Використовуємо РРО/ПРРО

5.1. Проводимо розрахунки через РРО/ПРРО: головні правила

«Управляє» РРО і ПРРО при здійсненні розрахункових операцій спеціальна особа — касир. При цьому порядки дій касира при роботі з РРО і використанні ПРРО різні. Нюанси розглянемо далі.

Розрахунки через РРО

Роботу касира на РРО протягом дня можна поділити на 3 основних етапи.

Етап 1. Підготовка до зміни. На цьому етапі касир виконує такі дії:

1) перевіряє наявність документів, які мають бути на місці проведення розрахунків (див. підрозділ 4.3);

2) перевіряє цілісність пломб на РРО;

3) вмикає РРО;

4) перевіряє правильність установлених дати і часу, наявність підключення до мережі Інтернет*;

* Що робити, якщо підключення до Інтернету відсутнє, див. далі.

5) перевіряє наявність касової стрічки і правильність її встановлення, за необхідності встановлює нову стрічку;

6) пробиває «нульовий» чек (фіскальний чек без зазначення товарних позицій) з метою перевірки роботоздатності РРО, а також чіткості та правильності реквізитів на чеку;

7) вводить суму розмінної монети, отриману з каси підприємства, та/або суму коштів, залишену з попереднього дня (зміни), за допомогою операції «службове внесення» (якщо це необхідно).

Етап 2. Операції протягом дня (зміни). Протягом дня касир виконує як певний набір постійних операцій, так і операції, що виникають під дією певних обставин (див. рис. 5.1).

* Видати такий документ у паперовій або електронній формі потрібно не пізніше закінчення розрахункової операції (одночасно з видачею здачі).

Про те, яких правил слід дотримуватися при проведенні через РРО розрахункових операцій, ви можете дізнатися з пам’ятки податківців (про неї див. раніше). Так, у разі приймання готівки касир повинен:

— ввести всі товари, відсканувавши їх штрихкоди, або вручну;

— озвучити загальну суму покупки;

— озвучити суму отриманих від покупця готівкових коштів, попередньо перерахувавши їх і перевіривши платоспроможність;

— закрити чек;

— видати покупцю фіскальний чек, створений у паперовій або електронній формі**, і здачу (за наявності), озвучивши її суму.

** Наприклад, вивести на дисплей QR-код для його зчитування покупцем або відправити на абонентський номер чи адресу електронної пошти, названу покупцем.

Етап 3. Закінчення зміни. Після закінчення зміни касир:

1) створює в паперовій та/або електронній формі щоденний фіскальний звітний чек (Z-звіт) з обнуленням інформації в оперативній пам’яті та внесенням її до фіскальної пам’яті РРО*** (детальніше про Z-звіт див. далі);

*** У дні, протягом яких не було розрахункових операцій, виконувати Z-звіт не потрібно.

2) вимикає РРО.

Розрахунки з використанням ПРРО

Працюючи з ПРРО, касир протягом дня виконує такі дії:

1) до початку роботи перевіряє наявність підключення до мережі Інтернет;

2) запускає програму, яка є ПРРО, авторизується, входить до розділу свого РРО і починає свою зміну.

Для відкриття робочої зміни до податкової в електронній формі направляється Повідомлення за формою № 3-ПРРО** (додаток 3 до Порядку № 317). У другій квитанції, отриманій у відповідь на подання цього Повідомлення, повинен прийти номер зміни з фіскального сервера. Цей номер використовуватиметься для роботи на ПРРО протягом усієї робочої зміни касира;

** Зазвичай це відбувається в автоматичному режимі шляхом натискання кнопки «Відкрити зміну».

3) вводить до ПРРО суму розмінної монети за допомогою команди «службове внесення». Хоча в ПРРО немає прикріпленої до нього фізично скриньки, в якій би зберігалися виручка і розмінна монета (такою скринькою вважатиметься будь-який ящик, сейф або інше місце, де зберігатимуться гроші), але правила внесення розмінної монети до неї ті самі, що й при роботі на класичному РРО;

4) при продажу товару відкриває ПРРО на своєму пристрої (наприклад, смартфоні) й обирає із запрограмованої номенклатури потрібний товар (для цього він може самостійно ввести назву або код товару до ПРРО чи відсканувати його штрихкод) або ж вручну додає новий товар, якщо він відсутній у переліку номенклатури***, після цього за необхідності вводить кількість одиниць товару, що придбавався;

*** Нагадаємо: для підакцизних товарів обов’язковим є попереднє програмування їх найменування, коду підкатегорії УКТ ЗЕД і ціни.

5) проводить операцію через ПРРО після отримання оплати від покупця. При цьому створюється розрахунковий документ (чек) в електронній формі і здійснюється його реєстрація на фіскальному сервері ДПСУ з присвоєнням фіскального номера;

6) видає чек покупцю на повну суму проведеної операції. Зробити це можна в електронному вигляді, а саме, але не виключно (п. 2 ст. 3 Закону про РРО):

— відтворивши на дисплеї пристрою, на якому встановлено ПРРО, QR-код, який дозволяє покупцеві його зчитати й ідентифікувати розрахунковий документ на фіскальному сервері;

— відправити електронний розрахунковий документ на наданий покупцем абонентський номер (Viber, WhatsApp, Telegram, SMS) або адресу електронної пошти.

Водночас слід враховувати, що не кожен покупець має при собі пристрій (смартфон), за допомогою якого можна зчитати QR-код. Крім того, не кожен захоче давати свій абонентський номер або електронну пошту. Як у такому разі видати чек покупцеві?

Тоді доведеться роздрукувати такий чек і видати його покупцю на папері. Це можна зробити або безпосередньо з пристрою, на якому встановлено ПРРО (якщо в ньому реалізовано таку функцію), або відправивши фіскальний чек на свою електронну пошту і потім роздрукувавши його;

7) при передачі коштів на інкасацію до банку або до каси підприємства чи відокремленого підрозділу за допомогою команди «службова видача» відображає вилучення отриманої суми виручки з ПРРО;

8) у кінці зміни формує і реєструє на сервері Z-звіт і таким чином закриває свою робочу зміну*. До моменту формування Z-звіту відкрити нову зміну на цьому ПРРО іншому касиру не вдасться.

* Окремі версії ПРРО автоматично формують Z-звіт при натисканні кнопки «Закрити зміну».

5.2. Службові X- і Z-звіти

Згідно з п. 11 Вимог № 199-1 кожен РРО повинен забезпечувати формування і друкування Х-звіту, Z-звіту, звіту про реалізовані товари (надані послуги) та періодичних (повного, скороченого) звітів, а також копій документів, що зберігаються в носії контрольної стрічки в електронній формі, за допомогою механізму друкування реєстратора.

У свою чергу, ПРРО повинен уміти створювати Х-звіт, Z-звіт, службові та періодичні звіти, а також звіт про реалізовані товари (надані послуги) в електронній формі (п. 16 Вимог № 199-2).

Причому всі зазначені вище документи повинні мати загальний набір обов’язкових реквізитів (див. табл. 5.1).

Таблиця 5.1. Обов’язкові реквізити звітів, що формуються РРО/ПРРО

Z-звіт

Z-звіт — це фіскальний звітний чек, створений РРО/ПРРО, в якому відображаються всі підсумки та суми, обчислені за зміну.

Крім загальних реквізитів, наведених у табл. 5.1, у Z-звіті (сформованому як РРО, так і ПРРО) обов’язково мають бути наявними (п. 17 Вимог № 199-1, п. 19 Вимог № 199-2):

1) підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) за кожною ставкою ПДВ окремо;

2) літерні позначення та ставки ПДВ у відсотках, що їм відповідають, а також дати їх останнього занесення (якщо воно проводилося в день друкування (формування) Z-звіту);

3) суми ПДВ за кожною ставкою;

4) підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги), продаж яких не підлягає обкладенню ПДВ;

5) загальний підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) з розбивкою за формами оплати. У цьому реквізиті в частині готівкової форми оплати наводять суму з розрахункових документів після заокруглення згідно з постановою № 25 (див., зокрема, листи ДПСУ від 17.01.2020 р. № 163/6/99-00-07-03-02-06/ІПК і від 11.12.2019 р. № 1852/6/99-00-07-03-02-15/ІПК);

6) підсумок розрахункових операцій і суми ПДВ (відповідно до пп. 1, 3 — 5) за сумами коштів, виданих покупцям (споживачам послуг), якщо такий підсумок не дорівнює нулю;

7) сума готівки за операціями «службове внесення» і «службова видача»;

8) кількість касових чеків (квитанцій), виданих за зміну, окремо за реалізованими товарами (наданими послугами) і виданими коштами;

9) номер, дата і час друкування (формування) Z-звіту;

10) повідомлення про обнулення регістрів денних підсумків оперативної пам’яті та дійсності Z-звіту (якщо Z-звіт створюється РРО).

Крім того, за наявності в чеку інформації про акцизний податок або інший податок (збір), відображається вона й у Z-звіті (за аналогією з інформацією про ПДВ).

При формуванні Z-звіту потрібно враховувати низку нюансів. Розглянемо ключові з них.

Z-звіти зобов’язані щодня створювати в паперовій та/або електронній формі на РРО (за винятком автоматів з продажу товарів/послуг) або ПРРО всі суб’єкти господарювання, що здійснюють розрахункові операції (п. 9 ст. 3 Закону про РРО).

Не створювати Z-звіт можна тільки в ті дні, коли розрахункові операції не проводилися. У тому числі у випадку, якщо протягом дня не було розрахункових операцій, але були здійснені операції «службове внесення» і «службова видача» (див. роз’яснення з підкатегорії 109.02 БЗ).

Водночас ті, хто використовує ПРРО, знають, що за алгоритмом його роботи, щоб закрити зміну, касир повинен створити Z-звіт. Зазвичай зміну касир закриває в кінці робочого дня. Тільки після закриття зміни (створення Z-звіту) на певному ПРРО зможе почати роботу інший касир. Виходячи із цього

В іншому випадку передати управління ПРРО іншому касиру не вдасться. Без закриття зміни (формування Z-звіту) відкрити нову зміну не можна (п. 5 розд. IV Порядку № 317).

Якщо Z-звіт створюється РРО, то в момент його формування відбувається обнулення інформації в оперативній пам’яті і занесення її до фіскальної пам’яті РРО. При цьому копії Z-звітів в електронному вигляді повинні передаватися до органів ДПСУ (п. 7 ст. 3 Закону про РРО).

Крім того, п. 6 гл. 4 розд. ІІ Порядку № 547-2 встановлено, що суб’єкт господарювання повинен забезпечити збереження щоденних Z-звітів, створених РРО, в паперовій та/або електронній формі не менше 3 років згідно з п. 44.3 ПКУ. Причому здійснювати таке зберігання можна будь-яким зручним для вас способом, не забороненим чинним законодавством. Головне, щоб забезпечувалася можливість візуального перегляду такого звіту для підтвердження факту оприбуткування готівки й повноти обліку здійснених розрахункових операцій.

Але зауважте: п. 11 Положення № 148 говорить, що для відокремлених підрозділів без касової книги, що застосовують РРО, оприбуткуванням готівки є забезпечення зберігання щоденних Z-звітів в електронній (!) формі. При цьому суб’єкт господарювання зобов’язаний затвердити внутрішнім документом місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами Z-звітів в електронній формі, а також відповідальну за зберігання цих звітів особу. Тож у цьому випадку виключно «паперове» зберігання Z-звітів не підійде. Але такого, в принципі, статися не повинно, оскільки вже довгий час Z-звіти в електронному вигляді зберігають без втручання суб’єктів господарювання всі РРО (за винятком автоматів з продажу товарів/послуг).

Якщо ж суб’єкт господарювання використовує ПРРО, то Z-звіт створюється ним в електронній формі на підставі даних розрахункових документів, збережених у пам’яті пристрою, на який установлено ПРРО, або на підставі даних фіскального сервера ДПСУ за запитом ПРРО (п. 17 Вимог № 199-2). Після цього Z-звіт передається в електронній формі на фіскальний сервер для реєстрації та довгострокового зберігання. На розсуд суб’єкта господарювання такий звіт може бути роздрукований (якщо це дозволяє ПРРО).

Після передачі Z-звіту на фіскальний сервер і отримання від нього відповідного підтвердження суб’єкт господарювання може за бажанням здійснювати його зберігання будь-яким зручним для нього способом (див. підкатегорію 109.24 БЗ). Але обов’язку це робити немає. Для виконання вимоги про зберігання Z-звітів, установленої п. 6 гл. 4 розд. ІІ Порядку № 547-2, достатньо того, що вони зберігаються на сервері ДПСУ. За необхідності туди можна звернутися та відшукати Z-звіт за відповідний день і потім відтворити на екрані певного пристрою.

Зверніть увагу: суб’єкт господарювання може перевірити інформацію, що міститься в щоденних Z-звітах, створених РРО, в приватній частині Електронного кабінету в режимі «Z-звіти/фіскальні чеки». Як обіцяють податківці, після доопрацювання програмного забезпечення повинна відображатися й інформація щодо Z-звітів, створених ПРРО (див. роз’яснення з підкатегорії 109.02 БЗ).

Зауважте: за нестворення (несвоєчасне створення) або незбереження Z-звітів податківці погрожують адмінштрафом, установленим ст. 155¹ КУпАП (див. роз’яснення з підкатегорії 109.20 БЗ).

Як часто потрібно створювати Z-звіт? Як ми вже говорили, Z-звіт необхідно створювати щодня за ті дні, коли здійснювалися розрахункові операції (п. 9 ст. 3 Закону про РРО). При цьому підсумок розрахунків обчислюють за зміну.

Що в цьому випадку вважати зміною? Пункт 2 Вимог № 199-1 визначає зміною при роботі з РРО період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту. Чіткого визначення зміни при роботі з ПРРО чинне РРО-законодавство не дає. Але виходячи з пп. 3 і 5 розд. IV Порядку № 317 такою є період часу від формування повідомлення про відкриття зміни ПРРО за формою № 3-ПРРО до формування Z-звіту.

Тобто кожна зміна повинна закінчуватися виконанням Z-звіту. Тільки після цього підсумок розрахунків вноситься до фіскальної пам’яті РРО / направляється на фіскальний сервер ДПСУ. При цьому максимальна тривалість зміни не повинна перевищувати 24 годин (п. 1 приміток до Вимог № 199-1).

Майте на увазі: у разі перевищення максимальної тривалості зміни роботу РРО буде заблоковано (п. 7 Вимог № 199-1).

Таким чином,

Якщо суб’єкт господарювання працює, наприклад, у режимі з 08:00 до 20:00 — з виконанням цієї вимоги немає проблем. Але при цілодобовому режимі роботи виникає запитання: яким чином рахувати 24 години? У який момент доби можна починати (і закінчувати) відлік 24-годинної зміни?

Із цього приводу трапляються різні думки податківців. Так, у роз’ясненні, наведеному в підкатегорії 109.10 БЗ, вони заявляють: якщо суб’єкт господарювання працює цілодобово, то Z-звіт повинен роздруковуватися щодня після закінчення робочої зміни, але не пізніше 24 години цього дня. Такий же підхід фіскали демонструють у листах ДФСУ від 05.02.2019 р. № 394/6/99-99-14-05-01-15/ІПК і ГУ ДФС у Волинській обл. від 13.09.2018 р. № 4024/ІПК/03-20-14-05-11.

Проте в низці консультацій податківців можна натрапити на іншу думку. Так, вони допускають можливість вести відлік 24-годинної РРО-зміни від іншої точки, ніж 00:00 (див., зокрема, листи ДПСУ від 26.03.2020 р. № 1254/6/99-00-05-04-01-06/ІПК і ДФСУ від 11.04.2019 р. № 1560/6/99-99-14-05-01-15/ІПК). У своїх консультаціях фіскали прямо стверджують: якщо суб’єкт господарювання працює цілодобово і робоча зміна закінчується наступного календарного дня, Z-звіт повинен створюватися щодня після закінчення робочої зміни. Так, якщо зміна закінчується, наприклад, о 08:00, то Z-звіт потрібно сформувати після 08:00 наступної доби, але не пізніше 24 годин від початку цієї зміни.

Висновок, звичайно, радісний, але якщо ви працюєте цілодобово і вам дуже потрібно друкувати Z-звіт не о 24 годині, а в інший час, краще отримайте індивідуальну податкову консультацію із цього питання.

Створення (роздрукування) Z-звіту частіше одного разу за день. Законодавство не забороняє створювати (роздруковувати) декілька Z-звітів протягом дня. Погоджуються із цим і податківці (див. роз’яснення з підкатегорії 109.09 БЗ).

Z-звіт резервного РРО. При використанні резервного РРО на суб’єкта господарювання поширюються ті самі вимоги, що й при використанні основного РРО/ПРРО, у тому числі й вимога про щоденне створення Z-звітів.

Це підтверджують і податківці в роз’ясненні з підкатегорії 109.06 БЗ.

Х-звіт

Х-звіт, на відміну від Z-звіту, не передбачає обнулення інформації в оперативній пам’яті й занесення її до фіскальної пам’яті РРО / передачі інформації на фіскальний сервер при використанні ПРРО. Такий звіт дає змогу контролювати і звіряти наявну кількість грошей у РРО/ПРРО з проведеними документами.

Крім загальних реквізитів, зазначених у табл. 5.1, Х-звіт повинен містити також такі дані з початку зміни до моменту його формування (п. 15 Вимог № 199-1, п. 19 Вимог № 199-2):

1) підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) за кожною ставкою ПДВ окремо;

2) літерні позначення і відповідні ставки ПДВ у відсотках;

3) суми ПДВ за кожною ставкою;

4) підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги), продаж (надання) яких не підлягає оподаткуванню ПДВ;

5) загальний підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) з розбивкою за формами оплати. При цьому в частині готівкової форми оплати сюди потраплятиме сума з розрахункових документів після заокруглення;

6) підсумки розрахункових операцій і суми ПДВ (відповідно до пп. 1, 3 — 5) за сумами коштів, виданих покупцям (споживачам послуг), якщо такий підсумок не дорівнює нулю;

7) суми готівки за операціями «службове внесення» і «службова видача»;

8) дату і час формування чека Х-звіту.

Якщо РРО/ПРРО призначений для роботи з декількома валютами, чек X-звіту повинен додатково містити підсумки розрахункових операцій за кожною валютою окремо.

Також зверніть увагу: якщо у фіскальному чеку є дані щодо акцизного податку або іншого податку (збору), то і в X-звіті вони також повинні відображатися (за аналогією з інформацією про ПДВ).

Х-звіт може формуватися тільки до створення Z-звіту. На підприємствах роздрібної торгівлі, у яких Z-звіт формується один раз на добу, Х-звіт формують при здаванні виручки кожним касиром, який працює на РРО/ПРРО.

Важливо! Х-звітом не можна замінити Z-звіт. Це пояснюється тим, що підсумок розрахунків вноситься до фіскальної пам’яті РРО / передається на фіскальний сервер ДПСУ саме при формуванні Z-звіту. Х-звіт такі функції не виконує. Крім того, Х-звіт узагалі не підпадає під визначення фіскального звітного чека в розумінні Закону про РРО, а це означає, що він не може замінити собою Z-звіт.

5.3. Виправляємо помилково проведену операцію

Звичайно, як і будь-яка людина, касир не застрахований від допущення помилки при реєстрації операції через РРО або ПРРО. Але, на щастя, їх можна виправити! Як? Розповідаємо далі.

Якщо помилку допущено при реєстрації операції через РРО, то помилково проведену суму скасовують шляхом реєстрації від’ємної суми (п. 7 розд. III Порядку № 547-1). Перед скасованою сумою в чеку може друкуватися знак «-» (мінус).

Виправити помилку слід до закінчення робочого дня. Адже чинне законодавство не передбачає механізму виправлення помилково проведеної через РРО суми наступного дня (див. роз’яснення в підкатегорії 109.02 БЗ).

Зауважте: скасовувати помилкову суму, використовуючи операцію «сторно», для РРО заборонено.

Якщо ж помилку допущено при проведенні розрахунків через ПРРО, виправити її можна одним із двох способів:

1) через фіскальний касовий чек видачі коштів (форма № ФКЧ-2);

2) через сторнування раніше здійсненої операції.

Застосувати другий варіант виправлення помилки можна, тільки якщо ви виявили помилку до моменту реєстрації наступного розрахункового документа таким ПРРО. На це вказує п. 8 розд. IV Порядку № 317.

Виправляти помилку першим способом, тобто формуючи видатковий чек форми № ФКЧ-2, можна і в інший час. Але, на наш погляд, формувати такий чек слід доти, доки касир не створить Z-звіт. Річ у тому, що тільки так можна уникнути розбіжності між залишком коштів, які знаходяться біля ПРРО, з даними, зазначеними в Z-звіті.

Після того, як помилку буде виправлено, необхідно скласти акт про скасування помилково проведеної суми розрахунку. Робити це при виправленні помилок з використанням РРО зобов’язує п. 8 розд. III Порядку № 547-1 (ср. ). При виправленні ж помилок через ПРРО складати згаданий акт законодавство не вимагає. Але на цьому наполягають податківці (див. роз’яснення з підкатегорії 109.24 БЗ). Водночас за нескладання такого акта жодної відповідальності не передбачено.

Акт передають до бухгалтерії, де він зберігається протягом 3 років.

Наведемо приклад такого акта на рис. 5.2 нижче.

Зверніть увагу: якщо касир помилково зазначив у фіскальному чеку неправильну форму оплати (готівка, картка, кредит тощо), йому необхідно скласти акт про скасування помилкової форми оплати (див. підкатегорію 109.06 БЗ).

5.4. Повертаємо кошти покупцю

Нагадаємо: розрахунковою операцією вважається, зокрема, видача готівки (при використанні банківської платіжної картки — оформлення розрахункових документів про перерахування коштів у банк покупця) за повернений покупцем товар або ненадану послугу (ст. 2 Закону про РРО). Тобто в цих випадках необхідно застосовувати РРО/ПРРО.

Крім того, податківці (див. консультацію в підкатегорії 109.02 БЗ) наполягають на застосуванні РРО з оформленням відповідного розрахункового документа й у разі повернення грошових коштів готівкою або із застосуванням банківської платіжної картки за неотриманий товар.

Реєстрацію видачі коштів здійснюють у видатковому чеку за формою № ФКЧ-2 (додаток 2 до Положення № 13) шляхом реєстрації від’ємної суми (п. 7 розд. III Порядку № 547-1). При цьому перед сумою виданих коштів може друкуватися знак «-» (мінус).

Цей варіант застосовують як для повернень, які здійснюються через РРО, так і для повернень, що проводяться через ПРРО.

Причому

Це випливає з роз’яснення, наведеного в підкатегорії 109.24 БЗ. Очевидно, це працює й у зворотному напрямі.

Зауважте: використовувати операцію «сторно» для таких цілей заборонено.

Якщо повернення грошових коштів здійснюється в готівковій формі, а в скриньці РРО/ПРРО* недостатньо готівки, щоб повернути покупцю (клієнту) необхідну суму, касиру необхідно звернутися до бухгалтерії підприємства, щоб з каси видали суму грошових коштів, якої не вистачає для повернення покупцеві (клієнту). Таку суму вносять до скриньки РРО/ПРРО за допомогою операції «службове внесення». Далі її видають покупцю (клієнту) за стандартною схемою.

* Звичайно, в ПРРО немає прикріпленої до нього фізично скриньки, в якій би зберігалися виручка і розмінна монета. Але такою скринькою може вважатися будь-який ящик, сейф або інше місце, де зберігатимуться гроші. Далі під скринькою ПРРО і матимемо на увазі таке місце зберігання грошових коштів.

Майте на увазі: якщо сума коштів, виданих при поверненні товару (рекомпенсації раніше оплаченої послуги), перевищує 100 грн, матеріально відповідальна особа підприємства або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки (зазвичай це касир торговельного залу), повинна скласти акт про видачу коштів (п. 8 розд. III Порядку № 547-1). Причому, як стверджують податківці (див. підкатегорію 109.24 БЗ), необхідність складання такого акта не залежить від того, через який РРО здійснюється повернення грошових коштів — класичний або програмний.

В акті про видачу коштів необхідно зазначити:

— дані документа, що посвідчує особу покупця, який повертає товар (відмовляється від послуги);

— відомості про товар (послугу);

— суму виданих коштів;

— номер, дату і час видачі розрахункового документа, що підтверджує придбання товару (отримання послуги).

Зразок акта про видачу коштів наведено на рис. 5.3.

Такий акт передають до бухгалтерії підприємства і зберігають протягом 3 років (п. 8 розд. III Порядку № 547-1).

Цікавий момент! Як зазначили фіскали в консультації з підкатегорії 109.20 БЗ, відповідальність суб’єкта господарювання за нескладання акта про видачу коштів або незазначення в ньому необхідних відомостей чинним законодавством не передбачена.

5.5. РРО/ПРРО не працює: причини та дії

Іноді з не залежних від суб’єкта господарювання причин виникають ситуації, коли РРО/ПРРО не може використовуватися, зокрема, у зв’язку з:

1) відключенням електроенергії;

2) виходом з ладу РРО/ПРРО;

3) відключенням Інтернету.

Далі розповімо, що робити касиру, якщо виникли такі ситуації.

Тимчасово відключили електроенергію

Одразу зауважимо, що при роботі з ПРРО така обставина, як відключення електроенергії, може не мати жодних наслідків. Так, якщо пристрій, на якому встановлений ПРРО, є портативним (наприклад, смартфон, ноутбук) і на ньому підключений мобільний Інтернет, що дозволяє підтримувати зв’язок з фіскальним сервером ДПСУ, то роботу з ПРРО можна продовжувати у звичайному режимі (принаймні поки пристрій не розрядиться).

Якщо ж вихід в Інтернет з пристрою, на якому встановлено ПРРО, можливий тільки через wi-fi (тобто з використанням роутера, підключеного до електромережі), то продовжувати роботу в онлайн-режимі ПРРО не може. Оскільки буде відсутнє з’єднання з фіскальним сервером. Але про те, як діяти в разі відсутності Інтернету, ми говоритимемо трохи пізніше.

А ось якщо ПРРО встановлено на комп’ютері, який працює від електромережі, то на період відключення електроенергії проводити розрахункові операції взагалі неможливо.

Використовуєте класичний РРО? Тоді при відключенні електроенергії можливі два варіанти розвитку подій:

1) якщо в суб’єкта господарювання є зареєстрована в установленому порядку КОРО на РРО, то при тимчасовому відключенні електроенергії проводити розрахунки потрібно з використанням такої КОРО та РК;

2) якщо суб’єкт господарювання прийняв затверджене власним розпорядчим документом рішення про те, що в разі відключення електроенергії проведення розрахункових операцій не здійснюється до моменту її включення, і за власним бажанням не зареєстрував КОРО на РРО, то в періоди відключення електроенергії проводити розрахунки з покупцями/замовниками в готівковій формі або із застосуванням платіжних карток він не може. Проте торговельну точку закривати не обов’язково, якщо виписувати рахунки і направляти клієнтів для їх оплати до найближчого банку.

На першому варіанті зупинимося детальніше. Передусім запам’ятайте, що

Якщо електроенергію відключили на більш тривалий строк, необхідно припинити продаж товарів (робіт, послуг) за готівку до відновлення електропостачання. У такому разі реалізовувати товари можна тільки за безготівковим розрахунком без використання платіжних карток.

Розглянемо алгоритм дій у разі тимчасового відключення електроенергії на період не більше 7 робочих днів при застосуванні КОРО і РК.

Етап 1. Підготовка до здійснення розрахункових операцій.

1. Після відключення електроенергії касир підраховує суму виручки, що перебуває у скриньці РРО, і записує її до корінця першої розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».

2. Касир заповнює графи 1 — 5 розділу 2 КОРО (див. підрозділ 6.3).

Етап 2. Оформлення розрахункових операцій.

1. Заповнюють розрахункові квитанції (корінець і відривну частину) на кожну розрахункову операцію (детальніше див. у підрозділі 6.5). Суму готівки, виданої з місця проведення розрахунків, уписують до корінця розрахункової квитанції з позначкою «Службова видача».

2. До розділу 1 КОРО вносять дані за кожен день розрахунків з використанням РК. При цьому в записах за перший день враховують інформацію про суми розрахунків, які були проведені з початку робочого дня до відключення електроенергії (на підставі контрольної стрічки РРО).

Якщо в кінці робочого дня фіскальний звітний чек не створювався з причини відсутності електроенергії, в графі 2 розділу 1 КОРО замість номера Z-звіту зазначають номер РК, яка використовувалася.

3. За кожен робочий день до розділу 2 КОРО вносять записи про реквізити розрахункових квитанцій до і після закінчення використання РК у межах робочого дня або зміни. Причому щодня заповнюють тільки графи 3 — 7 (детальніше див. у підрозділі 6.3).

Етап 3. Відновлено подачу електроенергії.

1. Проводять через РРО суми розрахунків за час роботи до відключення електроенергії, якщо інформація про ці суми не збереглася в РРО (у разі обнулення оперативної пам’яті). Зазначені суми вводять до РРО окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору). Роблять це на підставі контрольної стрічки. За необхідності може бути виконано операцію «службове внесення» на суму готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків (розмінної монети).

2. Підраховують суму розрахунків, оформлених за допомогою РК, за корінцями розрахункових квитанцій. Суму залишку готівки на місці проведення розрахунків записують до корінця останньої розрахункової квитанції з позначкою «Службова видача» (сюди буде включено і суму, що перебувала у скриньці РРО на момент відключення електроенергії, — етап 1, якщо вона не була інкасована раніше).

3. Проводять через РРО суму розрахункових операцій, які були оформлені розрахунковими квитанціями за період відключення електроенергії, окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору). На суму коштів, виданих з місця проведення розрахунків за розрахунковими квитанціями, роблять операцію «службова видача».

З метою перевірки правильності внесених сум доцільно роздрукувати Х-звіт.

4. Виконують Z-звіт і на його підставі заповнюють розділ 1 КОРО. Якщо РРО не працював декілька днів, у розділі 1 КОРО слід зазначити, за які дати підсумовано дані в Z-звіті.

5. Заповнюють графи 6 — 8 розділу 2 КОРО (див. підрозділ 6.3).

РРО/ПРРО вийшов з ладу (зламався)

Якщо з ладу вийшов РРО, передусім потрібно письмово або засобами телекомунікацій у довільній формі повідомити про це (п. 16 ст. 3 Закону про РРО):

1) ЦСО — протягом робочого дня, в якому виявлено несправність;

2) органу ДПСУ, в якому суб’єкт господарювання зареєстрований платником податків — протягом 2 робочих днів після виявлення несправності.

Якщо ж ви виявили несправність ПРРО, насамперед потрібно визначити вид несправності (див. роз’яснення з підкатегорії 109.24 БЗ). Якщо виявиться, що порушено роботу програмного забезпечення, необхідно оновити його версію і повторити процедуру, під час виконання якої відбувся збій. Таким чином, у випадку коли робота ПРРО відновлена відразу після його перезавантаження (короткострокова зупинка), ПРРО не вважається несправним.

Якщо ж має місце несправність пристрою, на якому встановлено ПРРО, про таку поломку протягом дня, в якому виявлено несправність, засобами телекомунікацій потрібно повідомити:

1) органу ДПСУ, в якому суб’єкт господарювання зареєстрований платником податків;

2) виробнику ПРРО та/або ЦСО (за наявності).

Роблять це шляхом подання форми № 2-ПРРО (додаток 2 до Порядку № 317).

Після відновлення роботи пристрою не забудьте подати заяву про реєстрацію ПРРО за формою № 1-ПРРО (додаток 1 до Порядку № 317) з позначкою «Відновлення роботи».

Адже якщо податківці не отримають таку заяву протягом місяця після надходження повідомлення за формою № 2-ПРРО, до Реєстру ПРРО буде внесено запис про скасування реєстрації такого ПРРО (п. 12 розд. ІІ Порядку № 317).

Тепер поговоримо безпосередньо про те, як можна продовжувати здійснювати розрахункові операції при поломці РРО/ПРРО.

Якщо зламався РРО, розрахунки проводять одним із таких способів:

— з використанням КОРО і РК (якщо суб’єкт господарювання реєстрував КОРО на РРО, що вийшов з ладу);

— з використанням зареєстрованого в установленому порядку резервного РРО.

А ось якщо вийшов з ладу ПРРО, то продовжувати проводити розрахункові операції можна тільки з використанням резервного РРО (п. 12 розд. ІІ Порядку № 317)*. Адже реєстрація КОРО на ПРРО законодавством не передбачена.

* Зауважимо: в посібнику користувача до безоплатного ПРРО Каса податківці стверджують, що в разі припинення роботи з ПРРО внаслідок виходу з ладу обладнання робота з тим же номером ПРРО може бути продовжена на іншому пристрої. Але при цьому до початку роботи на новому пристрої обов’язково слід закрити попередню зміну.

Зверніть увагу: ЦСО зобов’язаний забезпечити відновлення роботи РРО, що вийшов з ладу, протягом 7 робочих днів. І саме цей строк, на думку податківців (див. роз’яснення в підкатегорії 109.09 БЗ), є максимальним для застосування РК з КОРО або резервного РРО в разі поломки основного РРО.

А ось стосовно строку використання резервного РРО в разі виходу з ладу ПРРО жодних обмежень немає. Сподіваємося, податківці цього не заперечуватимуть.

Далі розповімо, які дії потрібно здійснити в разі виходу РРО з ладу при застосуванні КОРО і РК.

Використовуємо КОРО і РК. Порядок проведення розрахунків з використанням КОРО і РК при виході з ладу РРО практично не відрізняється від порядку дій при відключенні електроенергії. Наведемо його нижче.

Етап 1. Підготовка до здійснення розрахункових операцій.

1. Повідомляємо ЦСО та органу ДПСУ про вихід з ладу РРО (див. вище).

2. Підраховуємо суму готівки, яка перебуває у скриньці РРО, що вийшов з ладу, і записуємо її до корінця першої розрахункової квитанції з позначкою «Службове внесення».

3. Заповнюємо графи 1 — 5 розділу 2 КОРО.

Етап 2. Оформлення розрахункових операцій.

1. Здійснюємо розрахункові операції, що оформляються за допомогою розрахункових квитанцій.

2. Щодня заповнюємо розділи 1 і 2 КОРО так само, як при відключенні електроенергії (див. раніше).

Етап 3. Відновлення роботи РРО.

1. Якщо відбулося обнулення оперативної пам’яті, проводимо через РРО суми розрахунків за час роботи до поломки РРО окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору) (на підставі контрольної стрічки). За необхідності може бути виконана операція «службове внесення» готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків (розмінної монети).

2. Підраховуємо суму розрахунків, оформлених за допомогою РК, за корінцями розрахункових квитанцій. Суму залишку готівки на місці проведення розрахунків записуємо до корінця останньої розрахункової квитанції з позначкою «Службова видача» (сюди буде включено і суму, що перебувала у скриньці РРО на момент його поломки*, — етап 1).

* Звісно, якщо ця сума не була інкасована раніше.

3. Проводимо через РРО суму розрахункових операцій, які були оформлені розрахунковими квитанціями за період ремонту РРО, окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору). На суму коштів, виданих з місця проведення розрахунків за розрахунковими квитанціями, робимо операцію «службова видача».

Щоб перевірити правильність введених сум, рекомендуємо зробити Х-звіт.

4. Виконуємо Z-звіт і на його підставі заповнюємо розділ 1 КОРО. Якщо РРО не працював декілька днів, у розділі 1 КОРО слід зазначити, за які дати підсумовано дані в Z-звіті.

5. Заповнюємо графи 6 — 8 розділу 2 КОРО.

Тепер розповімо, як бути з використанням резервного РРО в разі поломки РРО/ПРРО.

Використовуємо резервний РРО. Розрахунки з покупцями через резервний РРО відбуваються у звичайному порядку, хоча все одно є деякі особливості.

У цьому випадку касир діє так:

1. Після поломки РРО/ПРРО до початку розрахункових операцій підраховує суму коштів, що перебуває у скриньці РРО/ПРРО (суму виручки, отриману за день до поломки РРО/ПРРО, і суму розмінної монети).

2. Вмикає резервний РРО.

3. Операцією «службове внесення» вносить суму готівки, яка переноситься до скриньки резервного РРО зі скриньки несправного РРО/ПРРО.

4. Проводить розрахункові операції через резервний РРО у звичному режимі.

5. Після відновлення роботи основного РРО/ПРРО підраховує суму готівки у скриньці резервного РРО і з використанням операції «службова видача» передає її до скриньки відремонтованого РРО/ПРРО або до каси.

6. Виконує Z-звіт на резервному РРО.

7. Якщо відбулося обнулення оперативної пам’яті основного РРО, проводить через відремонтований РРО суми розрахунків за час роботи до його поломки окремо за кожною ставкою ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору) (на підставі контрольної стрічки)**. За необхідності виконує операції «службове внесення» або «службова видача» (зокрема, на суму коштів, перенесених у день поломки до резервного РРО). Для контролю правильності внесених сум слід виконати Х-звіт. Після цього — Z-звіт.

** При поломці ПРРО ця дія не виконується.

8. У відремонтованому ПРРО перевіряє, чи було закрито попередню зміну з формуванням Z-звіту. Відкриває нову зміну.

9. Операцією «службове внесення» вносить суму готівки, яка переміщується зі скриньки резервного РРО до скриньки відремонтованого РРО/ПРРО.

10. Проводить розрахункові операції через відремонтований РРО/ПРРО в загальному порядку. Z-звіт створює у звичайному режимі.

Якщо РРО так і не змогли полагодити, суб’єкт господарювання знімає такий РРО з реєстрації (див. раніше), а також подає звіт за формою № ЗВР-1 і Довідку про використані розрахункові книжки в разі застосування розрахункових квитанцій на період виходу з ладу РРО (див. підкатегорію 109.06 БЗ).

При цьому в разі введення в експлуатацію нового РРО підприємство не повинне проводити через нього суми розрахунків за час роботи з використанням КОРО, зареєстрованої на попередній РРО, що не підлягає ремонту.

Якщо ж полагодженню не підлягає ПРРО, то, як ми вже говорили, його автоматично розреєструють через місяць після надходження від суб’єкта господарювання повідомлення за формою № 2-ПРРО.

Відсутній Інтернет

Наявність Інтернету вкрай важлива при роботі як з РРО, так і з ПРРО.

Нагадаємо: суб’єкти господарювання, які використовують РРО, в загальному випадку зобов’язані подавати електронні копії розрахункових документів і фіскальних звітних чеків РРО до органів ДПСУ по дротових або бездротових каналах зв’язку (абзац другий п. 7 ст. 3 Закону про РРО). У разі ж роботи з ПРРО по дротових або бездротових каналах зв’язку на фіскальний сервер ДПСУ повинні передаватися електронні копії розрахункових документів, фіскальних звітів, фіскальних звітних чеків та іншої інформації, необхідної для обліку роботи ПРРО. Усе це можливо за наявності Інтернету.

Водночас відсутність Інтернету не ставить хрест на здійсненні розрахункових операцій. Як упоратися із цією проблемою, розповімо далі.

Якщо використовується РРО. Спочатку (протягом 72 годин або до переповнення пам’яті носія контрольної стрічки) жодних особливостей при проведенні розрахунків не виникає. Тобто в такому разі ви, як і раніше, продовжуєте використовувати свій РРО у звичному режимі.

Якщо з’єднання з Інтернетом відсутнє більше 72 годин, проведення розрахунків доведеться призупинити, оскільки робота РРО буде заблокована (п.п. 3.1.2 Вимог № 1057).

Те саме відбудеться при переповненні пам’яті носія контрольної стрічки (п.п. 2.3.7 Вимог № 1057).

Про блокування вам просигналізує сам РРО.

Коли з’єднання з Інтернетом відновиться і звітні дані в електронній формі будуть передані до органів ДПСУ, РРО розблокується (п. 9 Вимог № 199-1).

Зверніть увагу: якщо строк неподання електронної РРО-інформації у зв’язку з відсутністю з’єднання з Інтернетом не перевищує 7 робочих днів, відповідальність за неподання такої інформації до суб’єкта господарювання не застосовується (див. роз’яснення фіскалів у підкатегорії 109.20 БЗ). Проте для цього суб’єкт господарювання повинен мати документи, що підтверджують пошкодження телекомунікаційної мережі.

Якщо використовується ПРРО. У разі відсутності підключення до Інтернету ПРРО втрачає зв’язок з фіскальним сервером ДПСУ і тому не може направляти йому електронні копії розрахункових документів, фіскальних звітних чеків та іншої необхідної інформації в режимі онлайн. У такому разі продовжувати роботу ПРРО можна в офлайн-режимі.

Перше, що потрібно пам’ятати:

Нагадаємо: перша порція таких номерів (у загальному випадку — 2000 штук) формується фіскальним сервером під час присвоєння ПРРО фіскального номера і внесення до Реєстру ПРРО. Наступні порції зарезервованих фіскальних номерів формуються кожного разу після приймання фіскальним сервером ДПСУ пакета створених ПРРО копій розрахункових документів із присвоєними їм у режимі офлайн фіскальними номерами із зарезервованого діапазону.

Зауважте: якщо суб’єкт господарювання повідомить податківців про те, що за відсутності зв’язку із сервером він розрахункових операцій не проводить, то такі номери під нього резервуватися не будуть, а отже, в режимі офлайн він працювати не зможе.

При переведенні ПРРО в режим офлайн має бути сформоване електронне Повідомлення про проведення розрахункових операцій у період відсутності зв’язку між ПРРО і фіскальним сервером за формою № 4-ПРРО (додаток 4 до Порядку № 317) з позначкою «початок переведення ПРРО в режим офлайн». Такому документу присвоюється фіскальний номер із зарезервованого діапазону.

Під час роботи ПРРО в режимі офлайн кожному створеному електронному документу, розрахунковому документу і фіскальному звітному чеку присвоюються фіскальні номери із зарезервованого діапазону. Такі електронні документи повинні зберігатися ПРРО до моменту отримання від фіскального сервера підтвердження про їх доставку.

Якщо в період роботи ПРРО в режимі офлайн настав строк формування Z-звіту (відбувається закриття зміни), то він має бути сформований після видачі останнього розрахункового документа за цю зміну і до формування повідомлення за формою № 3-ПРРО про відкриття наступної зміни. При цьому фіскальні номери останнього розрахункового документа за цю зміну, фіскального звітного чека і повідомлення за формою № 3-ПРРО про відкриття наступної зміни присвоюються з діапазону номерів послідовно.

При цьому після відновлення зв’язку між ПРРО і фіскальним сервером у момент виходу реєстратора з режиму офлайн одночасно має бути сформоване електронне повідомлення за формою № 4-ПРРО з позначкою «завершення режиму офлайн». Йому присвоюється відповідний фіскальний номер із зарезервованого діапазону. Також при цьому формується пакет даних установленого формату, що містить повідомлення про початок переведення ПРРО в режим офлайн, чеки і повідомлення про завершення такого режиму з використанням електронного підпису особи, що здійснювала розрахункові операції, або електронної печатки суб’єкта господарювання, на якого зареєстровано ПРРО. Такий пакет даних протягом години після встановлення зв’язку з фіскальним сервером направляється на сервер.

Пам’ятайте! Працювати в офлайн-режимі ПРРО може не більше 36 годин підряд і не більше 168 годин протягом календарного місяця. У разі досягнення одного з граничних строків ПРРО повинен припинити проведення розрахункових операцій у режимі офлайн.

Доступ до інформації про залишок часу, протягом якого може тривати режим офлайн із застосуванням конкретного ПРРО, забезпечується самим ПРРО і засобами Електронного кабінету.

Зверніть увагу: розглянутий порядок роботи в офлайн-режимі застосовний також для інших випадків відсутності зв’язку з фіскальним сервером ДПСУ, а не тільки за відсутності Інтернету.