21.04.2022
Передусім, відповімо на запитання: чи може працівник за кордоном придбати товар за готівкову валюту і надати про понесені витрати авансовий звіт?
На жаль, повинні попередити: купити товар для потреб підприємства за кордоном за готівкову валюту не вийде. Це пряме порушення валютного законодавства. Адже здійснюючи (як підзвітна особа) для підприємства будь-які покупки за кордоном, працівник діє не від свого імені, а від імені підприємства. Тому здійснення такого придбання за кордоном вважатиметься звичайною поточною торговельною зовнішньоекономічною операцією між підприємством і нерезидентом. А розрахунки з нерезидентами за зовнішньоекономічними операціями згідно з вимогами валютного законодавства повинні здійснюватися тільки безготівковим способом через уповноважені банки (ч. 1 ст. 7 Закону про валюту*, п. 31 Положення № 2**, п. 16 Положення № 5***).
* Закон України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 № 2473-VIII.
** Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 № 2.
*** Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 № 5.
Заборонено купувати за кордоном товар для підприємства за готівку
Відповідальність. Інакше, якщо підзвітник за кордоном здійснить придбання за готівку, то за порушення порядку проведення розрахунків:
— підприємству загрожує штраф у розмірі 25 % суми операції, проведеної з порушенням валютного законодавства, перерахованої в гривні за курсом НБУ на день здійснення операції (ч. 1 ст. 15 Закону про валюту; п. 5 штрафного Порядку № 524****). Такий штраф може накладатися протягом 6 місяців з дня виявлення порушення, але не пізніше за 3 роки з дня його вчинення. Причому п. 6 Порядку № 524 передбачено, що такий штраф може застосовуватися, у тому числі, й за результатами фактичних перевірок, на які, нагадаємо, чинний перевірочний мораторій не поширюється (п.п. 69.2 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ; детальніше про мораторій на перевірки см. «Податки & бухоблік», 2022, № 22). Хоча, правду кажучи, це незаконно, оскільки проведення фактичних перевірок з питань контролю валютного законодавства ст. 80 ПКУ взагалі не передбачено;
— посадовим особам підприємства — адмінштраф у розмірі від 1000 до 3000 нмдг, тобто від 17000 до 51000 грн. (ст. 1621 КУпАП).
Детальніше про штрафи за порушення валютного законодавства див. «Податки & бухоблік», 2021, № 47, с. 8.
А якщо працівник оплатить придбання за кордоном з особистої (зарплатної) платіжної картки (ОПК)?
Треба зауважити, що прямої заборони на здійснення такої операції у валютному законодавстві немає. Валютним законодавством дозволено здійснювати розрахунки за ЗЕД-договорами за допомогою електронних платіжних засобів. Але тільки за умови, якщо операція за одним ЗЕД-договором в один операційний день не перевищує незначного розміру (п.п. 2 п. 109 Положення № 5, п. 321 Положення № 2).
Нагадаємо: незначний розмір операції — це сума, що не перевищує еквіваленту 400 тис. грн; перерахунок здійснюють за курсом НБУ на дату валютної операції (п.п. 2 п. 2 Положення № 2, п.п. 7 п. 2 Положення № 5, ст. 20 Закону України від 06.12.2019 № 361-IX). При цьому операції незначного розміру під валютний нагляд узагалі не потрапляють (п.п. 1 п. 22 Положення № 5, п.п. 1 п. 143 постанови Правління НБУ від 24.02.2022 № 18).
Щоправда, деяке побоювання може викликати той факт, що платіжна картка — працівника й оплата за ЗЕД-договором здійснюється з банківського (карткового) рахунку працівника, а не підприємства.
Проте водночас вимоги п. 16 Положення № 5 — про розрахунки за ЗЕД-операціями виключно через рахунки в банках — розрахунок ОПК не порушує. До того ж п. 118 Положення № 5 прямо не забороняє фізособам здійснювати зарубіжні покупки. Та і п.п. 8 п. 14 постанови Правління НБУ від 24.02.2022 № 18 дозволено здійснювати розрахунки (оплату вартості товарів, робіт, послуг) за кордоном з використанням електронних платіжних засобів. Тому, вважаємо, що підзвітний варіант у цьому випадку можливий, і підприємство може компенсувати працівникові витрати за авансовим звітом.
Щоправда, для цього важливо мати підтвердження, що працівник діяв від імені підприємства і за його дорученням. Тобто, щоб документи були оформлені нерезидентом саме на підприємство і в платіжних документах (чи в документах на товар) було зазначено, що оплата була саме за підприємство згідно з договором (інвойсом). А також, щоб у платіжному документі фігурувала оплата карткою, а не за готівку.
Приклад 1. Працівник за кордоном придбав ноутбук вартістю €400 (оплатив з ОПК — зарплатної картки) і надав авансовий звіт. Витрачені кошти відшкодовані на зарплатну картку працівника.
В обліку операції відобразяться так:
Таблиця 1. Придбання працівником ноутбука за кордоном
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума грн | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Оприбутковано ноутбук на підставі затвердженого авансового звіту (курс НБУ на дату затвердження звіту — 32,00 грн/€, умовно) | 153* | 372 | 12800 |
| 2 | Введено ноутбук в експлуатацію | 112 | 153 | 12800 |
| 3 | Нараховано амортизацію на ноутбук (методом 100 %) | 23, 92, 93 | 132 | 12800 |
| 4 | Компенсовано витрати шляхом перерахування на зарплатну картку працівника | 372 | 311 | 12800 |
| * Згідно з п. 3 розд. I НП(С)БО 1 активи — це ресурси, контрольовані підприємством. Тому, якщо в підприємства є всі підстави вважати, що ризики перейшли і контроль отримано, то ноутбук може бути зарахований на баланс. | ||||
А що коли працівник за кордоном здійснив усе-таки купівлю за готівку і придбав ноутбук за наявну в нього готівкову валюту або готівку, зняту з платіжної картки? У такому разі
щоб компенсувати працівникові витрати, операції можна оформити як придбання ноутбука в працівника
Тобто підприємство може купити в працівника ноутбук, придбаний ним за кордоном.
Домовившись про суму компенсації, підприємство на зарплатну картку працівника перерахує гривні. Щоправда, у такому разі із суми, що компенсується, доведеться утримати ПДФО (за ставкою 18 %*****) і ВЗ (за ставкою 1,5 %). Тому, щоб відшкодувати працівникові всю витрачену суму, ці податки можна закласти в суму компенсації, застосувавши до неї таакий коефіцієнт (К):
К = 100: (100 - Сп - СВЗ),
де Сп — ставка ПДФО;
СВЗ — ставка ВЗ.
І встановити суму компенсації з урахуванням цього коефіцієнта.
***** Як пояснюють податківці, дохід від продажу рухомого майна оподатковується ПДФО за ставкою 5 % тільки за умови оцінки цього майна (п. 173.1 ПКУ), зокрема, при продажу автомобіля, мопеда, мотоцикла. У протилежному випадку, якщо оцінка не проведена, дохід від продажу рухомого майна оподатковується ПДФО за ставкою 18 % (лист ДФСУ від 01.06.2017 № 441/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).
Приклад 2. Працівник придбав за кордоном ноутбук вартістю €400 (еквівалент 12800 грн). Щоб компенсувати працівникові витрачену суму, підприємство купує в працівника ноутбук за 15900,62 грн (тобто з урахуванням застосованого коефіцієнта: 12800 грн х 100 : (100 - 18 - 1,5)).
В обліку операції відобразяться так:
Таблиця 2. Придбання ноутбука в працівника
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума грн | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Оприбутковано ноутбук, відображено дохід працівника | 153 | 685 | 15900,62 |
| 2 | Введено ноутбук в експлуатацію | 112 | 153 | 15900,62 |
| 3 | Нараховано амортизацію на ноутбук (методом 100 %) | 23, 92, 93 | 132 | 15900,62 |
| 4 | З доходу працівника утримано: | |||
| — ПДФО (18 %) | 685 | 641/ПДФО | 2862,11 | |
| — ВЗ (1,5 %) | 685 | 642/ВЗ | 238,51 | |
| 5 | Перераховано до бюджету: | |||
| — ПДФО | 641/ПДФО | 311 | 2862,11 | |
| — ВЗ | 642/ВЗ | 311 | 238,51 | |
| 6 | Оплату за ноутбук перераховано на зарплатну картку працівника | 685 | 311 | 12800 |
Або можна зробити інакше: коефіцієнт не застосовувати, а щоб відшкодувати втрати працівника на утримання податків (12800 грн х (18 % + 1,5 %) = 2496 грн), надати працівникові матдопомогу. Нагадаємо, що у 2022-му сума нецільової матдопомоги, яка не оподатковується ПДФО і ВЗ, становить 3470 грн (п.п. 170.7.3 НКУ). Детальніше про неї див. «Податки & бухоблік», 2021, № 48, с. 50.