Витратні матеріали в офісі — це предмети, які необхідні для підтримки функціональності офісної оргтехніки (ксероксів, БФП, факсів, принтерів), а також інших приладів, які забезпечують роботу офісу. Прикладами таких матеріалів можуть бути картриджі, тонери, батарейки, акумулятори тощо.
Найчастіше після того, як витратники випрацювали свій ресурс, їх просто замінюють. Іноді можуть продовжити їм життя (як, наприклад, у випадку з перезаправкою картриджу). Як усе це обліковувати? Давайте подивимось!
Заміна витратників
Бухоблік. Витратні матеріали на заміну придбаваються окремо від офісної техніки, на яку їх установлюють. Тому вони є окремим об’єктом обліку. На нашу думку, їх доцільно розглядати як запаси, причому обліковувати саме як матеріали, а не як МШП. Тому придбані витратні матеріали оприбутковуємо на субрахунок 209. У момент установлення (тобто початку експлуатації) вартість витратників списуємо на адміністративні витрати (проводка Дт 92 — Кт 209).
Тобто первісна вартість ОЗ чи МНМА, на які встановлено витратник, не збільшується на вартість нових (щойно встановлених) витратних матеріалів. Адже тут ідеться не про збільшення майбутніх економічних вигід, а просто про підтримання ОЗ чи МНМА у робочому стані чи відновлення їх роботоздатності (п. 15 НП(С)БО 7). Також
вартість ОЗ чи МНМА, куди встановлюють витратник, не потрібно зменшувати на первісну вартість старого витратника (того, який замінили)
Навіть якщо заміна відбувається вперше і вартість старого витратника сидить у первісній вартості ОЗ чи МНМА, вона ляже на витрати через амортизацію.
Якщо ж старий витратник у минулому сам установлювався окремо, то його вартість ніколи й не включалася до первісної вартості пристрою, з якого цей витратник знімають.
Податок на прибуток. Жодних податковоприбуткових різниць у зв’язку з придбанням офісних витратних матеріалів розд. ІІІ ПКУ не передбачає. Тому — усе за бухобліком.
Виняток, якщо ви купували витратні матеріали безпосередньо у неприбуткової організації чи ризикового нерезидента. Тоді високодохіднику слід визначити різниці, передбачені п.п. 140.5.4 ПКУ.
Однак для операцій з придбання офісних витратних матеріалів такі контрагенти — малоймовірні.
ПДВ. Якщо витратні матеріали придбано з ПДВ, то за стандартних умов (ПН від постачальника, зареєстрована в ЄРПН*) вхідний ПДВ уключається до податкового кредиту.
* Або чек, в якому сума ПДВ максимум 40 грн за день (після затвердження авансового звіту).
Очевидно, що витратні матеріали напряму пов’язані з господарською діяльністю. Тому компенсуючий ПДВ на підставі п.п. «г» п. 198.5 ПКУ — не нараховується.
Заправка картриджів
Бухоблік. У цьому випадку витратний матеріал не замінюється, а здійснюються роботи, пов’язані з тим, аби забезпечити його подальшу експлуатацію. Як правило, перезаправку картриджів здійснюють сторонні організації. Відтак, у бухобліку матиме місце звичайне придбання послуг для адміністративних цілей (Дт 92 — Кт 63, 68).
Якщо ж ви перезаправляєте картриджі самостійно, за фактом таких робіт фарба чи порошок тонера, що обліковуються у вас на балансі для таких цілей, списуються на адміністративні витрати (проводка Дт 92 — Кт 209). Туди ж списуються витрати на оплату праці ваших працівників, які виконують роботи з заправки картриджів (Дт 92 — Кт 66, 65). Як правило, це і є працівники, які забезпечують адміністративні потреби офісу.
Податок на прибуток. Знову ж таки ніяких різниць. Незалежно від того, як заправляються картриджі — самостійно чи зі сторонньою допомогою — жодних різниць у вас не буде.
ПДВ. Якщо картридж вам заправляла стороння організація, сума вхідного ПДВ у складі вартості послуг із перезаправки картриджа включається до податкового кредиту. Звичайно ж, без усяких компенсуючих податкових зобов’язань за п.п. «г» п. 198.5 ПКУ.
Ключ без замка і навпаки
Здавалося б, усе дуже просто, ба навіть елементарно. Однак і в цьому питанні податківці можуть придумати платникам проблеми з витратами та/або податковим кредитом. І, звичайно ж, найкращий спосіб це зробити — завести пісню про нереальність господарських операцій чи їх негосподарський характер.
Наприклад, для чого вам раптом знадобилися картриджі, якщо у вас на балансі немає жодного принтера? А акумулятор під радіотелефон чому купуєте, якщо вам рахунки приходять тільки за мобільний зв’язок? Ну і так далі, і тому подібне. Скажемо відверто:
за відсутності на балансі хоча б одного принтера, придбання картриджів не може виглядати як негоспдіяльність
Раніше суди враховували наявність принтерів на балансі як аргумент, що витрати на придбання картриджа — господарські (див., наприклад, ухвалу Севастопольського апеляційного адмінсуду від 24.10.2012 р. у справі № 2а-1457/11/0170/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/28497171).
Наразі маємо правову позицію Верховного Суду, що ресурси не завжди розташовані за місцем реєстрації підприємства, і навіть за умови їх відсутності підприємство може залучати до виконання своїх зобов’язань третіх осіб (див. постанову ВС від 18.08.2021 р. у справі № 826/11020/15 // reyestr.court.gov.ua/Review/99062821). Тобто якщо на балансі немає принтера, це ще не означає, що витрати на картриджі — негосподарські, а операції з їх придбання — безтоварні. Може, підприємство орендує принтери й купує картриджі під них.
Але щоб скористатися цим висновком суду, підприємство має надати конкретні правові підстави. Якщо у вас немає на балансі власних принтерів, а ви купуєте картриджі, має бути договір на оренду чужого принтера. Особливо це стосується поширеної ситуації, коли працівник приносить з дому свій власний принтер і ставить його в офісі.
Якщо не буде договору на оренду, можуть бути проблеми з витратами та податковим кредитом. Тож краще мати договір оренди. Причому не обов’язково за цю оренду платити — договір безоплатної оренди (тобто договір позички у розумінні ст. 827 ЦКУ) — теж цілком підійде.
А якщо навпаки? Тобто директор витягнув з кишені власні гроші й купив картридж для принтера, який є на балансі підприємства? Тоді це дохід вже для підприємства. Потрібно оприбуткувати картридж проводкою Дт 209 — Кт 718, а вже потім списувати (Дт 92 — Кт 209). Із відповідними податковими наслідками.
Це якщо директор вирішив зробити підприємству подарунок. Якщо ж підприємство компенсує такі витрати, треба скласти авансовий звіт. Ну як у ситуації, коли працівник за свої купує ТМЦ для підприємства. Податківці вже змирилися, що при такій компенсації ПДФО у фізособи немає, якщо придбання пов’язане з виконанням трудової функції (БЗ 103.04).
