Офісна канцелярія

Порядок відображення витрат на придбання канцтоварів у бухобліку залежить від строку їх експлуатації.

Класифікація канцтоварів

Визначаючи строк служби канцтоварів, орієнтуємося не на фактичний, а на передбачуваний (очікуваний) строк їх корисного використання.

Строк не перевищує року. Якщо строк служби канцелярських предметів не перевищує одного року, такі канцелярські дрібниці незалежно від їх вартості зараховують до запасів (п. 6 НП(С)БО 9). Залежно від характеру використання канцтовари обліковують:

— або як інші матеріали (субрахунок 209). Тут відображають канцелярські дрібниці, які після початку використання повністю або частково втрачає первісні якості. Наприклад: файли, конверти, олівці тощо;

— або як МШП (рахунок 22). Тут зазвичай обліковують предмети багаторазового використання, які, як правило, до кінця строку використання не втрачають своїх властивостей. Наприклад: калькулятори, діроколи тощо.

Строк більше року. Якщо плануєте використовувати канцелярське приладдя більше року, то таких довгожителів відносимо до необоротних матеріальних активів. Залежно від вартості таких канцтоварів в обліку їх поділяють на малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА) або ж основні засоби (ОЗ). Так, якщо вартість канцтоварів:

— не дотягує до встановленого вартісного критерію, їх обліковують як МНМА на субрахунку 112. До них можна віднести, наприклад, настільні набори, преспап’є тощо;

— перевищує встановлений вартісний критерій, їх відносять до ОЗ і обліковують на субрахунку 106 або 109. Це можуть бути, скажімо, канцелярське приладдя VIP-класу: подарунковий глобус із мінібаром, ручка із золотим пером тощо.

Рух офісної канцелярії

Інші матеріали. Повністю списують з балансу при передачі в експлуатацію. Подальший оперативний їх облік не ведуть.

МШП. Списують з балансу при передачі в експлуатацію. Надалі ведуть оперативний кількісний облік у розрізі місць експлуатації і відповідальних осіб протягом строку їх фактичного використання (п. 23 НП(С)БО 9 і п. 2.22 Методрекомендацій № 2).

МНМА. Передають в експлуатацію і нараховують амортизацію. Методи амортизації МНМА перераховані в п. 27 НП(С)БО 7. Найбільш популярні два методи амортизації: (1) «50 % / 50 %» — 50 % вартості об’єкта, що амортизується, у першому місяці використання та інші 50 % у місяці його списання з балансу та (2) «100 %» — 100 % вартості, що амортизується, у першому місяці використання об’єкта.

ОЗ. Передають в експлуатацію (Дт 106, 109 — Кт 152). З місяця, наступного за місяцем передачі об’єкта в експлуатацію, амортизують за одним із методів, передбачених п. 26 НП(С)БО 7.

Податковий облік

Податковоприбутковий облік. Якщо канцтовари обліковуємо в бухобліку як запаси, то в податковоприбутковому обліку орієнтуємося на бухоблік, і жодних податкових різниць.

Те ж стосується канцтоварів, що обліковуються як МНМА. Адже МНМА* не належать до ОЗ (п.п. 14.1.138 ПКУ), тобто і податкові різниці їм не загрожують.

* Безумовно, якщо вартісний критерій установлений на рівні податковоприбуткового.

А ось високодохідники і малодохідники-добровольці до канцтоварів, які обліковуються як ОЗ, повинні застосовувати амортизаційні та ліквідаційні різниці (пп. 138.1 і 138.2 ПКУ). А невиробничі канцтовари взагалі в податковому обліку не амортизують (п.п. 138.3.2 ПКУ).

ПДВ. Суми вхідного ПДВ у складі вартості канцтоварів уключають до податкового кредиту (ПК) за загальними правилами (пп. 198.2 і 198.3 ПКУ) за наявності податкової накладної (ПН), зареєстрованої в ЄРПН (п. 198.6 ПКУ).

Якщо канцтовари були придбані за готівку, то, вважаємо, ПК слід відображати на дату затвердження Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Хоча податківці датою виникнення права на ПК у такому разі називають дату подання такого Звіту (101.13 БЗ).

Гранична сума ПДВ, яку можна віднести до ПК за фіскальним чеком, не повинна перевищувати 40 грн на день (п.п. «б» п. 201.11 ПКУ).

Причому якщо ви здійснюєте неоподатковувані операції, то канцтовари, імовірніше, потраплять у ту категорію товарів, які одночасно використовуватимуться в оподатковуваній і неоподатковуваній діяльності. Тобто до них слід застосувати правила ст. 199 ПКУ**.

** Про розподіл детально див. «Податки & бухоблік», 2020, № 105.

Облік витрат на придбання канцтоварів