Офісні витрати — загальний підхід

Призначення офісних витрат

Офіс (від англ. office, від лат. officium — обов’язок, служба) — це нежитлове приміщення, яке належить суб’єкту господарювання, де міститься його виконавчий орган. Тобто офісом у найбільш загальному розумінні прийнято вважати приміщення, де розташовується адміністративний апарат підприємства. Крім того, чимало видів діяльності по своїй суті потребують офісної роботи. Тоді в офісі розміщуються усі чи більша частина працівників.

Вони відповідають опису адмінвитрат згідно з Інструкцією № 291 та п. 18 НП(С)БО 16. Будь-які послуги сторонньої організації для потреб офісу є адмінвитратами: сплата спожитих офісом комунальних послуг, плата за охорону офісу та його прибирання, послуги з ремонту офісу чи обслуговування офісного обладнання (заправка картриджів, ремонт комп’ютерів, плата за доступ до робочих програм тощо).

Витрати на придбання усіх зазначених послуг списуються в дебет рахунка 92 в періоді здійснення таких витрат (п. 7 НП(С)БО 16).

Приміщення офісу

Офіс може бути розташовано як у власному, так і в орендованому приміщенні. Якщо приміщення власне, воно розглядається як ОЗ (субрахунок 103 «Будинки та споруди»).

Витрати на придбання (чи будівництво) такого приміщення спочатку збираємо за дебетом рахунка 15 (Дт 152 (151) — Кт 20, 22, 63, 65, 66, 68), а потім при введенні приміщення в експлуатацію робимо проводку Дт 103 — Кт 15. Первісна вартість приміщення потрапляє до витрат через амортизацію (Дт 92 — Кт 131).

Якщо ви орендуєте приміщення під офіс, то, власне, це приміщення на вашому балансі не відображається. Ви просто списуєте витрати на оренду (Дт 92 — Кт 63, 68). Балансову вартість орендованого офісного приміщення лише довідково відображають на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи». Водночас якщо ви поліпшували орендований офіс, на суму поліпшень створюється окремий необоротний актив на субрахунку 117 (Дт 153 — Кт 20, 22, 63, 65, 66, 68; Дт 117 — Кт 153). Цей актив амортизується протягом строку дії договору оренди (Дт 92 — Кт 132)*.

* Докладніше про облік офісних приміщень читайте «Облік офісного приміщення за частинами» сьогоднішнього номера.

Комп’ютери та інша техніка

Комп’ютери, принтери, факси, телефони та інша подібна техніка є невід’ємними атрибутами будь-якого офісу. Усі вони є класичними необоротними активами (експлуатуються більше року). Їх бухоблік залежить від вартості, а також облікової політики підприємства.

Ті об’єкти офісної техніки, які не дотягують до встановленої обліковою політикою підприємства вартісної межі, розглядаються як МНМА. Їх придбання відображається проводкою Дт 153 — Кт 63, 68, а введення в експлуатацію — Дт 112 — Кт 153. Амортизація таких активів відображається проводкою Дт 92 — Кт 132, при цьому зазвичай застосовується або метод «50на 50», або метод «100 % вартості у першому місяці експлуатації».

Якщо ж об’єкт перевищує встановлену в наказі про облікову політику вартісну межу для малоцінки, він для бухобліку є ОЗ. Обліковуються такі ОЗ на субрахунку 104 «Машини та обладнання». Тоді придбання техніки відображається проводкою Дт 152 — Кт 63, 68, введення в експлуатацію — Дт 104 — Кт 152, а амортизація — Дт 92 — Кт 131*.

* Докладніше про облік офісної техніки читайте «Комп’ютерна техніка в офісі» сьогоднішнього номера.

Комп’ютерні програми

У роботі офісу використовуються найрізноманітніші програми — починаючи з Microsoft Office і закінчуючи спеціалізованими програмами. Облік залежить від того, що саме та в якій формі придбано. Можливі три варіанти.

Перший — програми встановлено на комп’ютер уже на момент його придбання. Тоді їх вартість обліковується у первісній вартості комп’ютера (на субрахунку 104 або 112) і не виділяється як окремий об’єкт обліку.

Другий — програму спеціально придбано (або розроблено). Такі програми обліковуються на субрахунку 127 «Інші нематеріальні активи». При купівлі (розробці) робимо проводку Дт 154 — Кт 20, 22, 63, 65, 66, 68, а при введенні в експлуатацію — Дт 125 — Кт 154. Амортизація нараховується проводкою Дт 92 — Кт 133.

Третій — коли придбавається право доступу до компьютерної програми на визначений період. На нашу думку, це послуга для потреб офісу, яка списується на поточні адмінвитрати. Однак тут є свої тонкощі. Які? Читайте у статті «Офісні комп’ютерні програми».

Витратні матеріали

Витратними називають матеріали, які потрібно змінювати внаслідок природного випрацювання їхнього ресурсу. Причому значно частіше, ніж техніку, на якій вони використовуються. Прикладами є картриджі для принтерів.

У бухобліку витратні матеріали розглядаються як запаси та обліковуються на субрахунку 209 «Інші матеріали». Їх придбання відображається проводкою Дт 209 — Кт 63, 68, а списання в експлуатацію — проводкою Дт 92 — 209. Щоправда, є нюанси (див. ««В расход!», або Витратні матеріали в офісі»).

Канцелярські товари

Це найбільш дрібний об’єкт обліку, та без нього уявити повноцінну роботу офісу неможливо. Папір, олівці, ручки, маркери, скріпки, гумки, файли, степлери, калькулятори, клей, ножиці, лінійки — усього не перерахуєш.

Усі ці активи потрібно поділити на:

(1) канцтовари, які «зникають» (або «розчиняються») після їх первісного списання в експлуатацію. Приклади — папір, маркер, клей. Такі канцтовари доцільно розглядати як матеріали та обліковувати на субрахунку 209;

(2) канцтовари багаторазового використання. Приклади — дірокол, степлер. Такі канцтовари найчастіше відносять до МШП і обліковують на рахунку 22 (Дт 22 — Кт 63, 68; Дт 92 — Кт 22). Якщо ж деякі із цих канцтоварів ви будете експлуатувати понад рік (наприклад, є гарантійний строк калькулятора), можна розглядати ці активи навіть як МНМА (субрахунок 112**).

** Докладніше про канцтовари читайте «Офісна канцелярія» сьогоднішнього номера.

Податковий облік

Податковоприбутковий облік офісних витрат здебільшого не містить суттєвих особливостей. Різниці у високодохідників можуть виникати, або якщо ідеться про ОЗ чи НМА (пп. 138.1, 138.2 ПКУ), або якщо є придбання у ризикових контрагентів (п.п. 140.5.4 ПКУ).

Господарський характер офісних витрат не викликає сумнівів. Виняток — так звана техніка подвійного призначення (холодильники, мікрохвильові печі, чайники, кавоварки, кондиціонери, обігрівачі), а також декоративні об’єкти (акваріуми з рибками, штучні дерева і квіти, газони і зелені насадження тощо (див. «Побутова техніка та озеленення в офісі: зв’язок із господарською діяльністю»).

Наостанок узагальнимо наш підхід до обліку офісних витрат у схемі.