Майно та/або документи знищено: як бути?

Готуємось до інвентаризації

В разі встановлення фактів знищення/псування майна підприємство обов’язково має провести інвентаризацію.

Для чого потрібна інвентаризація? Щоб забезпечити достовірність даних бухобліку і фінзвітності. Перевірити і документально підтвердити наявність активів, стан, відповідність критеріям визнання і оцінки. Задокументувати активи, що не відповідають критеріям визнання.

Інвентаризація потрібна і для виявлення знищених та/або пошкоджених документів підприємства (див. роз’яснення ДПСУ від 07.04.2022, БЗ 129.07).

Доступ до майна є. В такому разі інвентаризацію проводимо (на день установлення фактів псування) в обсязі, визначеному керівником підприємства (п. 7 розд. I Положення № 879).

Доступу нема. Якщо підприємство або його відокремлений підрозділ знаходиться на тимчасово окупованій території чи в районі бойових дій, то з огляду на норми п. 8 розд. I Положення № 879, інвентаризацію майна необхідно здійснити тільки після отримання власником фактичного доступу (безпечного та безперешкодного) до таких активів (див. лист ДПСУ від 12.10.2021 № 3827/ІПК/99-00-21-03-02-06).

Тобто, коли стане можливо забезпечити безпечний і безперешкодний доступ до активів, тільки тоді постраждале підприємство:

— інвентаризує майно станом на 01 число місяця, наступного за місяцем, у якому зникли перешкоди для доступу до активів;

— відображає результати інвентаризації в бухобліку відповідного звітного періоду.

Створюємо комісію, інвентаризуємо, документуємо

Керівник створює інвентаризаційну комісію, а проведення інвентаризації оформлює наказом. До складу комісії входить:

— головний бухгалтер;

— матеріально відповідальна особа;

— якщо списується обладнання, то в комісію також входить профільний фахівець;

— інші члени комісії.

За результатами інвентаризації комісія складає по одному примірнику таких інвентаризаційних документів (див. табл. 1). Їх можна розробити самостійно з урахуванням вимог Закону про бухоблік та Положення № 88, а за основу взяти форми з наказу № 572.

Таблиця 1. Документи інвентаризації

На підставі фактів, виявлених інвентаризацією, керівник ухвалює рішення:

— про списання активів, подальше використання яких неможливе;

— про проведення робіт з ліквідації зруйнованого об’єкта;

— про оцінку й оприбуткування запчастин, матеріалів, брухту, дорогоцінних металів, що залишилися після знищення/ліквідації активів.

Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображають у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому закінчено інвентаризацію (п. 3 розд. ІV Положення № 879).

Якщо втрачено первинку/бухдокументи

У багатьох підприємств, постраждалих в ході війни, ситуація виявляється дещо складніша: втрачено офіси та адмінкорпуса разом з бухпервинкою і серверами. У результаті підприємства (навіть ті, що знаходяться на підконтрольній території) залишені не тільки без майна, але й без бухоблікових даних на знищене/пошкоджене обладнання, меблі, нерухомість тощо. Як це все інвентаризувати і списувати?

Вважаємо підприємство в такому разі має йти по аналогії з тим, як рекомендував Мінфін зменшувати корисність непідконтрольних об’єктів підприємства (див. лист Мінфіну від 29.06.2016 № 31-11410-07-10/18732). А саме: при проведені інвентаризації і списанні майна, щодо якого втрачено і первинку та бухдокументальний облік підприємства — використовувати показники Балансу (Звіту про фінансовий стан) (форма № 1) за попереднім звітом — за 2021 рік. І вже на основі цих даних списати знищені ОЗ, НМА, МНМА, ТМЦ.

Документуємо втрату первинки

За загальними правилами мали б діяти за нормами п. 44.5 ПКУ: (1) в 5 денний строк з дня такої події письмово повідомити податківців про втрату і (2) впродовж 90 днів відновити втрачені документи.

Власне тим юрособам, офіси яких зруйновані та відповідно всі архіви, всю первинку протягом трьох місяців неможливо буде відновити, але такі платники не провадили діяльність на території населених пунктів, де проводяться (проводилися) бойові дії*, податківці радять діяти саме за ст. 44 ПКУ (див. БЗ 129.07, а також роз’яснення ДПСУ від 07.04.2022). При цьому фіскали додають, що: (1) на період до припинення або скасування воєнного стану зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством (п.п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

* Перелік територій населених пунктів, де проводяться (проводилися) бойові дії, визначає Кабмін.

Проте Законом України № 2173-IX від 01.04.2022 в обхід ст. 44 ПКУ для підприємств з територій населених пунктів, де проводяться (і) бойові дії** і втрачена первинка, будуть введені спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.

** Перелік територій населених пунктів, де проводяться (проводилися) бойові дії, визначає Кабмін.

Перш за все потрібно подати письмове повідомлення (до податкової за місцем свого обліку). Складають його в довільній формі, підписують керівником та головним бухгалтером. У повідомленні зазначають:

— обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів;

— податкові (звітні) періоди;

— загальний перелік первинних документів (за можливості — із зазначенням реквізитів).

Сама процедура подання повідомлення не прописана. Проте платник може подати повідомлення через електронний кабінет, меню «Листування з ДПС». Він працює, але за особливим режимом — у робочі дні з 8 до 18 години (п.п. 69.18 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Діючи в такому порядку, платнику податків не доведеться:

— підтверджувати недоступність/втрату документів якимось документом;

— відновлювати втрачені документи.

Що це дає?

1. «Залізність» звітності (за періоди, вказані в повідомлені, звітність не може бути піддана сумніву лише на підставі відсутності первинки).

2. Збереження:

— витрат (включаючи витрати на придбання цінних паперів/корпоративних прав);

— від’ємного значення з податку на прибуток (включаючи від’ємний фінрезультат за операціями з цінними паперами/корпправами);

— податкового кредиту з ПДВ;

— суми від’ємного значення ПДВ минулих періодів.

3. Мораторій /неможливість проведення контролюючим органом перевірок щодо періодів, зазначених у повідомлені. У тому числі після завершення дії воєнного стану.

Оформлюємо списання знищених ОЗ, НМА, МНМА, ТМЦ

На підставі протоколу інвентаризаційна комісія складає:

— для списання ОЗ, НМА і МНМА (по кожному об’єкту) — Акт на списання основних засобів або Акт на списання автотранспортних засобів, взявши за основу форми із наказу № 818;

— для списання ТМЦ — Акт на списання (документ довільної форми), що містить реквізити первинного документу з урахуванням вимог Закону про бухоблік та Положення № 88. В акті зазначають найменування ТМЦ, її кількість та вартість, а також причини псування.

Ці документи складаються у двох примірниках (один передають матеріально відповідальній особі, другий — до бухгалтерії) та підписуються членами інвентаризаційної комісії.

Документи для ненарахування ПДВ

Для ненарахування ПДВ важливо:

— для ОЗ — підтвердження факту вимушеної ліквідації (знищення) об’єкту ОЗ документом, що засвідчує форс-мажор або пожежу (акт, що засвідчує факт пожежі, складений згідно з Порядком № 2030). У нас є лист ТПП (див. лист від 28.02.2022 № 2024/02.0-7.1 щодо засвідчення форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили) з 24 лютого 2022 року — військової агресії Російської Федерації проти України). Роздрукуйте його і на додаток, пошліться на нього в Актах на списання основних засобів. Так спрацює п. 189.9 ПКУ.

За новим п. 32¹ підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ протягом дії воєнного, надзвичайного стану

На це звертають увагу і податківці (див. п. 4 роз’яснення ДПСУ від 18.03.2022, БЗ 101.15).

Важливо! За нормами п.п. 14.1.244 ПКУ визначення «товари» охоплює всі матеріальні активи (в тому числі і ОЗ, НМА і МНМА). Тому, за великим рахунком:

— при списанні знищених ОЗ, НМА і МНМА підприємству для ненарахування ПДВ вистачить документів про інвентаризацію (її результатів) та Актів списання ОЗ (НМА, МНМА), складених за результатами інвентаризації, в яких буде сказано, що причиною знищення є воєнні дії (або пожежа, спричинена воєнними діями);

— для ТМЦ — однозначно працює новий п. 32¹ підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ. Тому вистачить документів про інвентаризацію (її результатів) та Акта списання за фактами інвентаризації, в якому буде сказано, що причиною знищення є воєнні дії (або пожежа, спричинена воєнними діями).

Проводимо списання у бухобліку

Списуємо ОЗ, НМА. На підставі Актів на списання ОЗ, НМА виконують такі операції (оформлюють їх бухдовідкою):

1) припиняють нараховувати амортизацію з місяця, наступного за місяцем ліквідації об’єкта ОЗ (п. 29 НП(С)БО 7 «Основні засоби», п. 30 НП(С)БО 8 «Нематеріальні активи»). Якщо застосовувався виробничий метод — із дати, наступної за датою ліквідації об’єкта ОЗ;

2) списують нарахований знос за період використання ОЗ, НМА записом: Дт 13 — Кт 10, 12;

3) списують залишкову вартість ОЗ, НМА в тому періоді, у якому відбулася ліквідація об’єкта ОЗ, до інших витрат (п. 29 НП(С)БО 16 «Витрати») записом: Дт 976 «Списання необоротних активів» — Кт 10, 12;

4) усі витрати, пов’язані з ліквідацією ОЗ, НМА (заробітна плата персоналу, зайнятого на проведені ліквідації ОЗ, відносимо на субрахунок 976).

5) якщо раніше об’єкт переоцінювали (на субрахунку 411 за ним значиться кредитове сальдо), суму дооцінки списуємо: Дт 411, 412 — Кт 441.

Списуємо МНМА. На підставі Актів на списання МНМА робимо такі записи (оформлюючи їх бухдовідкою):

1) списуємо нарахований знос за період використання МНМА записом: Дт 132 — Кт 112 (на суму нарахованої амортизації об’єкта МНМА);

2) списуємо залишкову вартість МНМА записом: Дт 976 — Кт 112 (на суму залишкової вартості списаного об’єкта (за її наявності)).

Списуємо ТМЦ. На підставі документів, складених під час інвентаризації, а також Акту на списання підприємство списує знищений товар. Для цього списання знищених (втрачених) ТМЦ показуємо записом: Дт 947 «Нестачі та втрати від псування цінностей» — Кт 20, 22, 23, 25, 26, 27, 28.

Списання знищених у магазині товарів проводимо записом: Дт 947 — Кт 282 «Товари в торгівлі», а списання торгової націнки — записом: Дт 285 «Торгова націнка» — Кт 282 (або методом «червоне сторно»: Дт 282 — Кт 285).

По знищеним (втраченим) МШП, які вже були передані в експлуатацію, при списанні жодних додаткових бухзаписів не робимо. При передачі в експлуатацію їх уже списали з балансу (Дт 15, 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 22). За МШП залишився лише оперативний кількісний облік у розрізі місць експлуатації та відповідальних осіб протягом терміну їх фактичного використання (п. 23 НП(С)БО 9 «Запаси»). Такі МШП знімаємо тільки з оперативного обліку. МШП, не передані в експлуатацію і знищені на складі, списуємо як товари (див. вище).

Оприбутковуємо мотлох. Знищені війною об’єкти перетворюються на суцільний мотлох. Але ж якщо такий мотлох придатний для подальшого використання (скажімо, металобрухт для подальшого продажу), то на підприємстві може буде зроблено запис з його оприбуткування для подальшого продажу. Робимо це за чистою вартістю реалізації: Дт 209 — Кт 746 «Інші доходи».

Запам’ятовуємо збитки. Прямі (реальні) збитки від знищення об’єктів ОЗ, МНМА і ТМЦ залишаємо поза балансом на субрахунку 072 «Невідшкодовані недостачі та втрати від псування цінностей» (може висіти три роки з дня встановлення втрат). З метою документального забезпечення відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок тимчасової окупації, Мінфін радив забезпечити зберігання документів (див. лист від 09.12.2020 № 41020-01-10/38057). Тож варто прислухатися до його думки.

Конкретного винуватця у знищенні майна підприємства під час бойових дій встановити практично неможливо. Тому належну до відшкодування суму зарахуємо до складу дебіторської заборгованості і доходу звітного періоду тільки, коли буде вирішено питання щодо її компенсації, зокрема, агресором: Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» — Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів», 746 і спишемо з забалансу.

Таблиця 2. Облік списання знищеного складу-магазину з товаром

Ліквідація і податок на прибуток

Малодохідники орієнтуються на бухоблік. А от високодохідники (і малодохідники-добровольці) при списанні:

— виробничих ОЗ, НМА — збільшують фінрезультат на суму бухгалтерської залишкової вартості об’єкта ОЗ (п. 138.1 ПКУ) і зменшують фінрезультат на суму податкової залишкової вартості того ж об’єкта ОЗ (п. 138.2 ПКУ);

— невиробничих ОЗ, НМА — збільшують фінрезультат на бухгалтерську залишкову вартість (абз. п’ятий п. 138.1 ПКУ) без зменшуючої різниці;

— МНМА — різниці не рахують (БЗ 102.05);

— ТМЦ — різниць немає.

Про компенсування збитків

Наразі практика відшкодування збитків за знищене (втрачене) під час бойових дій майно лише формується. Оцінка збитків підприємства має бути проведена за Порядком № 326. Основні показники, що підлягають оцінці для підприємств державної та недержавної власності:

1) вартість втраченого, знищеного чи пошкодженого майна;

2) упущена вигода;

3) втрати від неоплачених товарів, рібот, послуг, наданих та спожитих на тимчасово окупованих територіях.

Аналогічними показниками мають послуговуватися установи та організації (п.п. 15 п. 2 Порядку № 326). Шкоду і збитки підприємств визначають відповідно до методики, затвердженої спільним наказом Мінекономіки і Фонду держмайна, погодженої з Мінреінтеграції.

Наведений перелік показників не вичерпним, він може бути доповнений з урахуванням вищезгаданих методик.

Відповідальні за визначення шкоди та збитків підприємств недержавної власності — обласні, Київська міська держадміністрація (на період воєнного стану — військові адміністрації). Поки методики не затверджені. Тому важливо по максимуму документувати факти руйнування та знищення активів підприємства. Окрім матеріалів інвентаризації, можуть використовуватися фото- і відеоматеріали, висновки незалежних фахівців.