VI не встановлює окремі правила визначення бази нарахування ЄСВ у випадку, якщо дохід надано в негрошовій формі. Разом з тим в його п. 2 ст. 9 зазначено, що ЄСВ обчислюють на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадять нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) виплат (доходу).

Тож, на нашу думку, якщо ви надаєте негрошовий подарунок, то для цілей ЄСВ слід відштовхуватися від суми, в якій ви його зафіксували в бухобліку як дохід отримувача. Наприклад, якщо ви у грудні 2021 року надали працівнику подарунок вартістю:

— 1500 грн, то саме в такій сумі він буде нарахований у бухобліку як дохід працівника й саме в такій сумі увійде до бази нарахування ЄСВ;

— 2100 грн, то в бухобліку буде вказано дохід працівника в сумі 2231,71 грн (1500 грн + 600 грн х 1,219512, див. приклад нижче), тобто збільшеним на натуральний коефіцієнт. Відповідно й до бази нарахування ЄСВ він повинен потрапити в нарахованій сумі.

Разом з тим є й інша думка: включати до бази нарахування ЄСВ негрошові доходи в сумі, що дорівнює їх вартості. Тобто якщо вартість подарунка 2100 грн, то саме на таку суму й нараховувати ЄСВ.

Що стосується податківців, то вони з цього питання, на жаль, не висловлювалися.

У Д1 Податкового розрахунку подарунковий дохід відображаємо у складі зарплати працівника.

Податок на прибуток. Тут працюють бухправила. Вартість подарунків через бухгалтерські витрати зменшить фінрезультат (об’єкт оподаткування).

Жодних податкових різниць при цьому не виникне. Адже при подарунках фізичним особам — платникам ПДФО «подарункової» різниці згідно з п.п. 140.5.10 ПКУ не буде.

ПДВ. Суму вхідного ПДВ з вартості покупних подарунків відносять до складу податкового кредиту. Звісно, за наявності податкової накладної (ПН), зареєстрованої в ЄРПН.

У свою чергу, безоплатна передача товарів для цілей ПДВ є їх постачанням (п.п. 14.1.191 ПКУ). Базу оподаткування визначаємо виходячи з мінбази (ціни придбання подарунків або зі звичайної ціни — при даруванні готової продукції, п. 188.1 ПКУ).

Оскільки постачання відбувається безоплатно, то договірна вартість дорівнює нулю. А отже, у такому разі на дату передачі подарунка складаємо дві податкові накладні:

— одну — на договірну (нульову) вартість (у полі «Не підлягає наданню отримувачу…» ставимо відмітку «X» і тип причини «02»);

— другу — на суму перевищення вартості придбання/звичайної ціни над фактичною ціною операції, тобто на суму мінбази (у полі «Не підлягає наданню отримувачу…» ставимо відмітку «X» і тип причини «15»).

Уникнути нарахування ПДВ за безоплатною передачею подарунків ви можете, тільки якщо документально підтвердите включення їх вартості до вартості інших оподатковуваних товарів (послуг), що реалізовуються підприємством.

Додаткові компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ за п. 198.5 ПКУ при безоплатних передачах не нараховуються (101.06 БЗ).

Бухоблік. Приклад. У грудні 2021 року всі працівники підприємства отримали від роботодавця негрошові подарунки до Нового року. Покупна вартість одного подарунка — 2100 грн (у тому числі ПДВ — 350 грн).

Розглянемо на прикладі одного працівника, як операції з надання такого доходу відобразити в бухобліку підприємства. Припустимо, що сума його зарплати за фактично відпрацьований час у грудні складає 25000 грн.

Почнемо з ПДФО та ВЗ.

Частину вартості негрошового подарунка в розмірі 1500 грн не оподатковуємо ПДФО та ВЗ на підставі п.п. 165.1.39 ПКУ (ср. ). А ось сума перевищення над неоподатковуваною межею потрапить під оподаткування.

До бази нарахування ПДФО така оподатковувана частина потрапить збільшеною на натуральний коефіцієнт 1,219512, а саме в сумі 600 х 1,219512 = 731,71 грн.

ВЗ утримуємо з чистої суми оподатковуваної частини подарунка, тобто з 600 грн.

Щодо ЄСВ. Оскільки в бухобліку буде нараховано подарунковий дохід в сумі 2231,71 грн (1500 грн — неоподатковувана частина подарунка + 731,71 грн – оподатковувана), то підприємство прийняло рішення саме цю суму включити до бази нарахування ЄСВ.

Порядок відображення в бухобліку операції з надання працівникові подарунка див. у таблиці нижче.

Надаємо працівникові негрошовий подарунок

У Д1 Податкового розрахунку подарунковий дохід буде відображено у складі зарплати за грудень (окремо не виділяємо), а ось у 4ДФ на нього будуть сформовані окремі рядки (див. відповідно рис. 1 та 2).

завантажити файл

Рис. 1. Фрагмент Д1 за грудень 2021 року. Подарунок працівникові

завантажити файл

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за грудень 2021 року. Подарунок працівникові

Подарунки дітям працівників

Документальне. Формуємо наказ про видачу дитячих подарунків. У ньому, крім іншого, рекомендуємо вказати:

1) хто буде отримувачем подарунків — працівник підприємства (один із батьків дитини) чи безпосередньо сама дитина, а також

2) граничний вік дитини, до досягнення якого на неї (їй) видають подарунок.

Пояснимо, чому на ці два моменти звертаємо увагу.

Почнемо з отримувача. Як показала практика, при перевірці податківці полюбляють наїжджати, що не того вказали в 4ДФ (раніше — формі № 1ДФ). Вказали працівника, а вони вважають, що слід було вказати дитину. Вказали дитину, а податківці хочуть працівника. Щоб такі моменти звести нанівець, в наказі прямо зазначаємо, кому вручаємо. Так, якщо в наказі зазначено, наприклад:

— «вручити працівникам, що мають дітей», то отримувачами подарункового доходу будуть працівники. Саме їх показуєте в 4ДФ;

— «вручити дітям працівників підприємства», то отримувачі доходу — діти. Тож і подарунковий дохід у 4ДФ показуємо з їх податковими номерами.

Переходимо до віку дітей. Правовий статус дитини особа має саме до досягнення 18 років (ст. 6 СКУ). Тож радимо не виходити за цю межу. Зазвичай на практиці вік дітей, на яких видають новорічні подарунки, обмежують 14 — 18 роками.

Видають подарунки отримувачам під підпис у відомості видачі подарунків, складеній у довільній формі. Ну й акт на списання дитячих подарунків зайвим не буде.

Оподаткування. Щоб уникнути оподаткування, застосовуємо подарунковий п.п. 165.1.39 ПКУ.

Якщо даруємо негрошові новорічні подарунки у грудні 2021 року, то не утримуємо ПДФО та ВЗ з їх вартості (частини вартості), що не перевищує 1500 грн (у розрахунку на місяць). А ось у січні неоподатковувана межа подарунка виросте до 1625 грн.

Зверніть увагу! Якщо працівник в одному місяці отримує від роботодавця негрошові подарунки на себе та/або на кількох дітей, то із граничною величиною порівнюємо їх загальну вартість.

Якщо вартість подарунків перевищить неоподатковувану межу, то із суми перевищення доведеться утримати ПДФО і ВЗ.

Оподатковуваний подарунок (його частину) включаємо до бази оподаткування ПДФО з урахуванням натурального коефіцієнта 1,219512. ВЗ утримуємо з чистої суми без збільшення на будь-які коефіцієнти.

У розд. І 4ДФ неоподатковуваний негрошовий подарунок (його частину) показуємо з ознакою доходу «160», оподатковуваний (з урахуванням натурального коефіцієнта) — з ознакою «126» (див. рис. 2).

Єдиний соцвнесок. На вартість подарунків до свят для дітей ЄСВ не нараховуємо. Підстава — п. 8 розд. ІІ Переліку № 1170. Тож і до Д1 Податкового розрахунку його вартість потрапити не повинна.

Податок на прибуток. Оскільки вартість подарунків потрапляє до бухвитрат, вона автоматично зменшує об’єкт оподаткування податком на прибуток. При цьому перейматися щодо негосподарності таких витрат не потрібно.

А ще у високодохідників не виникає жодних податкових різниць.

ПДВ. При придбанні подарунків у платника ПДВ (виробника або торговця) підприємство отримує право на ПК на підставі звичайної ПН (за умови її реєстрації в ЄРПН).

При цьому зрозуміло, що при безоплатній роздачі новорічних подарунків для дітей співробітників обґрунтувати включення їх вартості до продажної вартості своїх товарів/послуг не вийде. Отже, у такому разі працюватимуть загальні ПДВ-правила, як при звичайній безоплатній роздачі товарів.

Видача подарунка прирівнюється до постачання для цілей ПДВ. Як наслідок, виникають об’єкт оподаткування ПДВ і необхідність нарахування ПЗ виходячи з мінбази (п. 188.1 ПКУ).

При цьому скласти потрібно дві податкові накладні: одну — на договірну (тобто нульову) вартість (тип причини «02»), другу — виходячи з мінбази (тип причини «15»).

Бухоблік. У бухобліку надання новорічного дитячого подарунка працівникові відображаємо записом Дт 663 — Кт 209, а нарахування ПДВ-зобов’язань — Дт 663 — Кт 641/ПДВ.

Далі вартість подарунка списуємо до складу витрат записом Дт 949 — Кт 663.