Ситуація, коли при формуванні звітності «губляться» працівники, доволі часто зустрічається на практиці. Як діяти в такому випадку? Проаналізувати помилки. От, наприклад, читач хвилюється, що забув включити працівницю до Д2. Але ж цей додаток звичайні роботодавці не формують! Тож він усе зробив правильно.
Інша справа Д1 та Д5. Розглянемо механізм виправлення на прикладі.
Припустимо, що працівника прийнято на роботу з 20.09.2021. Проте до Д1 та Д5 Розрахунку за ІІІ квартал він помилково не потрапив.
Додаємо в Д5
Доповнення Д5 після завершення граничного строку подання звітності за відповідний квартал проводимо за допомогою Розрахунку та Д5 з типом «Уточнюючий».
У заголовній частині Розрахунку заповнюємо обов’язкові реквізити в рядках 01 — 05, а в рядку 06 вказуємо додатки, у яких будемо проводити коригування.
У Д5 формуємо рядок на загубленого працівника й у графі 20 «Ознака (0, 1)» проставляємо «0» — рядок на введення (див. рис. 1).
Рис. 1. Фрагмент Д5 до Розрахунку з типом «Уточнюючий»
Переходимо до виправлення помилки в Д1 Податкового розрахунку.
Коригуємо Д1
Якщо помилку в Д1 виявили та виправляємо після завершення граничного строку звітування за відповідний квартал, то тут важливий вид помилки: сумова чи несумова. Від виду помилки буде залежати порядок її виправлення в Д1.
Помилка, яку розглядаємо, сумова. Вона зачіпає базу нарахування та суму ЄСВ. Таку помилку можна виправити:
— за допомогою Розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, в якому її було допущено, або
— у складі Розрахунку за поточний квартал з типом «Звітний».
Незалежно від обраного варіанта, порядок заповнення Д1 буде єдиним. Донарахування ЄСВ проводимо у Д1 з кодом типу нарахувань (КТН) «2» у графі 09. Це прямо зазначено у п. 6 розд. V Порядку № 4*. При цьому графу 25 «Ознака (0, 1)» не заповнюємо! Приклад заповнення коригуючого Д1 на рис. 2.
* Затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.
Рис. 2. Фрагмент коригуючого Д1 до Розрахунку
Зауважимо, що часто можна почути запитання: а чи не треба у випадку, коли відомості щодо особи не потрапили до Д1, проводити коригування в два етапи — спочатку формувати та відправляти рядок без сумових показників, а потім додавати сумові показники?
Ні, такий порядок виправлення стосується ситуації, коли поза межами звітного періоду роботодавцю необхідно одночасно уточнити інформацію за несумовими та сумовими показниками, що були відображені в Д1 за застрахованою особою.
У такому разі дійсно спочатку проводиться коригування несумових показників, які уточнюються, на підставі інформації з попередньо поданого Розрахунку. І тільки потім уточнюються сумові показники (див. п. 7 розд. V Порядку № 4). Тобто тут описано іншу ситуацію, на відміну від тієї, що ми розглядаємо.
Якщо страхувальник «загубив» працівника при формуванні Д1 і не відобразив нараховані йому суми ЄСВ, то виправлення в Д1 після закінчення граничного строку подання звітності проводимо в один етап за допомогою КТН «2».
Увага! Оскільки виправляємо сумову помилку, то сума донарахованого ЄСВ повинна потрапити до розділу I Податкового розрахунку, а саме до рядків 4 та 4.1, а також 7 та 8.
Ще один момент. У разі виявлення своєчасно несплачених страхових внесків слід самостійно розрахувати суму пені і відобразити її в рядках 5 та 5.1 розділу І Податкового розрахунку.
Але тут може зіграти карантинне звільнення. Так, протягом періоду з 1 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія COVID-карантину, платникам ЄСВ не нараховується пеня, а нарахована пеня за ці періоди підлягає списанню.
Нюанси обробки
У разі виправлення сумової помилки за допомогою Податкового розрахунку та Д1 з типом «Уточнюючий» може виникнути ситуація, за якої не відбудеться формування позначок про сплату ЄСВ у реєстрі застрахованих осіб та, як наслідок, зарахування періоду, за який проведено донарахування ЄСВ до страхового стажу застрахованої особи.
Річ у тім, що такі позначки формуються в автоматичному режимі лише у разі опрацювання Податкових розрахунків з типами «Звітний» та «Звітний новий».
Тож якщо ви подали уточнюючий Розрахунок та Д1, в якому додали рядки з працівниками та сумами ЄСВ, але позначки про сплату ЄСВ не були сформовані автоматично, то слід направити до органу Пенсійного фонду відповідне звернення. Зробити це можна за допомогою особистого кабінету на порталі Пенсійного фонду. У зверненні слід описати ситуацію, що виникла.
Детально про порядок виправлення помилок у Податковому розрахунку читайте в наступному номері «Податки & бухоблік».
