Власне кажучи, подібних запитань не повинно бути другий рік поспіль. Адже з 1 січня 2022 року ФОП-єдинники груп 2 — 4 зобов’язані проводити грошові розрахунки з оплатою готівкою та або платіжними картками тільки з використанням РРО/ПРРО. Винятків із цього залізного правила не так уже й багато, та зараз не про них…
На жаль, поголовної фіскалізації ФОП-єдинників торік не відбулося. Причин тому кілька, в тому числі ворожа навала рашистів і скасування законодавцем штрафів за торгівлю непідакцизним крамом без касових апаратів. Тож подекуди й досі замість фіскального чека РРО/ПРРО можна отримати дещо інший документ — видаткову накладну, товарний або службовий чек, квитанцію тощо. У зв’язку з цим варто з’ясувати,
наскільки міцно пов’язані між собою обов’язок ФОП-продавця видати фіскальний касовий чек на проданий товар і право юрособи-покупця відобразити витрати на придбання товару?
Такі витрати підприємство здійснює через підзвітну особу, яка зазвичай отримує під звіт певну суму коштів для виконання окремих цивільно-правових дій (придбання товарів) від імені та за рахунок підприємства. Це так звані витрати на господарські потреби. Саме їх тут і розглядатимемо. Про те, як вирішуються проблеми з відсутністю фіскального чека у відрядженого працівника, який отримав кошти під звіт, читайте в статті «Витрати на відрядження без чека РРО» // «Податки & бухоблік», 2023, № 42.
Фіскальний підхід. Не виключаємо, що відповідь податківців на запитання, сформульоване в рамочці вище, може бути такою: за відсутності фіскального чека РРО/ПРРО права на компенсацію підзвітним особам видатків, здійснених на господарські потреби, а також на відображення таких витрат у обліку платник не має.
Наша позиція. Ми проти такого підходу. Адже і в попередній, і в чинній редакції п.п. «б» п.п. 170.9.1 ПКУ
щодо витрат коштів, отриманих під звіт на господарські потреби, йдеться про документально підтверджені витрати, без конкретизації обов’язковості такого підтвердження саме чеками РРО/ПРРО
На жаль, перелік підтвердних документів законодавчо визначено лише для витрат на відрядження (див. п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Проте вважаємо, що на нього (на відповідну його частину) слід орієнтуватися й для підтвердження витрачання коштів, отриманих на госппотреби.
Зокрема, до підтвердних документів належать:
— документи (виписки та/або відомості з рахунку), які містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
— документи, що підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів;
— інші документи, що підтверджують вартість витрат.
Як бачите, про розрахункові документи в розумінні Закону про РРО п.п. 170.9.1 ПКУ взагалі не згадує. Отже,
підзвітні витрати на господарські потреби можуть бути підтверджені й іншими документами, окрім чека РРО/ПРРО: рахунками, актами, накладними, квитанціями тощо
При цьому важливо лише те, щоб документи, які надав продавець товарів підзвітному працівникові, мали всі обов’язкові для первинних документів реквізити, встановлені в ст. 9 Закону про бухоблік* та Положенні № 88**.
* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.
Зокрема, документи українських госпсуб’єктів мають були складені українською мовою. Визнання відповідних документів первинними в першу чергу важливе саме для відображення їх у обліку госпсуб’єкта та віднесення їх сум до витрат.
Крім того, при оплаті готівкою дуже бажано, щоб такі документи підтверджували сам факт сплати (наприклад, мали відповідний штамп або запис/підпис про отримання коштів).
Інших перешкод для врахування витрат на госппотреби в бухгалтерському обліку ми не бачимо. А коли вже витрати потрапили до бухобліку, то їм пряма дорога до обліку податкового, де вони законно зменшать об’єкт оподаткування податком на прибуток. Адже якихось податкових різниць за такими витратами ПКУ не передбачено.
Якщо госппотреби оплачено платіжною карткою. Думку про можливість підтвердження витрат на госппотреби іншими документами, крім фіскальних чеків, посилює пряма норма п.п. 170.9.2 ПКУ:
якщо працівник оплатив товари за допомогою корпоративної чи особистої платіжної картки (її реквізитів), вартість витрат у такому випадку засвідчується випискою та/або відомостями з рахунку
Така виписка повинна містити визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжну картку, і може бути в електронній або паперовій формі.
Разом з тим господарськості понесених витрат із виписки не видно. Тож для підтвердження складу витрат працівник у будь-якому разі має подати товаросупровідні документи. Але конкретної вимоги про подання саме фіскального чека зазначена норма не містить. Це можуть бути видані продавцем видаткова накладна, квитанція, товарний чек тощо.
Підсумуємо. Попри те що законодавець вимагає від продавця неухильного видання фіскальних чеків покупцям, ситуація з підтвердними документами для юрособи-покупця на сьогодні доволі ліберальна. Залишилося лише дочекатися, коли цю думку поділятимуть ще й фіскали…
