Причина вашого запитання зрозуміла: адже з 2022 року ФОП груп 2 — 4 повинні проводити відповідні грошові розрахунки тільки з використанням РРО (винятків обмаль — див. нижче).
Теорія та практика. Норма п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ для відшкодування підзвітній особі витрат на відрядження, щоб вони не оподатковувались ПДФО (та ВЗ) як надміру витрачені кошти, висуває вимоги щодо наявності підтвердних документів, які засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій) та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, у тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо. А в п.п. «б» цього ж п.п. 170.9.1 ПКУ щодо витрат коштів, отриманих під звіт на інші господарські потреби, мова йде про неоподаткування «документально підтверджених витрат».
Тож у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ щодо витрат на відрядження розрахункові документи згадані лише стосовно придбання транспортних квитків
Але на практиці фіскали — й за наявності готельних рахунків (навіть якщо на них стоїть штамп чи інша позначка про оплату таких послуг) і в інших випадках щодо підтвердження витрат підзвітних коштів — завжди вимагають оригінали відповідних розрахункових документів. Статтею 2 Закону про РРО до розрахункових документів віднесено касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункову квитанцію, проїзний документ тощо, створений РРО або ПРРО чи заповнений вручну.
Водночас у ПКУ (окрім квитків) мова йде про «документально підтверджені» витрати, а не виключно про розрахункові документи та ще й відповідної форми! Касове Положення* у п. 20 теж веде мову про «підтвердні документи». Тому, вважаємо, підзвітні витрати можуть підтверджувати й інші документи, окрім розрахункових: рахунки, акти, накладні тощо.
* Затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148.
Відсутність чека — наслідки. Коли продавець, у тому числі ФОП, сам приймає гроші і зобов’язаний проводити цей розрахунок через РРО/ПРРО, він має видати (надіслати) підзвітній особі саме фіскальний чек РРО/ПРРО. Виходячи з цього, будь-який інший документ продавця (квитанцію, товарний чек тощо) фіскали вважають не розрахунковим і не підтвердним. Тому такі відшкодовані за авансовим звітом з «неналежними» документами суми на фіскальних перевірках можуть розцінити як надміру витрачені підзвітною особою кошти із можливими податковими наслідками. Як мінімум: оподаткування згідно п. 170.9 ПКУ таких сум ПДФО з бази, розрахованої з використанням натурального коефіцієнта з п. 164.5 ПКУ! Для ставки ПДФО 18 % він складає 1,219512. Тож будьте готові відбиватись!
Для захисту та попередження. Якщо таки виникнуть проблеми з фіскалами, то спираючись на нормативи (див. вище), наполягайте, що підтвердний документ це — не обов’язково чек РРО. Якщо відшкодували суми за проживання згідно з рахунком готелю з поміткою «сплачено» (не завадить і квитанція, службовий чи товарний чек), стійте на тому, що з буквального прочитання п.п. 170.9.1 ПКУ для неоподаткування витраченої на проживання суми має бути достатньо і рахунку готелю.
У цьому та в інших подібних випадках стверджуйте, що ви та ваш працівник не повинні знати, чи має якийсь госпсуб’єкт за конкретним розрахунком застосовувати РРО/ПРРО. До того ж є низка законних винятків, коли можна не використовувати РРО (див. нижче)! А видані працівнику рахунок, квитанція тощо підтверджують факт оплати/витрачання коштів! І важливо лише те, щоб ці документи, які надав продавець товарів, робіт чи послуг вашому підзвітному працівнику, мали усі обов’язкові для первинних документів реквізити…
У рішенні Херсонського окружного адмінсуду від 18.10.2021 у справі № 540/356/19 (reyestr.court.gov.ua/Review/100850928), зокрема, розглядалась і схожа ситуація. Підзвітна особа надала підприємству з авансовим звітом оплачений нею готельний рахунок платника ЄП та службовий чек, які податківці не визнали, вимагаючи саме фіскальний чек РРО. Суд тут став на бік платника та погодився з тим, що фіскальний чек не є єдиним документом, який підтверджує оплату готельних послуг. Але суд зробив цей висновок, враховуючи також і той факт, що послуги надавав платник ЄП, якого тоді було звільнено від застосування РРО на підставі п. 6 ст. 9 Закону про РРО (ср. ). Тобто якщо судді будуть зараз до ситуацій, що виникли після 1 січня 2022 року, використовувати таку ж логіку, то справу виграти, мабуть, буде складніше. Адже ФОП-єдинники усіх груп (окрім гр. 1) тепер повинні застосовувати РРО/ПРРО…☹ Отже, якщо побоїтеся такі суми за авансовими звітами відшкодовувати, можете компенсувати їх працівнику іншим чином (неоподаткованою фіндопомогою тощо).
А на майбутнє, якщо не бажаєте мати проблеми на перевірках та витрачати час на суперечки з фіскалами,
варто проінструктувати своїх підзвітників, що зараз ФОП-єдинники повинні видавати виключно чеки РРО/ПРРО
Коли РРО немає, порадьте підзвітнику розраховуватись із ФОП через касу банку або через фіскалізований ПТКС (якщо можливо). І що ніякі видані безРРОшними ФОП розрахункові та інші квитанції, товарні чеки, рахунки та інше з авансовими звітами бухгалтерія приймати не буде. Але з РРО-правил, звісно, є винятки, які теж треба знати.
Винятки. Чек РРО не обов’язковий у випадках придбання товарів/послуг у ФОП, які працюють у групі 1 ЄП (п. 296.10 ПКУ дозволяє їм працювати без РРО). Але такі ФОП можуть лише торгувати на ринках та надавати побутові послуги (перелік — у п. 291.7 ПКУ), до яких, зокрема, готельні послуги не входять.
Крім того, нагадаємо, низка винятків, коли не потрібен РРО/ПРРО, передбачена у ст. 9 Закону про РРО. Там для наших «підзвітних» ситуацій найбільш цікаві п. 4 (щодо проїзних та перевізних транспортних документів) та п. 9 (торгівля фізособами на ринках). Та якщо купуватимуть у юросіб — також і п. 1 (продаж підприємствами власної продукції за готівку через касу з наданням квитанції до ПКО). А п. 6, який звільняє від РРО ФОП-єдинників, фактично відсилає до п. 296.10 ПКУ, в якому з 01.01.2022 залишилась лише гр. 1.
Крім того, є ще так званий Перелік № 1336*, виданий КМУ на підставі ст. 10 Закону про РРО, де наведені окремі форми та умови діяльності, коли замість РРО можна застосовувати РК та КОРО. Але в ньому переважно наведені специфічні операції з роздрібної торгівлі (на селі й т. і.), які здебільшого для підзвітних цілей мало цікаві. Але залежно від специфіки роботи госпсуб’єкта, можливо, варто буде ознайомити підзвітних осіб і з Переліком № 1336, щоб вони знали, в яких саме випадках може видаватись РК. В інших же випадках у разі розрахунку за товари, роботи чи послуги готівкою чи платіжною карткою підзвітна особа повинна отримувати від продавця фіскальний чек РРО/ПРРО. Інакше можливі суперечки з фіскалами щодо таких «не підтверджених» витрат.
* Затверджений постановою КМУ від 23.08.2000 № 1336.
